I costi del software di desk sharing: modelli di prezzo e consigli di calcolo

Quanto costa un software di desk sharing?

Per le aziende e in particolare per il loro ufficio acquisti, una cosa è spesso in primo piano quando si introduce il desk sharing e si seleziona il software adatto: i costi. Il mercato dei fornitori di servizi di desk sharing e gestione del luogo di lavoro è cresciuto rapidamente, in particolare negli ultimi anni, rendendo facile perdere la cognizione delle cose.

Per trovare qui il fornitore giusto per te quando scegli la soluzione giusta, hai bisogno di una buona panoramica dei prezzi.

Qui ci si trova di fronte al difficile compito di trovare una soluzione software che offra le funzionalità desiderate, soddisfi i requisiti aziendali di protezione e sicurezza dei dati e che rientri nel budget. Non è affatto facile con diversi modelli di prezzo e diverse gamme di funzioni. Questo articolo del blog ha lo scopo di supportare questa situazione e fornire una panoramica iniziale.

Chi ha bisogno di un software di desk sharing?

Per la maggior parte delle aziende o organizzazioni, c'è un motivo importante per introdurre un Software per la condivisione della scrivania. L'aspetto fondamentale è avere meno posti di lavoro disponibili rispetto al numero totale di dipendenti impiegati o assegnati alla sede. L'home office, i modelli part-time e i modelli di lavoro flessibili fanno sì che molte scrivanie siano spesso vuote per ore o giorni. La condivisione della scrivania massimizza i tempi di utilizzo di vari luoghi di lavoro e risorse senza sacrificare la manodopera.

Condivisione della scrivania è quindi adatto a chiunque desideri beneficiare di un uso più efficiente dello spazio e dell'ottimizzazione degli spazi per uffici, o a chi desidera risparmiare completamente spazio. Queste possono essere piccole aziende così come grandi aziende.

Come vengono compensati i costi del software di desk sharing?

Il costo del software di desk sharing varia a seconda Funzionalità, modello di prezzo, gruppo target e integrazione. I fornitori offrono vari pacchetti personalizzati in base alle esigenze dell'azienda. La fatturazione si basa sugli utenti, sulle risorse o sui metri quadrati. Anche requisiti speciali, come l'integrazione nei sistemi esistenti o l'attenzione su modelli di lavoro specifici, influiscono sui costi.

I costi del software di desk sharing dipendono da diversi fattori:

1. Caratteristiche:

Alcune funzionalità hanno un prezzo più elevato rispetto ad altre. Ecco perché molti fornitori offrono una selezione di pacchetti diversi che coprono esigenze diverse. Alcune funzionalità sono essenziali per la produttività e la collaborazione senza interruzioni nell'ambiente di lavoro, mentre altre sono semplicemente «belle da avere».‍

2. Modello di prezzo:

Non tutti i provider addebitano utilizzando la stessa metrica. Mentre alcuni fatturano per utente, altri utilizzano risorse (lavori) come base per il calcolo del prezzo, altri calcolano per metro quadrato.‍

3. Gruppo target:

Alcuni fornitori si rivolgono specificamente a gruppi di utenti specifici o a modelli di lavoro speciali, come le aziende fortemente regolamentate o quelle con un'elevata percentuale di lavoro da casa.‍

4. Integrazione e configurazione:

Da parte del cliente, ci sono spesso requisiti speciali per quanto riguarda l'integrazione nei sistemi esistenti o la connessione a strumenti già utilizzati, come Microsoft Teams o Outlook. I fornitori con opzioni di integrazione complete combinate con una semplice configurazione ottengono punti in questo senso.

A seconda della combinazione di questi fattori, ci sono costi diversi, che dovrebbero essere adattati individualmente alle esigenze dell'azienda.

Come si possono calcolare i costi del desk sharing?

Il calcolo dei costi dipende da molti parametri: dimensioni dell'ufficio, numero di dipendenti, numero di scrivanie e, in ultima analisi, dal modello di prezzo scelto.

Ciò che è importante è il personale Tariffa di condivisione della scrivania. Questa quota descrive quanti dipendenti condividono un lavoro. Qui, il numero di dipendenti viene semplicemente diviso per il numero di posti di lavoro disponibili. Una quota superiore a 1 è auspicabile per garantire un uso efficiente degli spazi per uffici e quindi ottenere risparmi sui costi.

Sulla base di questa quota, le aziende possono quindi scegliere il modello e il software appropriati per ottenere i massimi benefici a costi minimi.

I modelli tariffari più comuni per il desk sharing

I modelli di prezzo più comuni nell'area del software di desk sharing sono:

Per utente

Qui, la fatturazione si basa sul numero di utenti. Questo è il modello più comune. Uno svantaggio è che i contratti devono essere costantemente adeguati al variare del numero dei dipendenti. Inoltre, la condivisione della scrivania di solito ha più dipendenti che postazioni di lavoro, il che può avere un effetto negativo sul prezzo complessivo.

Per risorse

Nel calcolo del canone di licenza, questo modello di prezzo si basa sul numero di postazioni di lavoro, sale riunioni o parcheggi. Ciò si traduce in una fatturazione prevedibile ed equa, ideale per le aziende con un tasso di condivisione della scrivania superiore a 1.

Confronto dei prezzi dei software di desk sharing

Per avere una panoramica della giungla dei provider di desk sharing, ecco un esempio di Flexopus, che non fattura in base agli utenti ma in base alle risorse, e un altro fornitore esemplare che fattura per utente.

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Il tasso di due utenti per posto di lavoro (2:1) è stato calcolato utilizzando la media di tutti i clienti Flexopus esistenti. In media, due utenti condividono lo stesso posto di lavoro, quindi il prezzo è dimezzato rispetto alla fatturazione in base alla metrica dell'utente.

Questa cifra è realistica? Assolutamente. Secondo uno studio di Istituto Leibniz Le aziende tedesche offrono ai propri lavoratori una media di 1,5 giorni di lavoro a distanza a settimana. Statisticamente parlando, ci sono 0,3 giorni malattia e 0,6 giorni vacanze e 0,1 giorni di formazione o in viaggio d'affari. Conclusione: il 50% delle volte, il dipendente non è in ufficio e quindi non ha bisogno di un lavoro per metà settimana.

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Conclusione

L'introduzione del software di desk sharing offre alle aziende una valida soluzione per ottimizzare l'uso dei luoghi di lavoro e degli spazi d'ufficio e, se necessario, anche per risparmiare completamente spazio e quindi risparmiare in modo sostenibile sui costi.

Una selezione trasparente del software di desk sharing necessario è altrettanto importante. In base alla tariffa individuale di condivisione della scrivania, dovrebbe essere selezionato un modello di prezzo adeguato (basato sull'utente anziché basato sulle risorse) per consentire all'azienda di viaggiare in modo efficiente ed economico anche qui.