Der Flexopus Desk Sharing Leitfaden 

Flexibles Arbeiten ist längst kein Trend mehr, sondern Realität in vielen Unternehmen. Gerade hybride Arbeitsmodelle stellen Firmen vor neue Herausforderungen: Wie lassen sich Arbeitsplätze optimal nutzen, wenn nicht alle Mitarbeitenden jeden Tag im Büro sind? Genau hier kommt Desk Sharing ins Spiel. In diesem Leitfaden erklären wir, was Shared Desk bedeutet, wie ein Desk Sharing Konzept aussieht, welche Herausforderungen und Erfolgsfaktoren es gibt und warum eine Desk Sharing Software unverzichtbar ist.

Warum ist ein Desksharing Leitfaden wichtig?

Der Begriff Desk Sharing beschreibt ein Arbeitsmodell, bei dem sich mehrere Mitarbeitende einen Schreibtisch teilen. Das bedeutet: Es gibt nicht mehr für alle Angestellten einen festen Arbeitsplatz, sondern Schreibtische werden flexibel genutzt. Oft wird Desk Sharing mit Begriffen wie Shared Desk oder Hot Desking gleichgesetzt, gemeint ist im Kern aber dasselbe Konzept. Mehr Informationen zur Definition finden Sie im Lexikon. 

Damit Desk Sharing funktioniert, braucht es ein durchdachtes Konzept. Ein Desk Sharing Leitfaden definiert die Spielregeln und Rahmenbedingungen, damit die Arbeitsweise nicht im Chaos mit Exceltabellen und frustrierten Mitarbeitenden endet.

Bestandteile eines Desk Sharing Leitfadens und Fragen, die man sich stellen sollte:

• Analyse der Flächennutzung: Wie viele Mitarbeitende sind tatsächlich gleichzeitig im Büro, wie viele Arbeitsplätze werden benötigt?
• Ressourcenzuordnung: Welche Bereiche sind für welche Teams vorgesehen? Sollten Plätze nur für bestimmte Teams freigeschaltet sein, also in sogenannte Homezones eingeteilt werden?
• Regeln und Richtlinien: Sauberkeit, persönliche Gegenstände, Reservierungszeiten – Die Clean Desk Policy ist unverzichtbar. Welche Regeln werden benötigt?
• Kommunikation: Alle Mitarbeiter müssen die Vorteile verstehen und den Wandel akzeptieren. Wie wird die Einführung kommuniziert?

Ein gutes Desk Sharing Konzept berücksichtigt nicht nur die Büroflächen, sondern auch die Unternehmenskultur und die Bedürfnisse aller Mitarbeitenden.

Desk Sharing im Arbeitsalltag

Ohne digitale Unterstützung ist Desk Sharing kaum praktikabel. Hier kommt Desk Sharing Software ins Spiel.

Diese Software ermöglicht es, Arbeitsplätze zu verwalten. Mitarbeiter sehen in Echtzeit, welche Plätze frei oder reserviert sind, und können so ihren idealen Arbeitstag gestalten.

Die Gründe, warum Desk Sharing für ein modernes Büro unverzichtbar ist, sind vielfältig: Bei einer übersichtlichen Arbeitsplatzbuchung über eine Workplace Management Software, ist klar definiert, wer wo wann sitzt. So ist eine Planbarkeit gegeben und es entsteht kein Frust bei der Suche nach einem Desk. Außerdem sticht die einfache Verwaltung für Admins samt detaillierten Analysefunktionen heraus: Man kann genaue Optimierungen der Fläche vornehmen und im besten Fall sogar Fläche einsparen. Die Transparenz über Auslastung und Flächenbedarf ist sowohl die Umwelt als auch den Unternehmensgeldbeutel interessant. Zudem ermöglicht Desk Sharing die gerechte Verteilung von Arbeitsressourcen, unabhängig davon, ob Kolleginnen und Kollegen morgens oder erst mittags im Büro erscheinen. Wird die Ressource mit einer Desk Sharing Software gebucht, bleibt es fair. Ein weiterer spannender Punkt ist die Integration ins bestehende Arbeitsumfeld durch Anbindungen an Outlook, Teams, Google und viele mehr.

Besonders für Unternehmen, die Desk Sharing in Deutschland einführen wollen, ist eine zuverlässige Desk Sharing Software entscheidend, um Akzeptanz beim Team zu schaffen. Frei nach dem Motto “Was Hänschen nicht lernt, lernt Hans nimmermehr”.

