Herramienta de reserva de escritorio: más estructura para modelos de trabajo modernos

Los modelos de trabajo híbridos se han convertido en la norma en muchas empresas. Los equipos se dividen entre oficinas domésticas y oficinas, los lugares de trabajo se utilizan de forma flexible y los proyectos se adaptan a las necesidades individuales. Lo que a menudo falta es un sistema de reservas claramente estructurado para los lugares de trabajo híbridos, con el que los empleados puedan encontrar, reservar y reservar los escritorios adecuados. A Herramienta de reserva de escritorio Cierra exactamente esta brecha. Pone orden en la vida cotidiana, agrupa funciones de planificación, transparencia y evaluación, y ayuda a las empresas a utilizar el espacio y los lugares de trabajo de forma eficaz.

Nosotros en Flexopus tienen muchos años de experiencia práctica en el área de la reserva de escritorios y pueden recomendar lo siguiente para la selección, implementación y operación.

¿Qué es una herramienta de reserva de escritorio y por qué es importante?

Una herramienta de reserva de escritorio es una Software de reserva de lugares de trabajo, con el que los empleados buscan, reservan y reservan lugares de trabajo, zonas, habitaciones o plazas de aparcamiento en días presenciales. En una interfaz, idealmente en un gemelo digital de su oficina, puede ver en tiempo real qué recursos de la oficina están disponibles, qué funciones ofrece un espacio y qué reglas se aplican en el área correspondiente. Este software es compatible con varios modelos de trabajo, desde los clásicos escritorios compartidos hasta las configuraciones basadas en proyectos. Esto es importante para las empresas porque permite planificar la asistencia, los equipos se reúnen más fácilmente y las necesidades de equipo se hacen visibles.

¿Cuáles son las ventajas de la herramienta Desk Booking Tool?

Así es como la reserva de escritorio mejora el trabajo diario y el uso del espacio al mismo tiempo:

1. Planificación de la seguridad: Los equipos se coordinan más fácilmente, los servicios (por ejemplo, catering para reuniones) se planifican según sea necesario y los asientos se pueden asignar de acuerdo con la proximidad del equipo y del equipo.
2. Mejor uso del espacio: Los datos revelan qué zonas son populares y qué estaciones de trabajo suelen permanecer vacías. Las empresas pueden derivar conversiones o eliminaciones a partir de esto.
3. Experiencia de usuario agradable: Nadie quiere jugar a Seatsuche por la mañana. Una herramienta de reserva de escritorio permite reservar rápidamente los lugares de trabajo adecuados con funciones claramente visibles, como los monitores, el ajuste de altura o la proximidad a los compañeros.
4. Transparencia y cumplimiento de las normas: El registro, las normas y los derechos de los usuarios garantizan que las reservas sean comprensibles y que se cumplan las directrices.
5. Decisiones basadas en datos: Los paneles proporcionan cifras clave sobre la carga de trabajo, las horas punta y los modelos de trabajo utilizados. De esta manera, las empresas están en mejores condiciones de conciliar sus objetivos y necesidades.

Estos son los beneficios más importantes de Desk Booking.

Las funciones más importantes de una herramienta de reserva de escritorio

Una buena herramienta se mantiene en pie y se cae sus funciones. Presta atención a lo siguiente:

• Reserva fácil: Reserva y reserva lugares de trabajo en solo unos pasos a través del navegador y la aplicación móvil. Los favoritos, las reservas periódicas y los perfiles de los huéspedes ayudan en la vida diaria.
  
• Mapas interactivos: Planos de planta con estado de funcionamiento, filtros por equipo, proximidad del equipo, zona y planta. De este modo, se pueden comparar rápidamente las necesidades y encontrar el escritorio adecuado.
  
• Reglas y zonas: Grupos, zonas tranquilas, plazos de reserva y derechos de administrador. El software debe representar diferentes modelos de trabajo y permitir diferentes autorizaciones.
  
