Novità: Flexopus Asset Management per la contabilità patrimoniale e nuove funzionalità

Elenchi Excel, ping pong via email e «Chi ha effettivamente il monitor? «: La gestione dell'inventario in ufficio spesso sembra un progetto secondario che richiede comunque tempo ogni giorno. È proprio qui che entra in gioco Flexopus Asset Management. Come modulo di gestione patrimoniale all'interno Software di gestione del posto di lavoro Riordina l'hardware IT, l'attrezzatura della piscina, i veicoli aziendali, gli accessori per riunioni o tutto ciò che deve essere spostato, preso in prestito, assegnato o documentato nella vita quotidiana in ufficio. E ora è ancora più pratico: con gli asset QR code, gli oggetti possono essere chiaramente identificati in loco e accessibili direttamente nel sistema e assegnati a risorse specifiche. Allo stesso tempo, i dati strutturati sugli asset e l'importazione e l'esportazione creano le basi per supportare in modo chiaro la contabilità degli asset: si tratta di un software di inventario che rende i dati rapidamente disponibili invece di nasconderli.

Inventariare le risorse utilizzando codici QR gratuiti

L'inventario diventa efficiente quando inizia con l'oggetto stesso. Questo è esattamente lo scopo dei nostri codici QR Flexopus Asset: ogni risorsa può essere collegata a un adesivo con codice QR in modo che utenti e amministratori possano accedere direttamente all'oggetto appropriato mediante scansione. Ogni codice QR contiene un ID univoco e può essere assegnato a una sola risorsa alla volta.

Il processo tipico è volutamente mantenuto semplice:

1. Richiedi codici QR
   In qualità di amministratore, puoi richiedere i codici QR via e-mail al team di supporto di Flexopus. La richiesta include l'URL della tua applicazione Flexopus, il numero desiderato, il tuo nome e l'indirizzo postale. I codici QR vengono inviati per posta e sono gratuiti al 100% per i clienti Flexopus.
   
2. Allega i codici QR alla risorsa
   Una volta che gli adesivi sono presenti, applicali alle risorse che desideri inventariare. Si consiglia di incollare prima tutte le risorse e poi di collegarle in Flexopus.
   
3. Collegamento dei codici QR in Flexopus
   Il collegamento viene creato tramite Flexopus: As Amministratore delle risorse Accedi alla normale pagina utente, apri la sezione Risorse, seleziona la panoramica delle risorse, apri la risorsa desiderata e usa la scheda «Codice QR» per scansionare l'adesivo. Il codice viene quindi assegnato in modo univoco all'asset.
   
4. Verificare la connessione e rimuoverla se necessario
   Per testare, scansiona il codice QR come un normale utente e crea una prenotazione. Se desideri rimuovere un codice, vai su Risorse > Tutte le risorse, Apri Asset nell'area di amministrazione, elimina il codice QR nelle Impostazioni generali. Importante: se desideri eliminare il codice QR e ricollegarlo in un secondo momento, devi essere presente.
   

Perché è rilevante per l'inventario? Perché i codici QR eliminano le interruzioni dei media. Riducono le ricerche manuali, facilitano la ricerca dei dispositivi e garantiscono che il software di inventario venga utilizzato nella vita quotidiana e non solo per l'inventario annuale. Qui puoi trovare istruzioni dettagliate per Allega i codici QR delle risorse.

Assegna le risorse a risorse specifiche (tavoli, sale) e dipendenti

La vita quotidiana in ufficio consiste nel rendere disponibili le risorse dove sono necessarie: al lavoro, in una sala riunioni o in un luogo specifico. La grande domanda «Dov'è la tavoletta grafica?» È stato quindi chiaramente chiarito in quel momento.

Flexopus Asset Management combina questa idea con il flusso di lavoro di prenotazione: al momento della prenotazione, puoi vedere direttamente nei dettagli dell'asset dove è archiviato l'asset. La mappa live è attivata e puoi vedere nella planimetria dove puoi trovare l'asset.

Inoltre, Flexopus supporta anche l'allocazione fissa degli asset alle persone: è possibile collegare in modo permanente gli oggetti ai dipendenti per tracciare l'inventario aziendale in modo comprensibile (ad esempio laptop personale, telefono cellulare aziendale, veicolo dei dipendenti). La gestione degli asset diventa così un software di inventario in grado non solo di prendere in prestito, ma anche di mappare le responsabilità.

Risorse nascoste e risorse visibili: la differenza di utilizzo

Non tutti gli asset dovrebbero essere prenotabili per tutti. Alcuni articoli vengono volutamente gestiti solo internamente, come parte dell'inventario, mentre altri devono essere utilizzati attivamente dal team e possono essere prenotati. Ci sono diverse regolazioni in Flexopus proprio per questo:

Risorse visibili e prenotabili

Una risorsa con lo stato «Flessibile» è visibile agli utenti e può essere prenotata. È ideale per apparecchiature da piscina come proiettori, apparecchiature di test o cavi HDMI. Se desideri saperne di più su come «rendere prenotabili gli asset», fai clic qui Il post giusto sul blog sulla fine del settore delle pratiche burocratiche.

