Costi del software di desk sharing: modelli di prezzo e consigli per il calcolo

Quanto costa un software di desk sharing?

Per le aziende, e in particolare per i reparti acquisti, l'introduzione del desk sharing e la scelta del software adatto ruotano spesso attorno a un aspetto centrale: i costi. Il mercato dei fornitori di soluzioni per il desk sharing e il workplace management è cresciuto rapidamente negli ultimi anni, rendendo difficile orientarsi.

Per trovare la soluzione più adatta alle proprie esigenze di budget, è necessaria una panoramica chiara dei prezzi.

La sfida è trovare una soluzione software che offra le funzionalità desiderate, rispetti i requisiti aziendali di protezione e sicurezza dei dati e rientri nel budget. Non è semplice, data la varietà di modelli di prezzo e funzionalità. Questo articolo mira a fare chiarezza e fornire una prima panoramica.

Chi ha bisogno di un software di desk sharing?

Per la maggior parte delle organizzazioni, il motivo principale per adottare un software di desk sharing è la necessità di ridurre il numero di postazioni rispetto al totale dei dipendenti. Grazie allo smart working e ai modelli flessibili, molte scrivanie restano spesso vuote. Il desk sharing massimizza l'utilizzo delle risorse senza compromettere la produttività.

Il desk sharing è quindi ideale per chiunque voglia ottimizzare l'uso degli spazi o ridurre le superfici occupate, dalle piccole imprese alle grandi aziende.

Come si compongono i costi di un software di desk sharing?

I costi variano in base a funzionalità, modello di prezzo, target e integrazioni. I fornitori propongono pacchetti adattabili alle esigenze aziendali. La fatturazione avviene solitamente per utente, per risorsa o per metro quadro. Anche requisiti specifici, come l'integrazione con sistemi esistenti, influenzano il prezzo finale.

I costi di un software di desk sharing dipendono da diversi fattori:

1. Funzionalità:

Manche Funktionalitäten werden höher bepreist als andere. Darum bieten viele Anbieter verschiedene Pakete und Module an, die unterschiedliche Bedürfnisse abdecken. Einige Funktionen sind essenziell für die Produktivität und die reibungslose Zusammenarbeit in der Arbeitsumgebung, andere wiederum sind zusätzliche Erweiterungen.

Moderne Workplace Management Lösungen gehen dabei weit über die reine Arbeitsplatzbuchung hinaus. Je nach Anbieter können Unternehmen weitere Funktionen und Module nutzen, beispielsweise ein Raumbuchungssystem zur Verwaltung von Besprechungsräumen, ein Parkplatz Buchungssystem zur effizienten Verteilung verfügbarer Stellplätze oder ein Asset Management zur digitalen Inventarisierung und Verwaltung von Unternehmensressourcen.

Anche un software di gestione visitatori per la registrazione e la gestione digitale degli ospiti, così come un modulo di catering e servizi di facility per la prenotazione di servizi aggiuntivi, possono far parte di una soluzione completa.

Welche dieser Module benötigt werden und ob sie bereits im gewählten Paket enthalten sind oder zusätzliche Kosten verursachen, sollte bei der Auswahl einer Desk Sharing Software berücksichtigt werden.

2. Modello di prezzo:

Non tutti i fornitori utilizzano la stessa metrica. Alcuni fatturano in base agli utenti, altri in base alle risorse (postazioni) e altri ancora in base ai metri quadri.‍

3. Target di riferimento:

Alcuni fornitori si rivolgono specificamente a determinati gruppi di utenti o a modelli di lavoro particolari, come aziende fortemente regolamentate o realtà con un'elevata percentuale di lavoro da casa.‍

4. Integrazione e configurazione:

Da parte del cliente, spesso esistono requisiti specifici per quanto riguarda l'integrazione nei sistemi esistenti o il collegamento a strumenti già in uso, come Microsoft Teams o Outlook. I fornitori che offrono ampie possibilità di integrazione unite a una configurazione semplice sono i più apprezzati.

A seconda della combinazione di questi fattori, si ottengono costi diversi che dovrebbero essere adattati individualmente alle esigenze dell'azienda.

Come si possono calcolare i costi del desk sharing?

Il calcolo dei costi dipende da molti parametri: dimensioni dell'ufficio, numero di dipendenti, numero di scrivanie e, in definitiva, soprattutto dal modello di prezzo scelto.

È importante considerare il tasso di desk sharing individuale. Questo valore indica quanti dipendenti condividono una postazione di lavoro. Si ottiene semplicemente dividendo il numero di dipendenti per il numero di postazioni disponibili. Un tasso superiore a 1 è auspicabile per garantire un utilizzo efficiente degli spazi ufficio e ottenere così un risparmio sui costi.

Sulla base di questo tasso, le aziende possono scegliere il modello e il software più adatti per ottenere il massimo beneficio con il minimo costo.

