Costes del software de desk sharing: modelos de precios y consejos de cálculo

¿Cuánto cuesta un software de desk sharing?

Para las empresas, y especialmente para sus departamentos de compras, un aspecto suele ser prioritario al introducir el desk sharing y seleccionar el software adecuado: los costes. El mercado de proveedores de gestión de desk sharing y espacios de trabajo ha crecido rápidamente en los últimos años, lo que hace que sea fácil perder la perspectiva.

Para encontrar el proveedor que mejor se ajuste a su presupuesto, es necesario contar con una buena visión general de los precios.

Aquí se enfrenta a la difícil tarea de encontrar una solución de software que ofrezca las funcionalidades deseadas, cumpla con los requisitos de protección y seguridad de datos de la empresa y, además, se ajuste al presupuesto. No es nada sencillo con la variedad de modelos de precios y alcances funcionales. Este artículo de blog pretende servir de ayuda y ofrecer una primera visión general.

¿Quién necesita un software de desk sharing?

Para la mayoría de las empresas u organizaciones, existe una razón importante para introducir un software de desk sharing. El aspecto central es mantener menos puestos de trabajo que el número total de empleados contratados o asignados a la sede. Debido al teletrabajo, los modelos a tiempo parcial y los modelos laborales flexibles, muchos escritorios suelen quedar vacíos durante horas o días. Con el desk sharing, se maximizan los tiempos de ocupación de los distintos puestos y recursos sin perder capacidad de trabajo.

El desk sharing es, por tanto, una opción para todos aquellos que deseen beneficiarse de un uso más eficiente del espacio y una optimización de las oficinas, o para quienes quieran ahorrar superficie por completo. Esto puede aplicarse tanto a pequeñas empresas como a grandes corporaciones.

¿Cómo se componen los costes de un software de desk sharing?

Los costes de un software de desk sharing varían según el alcance funcional, el modelo de precios, el grupo objetivo y la integración. Los proveedores ofrecen diferentes paquetes adaptados a las necesidades de la empresa. La facturación se realiza por usuarios, recursos o metros cuadrados. Los requisitos especiales, como la integración en sistemas existentes o la orientación a modelos de trabajo específicos, también influyen en los costes.

Los costes de un software de desk sharing dependen de varios factores:

1. Alcance funcional:

Manche Funktionalitäten werden höher bepreist als andere. Darum bieten viele Anbieter verschiedene Pakete und Module an, die unterschiedliche Bedürfnisse abdecken. Einige Funktionen sind essenziell für die Produktivität und die reibungslose Zusammenarbeit in der Arbeitsumgebung, andere wiederum sind zusätzliche Erweiterungen.

Moderne Workplace Management Lösungen gehen dabei weit über die reine Arbeitsplatzbuchung hinaus. Je nach Anbieter können Unternehmen weitere Funktionen und Module nutzen, beispielsweise ein Raumbuchungssystem zur Verwaltung von Besprechungsräumen, ein Parkplatz Buchungssystem zur effizienten Verteilung verfügbarer Stellplätze oder ein Asset Management zur digitalen Inventarisierung und Verwaltung von Unternehmensressourcen.

Una solución integral también puede incluir un software de gestión de visitantes para el registro y la administración digital de invitados, así como un módulo de servicios de catering y mantenimiento para la reserva de servicios adicionales.

Welche dieser Module benötigt werden und ob sie bereits im gewählten Paket enthalten sind oder zusätzliche Kosten verursachen, sollte bei der Auswahl einer Desk Sharing Software berücksichtigt werden.

2. Modelo de precios:

No todos los proveedores facturan según la misma métrica. Mientras que algunos cobran por usuario, otros utilizan los recursos (puestos de trabajo) como base para el cálculo del precio, y otros facturan por metros cuadrados.‍

3. Grupo objetivo:

Algunos proveedores se dirigen específicamente a determinados grupos de usuarios o modelos de trabajo concretos, como empresas altamente reguladas o aquellas con un alto porcentaje de teletrabajo.‍

4. Integración y configuración:

Por parte del cliente, a menudo existen requisitos específicos en cuanto a la integración en sistemas existentes o la conexión con herramientas ya utilizadas, como Microsoft Teams u Outlook. Los proveedores que ofrecen amplias posibilidades de integración junto con una configuración sencilla son los que mejor posicionados están en este aspecto.

Dependiendo de la combinación de estos factores, surgen diferentes costes que deben adaptarse individualmente a las necesidades de la empresa.

¿Cómo se pueden calcular los costes del desk sharing?

El cálculo de los costes depende de muchos parámetros: el tamaño de la oficina, el número de empleados, el número de escritorios y, en última instancia, sobre todo del modelo de precios elegido.

