Introducción a la herramienta de reserva de escritorios: más estructura para los modelos de trabajo modernos

Los modelos de trabajo híbridos se han convertido en la norma en muchas empresas. Los equipos se dividen entre oficinas domésticas y oficinas, los lugares de trabajo se utilizan de forma flexible y los proyectos se adaptan a las necesidades individuales. Para garantizar un proceso fluido, se necesita un concepto claro de implementación de la reserva de escritorios. Lo que a menudo falta es un sistema de reservas claramente estructurado para los lugares de trabajo híbridos, con el que los empleados puedan encontrar, reservar y reservar los escritorios adecuados. A Herramienta de reserva de escritorio Cierra exactamente esta brecha. Pone orden en la vida cotidiana, agrupa funciones de planificación, transparencia y evaluación, y ayuda a las empresas a utilizar el espacio y los lugares de trabajo de forma eficaz.

Nosotros en Flexopus tienen muchos años de experiencia práctica en el área de la reserva de escritorios y pueden recomendar lo siguiente para la selección, implementación y operación.

¿Qué es una herramienta de reserva de escritorio y por qué es importante?

Una herramienta de reserva de escritorio es una Software de reserva de lugares de trabajo, con el que los empleados buscan, reservan y reservan lugares de trabajo, zonas, habitaciones o plazas de aparcamiento en días presenciales. En una interfaz, idealmente en un gemelo digital de su oficina, puede ver en tiempo real qué recursos de la oficina están disponibles, qué funciones ofrece un espacio y qué reglas se aplican en el área correspondiente. Este software es compatible con varios modelos de trabajo, desde los clásicos escritorios compartidos hasta las configuraciones basadas en proyectos. Esto es importante para las empresas porque permite planificar la asistencia, los equipos se reúnen más fácilmente y las necesidades de equipo se hacen visibles.

Ventajas de una introducción estructurada a la reserva de escritorio

Así es como una introducción bien pensada mejora la vida laboral diaria y el uso del espacio al mismo tiempo:

1. Planificación de la seguridad: Los equipos se coordinan más fácilmente, los servicios (por ejemplo, catering para reuniones) se planifican según sea necesario y los asientos se pueden asignar de acuerdo con la proximidad del equipo y del equipo. Una introducción estructurada garantiza que los empleados sepan cómo utilizar la reserva correctamente.
2. Mejor uso del espacio: Los datos revelan qué zonas son populares y qué estaciones de trabajo suelen permanecer vacías. Las empresas pueden derivar conversiones o eliminaciones a partir de esto.
3. Experiencia de usuario agradable: Con reglas claramente comunicadas e instrucciones paso a paso, Desk Booking se acepta rápidamente.
4. Transparencia y cumplimiento de las normas: El registro, las normas y los derechos de los usuarios garantizan que las reservas sean comprensibles y que se cumplan las directrices.
5. Decisiones basadas en datos: Los paneles proporcionan cifras clave sobre la carga de trabajo, las horas punta y los modelos de trabajo utilizados. De esta manera, las empresas están en mejores condiciones de conciliar sus objetivos y necesidades.

Estos son los beneficios más importantes de Desk Booking.

Las funciones más importantes de una herramienta de reserva de escritorio

Al introducir una herramienta de reserva de escritorio, debes prestar especial atención a estas funciones para que los empleados puedan entender y utilizar el sistema rápidamente. Los siguientes aspectos son importantes:

• Reserva fácil: Reserva y reserva lugares de trabajo en solo unos pasos a través del navegador y la aplicación móvil. Los favoritos, las reservas periódicas y los perfiles de los huéspedes ayudan en la vida diaria.
  
• Mapas interactivos: Planos de planta con estado de funcionamiento, filtros por equipo, proximidad del equipo, zona y planta. De este modo, se pueden comparar rápidamente las necesidades y encontrar el escritorio adecuado.
  
• Reglas y zonas: Grupos, zonas tranquilas, plazos de reserva y derechos de administrador. El software debe representar diferentes modelos de trabajo y permitir diferentes autorizaciones.
  
• Prevención de registros y ausencias: El registro opcional en la aplicación o mediante un código QR garantiza el uso de las estaciones de trabajo reservadas.
  
• Diversidad de recursos: No solo se deben reservar escritorios, sino también salas de reuniones, plazas de aparcamiento, casilleros y otros recursos de oficina.
  
