Lavoro ibrido e hot desking: lavorare in modo moderno con Flexopus

I modelli di lavoro moderni sono sempre più diffusi. Sono finiti i giorni in cui si lavorava 8 ore al giorno, 5 giorni alla settimana, a una scrivania fissa. Al contrario, nuove modalità di lavoro come il lavoro da remoto, gli uffici ibridi, spazi di co-working e modelli di lavoro flessibili trovano il loro posto nel nostro mondo del lavoro. L'ambiente di lavoro, così come lo conoscevamo, è in costante evoluzione.

Con tutta questa flessibilità e libertà, una cosa è di fondamentale importanza: una buona visione d'insieme, un'organizzazione fluida e un'interfaccia comune attraverso cui tutto può essere gestito. Grazie al software di hot desking Flexopus è possibile implementare queste nuove modalità di lavoro in un batter d'occhio. In questo modo, i dipendenti beneficiano della massima flessibilità, mentre le aziende possono utilizzare in modo ottimale i loro spazi ufficio e garantirne la massima occupazione.

Significato di Hot Desking

Il termine Hot Desk (letteralmente: scrivania calda) descrive postazioni di lavoro occupate in modo permanente che, a causa del loro elevato utilizzo, non restano mai "fredde". Il termine è spesso usato in relazione a Desk Sharing e Hybrid Work e costituisce quindi una parte dei nuovi modelli di lavoro.

In sostanza, l'hot desking consiste nel progettare le postazioni di lavoro in modo che possano essere utilizzate da più persone. La tipica "postazione di lavoro personale" viene eliminata. L'obiettivo è che nessun dipendente si sieda nello stesso posto in giorni consecutivi. Ciò non solo garantisce varietà e stimola lo scambio tra colleghi, ma supporta anche l' ottimizzazione dell'utilizzo delle risorse negli uffici.

Ogni utente dovrebbe essere in grado di occupare autonomamente una postazione di lavoro senza dover comunicare in anticipo. Ciò non solo garantisce che non ci siano complicazioni nell'assegnazione delle scrivanie, ma supporta anche modelli di lavoro come il lavoro da remoto o l'home office.

Desk Sharing vs. Hot Desking

I termini Desk Sharing e Hot Desking si differenziano essenzialmente per il loro ordine e la loro capacità di pianificazione. Mentre il Desk Sharing generale consiste nel distribuire e organizzare in anticipo un certo numero di postazioni di lavoro, nell'Hot Desking i dipendenti hanno piena libertà.

Differenze

Hot Desking e Desk Sharing differiscono notevolmente nell'attuazione. Con l'Hot Desking, ogni dipendente sceglie quotidianamente una postazione di lavoro, ottenendo così il massimo grado di flessibilità. L'Hot Desking rappresenta quindi una forma semplificata di Desk Sharing.

Il Desk Sharing, invece, si occupa della pianificazione e distribuzione delle postazioni di lavoro disponibili a tutti i dipendenti presenti quel giorno. A tal fine, viene spesso impiegato un software adeguato, che fornisce anche informazioni sull'utilizzo delle risorse e gestisce tutto in modo chiaro tramite un'interfaccia.

Punti in comune

L'Hot Desking è una parte essenziale del Desk Sharing. Il principio fondamentale di poter scegliere da un pool di postazioni di lavoro libere rimane valido per entrambi i modelli. Così come l'idea di non occupare mai la stessa scrivania per due giorni consecutivi.

Vantaggi di un software di Hot Desking

Un software per la gestione dell'Hot Desking non solo può semplificare il passaggio al Desk Sharing completo, ma contribuire in modo significativo a una routine lavorativa regolamentata e organizzata. Un software di Hot Desking efficace dovrebbe disporre di alcune funzioni:

Prenotazione postazioni di lavoro

La prenotazione delle postazioni di lavoro costituisce la funzione principale di un software di Hot Desking. Tramite essa, il personale può prenotare in modo semplice e agevole la postazione di lavoro desiderata. La prenotazione dovrebbe essere il più granulare possibile, includendo data, ora e posizione della postazione di lavoro, nonché caratteristiche dell'attrezzatura, come dispositivi speciali. Il software di Hot Desking dovrebbe consentire ai dipendenti di prenotare la propria postazione di lavoro in base alle necessità e di modificarla in qualsiasi momento.

