La guía para compartir escritorios de Flexopus

El trabajo flexible hace tiempo que dejó de ser una tendencia para convertirse en una realidad en muchas empresas. Precisamente, los modelos de trabajo híbridos plantean nuevos desafíos a las empresas: ¿Cómo se pueden utilizar los puestos de trabajo de forma óptima si no todos los empleados están en la oficina todos los días? Aquí es donde entra en juego el desk sharing. En esta guía explicamos qué significa el concepto de shared desk, cómo es un modelo de desk sharing, qué desafíos y factores de éxito existen y por qué un Software de Desk Sharing es indispensable.

¿Por qué es importante una guía de desk sharing?

El término Desk Sharing describe un modelo de trabajo en el que varios empleados comparten un escritorio. Esto significa que ya no hay un puesto de trabajo fijo para todos los empleados, sino que los escritorios se utilizan de forma flexible. A menudo, el desk sharing se equipara con términos como shared desk o Hot Desking , pero en esencia se refiere al mismo concepto. Para más información sobre la definición, consulte el Glosario. 

Para que el desk sharing funcione, se necesita un concepto bien pensado. Una guía de desk sharing define las reglas del juego y el marco para que la forma de trabajar no termine en un caos de hojas de Excel y empleados frustrados.

Componentes de una guía de desk sharing y preguntas que uno debería hacerse:

• Análisis de la utilización del espacio: ¿Cuántos empleados están realmente en la oficina al mismo tiempo, cuántos puestos de trabajo se necesitan?
• Asignación de recursos: ¿Qué áreas están destinadas a qué equipos? ¿Deberían los puestos estar habilitados solo para equipos específicos, es decir, divididos en las llamadas Homezones ?
• Reglas y directrices: Limpieza, objetos personales, tiempos de reserva – La política de escritorio limpio (Clean Desk Policy) es indispensable. ¿Qué reglas se necesitan?
• Comunicación: Todos los empleados deben comprender los beneficios y aceptar el cambio. ¿Cómo se comunicará la implementación?

Un buen concepto de desk sharing no solo tiene en cuenta los espacios de oficina, sino también la cultura empresarial y las necesidades de todos los empleados.

Desk sharing en el día a día laboral

Sin soporte digital, el desk sharing apenas es práctico. Aquí entra en juego el software de desk sharing .

Este software permite gestionar los puestos de trabajo. Los empleados ven en tiempo real qué puestos están libres o reservados, y así pueden organizar su día de trabajo ideal.

Las razones por las que el desk sharing es indispensable para una oficina moderna son diversas: Con una reserva de puestos de trabajo clara a través de un software de gestión de espacios de trabajo, está claramente definido quién se sienta dónde y cuándo. Esto proporciona previsibilidad y evita la frustración al buscar un escritorio. Además, destaca la facilidad de gestión para los administradores, junto con funciones de análisis detalladas: Se pueden realizar optimizaciones precisas del espacio y, en el mejor de los casos, incluso ahorrar espacio.

La transparencia sobre la ocupación y la necesidad de espacio resulta interesante tanto para el medio ambiente como para las finanzas de la empresa. Además, el desk sharing permite una distribución equitativa de los recursos de trabajo, independientemente de si los compañeros llegan a la oficina por la mañana o al mediodía. Si el recurso se reserva con un software de desk sharing, se mantiene la equidad. Otro punto interesante es la integración en el entorno de trabajo existente mediante conexiones con Outlook, Teams, Google y muchos más.

Especialmente para las empresas que desean implementar el uso compartido de escritorios (desk sharing) en Alemania, un software fiable de desk sharing es crucial para generar aceptación en el equipo. Como dice el dicho: "Lo que no se aprende a tiempo, no se aprende nunca".

Sin embargo, el desk sharing también presenta desafíos, los cuales se pueden consultar en el artículo del blog “Ventajas y desventajas del desk sharing” .

Buenas prácticas: Etiqueta para escritorios compartidos

Para que el desk sharing funcione, se necesita una etiqueta de escritorio compartido. Porque con la introducción de escritorios compartidos o hotdesking, las mesas deben dejarse de tal manera que se pueda trabajar de forma ordenada y sin el desorden del usuario anterior. Estos puntos son especialmente inevitables para la implementación del desk sharing:

1. Política de escritorio limpio: 

Dejar el puesto de trabajo tal como se encontró. ¿Quién quiere las migas del compañero en el teclado? Los documentos y el hardware informático deben guardarse después de usar el puesto de trabajo. Para no tener que llevarse estos objetos, como un disco duro o el portátil de trabajo, a casa, se podría aprovechar la oportunidad de guardar todo lo que se necesite al día siguiente en una taquilla. Con Flexopus, se puede usar una taquilla fácilmente mediante cerraduras inteligentes (SmartLocks): así, todos los documentos, carpetas y hardware informático están bien guardados y seguros.

2. Neutralidad en el escritorio: 

Los objetos personales deben llevarse al final de la jornada laboral o, como se mencionó en el punto 1, guardarse de forma adecuada y segura. Por ejemplo, en una taquilla, caja fuerte o en armarios designados.

3. Respeto mutuo: 

Es obvio, pero es esencial que se tenga consideración con los compañeros y que no se generen interrupciones innecesarias en el espacio compartido. Las conversaciones ruidosas y los talleres de equipo pueden tener lugar en zonas habilitadas para ello, o en salas de reuniones o cabinas telefónicas designadas, que también se pueden gestionar a través de Flexopus.