Es importante conocer la ratio de desk sharing personal. Esta ratio describe cuántos empleados comparten un puesto de trabajo. Se calcula simplemente dividiendo el número de empleados por el número de puestos disponibles. Es deseable una ratio superior a 1 para garantizar un uso eficiente de los espacios de oficina y, por tanto, lograr un ahorro de costes.

Sobre la base de esta ratio, las empresas pueden elegir el modelo y el software adecuados para obtener el máximo beneficio con el mínimo coste.

Los modelos de precios de desk sharing más comunes

Los modelos de precios más frecuentes en el ámbito del software de desk sharing son:

Por usuario

En este caso, la facturación se basa en el número de usuarios. Es el modelo más habitual. Un inconveniente es que los contratos deben ajustarse constantemente si el número de empleados fluctúa. Además, en el desk sharing suele haber más empleados que puestos de trabajo, lo que puede repercutir negativamente en el precio total.

Por recursos

Este modelo de precios calcula la cuota de licencia en función del número de puestos de trabajo, salas de reuniones o plazas de aparcamiento. Esto conduce a una facturación previsible y justa, que se adapta bien a las empresas con una ratio de desk sharing superior a 1.

Comparativa de precios de software de desk sharing

Para obtener una visión general en el complejo mercado de proveedores de desk sharing, presentamos a continuación un ejemplo de Flexopus, que factura por recursos en lugar de por usuarios, junto con otro proveedor a modo de ejemplo que factura por usuario.

Übersetze folgende html tabelle auf EN, FR, IT, ES und NL. Behalte alle sonstigen formatierungen bei:

Flexopus	Andere Anbieter
100 Nutzer (ca. 50 Ressourcen)	100 Nutzer
2,99€ / Ressource	Durchschn. 2,99€ / Nutzer
50 x 2,99€ x 12 (Monate)	100 x 2,99€ x 12 (Monate)
= 1.794 € pro Jahr	= 3.588 € pro Jahr
Flexopus ist im Schnitt 50% günstiger als andere Anbieter!

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La ratio de dos usuarios por puesto de trabajo (2:1) se determinó basándose en la media de todos los clientes actuales de Flexopus. De media, dos usuarios comparten un puesto de trabajo, por lo que el precio se reduce a la mitad en comparación con la facturación basada en la métrica de usuarios.

¿Es realista esta cifra? Sin duda. Según un estudio del Instituto Leibniz, las empresas alemanas ofrecen a sus empleados una media de 1,5 días de trabajo remoto a la semana. A esto hay que añadir estadísticamente 0,3 días por enfermedad, así como 0,6 días por vacaciones y 0,1 días por formación o viajes de negocios. Conclusión: el empleado no está en la oficina el 50% del tiempo y, por tanto, no necesita un puesto de trabajo durante la mitad de la semana.

Fazit

La implementación de un software de desk sharing ofrece a las empresas una solución valiosa para optimizar el uso de los puestos de trabajo y las superficies de oficina, e incluso reducir el espacio necesario, logrando así un ahorro de costes sostenible.

Una selección transparente del software de desk sharing necesario es igual de importante. En función de la ratio de desk sharing individual, se debe elegir un modelo de precios adecuado para la empresa (basado en usuarios frente a basado en recursos) para operar de forma eficiente y rentable.

Las preguntas más importantes resumidas

¿Qué factores influyen en los costes de un software de desk sharing?

Los costes de un software de desk sharing varían según el conjunto de funciones, el modelo de precios y el grupo objetivo. Los proveedores ofrecen diferentes paquetes que pueden seleccionarse según las necesidades de la empresa. Entre los factores decisivos se incluyen cuántos usuarios o recursos se facturan y cómo puede integrarse el software en los sistemas existentes. Las empresas deben elegir el modelo de precios que mejor se adapte a su ratio de desk sharing y a sus requisitos.

¿Qué modelos de precios existen para el software de desk sharing?

Los modelos de precios más comunes son la cobertura por usuario (facturación según el número de usuarios) y la cobertura por recursos (facturación según puestos de trabajo o salas de reuniones). Mientras que el modelo por usuarios es adecuado para empresas con un número fluctuante de empleados, el modelo por recursos es más apropiado para empresas con un alto ratio de desk sharing (más usuarios que puestos de trabajo). El modelo por recursos ofrece mayor transparencia de costes y una facturación previsible.

¿Cómo se calcula el ratio de desk sharing y por qué es importante?

El ratio de desk sharing describe la relación entre usuarios y puestos de trabajo disponibles. Se calcula dividiendo el número de empleados por el número de puestos de trabajo. Un ratio superior a 1 es ventajoso, ya que indica que se utilizan menos puestos de trabajo para más empleados. Un ratio elevado contribuye a aprovechar mejor el espacio de oficina y a ahorrar costes. El ratio de desk sharing adecuado ayuda a elegir el modelo de precios correcto y a obtener el máximo beneficio.