Die Kosten einer Desk Sharing Software: Preismodelle und Tipps zur Kalkulation

Wie viel kostet eine Desk Sharing Software?

Für Unternehmen und besonders deren Einkauf steht bei der Einführung von Desk Sharing und der Auswahl einer passenden Software häufig eines im Vordergrund: die Kosten. Der Markt der Desk Sharing- und Workplace-Management-Anbieter ist besonders in den letzten Jahren rasant gewachsen, sodass man leicht den Überblick verliert.

Um bei der Auswahl der passenden Lösung hier preislich den für sich passenden Anbieter zu finden, benötigt man eine gute Preisübersicht.

Hier steht man vor der schwierigen Aufgabe, eine Softwarelösung zu finden, die die gewünschten Funktionalitäten bietet, den Anforderungen des Unternehmens an Datenschutz und Datensicherheit gerecht wird und auch noch ins Budget passt. Gar nicht so einfach bei unterschiedlichen Preismodellen und unterschiedlichem Funktionsumfang. Dieser Blogartikel soll hierbei unterstützen und einen ersten Überblick geben.

Wer braucht eine Desk Sharing Software?

Für die meisten Unternehmen oder Organisationen gibt es einen wichtigen Grund für die Einführung einer Desk Sharing Software. Der Kernaspekt liegt darin, weniger Arbeitsplätze vorzuhalten, als insgesamt Mitarbeiter angestellt oder dem Standort zugewiesen sind. Durch Homeoffice, Teilzeitmodelle und flexible Arbeitsmodelle stehen nämlich viele Schreibtische oft stunden- oder tagelang leer. Mit Desk Sharing werden die Auslastungszeiten der verschiedenen Arbeitsplätze und Ressourcen maximiert, ohne dabei Arbeitskraft einzubüßen.

Desk Sharing kommt also für alle infrage, die von einer effizienteren Raumnutzung und Büroflächen-Optimierung profitieren wollen, oder für diejenigen, die Teilfläche gänzlich einsparen möchten. Dabei kann es sich um kleine Unternehmen ebenso handeln, wie um große Konzerne.

Wie setzen sich Desk Sharing Software Kosten zusammen?

Die Kosten einer Desk-Sharing-Software variieren je nach Funktionsumfang, Preismodell, Zielgruppe und Integration. Anbieter bieten unterschiedliche Pakete, die an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst sind. Die Abrechnung erfolgt entweder nach Nutzern, Ressourcen oder Quadratmetern. Auch spezielle Anforderungen wie die Integration in bestehende Systeme oder die Ausrichtung auf bestimmte Arbeitsmodelle beeinflussen die Kosten.

Die Kosten einer Desk-Sharing-Software sind von mehreren Faktoren abhängig:

1. Funktionsumfang:

Manche Funktionalitäten werden höher bepreist als andere. Darum bieten viele Anbieter eine Auswahl an verschiedenen Paketen, die unterschiedliche Bedürfnisse abdecken. Einige Funktionen sind essenziell für die Produktivität und die reibungslose Zusammenarbeit in der Arbeitsumgebung, andere wiederum sind nur “nice to have”.‍

2. Preismodell:

Nicht alle Anbieter rechnen nach derselben Metrik ab. Während die einen nach Nutzer abrechnen, ziehen die anderen die Ressourcen (Arbeitsplätze) als Grundlage zur Berechnung des Preises heran, wiederum rechnen andere nach Quadratmetern ab.‍

3. Zielgruppe:

Manche Anbieter richten sich speziell an bestimmte Nutzergruppen oder spezielle Arbeitsmodelle, etwa stark regulierte Unternehmen oder solche mit hohem Homeoffice-Anteil.‍

4. Integration & Setup:

Auf Kundenseite gibt es oft spezielle Anforderungen bezüglich der Integration in bestehende Systeme oder der Anbindung an bereits genutzte Tools wie Microsoft Teams oder Outlook. Anbieter mit umfassenden Integrationsmöglichkeiten bei gleichzeitig einfachem Setup punkten hier.