Gestione degli utenti

La gestione degli utenti è di grande importanza in un software di Hot Desking. Tramite essa vengono registrati tutti i dati degli utenti, come il comportamento di prenotazione e la presenza in ufficio. Gli amministratori ottengono una visione di questi dati e possono così ottimizzare l'utilizzo del software di Hot Desking e il comportamento generale di prenotazione.

Design chiaro

Per implementare con successo Hot Desking e Desk Sharing, un design chiaro dell'applicazione è essenziale. Grazie a processi semplici, un utilizzo intuitivo e una buona panoramica, i processi di prenotazione e gestione possono essere gestiti rapidamente, senza incontrare ostacoli inutili.

Funzioni di un'app di Hot Desking

Filtri per attrezzature

Categorizzate e filtrate le vostre postazioni di lavoro in base all'attrezzatura desiderata. Che si tratti di un monitor ultrawide, una scrivania regolabile in altezza o una sedia ergonomica – qui è possibile prenotare in modo semplice e veloce a colpo d'occhio.

Gruppi di utenti

Grazie alla dettagliata gestione dei gruppi di utenti è possibile determinare in modo granulare chi può prenotare dove. In questo modo si possono considerare le autorizzazioni di team e gruppi, ma anche quelle di ogni singolo utente.

Mappe interattive

Tramite la mappa interattiva in tempo reale è possibile visualizzare lo stato di occupazione, le caratteristiche dell'attrezzatura e i colleghi vicini. Inoltre, è possibile prenotare direttamente un posto di lavoro, una sala riunioni o un parcheggio con un semplice clic del mouse.

Panoramica in tempo reale

Oltre a una semplice lista presenze è possibile visualizzare tramite la mappa in tempo reale chi è presente e quale scrivania è stata prenotata per quale orario. In questo modo, anche le visite spontanee non sono un problema.

Prenotazione tramite codice QR

Tramite i codici QR applicati alla postazione di lavoro, le prenotazioni possono essere effettuate con estrema facilità. Con una scansione della fotocamera si viene reindirizzati direttamente all'app e si può creare una nuova prenotazione o modificarne una esistente.

Impostare i preferiti

La funzione preferiti permette di contrassegnare gli utenti. Nella panoramica dei preferiti si può vedere a colpo d'occhio chi è seduto dove e quando, ed è anche possibile effettuare una prenotazione rapida nelle vicinanze.

Funzione di check-in

La funzione opzionale di check-in richiede una conferma tramite app per ogni prenotazione effettuata. In questo modo, le prenotazioni non utilizzate vengono cancellate e le postazioni di lavoro vengono nuovamente rese disponibili.

Hot desking con Flexopus

Con Flexopus l'hot desking diventa semplice e senza complicazioni. I dipendenti possono scegliere la propria postazione di lavoro ogni giorno in base alle proprie esigenze, senza essere vincolati a una scrivania fissa. Flexopus consente una prenotazione semplice delle postazioni di lavoro, che possono essere prenotate in modo flessibile a seconda delle necessità e delle caratteristiche dell'attrezzatura.

L'interfaccia utente intuitiva e la panoramica in tempo reale garantiscono una gestione rapida e semplice, sia per i dipendenti che per gli amministratori. Con mappe interattive, funzioni preferite e prenotazioni tramite codice QR, l'utilizzo delle postazioni di lavoro diventa ancora più comodo. Il sofisticato sistema di diritti e ruoli garantisce che solo gli utenti autorizzati abbiano accesso a determinate risorse.

Flexopus ottimizza l'utilizzo delle risorse e promuove un ambiente di lavoro moderno e flessibile, ideale per modelli di lavoro ibridi e desk sharing.