Aggiornamento prodotto Flexopus: i punti salienti degli ultimi sei mesi

Nelle ultime release, Flexopus ha compiuto passi da gigante con miglioramenti nella prenotazione delle postazioni, nella gestione dei servizi, nell'esperienza dei visitatori, nel supporto ai dispositivi e nel controllo amministrativo. Dalla versione 2.38.0 alla 2.44.0 abbiamo perseguito un obiettivo chiaro: rendere la gestione degli spazi di lavoro ibridi più flessibile, scalabile e intuitiva, sia per gli utenti che per gli amministratori. Questo articolo offre una panoramica di tutte le novità e mostra come Flexopus si è evoluto.

Miglioramenti alla piattaforma e alla gestione

Nel corso di diverse release, abbiamo introdotto numerose estensioni che offrono agli amministratori maggiore controllo, flessibilità e coerenza.

Gestione della lingua e degli utenti

Gli amministratori possono ora impostare una lingua predefinita per gli utenti. Ciò garantisce un onboarding uniforme per i team internazionali, pur mantenendo la possibilità di impostazioni linguistiche individuali.

È stata inoltre introdotta la delega di accesso (beta). Consente agli utenti di nominare dei sostituti che possono gestire le prenotazioni per loro conto senza condividere le credenziali. Questa funzione è ideale per ruoli di assistenza, team leader o supporto esecutivo.

Gestione di dispositivi e display

Flexopus ha ampliato il suo ecosistema di dispositivi includendo:

• Supporto per Android Management API (beta) per display Android gestiti centralmente
• Nuovi tipi di dispositivi basati su kiosk per casi d'uso specifici, ad esempio per fornitori di servizi o visitatori
• Opzioni di controllo più dettagliate per il comportamento dei kiosk, inclusa la scansione opzionale di codici QR

Queste estensioni facilitano l'implementazione scalabile di Flexopus, dall'area reception alle planimetrie dei piani fino ai terminali di servizio.

Prenotazione postazioni e collaborazione

Uno dei punti focali delle ultime release è stato il miglioramento della visibilità e della collaborazione sul posto di lavoro.

Estensioni nella mappa live e nella visualizzazione delle presenze

La mappa live mostra ora gli avatar/immagini del profilo degli utenti direttamente sulle planimetrie quando si esegue lo zoom. In questo modo è più facile vedere chi è presente e dove sono seduti i colleghi.

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Le funzioni di presenza sono state ulteriormente migliorate tramite:

• Un elenco di preferiti esteso fino a 50 colleghi
• Opzioni di filtro e ricerca migliorate all'interno dei preferiti
• Una visualizzazione più chiara della presenza dei membri chiave del team

Orari di apertura personalizzati per gli edifici

Per l'area Workplace sono stati introdotti orari di apertura personalizzati per i singoli edifici. Gli amministratori possono ora definire orari di apertura e chiusura specifici per ogni edificio, che sovrascrivono i limiti di prenotazione globali. Ciò consente di rappresentare in modo realistico le diverse disponibilità delle rispettive sedi e di gestire meglio le prenotazioni.

Finestre temporali prenotabili

Per le prenotazioni è ora possibile selezionare finestre temporali predefinite come mattina, pomeriggio o giornata intera, con l'impostazione automatica degli orari.

Miglioramenti nella gestione degli eventi (Beta)

La gestione degli eventi è stata costantemente ampliata, includendo tra l'altro:

• Una scheda partecipanti con visualizzazione dello stato di partecipazione (accettato, forse, rifiutato, in attesa)
• Una migliore integrazione con i calendari e la trasparenza generale dello spazio di lavoro

Funzioni di calendario e integrazione

Flexopus rafforza il suo ruolo di sistema centrale di gestione dell'ambiente di lavoro grazie a integrazioni più profonde.

