Lavoro ibrido e hot desking: lavoro moderno con Flexopus

I modelli di lavoro moderni stanno diventando sempre più comuni. Sono finiti i giorni in cui si lavorava 8 ore al giorno a una scrivania fissa durante una settimana di 40 ore. Invece, nuovi modi di lavorare come il lavoro a distanza, gli uffici ibridi, gli spazi di coworking e modelli di lavoro flessibili il loro posto nel nostro mondo del lavoro. L'ambiente di lavoro, così come lo conoscete, è in continua evoluzione.

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Con tutta questa flessibilità e libertà, una cosa in particolare è di grande importanza: una buona panoramica, un'organizzazione fluida e un'interfaccia comune attraverso la quale tutto può essere gestito. Grazie al software Flexopus Hot Desking, puoi implementare questi nuovi modi di lavorare in pochissimo tempo. In questo modo, i dipendenti beneficiano della massima flessibilità, mentre le aziende possono sfruttare in modo ottimale lo spazio del loro ufficio e garantire il massimo utilizzo.

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Significato dell'hot desking

Il termine hot desk (in tedesco: tavolo caldo) descrive luoghi di lavoro occupati permanentemente che non «si raffreddano» mai a causa del loro elevato carico di lavoro. Il termine è spesso associato alla condivisione della scrivania e al lavoro ibrido e fa quindi parte di nuovi modelli di lavoro.

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L'hot desking consiste fondamentalmente nella progettazione di spazi di lavoro in modo che possano essere utilizzati da più persone. Il tipico «posto di lavoro personale» viene omesso. L'obiettivo è che nessun dipendente rimanga nello stesso posto per giorni consecutivi. Ciò non solo offre varietà e stimola lo scambio tra colleghi, ma ha anche un effetto di supporto Ottimizzazione dell'uso delle risorse negli uffici.

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Ogni utente dovrebbe essere in grado di occupare un posto di lavoro in modo indipendente senza dover comunicare nuovamente in anticipo. Ciò non solo garantisce che non vi siano complicazioni nell'assegnazione delle scrivanie, ma supporta anche modelli di lavoro come il lavoro a distanza o l'home office.

Condivisione della scrivania e hot desking

I termini desk sharing e hot desking differiscono essenzialmente nella loro organizzazione e capacità di pianificazione. Mentre in generale la condivisione della scrivania consiste nel suddividere e organizzare con lungimiranza un carico di lavoro specifico, i dipendenti hanno mano libera quando si tratta di lavorare con l'hot desking.

differenziali

L'hot desking e la condivisione della scrivania differiscono notevolmente nel design. Con l'hot desking, ogni dipendente seleziona un posto di lavoro su base giornaliera e riceve così il massimo grado di flessibilità possibile. L'hot desking è quindi una forma semplificata di condivisione della scrivania.

Condivisione della scrivania D'altra parte, si occupa della pianificazione e della distribuzione dei posti di lavoro disponibili a tutti i dipendenti presenti in giornata. A tale scopo viene spesso utilizzato un software adatto, che fornisce anche informazioni sull'utilizzo delle risorse e controlla tutto in modo chiaro tramite un'interfaccia.

le cose comuni

L'hot desking è una parte essenziale della condivisione della scrivania. Il principio di base della possibilità di scegliere tra un insieme di posti di lavoro vacanti rimane lo stesso in entrambi i modelli. Questa è anche l'idea di non occupare mai la stessa scrivania per due giorni consecutivi.

Vantaggi del software di hot desking

Uno Software di gestione dell'hot desking può non solo semplificare il passaggio verso la condivisione completa della scrivania, ma anche dare un contributo significativo a una giornata lavorativa regolare e organizzata. Un software di hot desking di successo dovrebbe avere alcune caratteristiche:

Prenotazione del posto di lavoro

La prenotazione delle postazioni di lavoro è la funzione principale del software di hot desking. Ciò consente ai dipendenti di prenotare il posto di lavoro desiderato in modo semplice e semplice. La prenotazione deve essere il più dettagliata possibile, includendo la data, l'ora e il luogo del posto di lavoro, nonché le caratteristiche delle apparecchiature, come i dispositivi speciali. Il software di hot desking dovrebbe consentire ai dipendenti di prenotare il posto di lavoro secondo necessità e di riprenotare in qualsiasi momento.

