Actualización de producto Flexopus: aspectos destacados de los últimos seis meses

En los últimos lanzamientos, Flexopus ha evolucionado notablemente con mejoras en la reserva de espacios, gestión de servicios, experiencia de visitantes, soporte de dispositivos y control administrativo. Desde la versión 2.38.0 a la 2.44.0 hemos perseguido un objetivo claro: hacer que la gestión de espacios de trabajo híbridos sea más flexible, escalable e intuitiva, tanto para usuarios como para administradores. Este artículo ofrece una visión general de todas las novedades y muestra cómo ha avanzado Flexopus.

Mejoras en la plataforma y administración

A lo largo de varios lanzamientos, hemos introducido numerosas mejoras que brindan a los administradores mayor control, flexibilidad y coherencia.

Gestión de idiomas y usuarios

Los administradores ahora pueden establecer un idioma predeterminado para los usuarios. Esto garantiza una incorporación uniforme para equipos internacionales, manteniendo la posibilidad de realizar ajustes de idioma individuales.

Además, se ha introducido la delegación de acceso (beta). Permite a los usuarios designar representantes que gestionen reservas en su nombre sin compartir credenciales. Esta función es ideal para roles de asistencia, jefes de equipo o apoyo ejecutivo.

Gestión de dispositivos y pantallas

Flexopus ha ampliado su ecosistema de dispositivos con:

• Soporte para Android Management API (beta) para pantallas Android gestionadas centralmente
• Nuevos tipos de dispositivos basados en quiosco para casos de uso específicos, como proveedores de servicios o visitantes
• Opciones de control más detalladas para el comportamiento del quiosco, incluido el escaneo opcional de códigos QR

Estas mejoras facilitan el uso escalable de Flexopus, desde la recepción y los planos de planta hasta los terminales de servicio.

Reserva de espacios y colaboración

Un enfoque central de los últimos lanzamientos ha sido mejorar la visibilidad y la colaboración en el lugar de trabajo.

Mejoras en el plano en vivo y la visualización de presencia

El plano en vivo muestra ahora avatares o fotos de perfil de los usuarios directamente en los planos al hacer zoom. Así, es más rápido identificar quién está presente y dónde se sientan los compañeros.

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Las funciones de presencia se han mejorado adicionalmente mediante:

• Una lista de favoritos ampliada con hasta 50 compañeros
• Mejores opciones de filtro y búsqueda dentro de los favoritos
• Una visualización más clara de la presencia de miembros clave del equipo

Horarios de apertura personalizados para edificios

Se han introducido horarios de apertura personalizados para edificios individuales en el área de Workplace. Los administradores ahora pueden definir horarios de apertura y cierre específicos para cada edificio, los cuales prevalecen sobre los límites de reserva globales. Esto permite reflejar con precisión las diferentes disponibilidades de cada ubicación y gestionar mejor las reservas.

Franjas horarias reservables

Al realizar reservas, ahora es posible seleccionar franjas horarias predefinidas como mañana, tarde o día completo, configurándose los horarios de forma automática.

Mejoras en la gestión de eventos (Beta)

La gestión de eventos se ha ampliado continuamente, incluyendo, entre otras cosas:

• Una pestaña de participantes con visualización del estado de asistencia (confirmado, tal vez, cancelado, pendiente)
• Una mejor integración con calendarios y la transparencia general del lugar de trabajo

Funciones de calendario e integración

Flexopus refuerza su papel como sistema central de gestión del lugar de trabajo mediante integraciones más profundas.

Extensiones de Microsoft Exchange

Además de las integraciones en la nube existentes, Flexopus ahora también es compatible con servidores Microsoft Exchange autohospedados (Beta). Esto representa un paso importante para clientes empresariales y entornos de TI locales (on-premises), permitiendo:

• Sincronización de calendarios
• Visibilidad de eventos
• Procesos de reserva fluidos entre diferentes sistemas

Mejoras en la gestión de servicios

La gestión de servicios ha recibido algunas de las mejoras funcionales más extensas en estas versiones.

