Guía de Flexopus para compartir escritorios

El trabajo flexible ha dejado de ser una tendencia para convertirse en una realidad en muchas empresas. Los modelos de trabajo híbridos plantean nuevos retos a las compañías: ¿cómo aprovechar al máximo los espacios de trabajo si no todos los empleados están en la oficina cada día? Aquí es donde entra en juego el desk sharing. En esta guía explicamos qué significa el desk sharing, cómo es un concepto de desk sharing, cuáles son los retos y factores de éxito, y por qué una Software de desk sharing es indispensable.

¿Por qué es importante una guía de desk sharing?

El término al desk sharing describe un modelo de trabajo en el que varios empleados comparten un mismo escritorio. Esto significa que ya no hay un puesto de trabajo fijo para todos los empleados, sino que los escritorios se utilizan de forma flexible. A menudo, el desk sharing se equipara con términos como shared desk o hot desking , pero en esencia se refieren al mismo concepto. Puede encontrar más información sobre la definición en nuestro glosario.

Para que el desk sharing funcione, se necesita un concepto bien pensado. Una guía de desk sharing define las reglas del juego y las condiciones marco para que esta forma de trabajar no termine en un caos de hojas de cálculo de Excel y empleados frustrados.

Componentes de una guía de desk sharing y preguntas que uno debería plantearse:

• Análisis del uso del espacio: ¿Cuántos empleados están realmente en la oficina al mismo tiempo y cuántos puestos de trabajo se necesitan?
• Asignación de recursos: ¿Qué áreas están previstas para qué equipos? ¿Deberían reservarse plazas solo para determinados equipos, es decir, dividirse en lo que se denomina Zonas de trabajo (Homezones) ?
• Reglas y directrices: Limpieza, objetos personales, tiempos de reserva... La política de escritorio limpio (Clean Desk Policy) es indispensable. ¿Qué reglas son necesarias?
• Comunicación: Todos los empleados deben entender las ventajas y aceptar el cambio. ¿Cómo se comunica la implementación?

Un buen concepto de desk sharing no solo tiene en cuenta los espacios de oficina, sino también la cultura corporativa y las necesidades de todos los empleados.

El desk sharing en el día a día laboral

Sin soporte digital, el desk sharing es difícilmente viable. Aquí es donde entra Software de desk sharing en juego.

Este software permite gestionar los puestos de trabajo. Los empleados ven en tiempo real qué lugares están libres o reservados, lo que les permite organizar su jornada laboral ideal.

Las razones por las que el desk sharing es indispensable para una oficina moderna son múltiples: con una reserva de puestos clara a través de una Software de gestión del lugar de trabajo,queda claramente definido quién se sienta dónde y cuándo. Esto garantiza la planificación y evita la frustración al buscar un escritorio. Además, destaca la gestión sencilla para los administradores, junto con funciones de análisis detalladas: es posible realizar optimizaciones precisas del espacio y, en el mejor de los casos, incluso ahorrar superficie.

La transparencia sobre la ocupación y la necesidad de espacio es interesante tanto para el medio ambiente como para el presupuesto de la empresa. Además, el desk sharing permite una distribución justa de los recursos de trabajo, independientemente de si los compañeros llegan a la oficina por la mañana o al mediodía. Si el recurso se reserva con un software de desk sharing, el proceso es equitativo. Otro punto interesante es la integración en el entorno de trabajo existente mediante conexiones con Outlook,Teams,Google y muchos más.

Especialmente para las empresas que desean implementar el desk sharing en Alemania, un software fiable es crucial para lograr la aceptación del equipo. Como dice el refrán: "Lo que bien se aprende, nunca se pierde".

Sin embargo, el desk sharing también conlleva desafíos; estos pueden consultarse en el artículo del blog “Ventajas y desventajas del desk sharing” .

Buenas prácticas: Etiqueta de escritorio compartido

Para que el desk sharing funcione, se necesita una etiqueta de escritorio compartido. Con la introducción de escritorios compartidos o hotdesking, los puestos deben dejarse de tal manera que se pueda trabajar de forma organizada y sin el lastre del usuario anterior. Estos puntos son especialmente inevitables para la implementación del desk sharing:

1. política de escritorio limpio: 

Dejar el puesto de trabajo tal como se encontró. ¿Quién quiere encontrarse con las migas del compañero en el teclado? Los documentos y el hardware informático deben guardarse después de utilizar el puesto. Para no tener que llevarse a casa objetos como un disco duro o el portátil de trabajo, se puede aprovechar la oportunidad y guardar todo lo que se necesite al día siguiente en una taquilla. Con Flexopus, es posible utilizar una taquilla mediante SmartLocks: así, todos los documentos, carpetas y hardware informático quedan bien guardados y seguros.

2. Neutralidad en el escritorio: 

Los objetos personales deben recogerse al terminar la jornada o, como se mencionó en el punto 1, guardarse de forma ordenada y segura. Por ejemplo, en una taquilla, caja fuerte o en los armarios previstos para ello.

3. Respeto mutuo: 

Es fundamental ser considerados con los compañeros y evitar molestias innecesarias en el espacio compartido. Las conversaciones en voz alta y los talleres de equipo pueden realizarse en las zonas habilitadas para ello, en salas de reuniones o en cabinas telefónicas designadas, que también pueden gestionarse a través de Flexopus.

4. Revisión técnica: 

Los dispositivos deben tratarse adecuadamente, actualizarse según las directrices de la empresa y mantenerse en buen estado. Con el sistema de escritorio compartido (Shared Desk), es importante informar de cualquier defecto directamente al administrador responsable para que todos puedan utilizar el puesto de trabajo de forma cómoda y plenamente funcional.