Estensioni per Microsoft Exchange

Oltre alle integrazioni cloud esistenti, Flexopus supporta ora anche i server Microsoft Exchange ospitati internamente (Beta). Questo rappresenta un passo importante per i clienti enterprise e gli ambienti IT on-premise, consentendo:

• Sincronizzazione del calendario
• Visibilità degli eventi
• Processi di prenotazione fluidi tra diversi sistemi

Miglioramenti nella gestione dei servizi

In queste versioni, la gestione dei servizi ha ricevuto alcuni degli ampliamenti funzionali più completi.

Configurazione avanzata per i fornitori di servizi

Gli amministratori possono ora configurare impostazioni di ordine dettagliate per ogni fornitore di servizi, tra cui:

• Requisiti per approvazioni manuali
• Periodi di tolleranza per le modifiche
• Restrizioni alla creazione e modifica degli ordini
• Disponibilità nel fine settimana
• Avvisi personalizzati

Inoltre, i fornitori di servizi possono definire categorie di articoli, ciascuna con la propria configurazione. Ciò consente flussi di lavoro di servizio più strutturati e pianificabili.

Esperienza di ordinazione migliorata

Gli utenti beneficiano di un processo di ordinazione più fluido, grazie tra l'altro a:

• Inserimento diretto del numero di partecipanti durante l'ordine
• Avvisi chiari in caso di restrizioni o limiti
• Migliore visibilità degli articoli e visualizzazioni più chiare
• I servizi di catering possono essere pianificati e gestiti direttamente da Outlook per gli appuntamenti collegati

Analisi e report dei servizi

Flexopus offre ora una dashboard per le statistiche dei servizi che fornisce agli amministratori approfondimenti sulle seguenti aree:

• Volume degli ordini
• Valori totali degli ordini
• Distribuzione dei centri di costo
• Servizi richiesti più di frequente

Gli ordini di servizio possono inoltre essere esportati in formato PDF, CSV o XLSX per essere analizzati, condivisi o archiviati.

Kiosk per fornitori di servizi

Un nuovo tipo di dispositivo, il kiosk per fornitori di servizi, mette a disposizione dei team di assistenza una panoramica in sola lettura degli ordini assegnati, senza accesso alle impostazioni amministrative. Questa soluzione è particolarmente indicata per catering, facility management o fornitori di servizi esterni.

Miglioramenti nella gestione dei visitatori

I processi di gestione dei visitatori sono stati resi più rapidi, affidabili e professionali. Tra le principali novità figurano:

• Esportazione delle liste giornaliere dei visitatori in formato CSV o XLSX per il personale alla reception
• Stampa automatica del badge dopo il check-in al kiosk
• Disattivazione opzionale dello scanner di codici QR per i sistemi kiosk privi di fotocamera
• Gli amministratori possono ora consentire ai visitatori di effettuare il check-in al kiosk anche senza un invito preventivo, attivando l'apposita impostazione e definendo modelli di invito specifici per il kiosk

Questi miglioramenti aumentano l'efficienza alla reception senza compromettere la sicurezza o la flessibilità.

Miglioramenti nella gestione delle risorse

Anche la gestione delle risorse è stata ulteriormente protetta. Non è più possibile eliminare le prenotazioni di risorse limitate. In questo modo si garantisce che i dispositivi critici rimangano assegnati correttamente, evitando interruzioni involontarie.

Cosa significa questo per gli utenti Flexopus

Tra le versioni 2.38.0 e 2.44.0, Flexopus si è evoluto da un potente strumento di prenotazione postazioni a una piattaforma ancora più completa per il lavoro ibrido. Le novità garantiscono:

• Maggiore trasparenza per i dipendenti
• Maggiore controllo per gli amministratori
• Integrazioni più profonde per i team IT
• Flussi di lavoro più intelligenti per servizi e visitatori
• Supporto scalabile per dispositivi e kiosk

Ciò costituisce la base per i prossimi passi nello sviluppo di Flexopus.

Chi desidera approfondire i singoli rilasci e scoprire ulteriori nuove funzionalità può trovare tutti i dettagli nei changelog completi delle seguenti versioni:

• Release 2.38.0
• Release 2.39.0
• Release 2.40.0
• Release 2.41.0
• Release 2.42.0
• Release 2.43.0
• Release 2.44.0