Un sistema di prenotazione delle scrivanie (chiamato anche "software di condivisione delle scrivanie") come Flexopus è un software che consente ai dipendenti di prenotare in modo flessibile le scrivanie nella propria azienda per i giorni in cui sono in ufficio. L'ufficio è rappresentato visivamente come un gemello digitale. Un sistema di prenotazione del posto di lavoro garantisce un'organizzazione più semplice e un utilizzo efficiente delle risorse nei modelli di lavoro flessibili.

Un sistema di prenotazione dei posti di lavoro come Flexopus consente prenotazioni flessibili dei posti di lavoro. Supporta modelli di lavoro flessibili come il lavoro ibrido e la condivisione della scrivania. Riduce i tempi di ricerca delle posizioni disponibili e garantisce così una collaborazione coordinata, organizzata, senza stress e produttiva all'interno dell'azienda. Inoltre, le analisi dei dati contribuiscono a garantire un utilizzo efficiente delle risorse nei luoghi di lavoro e negli uffici.

Un moderno sistema di prenotazione dei posti di lavoro come Flexopus è dotato di un'interfaccia intuitiva che semplifica la prenotazione dei posti di lavoro. Tra le funzioni importanti rientrano i gruppi di utenti per la gestione degli accessi, la funzione di check-in/check-out e le funzioni di analisi per ottimizzare l'utilizzo degli spazi. Sono inoltre essenziali una panoramica di chi è presente in ufficio e quando, nonché l'integrazione con provider terzi. Inoltre, sono essenziali il multilinguismo, l'accessibilità e ampie possibilità di impostazione.

Un buon sistema di prenotazione del posto di lavoro come Flexopus è caratterizzato da eccellenti feedback degli utenti su piattaforme di recensioni popolari come OMR, G2 o Google. Una valutazione pari o superiore a 4,8 stelle è eccellente. Inoltre, il software di prenotazione del posto di lavoro dovrebbe essere certificato secondo ISO27001 in materia di sicurezza delle informazioni, offrire ampie impostazioni di privacy e, idealmente, ospitare i dati esclusivamente in Germania.

Un buon rapporto postazioni di lavoro-dipendenti in un modello di scrivania condivisa (chiamato anche desk sharing) dipende fortemente dalle abitudini di lavoro, dal settore e dalla cultura aziendale.