• Prevención de registros y ausencias: El registro opcional en la aplicación o mediante un código QR garantiza el uso de las estaciones de trabajo reservadas.
  
• Diversidad de recursos: No solo se deben reservar escritorios, sino también salas de reuniones, plazas de aparcamiento, casilleros y otros recursos de oficina.
  
• Funciones, derechos y protección de datos: El inicio de sesión único, las autorizaciones y el procesamiento que cumpla con el RGPD son obligatorios, especialmente en las empresas más grandes.
  
• Análisis e informes: Las estadísticas de uso, las tendencias y las comparaciones de ubicación basadas en los recursos dejan en claro qué tan bien se aceptan las funciones y los modelos de trabajo.
  
• Administración sencilla: Los sitios, los edificios, los pisos y los usuarios se pueden mantener sin conocimientos especiales. El sistema de reservas debe ser personalizable, sin complicadas incorporaciones ni intervenciones por parte de los empleados del software.
  
• Intégrese con Microsoft: Las interfaces con Microsoft 365 (por ejemplo, SSO/Azure AD, Outlook Calendar, Teams) facilitan la búsqueda y reserva de estaciones de trabajo directamente en un entorno familiar.
  

Cómo elegir la herramienta de reserva de escritorio adecuada

¿Cómo puedo iniciar correctamente una reserva de escritorio?

1. Defina los casos de uso: ¿Qué escritorios se reservan con qué frecuencia, qué necesidades son fundamentales y qué modelos de trabajo utilizan sus equipos?
   
2. Áreas de captura: Documente claramente los edificios, los pisos, las zonas, el número de lugares de trabajo y sus funciones.
   
3. Establece reglas: Plazo de reserva, duración máxima, requisito de registro, tramitación de las ausencias.
   
4. Inicie el piloto: Comience con un área, recopile comentarios, ajuste las funciones y comprenda las necesidades con mayor precisión.
   
5. Comunicación y formación: Guías breves, publicaciones internas, vídeos explicativos. Muestre cómo encontrar, reservar y reservar trabajos.
   
6. Mida y optimice: Observe la carga de trabajo, ajuste las reglas, reconstruya los lugares de trabajo o las zonas a medida que cambien las necesidades.

Flexopus: reserva de escritorio que impresiona en el día a día

Flexopus es una herramienta de reserva de escritorios para empresas que desean gestionar, reservar y reservar de forma centralizada escritorios, habitaciones, plazas de aparcamiento y otros recursos. El software se basa en la facilidad de uso, la diversidad de funciones, la facilidad de escalado a medida que aumentan las necesidades y una configuración de privacidad distintiva. El software está fabricado y alojado en Alemania, lo que es más bien la excepción en el panorama actual de las aplicaciones. Flexopus también es fácil de integrar en los sistemas de TI existentes, incluidas las herramientas comunes de Microsoft, como Teams o Outlook.

Cómo puede ayudar Flexopus

Encuentra y reserva rápidamente

Gracias a los planos de planta interactivos, sus empleados pueden ver inmediatamente qué escritorios están vacíos, ocupados o asignados permanentemente. También puede marcar las mesas y los compañeros como favoritos para poder encontrarlos rápidamente y filtrar los lugares de trabajo por equipo para satisfacer siempre las necesidades actuales.

Estructura real de la oficina en el sistema

Flexopus mapea ubicaciones, edificios, pisos y zonas a medida que sus equipos trabajan realmente. Los espacios de los equipos, las áreas de enfoque y las tablas de proyectos se vuelven visibles. Esto apoya diferentes modelos de trabajo y facilita la coordinación diaria. Asigne a sus empleados a grupos y, a continuación, concédales derechos de reserva prioritarios para los recursos seleccionados.

Reducir las ausencias

Con el registro opcional mediante un código QR, un asiento reservado solo se considera ocupado cuando llega alguien. Si no hay registro, se vuelve a liberar el lugar de trabajo. Por lo tanto, hay escritorios disponibles para reservas espontáneas.