Gestione degli utenti

La gestione degli utenti è molto importante nei software di hot desking. Viene utilizzato per raccogliere tutti i dati degli utenti, come il comportamento di prenotazione e la presenza in ufficio. Gli amministratori hanno accesso a questi dati e possono quindi ottimizzare l'uso del software di hot desking e il comportamento generale di prenotazione.

Design chiaro

Per implementare con successo l'hot desking e la condivisione della scrivania, è essenziale una progettazione chiara dell'applicazione. Con processi semplici, un funzionamento intuitivo e una buona panoramica, i processi di prenotazione e amministrazione possono essere completati rapidamente senza incontrare ostacoli inutili.

Funzionalità di un'app di hot desking

filtro dell'attrezzatura

Classifica e filtra le tue postazioni di lavoro in base all'attrezzatura desiderata. Che si tratti di un monitor ultragrandangolare, di una scrivania regolabile in altezza o di una sedia ergonomica, prenotare è facile e semplice a colpo d'occhio.

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gruppi di utenti

A causa del pronunciato Gestione dei gruppi di utenti È possibile determinare in modo granulare chi può accedere e dove. In questo modo è possibile gestire le autorizzazioni di team e gruppi, ma anche quelle di ogni singolo utente.

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Mappe interattive

Lo stato di occupazione, le caratteristiche dell'attrezzatura e la persona seduta accanto a te possono essere visualizzati tramite il piano live interattivo. Inoltre, è possibile prenotare direttamente un posto di lavoro, una sala riunioni o un parcheggio con un clic del mouse.

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Panoramica in tempo reale

Oltre a un semplice elenco delle presenze, il piano live consente anche di vedere chi è attualmente presente e quale scrivania è stata prenotata per che ora. Ciò significa che anche le visite spontanee non sono un problema.

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Prenotazione con codice QR

Le prenotazioni possono essere effettuate facilmente tramite codici QR allegati al posto di lavoro. Con una scansione con fotocamera, vieni indirizzato direttamente all'app e puoi creare una nuova prenotazione o modificarne una esistente.

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Imposta i preferiti

Gli utenti possono essere contrassegnati utilizzando la funzione Preferiti. Nella panoramica dei preferiti, puoi vedere a colpo d'occhio chi è seduto dove e quando e puoi anche effettuare una prenotazione rapida nelle vicinanze.

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Funzione di check-in

La funzione di check-in opzionale richiede la conferma tramite app ogni volta che viene effettuata una prenotazione, in modo che le prenotazioni non effettuate vengano cancellate e le postazioni di lavoro vengano nuovamente rilasciate.

Hot desking con Flexopus

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Con Flexopus, l'hot desking è facile e semplice. I dipendenti possono selezionare il posto di lavoro in base alle proprie esigenze su base giornaliera senza vincolarsi a una scrivania fissa. Flexopus semplifica la prenotazione delle postazioni di lavoro, che possono essere prenotate in modo flessibile a seconda delle esigenze e delle caratteristiche delle apparecchiature.

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L'interfaccia utente intuitiva e la panoramica in tempo reale assicurano un'amministrazione rapida e semplice, sia per i dipendenti che per gli amministratori. Con mappe interattive, funzioni preferite e Prenotazioni con codice QR L'uso delle postazioni di lavoro sarà ancora più comodo. Il sofisticato sistema di diritti e ruoli garantisce che solo gli utenti autorizzati abbiano accesso a risorse specifiche.

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Flexopus ottimizza l'uso delle risorse e promuove un ambiente di lavoro moderno e flessibile, ideale per modelli di lavoro ibridi e condivisione della scrivania.

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