Lavoro ibrido e hot desking: lavorare in modo moderno con Flexopus

I modelli di lavoro moderni sono sempre più diffusi. Sono finiti i tempi in cui la settimana lavorativa di 40 ore prevedeva 8 ore al giorno alla stessa scrivania. Al contrario, nuove modalità di lavoro come il lavoro da remoto, gli uffici ibridi, gli spazi di co-workingei modelli di lavoro flessibili si stanno facendo strada nel nostro mondo del lavoro. L'ambiente lavorativo, così come lo abbiamo conosciuto, è in costante evoluzione.

Con tutta questa flessibilità e libertà, una cosa è di fondamentale importanza: una buona panoramica, un'organizzazione fluida e un'interfaccia comune attraverso la quale gestire tutto. Grazie al software di hot desking Flexopus l'implementazione di queste nuove modalità di lavoro avviene in un batter d'occhio. In questo modo, i dipendenti beneficiano della massima flessibilità, mentre le aziende possono utilizzare in modo ottimale i propri spazi ufficio e garantirne la massima occupazione.

Significato di hot desking

Il termineL'hot desking descrive postazioni di lavoro occupate in modo permanente che, grazie al loro elevato tasso di utilizzo, non rimangono mai "fredde". Il termine viene spesso utilizzato in relazione al Desk Sharing lavoro ibrido e rappresenta quindi una parte dei nuovi modelli di lavoro.

Fondamentalmente, l'hot desking consiste nel progettare le postazioni di lavoro in modo che possano essere utilizzate da più persone. La tipica "postazione di lavoro personale" viene meno. L'obiettivo è che nessun dipendente sieda nello stesso posto in giorni consecutivi. Questo non solo crea varietà e stimola lo scambio tra colleghi, ma contribuisce anche all' ottimizzazione dell'utilizzo delle risorse negli uffici.

Ogni utente dovrebbe essere in grado di occupare autonomamente una postazione di lavoro senza dover comunicare preventivamente. In questo modo non solo si garantisce che non ci siano complicazioni nell'assegnazione delle scrivanie, ma si supportano anche modelli di lavoro come il lavoro da remoto o lo smart working.

Desk sharing vs. hot desking

I termini desk sharing e hot desking differiscono sostanzialmente per ordine e capacità di pianificazione. Mentre il desk sharing generale riguarda la suddivisione e l'organizzazione lungimirante di un determinato numero di postazioni, con l'hot desking i dipendenti hanno mano libera.

Differenze

L'hot desking e il desk sharing differiscono notevolmente nell'esecuzione. Con l'hot desking, ogni dipendente sceglie una postazione di lavoro su base giornaliera, ottenendo così il massimo grado di flessibilità. L'hot desking rappresenta quindi una forma semplificata di desk sharing.

Il desk sharing, invece, si occupa della pianificazione e della distribuzione delle postazioni disponibili tra tutti i dipendenti presenti quel giorno. A tal fine, viene spesso utilizzato un software dedicato che fornisce anche approfondimenti sull'utilizzo delle risorse e gestisce tutto in modo chiaro tramite un'unica interfaccia.

Punti in comune

L'hot desking è una parte essenziale del desk sharing. Il principio fondamentale, ovvero la possibilità di scegliere da un pool di postazioni libere, rimane invariato in entrambi i modelli. Lo stesso vale per l'idea di non occupare mai la stessa scrivania per due giorni consecutivi.

Vantaggi di un software per l'hot desking

Un software per la gestione dell'hot desking non solo può semplificare il passaggio al desk sharing completo, ma può contribuire in modo significativo a rendere la routine lavorativa quotidiana più ordinata e organizzata. Un software di hot desking efficace dovrebbe disporre di alcune funzionalità chiave:

Prenotazione postazioni di lavoro

La prenotazione della postazione di lavoro rappresenta la funzione principale di un software di hot desking. Grazie a essa, il personale può prenotare la postazione desiderata in modo semplice e rapido. La prenotazione dovrebbe essere il più granulare possibile, includendo data, ora, posizione della postazione e dotazioni specifiche, come attrezzature particolari. Il software di hot desking dovrebbe consentire ai dipendenti di prenotare la propria postazione in base alle necessità e di modificarla in qualsiasi momento.