• Funciones, derechos y protección de datos: El inicio de sesión único, las autorizaciones y el procesamiento que cumpla con el RGPD son obligatorios, especialmente en las empresas más grandes.
  
• Análisis e informes: Las estadísticas de uso, las tendencias y las comparaciones de ubicación basadas en los recursos dejan en claro qué tan bien se aceptan las funciones y los modelos de trabajo.
  
• Administración sencilla: Los sitios, los edificios, los pisos y los usuarios se pueden mantener sin conocimientos especiales. El sistema de reservas debe ser personalizable, sin complicadas incorporaciones ni intervenciones por parte de los empleados del software.
  
• Intégrese con Microsoft: Las interfaces con Microsoft 365 (por ejemplo, SSO/Azure AD, Outlook Calendar, Teams) facilitan la búsqueda y reserva de estaciones de trabajo directamente en un entorno familiar.
  

Cómo elegir la herramienta de reserva de escritorio adecuada

Desafíos a la hora de implementar un software de reservas de escritorio y cómo dominarlos con destreza

Sin lugar a dudas, la introducción de un sistema de reservas de escritorio inicialmente requiere tiempo y esfuerzo. Deben repensar los procesos, capacitar a los empleados y crear bases técnicas; sin embargo, los beneficios a largo plazo superan claramente a los beneficios a largo plazo.

Sin embargo, con la preparación adecuada y una comunicación clara, los desafíos se pueden superar. Analicemos juntos los obstáculos más comunes y veamos cómo puedes evitarlos de manera inteligente:

Aceptación entre los empleados: cómo reducir la resistencia

El cambio no siempre se recibe con entusiasmo; esto también se aplica a las nuevas tecnologías, como la reserva de escritorio. Es posible que algunos empleados se pregunten: «¿Por qué debo reservar de repente mi escritorio cuando he tenido una plaza permanente durante años? »

Requisitos técnicos y organizativos: formación y normas claras

Otro obstáculo común a la hora de implementar la reserva de escritorio es hacer frente a las nuevas tecnologías y procesos. Algunos miembros del equipo se sienten abrumados cuando no saben exactamente cómo funciona el sistema de reservas o qué significan las nuevas reglas en la vida cotidiana de la oficina.

Privacidad y seguridad de los datos: protección de datos personales

Un tema delicado a la hora de introducir el software de reservas de escritorio es el manejo de los datos personales. Es posible que a los empleados les preocupe que sus reservas o movimientos en la oficina estén siendo monitoreados.

Consejos para la introducción exitosa del software de reservas de escritorio

La introducción de un sistema de reservas de escritorio es un paso estratégico que puede revolucionar la organización de su oficina y aumentar la satisfacción de los empleados. Para que la transición sea fluida, es crucial una planificación inteligente. Estos son algunos consejos comprobados sobre cómo introducir con éxito Desk Booking en su empresa:

1. Comuníquese de manera clara y temprana

La transparencia es la clave para una implementación exitosa. Informe a sus empleados desde el principio por qué se está introduciendo el nuevo sistema de reservas y qué beneficios supone para ellos personalmente. Haga hincapié en aspectos como la flexibilidad, la mejora de la colaboración y la capacidad de adaptar los lugares de trabajo de forma óptima a sus necesidades.

Consejo: Organice sesiones informativas o cree una sección de preguntas frecuentes que responda a todas las preguntas comunes sobre la nueva solución.

2. Comience con una fase piloto

Antes de que el sistema de reservas de escritorio se implemente en toda la empresa, se recomienda comenzar con una fase piloto. Seleccione un equipo o departamento pequeño para probar el sistema en condiciones reales. Esto le permite recopilar comentarios valiosos, identificar las debilidades y adaptar la solución a las necesidades específicas de su organización.

Consejo: Utilice los resultados de la fase piloto para optimizar aún más el sistema y desarrollar las mejores prácticas para su implementación en otros equipos. Los empleados convencidos del grupo piloto también pueden actuar como embajadores para ayudar a otros a empezar.

3. Elija un software de reservas de escritorio fácil de usar

Un software intuitivo de reservas de escritorio es crucial para la aceptación en su empresa. Con Flexopus, puede confiar en una solución versátil y fácil de usar que se integra perfectamente en el trabajo diario.