4. Revisión técnica: 

Los dispositivos deben tratarse correctamente, actualizarse según las directrices de la empresa y recibir mantenimiento. En el principio de escritorio compartido, es importante que los defectos se comuniquen directamente al administrador responsable, para que el puesto de trabajo pueda ser utilizado por todos de forma cómoda y totalmente funcional.

Desk Sharing: Guía e implementación paso a paso

La implementación del desk sharing es un proceso de cambio que requiere una buena comunicación de cambio. Como se suele decir: ¡El ser humano es un animal de costumbres! Pero con los pasos correctos, esto se logra sin problemas:

1. Analizar el propio espacio

‍Para entender las necesidades del propio equipo, primero se deben preguntar los hábitos del equipo, determinar la configuración estándar que deben tener los puestos de trabajo como mínimo y también calcular los días promedio que el equipo pasa en la oficina por semana.

Este análisis es increíblemente importante para determinar el número correcto de escritorios y permitir un trabajo eficiente con el hotdesking. Si se introduce un número inventado de mesas sin datos, el escritorio compartido puede llevar rápidamente a la frustración y la resistencia. Por lo tanto: ¡Primero defina los espacios y elabore un concepto individual!‍

2. Desarrollar el propio concepto

‍Con los datos del análisis, se pueden definir zonas para la colaboración, llamadas telefónicas y videollamadas, reuniones y pausas. ¿Cómo se pueden disponer las mesas para que el trabajo individual sea ideal, pero que también puedan tener lugar conversaciones ocasionales? Este concepto es el corazón del desk sharing.‍

3. Comunicación del cambio

‍Para lograr la aceptación del equipo, el proyecto debe comunicarse de forma clara. Destaque todas las ventajas del desk sharing y acompañe a su equipo en el camino hacia una oficina inteligente y moderna. ‍

4. Selección de software y fase de prueba conjunta

‍El desk sharing solo funciona con la implementación de una herramienta de reserva de escritorios, para que los puestos de trabajo puedan reservarse fácilmente con pocos clics o con uno solo. No deje toda la responsabilidad al equipo, ya que esto puede generar rápidamente rivalidad y frustración.
Elija el software más adecuado, compare precios, establezca requisitos claros y lance un proyecto piloto con un pequeño grupo. Estos conocimientos son importantes para la implementación del desk sharing.

4. Implementar el software

‍Elija un sistema de reserva de espacios de trabajo o, mejor aún, un software integral de gestión de espacios de trabajo como Flexopus e impleméntelo de forma controlada. Dé vida a su concepto con los planos de Flexopus y dibuje todas las zonas, mesas, salas e incluso, quizás, plazas de aparcamiento. Involucre a su equipo, piense en la comunicación adecuada y genere confianza.‍

5. Comentarios de los empleados

‍Recopile comentarios después del primer mes de implementación y tómese muy en serio las críticas y los elogios. La mayoría de las preocupaciones tienen razones para las que existe una solución y que aumentarán significativamente la eficiencia y la aceptación. Además, Flexopus ofrece funciones gratuitas como reservas de catering y servicios de instalaciones, y gestión de eventos. Quizás, a través de los comentarios de su equipo, descubra que puede optimizar aún más los procesos internos (de forma gratuita).‍

6. Medir resultados

‍Después de medio año, los datos de análisis de Flexopus ya permiten realizar las primeras optimizaciones y reestructuraciones. Quizás haya áreas de oficina poco utilizadas, el equipamiento de algunas mesas sea insuficiente, haya pocas cabinas telefónicas para llamadas o se necesite un registro de los puestos. Con Flexopus, puede optimizar continuamente su oficina inteligente junto con su equipo.‍

7. Escalar resultados y ahorrar costes

‍¿Tiene otras ubicaciones donde el desk sharing tenga sentido? Con los conocimientos adquiridos en los últimos meses, se puede seguir escalando. Además de la reserva de puestos de trabajo, salas de reuniones y plazas de aparcamiento, Flexopus también ofrece el gestión de visitantes incluyendo terminal de quiosco e impresión de credenciales y la gestión de activos para el inventario de hardware de TI y la flota de vehículos.
Todo esto se puede gestionar de forma integral.

Lista de verificación / Guía para la implementación del Desk Sharing

Descargue la lista de verificación para la implementación del Desk Sharing y encuentre la solución óptima para su empresa.

Conclusión

El desk sharing es el pilar de las oficinas modernas. Es una respuesta sostenible a las exigencias de los entornos de trabajo modernos, cada vez más digitales. Con una guía de desk sharing bien pensada y el software adecuado, el modelo puede implementarse con éxito.

Las empresas se benefician del ahorro de costes, la flexibilidad y el uso eficiente del espacio. Al mismo tiempo, se necesitan reglas claras y una comunicación abiertapara evitar inconvenientes. Está claro que la cultura empresarial determina en gran medida si funciona o no. La confianza, la delegación de responsabilidades y la implicación del equipo en procesos definidos son tan importantes como un buen concepto y el software adecuado.

Para ello, cree una lista de verificación individual, basándose en los puntos aquí mencionados para la implementación mediante una guía. Flexopus estará encantado de ayudarle. Póngase en contacto con nosotros sin compromiso aquí!

Flexopus es una de las soluciones líderes de desk sharing en Alemania. Con nuestro software de desk sharing fácil de usar, los puestos de trabajo, salas de reuniones, plazas de aparcamiento y hardware de TI se pueden reservar con total facilidad. Además, los visitantes pueden registrarse de forma conforme a la protección de datos. 100 % conforme a la protección de datos, seguro y flexible.