Gestione degli utenti

La gestione degli utenti riveste un ruolo di primaria importanza in un software di hot desking. Attraverso questa funzione vengono registrati tutti i dati degli utenti, come le abitudini di prenotazione e la presenza in ufficio. Gli amministratori possono accedere a questi dati per ottimizzare l'utilizzo del software e le dinamiche generali di prenotazione.

Design intuitivo

Per implementare con successo l'hot desking e il desk sharing, è essenziale che l'applicazione sia progettata in modo chiaro e intuitivo. Grazie a procedure semplici, un utilizzo immediato e una visione d'insieme ottimale, i processi di prenotazione e gestione possono essere completati rapidamente, senza incontrare ostacoli inutili.

Funzionalità di un'app per l'hot desking

Filtri per le dotazioni

Categorizzate e filtrate le vostre postazioni in base alle dotazioni desiderate. Che si tratti di un monitor ultra-wide, di una scrivania regolabile in altezza o di una sedia ergonomica, la prenotazione avviene in modo semplice e immediato, con un solo colpo d'occhio.

Gruppi di utenti

Grazie alla sofisticata gestione dei gruppi di utenti è possibile determinare in modo granulare chi può prenotare in quale area. In questo modo è possibile gestire i permessi non solo di team e gruppi, ma anche di ogni singolo utente.

Mappe interattive

Tramite la mappa interattiva in tempo reale è possibile visualizzare lo stato di occupazione, le dotazioni e i colleghi vicini. Inoltre, è possibile prenotare una postazione, una sala riunioni o un parcheggio direttamente con un clic.

Panoramica in tempo reale

Oltre a una semplice lista delle presenze Inoltre, tramite il Live Plan è possibile vedere chi è presente e quale scrivania è stata prenotata e per quale orario. In questo modo, anche le visite spontanee non sono un problema.

Prenotazione tramite QR code

Tramite i Codici QR posizionati sulla postazione di lavoro, è possibile effettuare prenotazioni in modo semplice. Scansionando il codice con la fotocamera, si viene reindirizzati direttamente all'app, dove è possibile creare una nuova prenotazione o modificarne una esistente.

Imposta i preferiti

La funzione Preferiti consente di contrassegnare gli utenti. Nella panoramica dei preferiti è possibile vedere a colpo d'occhio chi siede dove e quando, ed effettuare rapidamente una prenotazione nelle vicinanze.

La funzione di check-in

L'opzionale La funzione di check-in richiede una conferma tramite app per ogni prenotazione effettuata. In questo modo, le prenotazioni non utilizzate vengono cancellate e le postazioni di lavoro tornano disponibili.

Hot Desking con Flexopus

ConFlexopus rende l'hot desking semplice e immediato. I dipendenti possono scegliere quotidianamente la propria postazione in base alle necessità, senza essere vincolati a una scrivania fissa. Flexopus consente una prenotazione agevole delle postazioni, che possono essere riservate in modo flessibile a seconda delle esigenze e delle dotazioni richieste.

L'interfaccia utente intuitiva e la panoramica in tempo reale garantiscono una gestione rapida e semplice, sia per i dipendenti che per gli amministratori. Grazie a mappe interattive, funzioni preferiti e prenotazioni tramite QR code, l'utilizzo delle postazioni diventa ancora più confortevole. Il sofisticato sistema di diritti e ruoli assicura che solo gli utenti autorizzati abbiano accesso a determinate risorse.

Flexopus ottimizza l'utilizzo delle risorse e promuove un ambiente di lavoro moderno e flessibile, ideale per modelli di lavoro ibridi e desk sharing.