La guía para compartir escritorios de Flexopus

El trabajo flexible ya no es una tendencia, sino una realidad en muchas empresas. Los modelos de trabajo híbridos, en particular, plantean a las empresas nuevos desafíos: ¿cómo pueden utilizarse los lugares de trabajo de manera óptima cuando no todos los empleados están en la oficina todos los días? Aquí es donde entra en juego el escritorio compartido. En esta guía, explicamos qué significa escritorio compartido, qué es un concepto de escritorio compartido, qué desafíos y factores de éxito existen y por qué Software para compartir escritorios es esencial.

¿Por qué es importante una guía para compartir escritorios?

El término Escritorio compartido describe un modelo de trabajo en el que varios empleados comparten un escritorio. Esto significa que ya no hay un lugar de trabajo fijo para todos los empleados, sino que los escritorios se utilizan de forma flexible. El escritorio compartido se usa a menudo con términos como escritorio compartido o Escritorio compartido Equiparado, pero esencialmente se entiende el mismo concepto. Puede encontrar más información sobre la definición en léxico.

Compartir escritorio requiere un concepto bien pensado para que funcione. Una guía para compartir escritorios define las reglas del juego y las condiciones marco para que la forma de trabajar no acabe en un caos con hojas de cálculo de Excel y empleados frustrados.

Componentes de una guía para compartir escritorios y preguntas que debe hacerse:

• Análisis del uso del suelo: ¿Cuántos empleados están realmente en la oficina al mismo tiempo? ¿Cuántas estaciones de trabajo se necesitan?
• Asignación de recursos: ¿Qué áreas están destinadas a qué equipos? ¿Deberían desbloquearse las plazas solo para determinados equipos, es decir, dividirlas en las denominadas zonas locales?
• Normas y directrices: Limpieza, objetos personales, tiempos de reserva: la política de limpieza del escritorio es esencial. ¿Qué reglas se necesitan?
• Comunicación: Todos los empleados deben entender los beneficios y aceptar el cambio. ¿Cómo se comunica la introducción?

Un buen concepto de escritorio compartido no solo tiene en cuenta el espacio de la oficina, sino también la cultura corporativa y las necesidades de todos los empleados.

Escritorio compartido en el trabajo diario

Compartir escritorio es casi imposible sin soporte digital. ¡Aquí viene Software para compartir escritorios entra en el juego.

Este software permite gestionar las estaciones de trabajo. Los empleados pueden ver en tiempo real qué puestos están vacantes o reservados y, por lo tanto, pueden crear su jornada laboral ideal.

Hay muchas razones por las que compartir el escritorio es esencial para una oficina moderna: con una reserva clara de lugar de trabajo a través de un Software de gestión del lugar de trabajo, Está claramente definido quién se sienta, dónde y cuándo. Esto hace posible la planificación y no hay frustración a la hora de buscar un escritorio. Además, destaca la administración sencilla para los administradores, que incluye funciones de análisis detalladas: puede realizar optimizaciones precisas del área y, en el mejor de los casos, incluso ahorrar espacio. La transparencia en cuanto a los requisitos de ocupación y espacio es interesante tanto para el medio ambiente como para el bolsillo corporativo. Compartir el escritorio también permite la distribución equitativa de los recursos de trabajo, independientemente de si los colegas llegan a la oficina por la mañana o solo al mediodía. Si el recurso se reserva con un software para compartir escritorios, sigue siendo justo. Otro punto interesante es la integración en el entorno de trabajo existente a través de conexiones con panorama, equipos, google y muchos más.

Un software fiable para compartir escritorios es particularmente crucial para las empresas que desean introducir el uso compartido de escritorios en Alemania para fomentar la aceptación del equipo. Fiel al lema «Lo que Hänschen no aprende, Hans ya no lo aprende».

Sin embargo, también existen desafíos con el uso compartido del escritorio, que se pueden encontrar en el artículo del blog «Ventajas y desventajas de compartir escritorio» ser leído.

Mejores prácticas: etiqueta en el escritorio compartido

Para que el escritorio compartido funcione, se requiere una etiqueta de escritorio compartido. Porque con la introducción de escritorios compartidos o escritorios compartidos, las mesas deben dejarse de tal manera que se pueda trabajar con claridad y sin el lastre del modelo anterior. Estos puntos, en particular, son inevitables para la introducción del escritorio compartido:

1. Política de escritorio limpio:

Deja tu lugar de trabajo tal y como lo encontraste. Después de todo, ¿quién quiere las migajas de un colega en el teclado? Los documentos y el hardware de TI deben guardarse después de usar el lugar de trabajo. Para no tener que llevarte estos objetos a casa, como un disco duro o un portátil del trabajo, puedes aprovechar esta oportunidad y volver a guardar todo lo que necesites al día siguiente en un casillero. Con Flexopus, solo tienes que usar un casillero con SmartLocks: esto significa que todos los documentos, carpetas y hardware de TI están bien guardados y seguros.

2. Neutralidad en el escritorio:

Los objetos personales deben devolverse después del trabajo o, como se menciona en el punto 1, guardarse de manera adecuada y segura. Por ejemplo, en un casillero, en una caja fuerte o en armarios designados.

3. Respeto mutuo:

No hace falta decirlo, pero es esencial que se tenga en cuenta a los colegas y que no se produzcan interrupciones innecesarias en el espacio compartido. Las conversaciones en voz alta y los talleres en equipo pueden tener lugar en zonas habilitadas para este fin o en salas de reuniones o cabinas telefónicas designadas, que también se pueden mostrar a través de Flexopus.

