Novità: Flexopus Asset Management

Fogli Excel, ping-pong di e-mail e il classico "chi ha preso il monitor?": la gestione dell'inventario in ufficio sembra spesso un progetto secondario che, tuttavia, ruba tempo ogni giorno. È proprio qui che entra in gioco Flexopus Asset Management. La Software di gestione degli asset porta ordine nell'hardware IT, nelle attrezzature condivise, nei veicoli aziendali, negli accessori per le riunioni e in tutto ciò che, nella routine d'ufficio, deve essere spostato, preso in prestito, assegnato o documentato.

Asset Management o Digital Asset Management: qual è la differenza?

I termini Asset Management e Digital Asset Management vengono talvolta utilizzati in modo diverso. L'Asset Management classico si riferisce alla gestione delle risorse aziendali come dispositivi, veicoli, strumenti o inventario d'ufficio. Il Digital Asset Management (DAM), invece, indica spesso sistemi per la gestione di contenuti digitali come immagini, video e documenti. Flexopus si concentra sulla gestione digitale e sulla prenotazione di risorse aziendali fisiche.

Vantaggi del software di Asset Management

Anche il miglior concetto di spazio di lavoro perde efficacia se strumenti, veicoli o dispositivi non vengono gestiti in modo trasparente. Senza una gestione strutturata dell'inventario, si crea rapidamente un caos invisibile: i dispositivi spariscono, le responsabilità non sono chiare, le esigenze si sovrappongono e si perde tempo prezioso.

1. ‍Panoramica centralizzata: Tutti gli asset aziendali sono registrati in un unico posto.‍
2. Responsabilità chiare: È sempre possibile risalire a chi è stato assegnato un asset.‍
3. Meno doppie prenotazioni: Le risorse prenotabili vengono rese disponibili in modo trasparente.‍
4. Utilizzo più efficiente: Le risorse esistenti vengono sfruttate al meglio.‍
5. Meno gestione manuale: Si riducono fogli Excel, e-mail e coordinamenti individuali.
   

Soprattutto nei modelli di lavoro ibridi, in cui i dipendenti si spostano tra ufficio, smart working e appuntamenti esterni, la gestione delle risorse è indispensabile. Garantisce che tutte le risorse vengano utilizzate in modo ottimale, indipendentemente da dove si lavori.

Inoltre, aiuta le aziende a rispettare i requisiti di conformità e a mantenere il controllo su cicli di vita, manutenzioni e responsabilità. Ciò riduce non solo l'onere amministrativo, ma anche il rischio di perdite ed errori di registrazione.

Fogli Excel vs. Software di Asset Management

Assegna le risorse a specifici asset (scrivanie, stanze) e dipendenti

Nella routine d'ufficio, l'obiettivo è rendere le risorse disponibili dove servono: alla postazione di lavoro, in sala riunioni o in una sede specifica. La grande domanda “Dov'è la tavoletta grafica?” trova così una risposta immediata.

L'Asset Management di Flexopus collega questo concetto al flusso di prenotazione: durante la prenotazione, è possibile visualizzare direttamente nei dettagli dell'asset dove è riposto.

Inoltre, Flexopus supporta anche l'assegnazione fissa di asset alle persone: è possibile vincolare permanentemente gli oggetti ai dipendenti per tracciare l'inventario aziendale in modo trasparente (ad es. laptop personale, cellulare aziendale, veicolo aziendale). In questo modo, l'Asset Management diventa una gestione digitale dell'inventario, in grado di gestire non solo i prestiti, ma anche le responsabilità.

Quali asset possono gestire le aziende?

Alcuni esempi di asset che possono essere resi prenotabili tramite Flexopus:

Asset nascosti e asset visibili: la differenza nell'utilizzo

Non tutti gli asset devono essere prenotabili da chiunque. Alcuni oggetti sono gestiti consapevolmente solo internamente, come parte dell'inventario, mentre altri devono essere utilizzati attivamente dal team ed essere prenotabili. Proprio per questo, Flexopus offre diverse opzioni di configurazione:

Asset visibili e prenotabili

Un asset con stato “Flessibile” è visibile agli utenti e può essere prenotato. È l'ideale per le attrezzature condivise come proiettori, dispositivi di test o cavi HDMI. Se desideri saperne di più su come rendere gli asset prenotabili, trovi qui l'articolo del blog dedicato.