Risorse nascoste o limitate

Esistono due status pertinenti per gli asset che non dovrebbero essere prenotabili gratuitamente:

• Bloccato: L'asset non è disponibile per nessuno, ad esempio a causa di un difetto, un'ispezione o una perdita.
  
• Restrizioni: La risorsa può essere prenotata solo dagli amministratori per conto di altri utenti. Questo status è inoltre esplicitamente destinato alla gestione dell'inventario o agli asset che richiedono l'approvazione ufficiale. Le prenotazioni di tali risorse vengono gestite esclusivamente in un contesto amministrativo.

C'è anche la possibilità di pubblicare o non pubblicare una risorsa. In questo modo si decide se visualizzare o meno una risorsa nell'area utente.

Il risultato: per ogni asset, puoi controllare se è una parte attiva della vita lavorativa quotidiana (visibile e prenotabile) o è gestito esclusivamente come set di dati di inventario (limitato, non prenotabile o non pubblicato). È proprio questa separazione che è decisiva per molte aziende perché differenziano chiaramente la contabilità degli asset e l'uso operativo senza dover mantenere due sistemi separati.

Gestione patrimoniale per la contabilità delle immobilizzazioni

La contabilità patrimoniale dipende da dati anagrafici affidabili: caratteristiche identificative, valore di acquisto, forma di proprietà, termini, documenti. Flexopus Asset Management non sostituisce un sistema finanziario completo, ma fornisce un database pulito come software di inventario e rende disponibili le informazioni laddove vengono create: nella vita quotidiana in ufficio.

Un grande vantaggio: non solo è possibile descrivere gli asset «in qualche modo», ma anche arricchirli in modo specifico con informazioni che verranno successivamente utilizzate nella contabilità delle immobilizzazioni o in uno strumento di contabilità patrimoniale a monte. Ciò include il produttore, il numero di serie, la data di produzione, il prezzo e la forma di proprietà (acquisto o leasing).

I campi importanti per la contabilità delle immobilizzazioni

Se desideri utilizzare Flexopus come fonte di dati per la contabilità del capitale fisso, vale la pena dare un'occhiata ai campi che possono già essere creati nella versione standard:

• Nome e ID interno (ad esempio un codice inventario/risorsa): La pietra angolare per una chiara identificazione all'interno dell'azienda.
  
• Categoria: Aiuta a strutturare i tipi di impianti (IT, veicoli, riunioni, strumenti, ecc.) e a filtrarli in modo pulito in un secondo momento.
  
• Produttore e numero di serie: Funzionalità rilevanti per la verifica, il supporto e l'audit.
  
• Data di produzione: Utile per la pianificazione del ciclo di vita e della sostituzione.
  
• prezzo: Informazioni di base sull'acquisizione/investimento.
  

Quali opzioni di importazione ed esportazione sono disponibili con Flexopus Asset Management?

Per la contabilità e l'inventario degli asset, un'importazione pulita dei dati e un'esportazione completa sono fondamentali. Flexopus Asset Management ha una funzione di importazione/esportazione proprio per questo: puoi esportare un elenco delle tue risorse per avere una panoramica o per riutilizzare i dati in altri sistemi.

Quando si crea il primo sistema, le risorse possono essere facilmente caricate tramite importazione per creare una panoramica su Flexopus. Flexopus offre analisi complete degli asset in modo da avere la migliore panoramica del tuo inventario.

È quindi possibile allegare opzionalmente i codici QR e inventariare chiaramente tutto una volta tramite l'assegnazione del codice QR.

Per continuare a utilizzare i dati di software di terze parti per la contabilità patrimoniale, vale quindi la pena esportare tutti i dati rilevanti in modo pulito come SVG.

Questo crea un ponte pulito tra la gestione operativa delle risorse in Flexopus e i processi a valle che coprono la contabilità delle immobilizzazioni o lo strumento di contabilità patrimoniale. Mantengono i dati aggiornati centralmente invece di mantenerli più volte.

Conclusione: gestione delle risorse per gli uffici: un punto di svolta per l'ordine

Una buona gestione patrimoniale non è riconosciuta dall'elenco delle funzioni, ma dal fatto che viene utilizzata nella vita di tutti i giorni. Flexopus rende proprio questo possibile: un software di inventario che non scompare nella «cartella dell'inventario» ma è presente nel flusso di lavoro quotidiano delle prenotazioni e dell'ufficio.

Con gli Asset QR Code, puoi portare l'inventario direttamente sull'oggetto: scansiona, accedi, prenota, assegna, senza deviazioni inutili. Allo stesso tempo, i campi strutturati degli asset, i documenti e l'importazione/esportazione forniscono una base affidabile per supportare correttamente la contabilità degli asset, consolidare i dati principali e rendere le informazioni disponibili più rapidamente.

In breve: se vuoi riordinare l'inventario del tuo ufficio, hai bisogno di meno Excel e processi più chiari. Con Software di gestione delle risorse Flexopus Il fastidioso problema dell'inventario si sta finalmente trasformando in una questione chiara e strutturata.