4. Verificación técnica:

Los dispositivos deben manejarse correctamente, actualizarse de acuerdo con las políticas de la empresa y mantenerse. Con el principio de escritorio compartido, es importante que los defectos se comuniquen directamente al administrador responsable para que todos puedan utilizar el lugar de trabajo de forma cómoda y totalmente funcional.

Escritorio compartido: introducción y guía paso a paso

La introducción del escritorio compartido es un proceso de cambio que requiere una buena comunicación para el cambio. ¿Cómo se dice? ¡El hombre es una criatura de hábitos! Sin embargo, con los pasos correctos, esto se puede hacer sin problemas:

1. Analiza tu propia área

‍Para entender las necesidades de tu propio equipo, primero debes preguntarte cuáles son sus hábitos, determinar la configuración estándar mínima que deben tener los trabajos y también debes calcular el promedio de días que el equipo pasa en la oficina por semana. Este análisis es sumamente importante para determinar el número correcto de escritorios y permitirte trabajar de manera eficiente con escritorios compartidos. Cuando se introduce una cantidad inventada de tablas sin datos, Shared Desk puede generar rápidamente frustración y resistencia. Por lo tanto, ¡primero defina las áreas y elabore un concepto individual!‍

2. Desarrolla tu propio concepto

‍Con los datos del análisis, se pueden definir zonas de colaboración, llamadas telefónicas y videollamadas, reuniones y descansos. ¿Cómo se pueden organizar las mesas para que el trabajo de amamantamiento sea ideal, pero que las discusiones puedan tener lugar entre medias? Este concepto es la base del uso compartido de escritorios.‍

3. Cambiar la comunicación

‍Para ser aceptado por el equipo, el proyecto debe comunicarse claramente. Descubra todos los beneficios de compartir escritorios y acompañe a su equipo en el camino hacia la oficina inteligente moderna. ‍

4. Fase de selección de software y prueba conjunta

‍El uso compartido de escritorios solo funciona con la introducción del software para que los lugares de trabajo se puedan reservar fácilmente con solo unos pocos clics. No dejes toda la responsabilidad en manos del equipo, ya que esto genera rápidamente rivalidad y frustración.
Elige el software más adecuado, compara tasas, establezca requisitos conscientes y lance un globo de prueba con un grupo pequeño. Estos hallazgos son importantes para la introducción del escritorio compartido.

4. Introducir el software

‍Seleccione un sistema de reservas para el lugar de trabajo o, en el mejor de los casos, un software integral de gestión del lugar de trabajo como Flexopus e impleméntelo de forma controlada. Deje que su concepto cobre vida con los planos de planta de Flexopus y dibuje todas las zonas, mesas, habitaciones e incluso plazas de aparcamiento. Involucre a su equipo, piense en la comunicación correcta y genere confianza.‍

5. Comentarios de los empleados

‍Recopile comentarios después del primer mes de implementación y tómese muy en serio las críticas y los elogios. La mayoría de las preocupaciones tienen motivos por los que existe una solución y aumentarán significativamente la eficiencia y la aceptación. Flexopus también ofrece funciones que son gratuitas, como las reservas de servicios de catering e instalaciones y la gestión de eventos. Es posible que los comentarios de su equipo le indiquen que puede optimizar aún más los procesos internos (de forma gratuita).‍

6. Mida los resultados

‍Después de solo medio año, las primeras optimizaciones y reestructuraciones se pueden llevar a cabo utilizando los datos de análisis de Flexopus. Es posible que haya zonas de oficina que no estén dispuestas a utilizarlas, que el equipamiento de algunas mesas sea inadecuado, que haya muy pocas cabinas telefónicas para hacer llamadas o que haya que reservar asientos. Con Flexopus, puede optimizar continuamente su oficina inteligente junto con su equipo.‍

7. Amplíe los resultados y reduzca los costos

‍¿Tienes otros lugares en los que compartir escritorio tenga sentido? Con los hallazgos de los últimos meses, es posible escalar aún más. Además de reservar un lugar de trabajo, una sala de reuniones y una plaza de aparcamiento, Flexopus también ofrece Gestión de visitantes incluida la terminal de quiosco y la impresión de tarjetas y el Administración de activos para hardware de TI e inventario de flotas de vehículos.
Todo esto se puede mapear todo en uno.

Lista de verificación/guía de introducción para compartir escritorio

¡Descargue la lista de verificación para introducir el escritorio compartido y encuentre la solución ideal para su empresa!

conclusión

El escritorio compartido es la base de las oficinas modernas. Es una respuesta sostenible a los requisitos de los entornos de trabajo modernos, cada vez más digitales. Con una guía claramente pensada para compartir escritorios y el software adecuado, el modelo se puede implementar con éxito.

Las empresas se benefician del ahorro de costes, la flexibilidad y el uso eficiente del espacio. Al mismo tiempo, necesita reglas claras y comunicación abiertapara evitar desventajas. Una cosa está clara: la cultura corporativa determina en gran medida si funciona o no. La confianza, la delegación de responsabilidades y la participación del equipo en los procesos definidos son tan importantes como un buen concepto y el software adecuado.

Asegúrese de crear una lista de verificación individual, basada en los puntos que se enumeran aquí para la introducción, utilizando una guía. Flexopus estará encantado de ayudarle con eso. Póngase en contacto con nosotros aquí sin compromiso!

Flexopus es una de las principales soluciones para compartir escritorios en Alemania. Con nuestro software fácil de usar para compartir escritorios, es más fácil reservar lugares de trabajo, salas de reuniones, plazas de aparcamiento y hardware de TI. Además, los visitantes pueden registrarse de acuerdo con las normas de protección de datos. Cumple al 100% con la protección de datos, es seguro y flexible.