Análisis significativos

Paneles de análisis inteligentes muestra la ocupación, las horas punta y los puntos críticos. Su empresa reconoce qué funciones se valoran y dónde deben rediseñarse los lugares de trabajo para satisfacer mejor las necesidades.

Funciones, derechos y privacidad

Con Inicio de sesión único, funciones administrativas distintivas y entornos diversos, las empresas siempre tienen el control. El software se puede administrar, sin necesidad de una formación prolongada, incluso en su entorno de Microsoft. Sin embargo, si necesita ayuda, nuestro equipo de soporte está aquí para ayudarlo.

Más que simples mesas

Además de los escritorios, puedes gestionar habitaciones, plazas de aparcamiento, taquillas o cerraduras inteligentes para tu entrada. Acerca del Gestión de visitantes invite a los invitados y habilite el registro rápido. En gestión de activos Gestione su inventario de forma centralizada y apruebe su reserva: desde vehículos para piscinas hasta hardware de TI. Los diversos módulos de Flexopus evitan el crecimiento de las herramientas y agrupan las funciones en un solo lugar.

Un breve vistazo a la vida cotidiana con Flexopus

Por la mañana, sus empleados abren la aplicación y eligen Filtros de zona de enfoque y monitor y vea varios escritorios coincidentes en el mapa. Con solo dos clics, el espacio está reservado. Cuando llegues, confirma la Registrarse. El equipo planea una reunión espontánea más tarde por la mañana. En el mapa Todos reconocen dónde están sentados sus colegas y reservan una habitación cercana para pasar la tarde. Al final del mes, el equipo de la Oficina revisa la evaluación. Esto demuestra que una zona es poco utilizada mientras que otra tiene una gran demanda. Su empresa está trasladando puestos de trabajo y adaptando las funciones para satisfacer las necesidades.

Mejores prácticas con Flexopus

• Incorpore las reglas al sistema: Plazo de reserva, aprobación automática de las ausencias mediante la función de registro, período máximo de reserva.
  
• Marque las zonas con claridad: Enfoque, colaboración, telefonía. Esto permite a los empleados encontrar los escritorios adecuados con mayor rapidez.
  
• Usa las zonas favoritas y de equipo: Las reservas recurrentes son más rápidas y las reuniones de equipo son más fáciles.
  
• Mejore continuamente: Verifique los datos, comprenda las necesidades, amplíe las funciones y rediseñe los lugares de trabajo.
  

Obstáculos comunes y cómo evitarlos

• Tamaño inicial demasiado grande: Comience con un área piloto, recopile comentarios y, a continuación, amplíe.
  
• Responsabilidades poco claras: Determine quién mantiene los planos de planta, actualiza las reglas y crea los informes.
  
• Muy pocos cambios en la comunicación: Muestre en ejemplos breves cómo buscar, reservar y reservar recursos de trabajo. Instruya a los empleados sin ser instructivos e involucre a todos explicándoles los antecedentes.
  
• Sin medición: Sin cifras clave, las necesidades siguen sin estar claras. Utilice los paneles de análisis inteligentes y haga deducciones periódicas de ellos.
  

Conclusión: estructura, transparencia y buenas experiencias de usuario

Una herramienta de reserva de escritorio pone orden en los días de oficina híbridos. Sus empleados pueden encontrar rápidamente los escritorios adecuados, los equipos pueden planificar la asistencia y los administradores de las instalaciones pueden analizar los espacios basándose en datos reales. Si implementa el software de manera estructurada, se comunica de manera coherente y evalúa regularmente sus directrices internas, creará una oficina que se adapte a sus modelos de trabajo y tenga en cuenta las necesidades tanto de su empresa como de sus empleados. Y gracias Integraciones en el panorama de Microsoft Reservar y reservar se convierte en una parte integral de la vida laboral diaria.