Ya sea a través de la intuitiva aplicación de reservas de escritorio o directamente a través del integración en Microsoft Teams y Office 365: Flexopus facilita la reserva de estaciones de trabajo. Los empleados ven los trabajos disponibles en tiempo real y pueden reservarlos, cancelarlos o volver a reservarlos fácilmente. Además, el software proporciona valiosas evaluaciones del uso de la oficina para que pueda administrar y optimizar sus recursos de manera eficiente.

4. Entrena a tus equipos

Las nuevas tecnologías pueden generar incertidumbre si no se explican correctamente. Asegúrese de que sus empleados sepan cómo funciona el sistema de reservas y ofrézcales muchos materiales de formación, desde tutoriales en vídeo hasta talleres interactivos.

Consejo: Crea instrucciones sencillas paso a paso que expliquen el proceso de reserva.

5. Establezca reglas claras

Defina desde el principio cómo se debe utilizar el sistema de reservas de escritorio. Las directrices claras ayudan a evitar malentendidos. Las reglas podrían ser, por ejemplo:

• ¿Con cuánta antelación se pueden reservar plazas de trabajo?
• ¿Qué ocurre si no se utiliza una reserva?
• ¿Qué áreas de la oficina son flexibles y cuáles están reservadas para equipos fijos?

Consejo: Comunique estas reglas con claridad y facilite el acceso a ellas.

6. Mantenga la privacidad y la seguridad

transparencia y Cumplimiento del RGPD son la razón de ser de compartir escritorios. Asegúrese de que su software de reserva de escritorios cumpla con los más altos estándares de protección de datos y de que no se recopilen datos innecesarios. Comunique con claridad qué datos se almacenan, por qué ocurren y cómo se protegen.

Consejo: Los sistemas de reserva de escritorio, como Flexopus, le ofrecen una configuración de privacidad integral para que, por ejemplo, pueda recopilar datos anónimos sobre la carga de trabajo. La formación regular sobre protección de datos también ayuda a reforzar la confianza de sus empleados.

7. Utilice datos en tiempo real para optimizar

Una de las principales ventajas de los sistemas modernos de reservas de escritorio es la capacidad de recopilar datos sobre la carga de trabajo y aprender de ellos. Utilice esta información para mejorar su para optimizar el espacio de oficina a largo plazo. Por ejemplo, puede ver qué áreas son particularmente populares o en las que hay capacidad no utilizada.

Consejo: Comunique los resultados y las mejoras abiertamente para demostrar que el sistema se utiliza no solo de forma organizativa sino también estratégica para mejorar el trabajo diario de todos.

8. Crea un canal de comunicación abierto

La introducción de un nuevo sistema funciona mejor cuando se crea un espacio para los comentarios. Haz saber a tus empleados que sus opiniones son importantes y que estás preparado para seguir adaptando el sistema.

Consejo: Configure un punto de contacto central, como una dirección de correo electrónico exclusiva o un equipo de soporte, para recopilar preguntas o sugerencias de mejora.

9. Celebra el éxito

Los cambios se ven con frecuencia con escepticismo. Por lo tanto, es aún más importante hacer visibles los éxitos. Celebra los pequeños hitos, como una introducción exitosa a un equipo o los primeros comentarios positivos.

Consejo: Comparta sus éxitos en boletines internos o en su plataforma corporativa para aumentar la aceptación y la motivación.

Flexopus: reserva de escritorio que impresiona en el día a día

Flexopus es una herramienta de reserva de escritorios para empresas que desean gestionar, reservar y reservar de forma centralizada escritorios, habitaciones, plazas de aparcamiento y otros recursos. El software se basa en la facilidad de uso, la diversidad de funciones, la facilidad de escalado a medida que aumentan las necesidades y una configuración de privacidad distintiva. El software está fabricado y alojado en Alemania, lo que es más bien la excepción en el panorama actual de las aplicaciones. Flexopus también es fácil de integrar en los sistemas de TI existentes, incluidas las herramientas comunes de Microsoft, como Teams o Outlook.

Cómo puede ayudar Flexopus

Encuentra y reserva rápidamente

Gracias a los planos de planta interactivos, sus empleados pueden ver inmediatamente qué escritorios están vacíos, ocupados o asignados permanentemente. También puede marcar las mesas y los compañeros como favoritos para poder encontrarlos rápidamente y filtrar los lugares de trabajo por equipo para satisfacer siempre las necesidades actuales.