I modelli di prezzo più comuni per il desk sharing

I modelli di prezzo più diffusi nel settore del software per il desk sharing sono:

Per numero di utenti

In questo caso, la fatturazione si basa sul numero di utenti. È il modello più comune. Uno svantaggio è che i contratti devono essere costantemente adeguati in caso di fluttuazioni nel numero di dipendenti. Inoltre, nel desk sharing si hanno solitamente più dipendenti che postazioni, il che può influire negativamente sul prezzo complessivo.

Per risorse

Questo modello di prezzo calcola il canone di licenza in base al numero di postazioni di lavoro, sale riunioni o posti auto. Ciò porta a una fatturazione prevedibile ed equa, ideale per le aziende con un tasso di desk sharing superiore a 1.

Confronto prezzi software di desk sharing

Per orientarsi nella giungla dei fornitori di desk sharing, ecco un esempio di Flexopus, che fattura in base alle risorse anziché agli utenti, confrontato con un altro fornitore tipo che fattura in base agli utenti.

Übersetze folgende html tabelle auf EN, FR, IT, ES und NL. Behalte alle sonstigen formatierungen bei:

Flexopus	Andere Anbieter
100 Nutzer (ca. 50 Ressourcen)	100 Nutzer
2,99€ / Ressource	Durchschn. 2,99€ / Nutzer
50 x 2,99€ x 12 (Monate)	100 x 2,99€ x 12 (Monate)
= 1.794 € pro Jahr	= 3.588 € pro Jahr
Flexopus ist im Schnitt 50% günstiger als andere Anbieter!

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Il rapporto di due utenti per postazione (2:1) è stato determinato sulla base della media di tutti i clienti esistenti di Flexopus. In media, due utenti condividono una postazione, il che dimezza il prezzo rispetto alla fatturazione basata sul numero di utenti.

Questa cifra è realistica? Certamente. Secondo uno studio del Leibniz-Institut, le aziende tedesche offrono ai propri dipendenti una media di 1,5 giorni di lavoro da remoto a settimana. A ciò si aggiungono statisticamente 0,3 giorni di malattia, 0,6 giorni di ferie e 0,1 giorni per formazione o viaggi d'affari. Conclusione: per il 50% del tempo il dipendente non è in ufficio e quindi non necessita di una postazione per metà della settimana.

Conclusione

L'introduzione di un software di desk sharing offre alle aziende una soluzione preziosa per ottimizzare l'uso delle postazioni e degli spazi ufficio, arrivando eventualmente a ridurre le superfici e risparmiando così sui costi in modo sostenibile.

Una scelta trasparente del software di desk sharing necessario è altrettanto importante. In base al tasso di desk sharing individuale, è opportuno selezionare il modello di prezzo più adatto all'azienda (basato su utenti vs. basato su risorse) per operare in modo efficiente ed economico.

Le domande più importanti riassunte

Quali fattori influenzano i costi di un software di desk sharing?

Die Kosten einer Desk Sharing Software variieren je nach Funktionsumfang, Preismodell und Zielgruppe. Anbieter bieten unterschiedliche Pakete, die je nach den Anforderungen des Unternehmens ausgewählt werden können. Zu den entscheidenden Faktoren zählen, wie viele Nutzer oder Ressourcen abgerechnet werden und wie die Software in bestehende Systeme integriert werden kann. Unternehmen müssen das Preismodell wählen, das am besten zu ihrer Desk-Sharing-Quote und ihren Anforderungen passt.

Quali modelli di prezzo esistono per i software di desk sharing?

Die gängigsten Preismodelle sind die Nutzerabdeckung (Abrechnung nach Nutzerzahl) und die Ressourcenabdeckung (Abrechnung nach Arbeitsplätzen oder Besprechungsräumen). Während das Modell nach Nutzern für Unternehmen mit schwankender Mitarbeiterzahl geeignet ist, ist das Modell nach Ressourcen für Unternehmen mit einer hohen Desk-Sharing-Quote (mehr Nutzer als Arbeitsplätze) besser geeignet. Das Modell nach Ressourcen bietet mehr Kostentransparenz und eine kalkulierbare Abrechnung.

Come si calcola il tasso di desk sharing e perché è importante?

Die Desk-Sharing-Quote beschreibt das Verhältnis von Nutzern zu verfügbaren Arbeitsplätzen. Sie wird berechnet, indem die Anzahl der Mitarbeitenden durch die Anzahl der Arbeitsplätze geteilt wird. Eine Quote größer als 1 ist vorteilhaft, da sie zeigt, dass weniger Arbeitsplätze für mehr Mitarbeitende genutzt werden. Eine hohe Quote trägt dazu bei, Büroflächen besser auszulasten und Kosten zu sparen. Die richtige Desk-Sharing-Quote hilft dabei, das passende Preismodell zu wählen und den maximalen Nutzen zu erzielen.