Je nach Kombination dieser Faktoren ergeben sich unterschiedliche Kosten, die individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt sein sollten.

Wie kann man die Desk Sharing Kosten kalkulieren?

Die Kalkulation der Kosten hängt von vielen Parametern ab: Größe des Büros, Anzahl der Mitarbeiter, Anzahl der Schreibtische und am Ende vor allem vom gewählten Preismodell.

Wichtig ist die persönliche Desk-Sharing-Quote. Diese Quote beschreibt, wie viele Mitarbeitende sich einen Arbeitsplatz teilen. Hier wird einfach die Anzahl der Mitarbeitenden durch die Anzahl der verfügbaren Arbeitsplätze geteilt. Eine Quote größer als 1 ist wünschenswert, um eine effiziente Nutzung der Büroflächen sicherzustellen und somit Kosteneinsparungen zu realisieren.

Auf Basis dieser Quote können Unternehmen dann das passende Modell und die passende Software wählen, um den maximalen Nutzen bei minimalen Kosten zu erzielen.

Die gängigsten Desk Sharing Preismodelle

Die häufigsten Preismodelle im Bereich Desk Sharing Software sind:

Nach Nutzenden

Hier wird auf Basis der Anzahl der Nutzenden abgerechnet. Dies ist das gängigste Modell. Ein Nachteil ist, dass Verträge ständig angepasst werden müssen, wenn die Anzahl der Mitarbeitenden schwankt. Zudem hat man beim Desk Sharing für gewöhnlich mehr Mitarbeiter als Arbeitsplätze, was sich nachteilig auf den Gesamtpreis auswirken kann.

Nach Ressourcen

Dieses Preismodell orientiert sich bei der Berechnung der Lizenzgebühr an der Anzahl der Arbeitsplätze, Besprechungsräume oder Parkplätze. Dies führt zu einer kalkulierbaren und fairen Abrechnung, die gut zu Unternehmen mit einer Desk-Sharing-Quote größer als 1 passt.

Desk Sharing Software Preisvergleich

Um im Dschungel der Desk-Sharing-Anbieter einen Überblick zu bekommen, anbei ein Beispiel von Flexopus, die nicht nach Usern sondern nach Ressourcen abrechnen, sowie einem beispielhaften anderen Anbieter, der nach Nutzern abrechnet.

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Die Quote von zwei Nutzern pro Arbeitsplatz (2:1) wurde anhand des Durchschnitts aller Bestandskunden von Flexopus ermittelt. Im Schnitt teilen sich hier zwei Nutzer einen Arbeitsplatz, sodass sich der Preis im Vergleich zur Abrechnung nach der Metrik Nutzer halbiert.

Ist diese Zahl realistisch? Durchaus. Laut einer Studie des Leibniz-Instituts bieten deutsche Unternehmen ihren AbreitnehmerInnen im Schnitt 1,5 Tage Remotearbeit pro Woche an. Hinzu kommen statistisch 0,3 Tage Krankheit sowie 0,6 Tage Urlaub und 0,1 Tage auf Fortbildung oder auf Geschäftsreise. Fazit: 50% der Zeit ist der Mitarbeitende nicht im Büro und benötigt somit die Hälfte der Woche keinen Arbeitsplatz.

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Fazit

Die Einführung einer Desk Sharing Software bietet Unternehmen eine wertvolle Lösung, um die Nutzung von Arbeitsplätzen und Büroflächen zu optimieren und ggf. sogar Flächen ganz einzusparen und somit nachhaltig Kosten einzusparen. 

Eine transparente Auswahl für die dazu notwendige Desk-Sharing-Software ist dabei ebenso wichtig. Anhand der individuellen Desk-Sharing-Quote sollte ein für das Unternehmen passendes Preismodell (nutzerbasiert vs. ressourcenbasiert) ausgewählt werden, um auch hier effizient und kostengünstig unterwegs zu sein.