Estructura real de la oficina en el sistema

Flexopus mapea ubicaciones, edificios, pisos y zonas a medida que sus equipos trabajan realmente. Los espacios de los equipos, las áreas de enfoque y las tablas de proyectos se vuelven visibles. Esto apoya diferentes modelos de trabajo y facilita la coordinación diaria. Asigne a sus empleados a grupos y, a continuación, concédales derechos de reserva prioritarios para los recursos seleccionados.

Reducir las ausencias

Con el registro opcional mediante un código QR, un asiento reservado solo se considera ocupado cuando llega alguien. Si no hay registro, se vuelve a liberar el lugar de trabajo. Por lo tanto, hay escritorios disponibles para reservas espontáneas.

Análisis significativos

Paneles de análisis inteligentes muestra la ocupación, las horas punta y los puntos críticos. Su empresa reconoce qué funciones se valoran y dónde deben rediseñarse los lugares de trabajo para satisfacer mejor las necesidades.

Funciones, derechos y privacidad

Con Inicio de sesión único, funciones administrativas distintivas y entornos diversos, las empresas siempre tienen el control. El software se puede administrar, sin necesidad de una formación prolongada, incluso en su entorno de Microsoft. Sin embargo, si necesita ayuda, nuestro equipo de soporte está aquí para ayudarlo.

Más que simples mesas

Además de los escritorios, puedes gestionar habitaciones, plazas de aparcamiento, taquillas o cerraduras inteligentes para tu entrada. Acerca del Gestión de visitantes invite a los invitados y habilite el registro rápido. En gestión de activos Gestione su inventario de forma centralizada y apruebe su reserva: desde vehículos para piscinas hasta hardware de TI. Los diversos módulos de Flexopus evitan el crecimiento de las herramientas y agrupan las funciones en un solo lugar.

Un breve vistazo a la vida cotidiana con Flexopus

Por la mañana, sus empleados abren la aplicación y eligen Filtros de zona de enfoque y monitor y vea varios escritorios coincidentes en el mapa. Con solo dos clics, el espacio está reservado. Cuando llegues, confirma la Registrarse. El equipo planea una reunión espontánea más tarde por la mañana. En el mapa Todos reconocen dónde están sentados sus colegas y reservan una habitación cercana para pasar la tarde. Al final del mes, el equipo de la Oficina revisa la evaluación. Esto demuestra que una zona es poco utilizada mientras que otra tiene una gran demanda. Su empresa está trasladando puestos de trabajo y adaptando las funciones para satisfacer las necesidades.

Mejores prácticas con Flexopus

• Incorpore las reglas al sistema: Plazo de reserva, aprobación automática de las ausencias mediante la función de registro, período máximo de reserva.
  
• Marque las zonas con claridad: Enfoque, colaboración, telefonía. Esto permite a los empleados encontrar los escritorios adecuados con mayor rapidez.
  
• Usa las zonas favoritas y de equipo: Las reservas recurrentes son más rápidas y las reuniones de equipo son más fáciles.
  
• Mejore continuamente: Verifique los datos, comprenda las necesidades, amplíe las funciones y rediseñe los lugares de trabajo.
  

Obstáculos comunes y cómo evitarlos

• Tamaño inicial demasiado grande: Comience con un área piloto, recopile comentarios y, a continuación, amplíe.
  
• Responsabilidades poco claras: Determine quién mantiene los planos de planta, actualiza las reglas y crea los informes.
  
• Muy pocos cambios en la comunicación: Muestre en ejemplos breves cómo buscar, reservar y reservar recursos de trabajo. Instruya a los empleados sin ser instructivos e involucre a todos explicándoles los antecedentes.
  
• Sin medición: Sin cifras clave, las necesidades siguen sin estar claras. Utilice los paneles de análisis inteligentes y haga deducciones periódicas de ellos.
  

Conclusión: estructura, transparencia y buenas experiencias de usuario

Una herramienta de reserva de escritorio pone orden en los días de oficina híbridos. Sus empleados pueden encontrar rápidamente los escritorios adecuados, los equipos pueden planificar la asistencia y los administradores de las instalaciones pueden analizar los espacios basándose en datos reales. Si introduce la herramienta de reserva de escritorios de forma estructurada, establece normas claras e involucra a los empleados desde el principio, el resultado es una oficina que se adapta a sus modelos de trabajo y tiene en cuenta las necesidades tanto de su empresa como de sus empleados. Y gracias Integraciones en el panorama de Microsoft Reservar y reservar se convierte en una parte integral de la vida laboral diaria.