Beim Desk Sharing erwarten einen jedoch ebenso Herausforderungen, diese können im Blogartikel “Vorteile und Nachteile von Desk Sharing” nachgelesen werden.

Best Practices: Shared Desk Etikette

Damit Desk Sharing funktioniert, braucht es eine Shared Desk Etikette. Denn mit der Einführung von Shared Desks oder Hotdesking, sollten die Tische so hinterlassen werden, dass man übersichtlich und ohne den Ballast des Vorgängers arbeiten kann. Besonders diese Punkte sin für das Einführen von Desksharing unvermeidbar:

1. Clean Desk Policy: 

Arbeitsplatz so hinterlassen, wie man ihn vorgefunden hat. Denn wer will schon die Krümel vom Kollegen auf der Tastatur? Dokumente und IT-Hardware müssen nach der Nutzung des Arbeitsplatzes weggeräumt werden. Damit man diese Gegenstände wie bspw. Eine Festplatte oder den Arbeitslaptop nicht mit nach Hause nehmen muss, könnte man hier die Möglichkeit ergreifen und alles, was am nächsten Tag wieder benötigt wird, in ein Schließfach zu platzieren. Mit Flexopus kann man mittels SmartLocks einfach ein Schließfach nutzen: So sind alle Dokumente, Ordner und IT-Hardware gut verräumt und sicher.

2. Neutralität am Desk: 

Persönliche Gegenstände sollten nach dem Feierabend wieder mitgenommen oder, wie unter Punkt 1 erwähnt, ordnungsgemäß und sicher verstaut werden. Zum Beispiel in einem Schließfach, Tresor oder in vorgesehenen Schränken.

3. Gegenseitiger Respekt: 

Es ist selbstverständlich, aber es ist essenziell, dass auf Kolleginnen und Kollegen Rücksicht genommen wird und keine unnötigen Störungen auf der gemeinsam genutzten Fläche entsteht. Laute Gespräche und Team Workshops können in dafür eingerichteten Zonen stattfinden oder in Besprechungsräumen oder designierten Telefonboxen, die man ebenso über Flexopus abbilden kann.

4. Technik-Check: 

Geräte müssen sachgemäß behandelt werden, nach Unternehmensrichtlinien aktualisiert werden und gewartet werden. Beim Shared Desk Prinzip ist es wichtig, dass Defekte direkt dem zuständigen Admin gemeldet werden, damit der Arbeitsplatz von allen bequem und voll funktionsfähig genutzt werden kann.

Desk Sharing: Schritt für Schritt Einführung und Leitfaden

Die Einführung von Desk Sharing ist ein Veränderungsprozess, welcher gute Change Kommunikation voraussetzt. Wie sagt man so schön: Der Mensch ist ein Gewohnheitstier! Mit den richtigen Schritten gelingt das aber reibungslos:

1. Die eigene Fläche analysieren

‍Um die Bedürfnisse des eigenen Teams zu verstehen, sollten erst einmal die Gewohnheiten des Teams erfragt werden, das Standard Set-Up, welches die Arbeitsplätze mindestens haben sollten ermittelt werden und auch die durchschnittlichen Tage, die das Team im Büro pro Woche verbringt ausgerechnet werden. Diese Analyse ist unglaublich wichtig, um die richtige Anzahl der Desks zu ermitteln und effizientes Arbeiten mit Hotdesking zu ermöglichen. Wenn ohne Daten eine erfundene Anzahl an Tischen eingeführt wird, kann Shared Desk schnell zu Frustration und Widerstand führen. Daher gilt: Erst Flächen definieren und ein individuelles Konzept ausarbeiten!‍

2. Das eigene Konzept entwickeln

‍Mit den Daten aus der Analyse können so Zonen für Kollaboration, Telefongespräche und Videocalls, Meetings und Pausen definiert werden. Wie können die Tische stehen, dass Stillarbeit ideal umsetzbar ist, aber dennoch auch Gespräche zwischendurch stattfinden können? Dieses Konzept ist das Herzstück für Desk Sharing.‍

3. Change Kommunikation

‍Um Akzeptanz im Team zu haben, muss das Vorhaben sauber kommuniziert werden. Arbeiten Sie alle Vorteile von Desk Sharing heraus und nehmen Sie ihr Team mit auf der Reise zum modernen Smart-Office. ‍

4. Softwareauswahl und gemeinsame Testphase

‍Desk Sharing funktioniert nur mit der Einführung einer Software, um Arbeitsplätze entspannt mit wenigen oder einem Klick buchbar zu machen. Überlassen Sie dem Team nicht die gesamte Verantwortung, denn so gibt es schnell Rivalität und Frust.
Suchen Sie sich die am besten geeignetste Software aus, vergleichen Sie Preise, setzen Sie bewusste Anforderungen und starten Sie mit einer kleinen Gruppe einen Testballon. Diese Erkenntnisse sind wichtig, für die Einführung von Desk Sharing.