Configuración avanzada para proveedores de servicios

Los administradores ahora pueden configurar ajustes de pedido detallados por proveedor de servicios, incluyendo:

• Requisitos de aprobación manual
• Plazos de gracia para cambios
• Restricciones en la creación y edición de pedidos
• Disponibilidad durante el fin de semana
• Avisos individuales

Además, los proveedores de servicios pueden definir categorías de artículos, cada una con su propia configuración. Esto permite flujos de trabajo de servicio más estructurados y predecibles.

Experiencia de pedido mejorada

Los usuarios se benefician de un proceso de pedido más fluido, gracias a mejoras como:

• Entrada directa del número de participantes durante el pedido
• Avisos claros en caso de restricciones o límites
• Mejor visibilidad de los artículos y presentaciones más claras
• Los servicios de catering pueden planificarse y gestionarse directamente desde Outlook para citas vinculadas

Service-Analysen und Exporte

Flexopus bietet nun ein Service-Statistik-Dashboard, das Administratoren Einblicke in folgende Bereiche gibt:

• Bestellvolumen
• Gesamtbestellwerte
• Kostenstellenverteilung
• Häufig bestellte Services

Service-Bestellungen können außerdem als PDF, CSV oder XLSX exportiert werden, um sie auszuwerten, zu teilen oder zu archivieren.

Service-Provider-Kiosk

Ein neuer Gerätetyp, der Service-Provider-Kiosk, stellt Service-Teams eine schreibgeschützte Übersicht über zugewiesene Bestellungen zur Verfügung, ohne Zugriff auf administrative Einstellungen. Dies ist besonders geeignet für Catering, Facility-Management oder externe Dienstleister.

Verbesserungen im Besuchermanagement

Die Besucherprozesse im Besuchermanagement wurden schneller, zuverlässiger und professioneller gestaltet. Zu den wichtigsten Neuerungen zählen:

• Exporte täglicher Besucherlisten im CSV- oder XLSX-Format für Empfangsteams
• Automatischer Badge-Druck nach dem Check-in am Kiosk
• Optionale Deaktivierung des QR-Code-Scanners für Kiosksysteme ohne Kamera
• Administratoren können nun Besucher den Check-in am Besucherkiosk auch ohne vorherige Einladung ermöglichen, indem eine entsprechende Einstellung aktiviert und kioskspezifische Einladungsvorlagen definiert werden

Diese Verbesserungen steigern die Effizienz am Empfang, ohne Abstriche bei Sicherheit oder Flexibilität zu machen.

Verbesserungen im Asset Management

Auch das Asset Management wurde weiter abgesichert. So ist es nun nicht mehr möglich, eingeschränkte Asset-Buchungen zu löschen. Dadurch bleibt sichergestellt, dass kritische Geräte korrekt zugewiesen bleiben und unbeabsichtigte Unterbrechungen vermieden werden.

Was das für Flexopus-Nutzer bedeutet

Zwischen den Versionen 2.38.0 und 2.44.0 hat sich Flexopus von einem leistungsstarken Workplace Booking Tool zu einer noch umfassenderen Plattform für hybrides Arbeiten entwickelt. Die Neuerungen sorgen für:

• Mehr Transparenz für Mitarbeitende
• Mehr Kontrolle für Administratoren
• Tiefere Integrationen für IT-Teams
• Intelligentere Workflows für Services und Besucher
• Skalierbare Geräte- und Kiosk-Unterstützung

Dies bildet die Grundlage für die nächsten Entwicklungsschritte von Flexopus.

Wer tiefer in die einzelnen Releases einsteigen und weitere neue Features entdecken möchte, findet alle Details in den vollständigen Changelogs der folgenden Versionen:

• Release 2.38.0
• Release 2.39.0
• Release 2.40.0
• Release 2.41.0
• Release 2.42.0
• Release 2.43.0
• Release 2.44.0