Desk Sharing: Introducción paso a paso y guía práctica

La implementación del Desk Sharing es un proceso de cambio que requiere una buena comunicación. Como suele decirse, ¡somos animales de costumbres! Sin embargo, siguiendo los pasos adecuados, el proceso se desarrollará sin problemas:

1. Analizar el propio espacio

‍Para comprender las necesidades de su equipo, primero debe consultar sus hábitos, determinar la configuración estándar mínima que deben tener los puestos de trabajo y calcular el promedio de días que el equipo pasa en la oficina por semana.

Este análisis es fundamental para determinar el número correcto de escritorios y permitir un trabajo eficiente mediante el hotdesking. Si se establece un número arbitrario de mesas sin datos previos, el escritorio compartido puede generar rápidamente frustración y resistencia. Por lo tanto, la regla es: ¡defina primero las áreas y elabore un concepto individual!‍

2. Desarrollar su propio concepto

‍Con los datos del análisis, se pueden definir zonas para la colaboración, llamadas telefónicas y videoconferencias, reuniones y descansos. ¿Cómo se pueden distribuir las mesas para que el trabajo concentrado sea posible, pero aun así se puedan mantener conversaciones ocasionales? Este concepto es el núcleo del Desk Sharing.‍

3. Comunicación del cambio

‍Para lograr la aceptación del equipo, el proyecto debe comunicarse de forma clara. Resalte todas las ventajas del Desk Sharing e involucre a su equipo en el camino hacia la oficina inteligente y moderna. ‍

4. Selección de software y fase de prueba conjunta

‍El Desk Sharing solo funciona con la implementación de una herramienta de reserva de escritoriospara que los puestos de trabajo se puedan reservar fácilmente con uno o pocos clics. No deje toda la responsabilidad en manos del equipo, ya que esto puede generar rivalidad y frustración rápidamente.
Elija el software más adecuado, compare Preciosopciones, establezca requisitos claros y realice una prueba piloto con un grupo pequeño. Estos conocimientos son fundamentales para la implementación del Desk Sharing.

4. Implementar el software

‍Seleccione un sistema de reserva de puestos de trabajo o, preferiblemente, un software de gestión de espacios de trabajo integral como Flexopus e introdúzcalo de forma controlada. Dé vida a su concepto con los planos de Flexopus y registre todas las zonas, mesas, salas e incluso plazas de aparcamiento. Involucre a su equipo, piense en una comunicación adecuada y genere confianza.‍

5. Comentarios de los empleados

‍Recopile comentarios después del primer mes de implementación y tome muy en serio tanto las críticas como los elogios. La mayoría de las inquietudes tienen motivos para los que existe una solución, lo cual aumentará considerablemente la eficiencia y la aceptación. Flexopus también ofrece funciones gratuitas como reservas de catering y servicios de instalaciones, así como gestión de eventos. Quizás, a través de los comentarios de su equipo, descubra que puede optimizar aún más sus procesos internos (sin coste adicional).‍

6. Medir los resultados

‍Tras medio año, los datos de análisis de Flexopus ya permiten realizar las primeras optimizaciones y reestructuraciones. Quizás haya zonas de la oficina que apenas se utilizan, el equipamiento de algunos escritorios sea insuficiente, falten cabinas telefónicas para llamadas o sea necesario implementar un registro de entrada en los puestos. Con Flexopus, puede optimizar su oficina inteligente de forma continua junto con su equipo.‍

7. Escalar resultados y ahorrar costes

‍¿Tiene otras sedes donde el desk sharing tenga sentido? Con las conclusiones obtenidas en los últimos meses, es posible seguir escalando. Además de un sistema de reserva de puestos de trabajo,sistema de reserva de salasysistema de gestión de aparcamientos , Flexopus ofrece también una gestión de visitantes que incluye terminal de quiosco e impresión de tarjetas, así como Gestión de activos para el inventario de hardware informático y flota de vehículos.
Todo esto puede gestionarse de forma integral en una única plataforma.

Lista de verificación / guía para la implementación del desk sharing

Descargue la lista de verificación para la implementación del desk sharing y encuentre la solución óptima para su empresa.

Conclusión

El desk sharing es el núcleo de las oficinas modernas. Es una respuesta sostenible a las exigencias de los entornos laborales actuales, cada vez más digitales. Con una guía de desk sharing bien estructurada y el software adecuado, el modelo puede implementarse con éxito.

Las empresas se benefician de un ahorro de costes, mayor flexibilidad y un uso eficiente del espacio. Al mismo tiempo, se requieren reglas claras y una comunicación abiertapara evitar inconvenientes. Está claro que la cultura corporativa determina en gran medida el éxito de la iniciativa. La confianza, la delegación de responsabilidades y la integración del equipo en los procesos definidos son tan importantes como un buen concepto y el software adecuado.

Asegúrese de crear una lista de verificación personalizada basada en los puntos mencionados en esta guía de implementación. Flexopus estará encantado de ayudarle en este proceso. Contacte con nosotros sin compromiso aquí!

Flexopus es una de las soluciones de desk sharing líderes en Alemania. Con nuestro software de gestión de espacios de trabajo, fácil de usar, podrá reservar y gestionar puestos de trabajo, salas de reuniones, plazas de aparcamiento y otros recursos de forma sencilla. Los módulos complementarios para la gestión de activos, visitantes, catering y eventos convierten a Flexopus en una solución integral para la oficina moderna. Seguro, flexible y conforme al RGPD, con alojamiento en Alemania.