4. Software einführen

‍Wählen Sie eine Arbeitsplatz Buchungssystem oder im besten Falle gleich eine vollumfängliche Workplace Management Software wie Flexopus aus und führen Sie diese kontrolliert ein. Lassen Sie Ihr Konzept zum Leben erwachen mit den Grundrissen von Flexopus und zeichnen Sie alle Zonen, Tische, Räume und vielleicht sogar Parkplätze ein. Binden Sie Ihr Team mit ein, denken Sie an die richtige Kommunikation und schaffen Sie Vertrauen.‍

5. Mitarbeiter Feedback

‍Sammeln Sie Feedback nach den ersten Monat der Einführung ein und nehmen Sie Kritik und Lob sehr ernst. Die meisten Anliegen haben Gründe, für die es eine Lösung gibt und die Effizienz und die Akzeptanz erheblich steigern werden. Flexopus bietet zudem Funktionen, die kostenlos sind wie Catering und Facility Service Buchungen und Event Management an. Vielleicht finden Sie durch das Feedback Ihres Teams heraus, dass Sie interne Prozesse (kostenlos) weiter optimieren können.‍

6. Ergebnisse messen

‍Nach einem halben Jahr können bereits durch die Flexopus Analysedaten erste Optimierungen und Umstrukturierungen durchgeführt werden. Vielleicht gibt es Bürobereiche, die ungern genutzt werden, die Ausstattung einiger Tische ist unzureichend, es gibt zu wenige Telefonzellen für Calls oder es bedarf einen Check-In der Plätze. Mit Flexopus können Sie Ihr smartes Office kontinuierlich gemeinsam mit Ihrem Team optimieren.‍

7. Ergebnisse skalieren und Kosten einsparen

‍Sie haben weitere Standorte, in denen Desk Sharing Sinn macht? Mit den Erkenntnissen der letzten Monate kann weiter skaliert werden. Flexopus bietet neben Arbeitsplatz, Besprechungsraum und Parkplatzbuchung zudem noch das Besuchermanagement inklusive Kiosk-Terminal und Badge-Printing und das Asset Management für die IT-Hardware und Fuhrpark Inventarisierung an.
All dies kann All-In-One abgebildet werden.

Desk Sharing Checkliste / Leitfaden für die Einführung

Laden Sie die Checkliste für die Einführung von Desk Sharing herunter und finden Sie die optimale Lösung für Ihr Unternehmen!

Fazit

Desk Sharing ist das Herzstück für moderne Büros. Es ist eine nachhaltige Antwort auf die Anforderungen moderner Arbeitswelten, die immer digitaler werden. Mit einem klar durchdachten Desk Sharing Leitfaden und der richtigen Software lässt sich das Modell erfolgreich umsetzen.

Unternehmen profitieren von Kosteneinsparungen, Flexibilität und effizienter Flächennutzung. Gleichzeitig braucht es klare Regeln und eine offene Kommunikation, um Nachteile zu vermeiden. Klar ist: Die Unternehmenskultur entscheidet zu einem hohen Maß, ob es klappt oder nicht. Vertrauen, Verantwortungsdelegation und die Einbindung des Teams in definierte Prozesse sind hierfür genauso wichtig, wie ein gutes Konzept und die richtige Software.

Erstellen Sie hierfür unbedingt eine individuelle Checkliste, aufbauend auf den hier aufgeführten Punkten für die Einführung mittels eines Leitfadens. Flexopus hilft Ihnen dabei gerne. Hier unverbindlich Kontakt aufnehmen!

Flexopus ist eine der führenden Desk Sharing Lösungen in Deutschland. Mit unserer benutzerfreundlichen Desk Sharing Software werden Arbeitsplätze, Meetingräume, Parkplätze und IT-Hardware kinderleicht buchbar gemacht. Außerdem können Besucher datenkonform registriert werden. 100 % datenschutzkonform, sicher und flexibel.