Asset nascosti o limitati

Per gli asset che non devono essere prenotabili liberamente, esistono due stati rilevanti:

• Bloccato: L'asset non è disponibile per nessuno, ad esempio a causa di un guasto, di un controllo o di uno smarrimento.
  
• Limitato: L'asset può essere prenotato solo dagli amministratori per conto di altri utenti. Questo stato è pensato esplicitamente anche per la gestione dell'inventario o per gli asset che richiedono un'approvazione ufficiale. Le prenotazioni di tali asset vengono gestite esclusivamente nel contesto amministrativo.

A ciò si aggiunge la possibilità di pubblicare o meno un asset. In questo modo, deciderete se un asset debba apparire o meno nell'area utente.

Il risultato: potete controllare per ogni singolo asset se debba essere una parte attiva della routine lavorativa (visibile e prenotabile) o se debba essere gestito come un semplice record di inventario (limitato, non prenotabile o non pubblicato). Proprio questa distinzione è fondamentale per molte aziende, poiché permette di separare nettamente la contabilità dei cespiti dall'utilizzo operativo, senza dover mantenere due sistemi distinti.

Quali opzioni di importazione ed esportazione offre Flexopus Asset Management?

Per la contabilità dei cespiti e l'inventario, un'importazione pulita dei dati e un'esportazione completa sono fondamentali. Proprio per questo, Flexopus Asset Management dispone di una funzione di importazione/esportazione: è possibile esportare un elenco dei propri asset per avere una panoramica o per riutilizzare i dati in altri sistemi.

Al momento della prima configurazione, gli asset possono essere caricati comodamente tramite importazione per creare una panoramica su Flexopus. Flexopus offre analisi complete degli asset, affinché possiate avere la migliore visione d'insieme del vostro inventario.

È quindi possibile applicare facoltativamente i codici QR e inventariare tutto chiaramente tramite l'assegnazione dei codici QR.

Per il riutilizzo dei dati in un software di terze parti dedicato alla contabilità dei cespiti, vale la pena esportare tutti i dati rilevanti in formato SVG. 

In questo modo si crea un ponte diretto tra la gestione operativa degli asset in Flexopus e i processi a valle coperti dalla vostra contabilità dei cespiti o dal relativo strumento di gestione. Mantenete i dati aggiornati centralmente, invece di doverli inserire più volte.

Ecco come le aziende traggono vantaggio da Flexopus Asset Management:

• Panoramica centrale: Tutti gli asset, dal veicolo aziendale al monitor, sono registrati digitalmente e consultabili in qualsiasi momento.
• Assegnazione e restituzione semplici: I dipendenti prenotano, ricevono o restituiscono i dispositivi con pochi clic tramite la dashboard o tramite codice QR.
• Processi automatizzati: I resi vengono documentati automaticamente.
• Massima sicurezza: La gestione dei ruoli e dei permessi garantisce che solo le persone autorizzate abbiano accesso alle risorse sensibili.
• Integrazione perfetta: Il modulo completa perfettamente le soluzioni Flexopus esistenti come il software di desk sharing, la gestione dei visitatori o l' app per la visualizzazione delle sale riunioni.
  

Soprattutto nell'era del lavoro ibrido, è fondamentale utilizzare le risorse in modo efficiente e gestirle in modo trasparente. Il software di gestione delle risorse Flexopus crea la base ideale per questo: flessibile, sicuro e completamente conforme al GDPR, ospitato su server europei.

Gestione delle risorse in pratica: 3 esempi

1. Gestire e prenotare digitalmente i veicoli aziendali

Lisa lavora nel reparto vendite e ha un appuntamento con un cliente fuori città per il giorno successivo. Per questo motivo, vuole utilizzare uno dei veicoli aziendali: un caso classico per la gestione delle risorse.

In passato, Lisa avrebbe dovuto scrivere diverse e-mail, fare telefonate o controllare un foglio Excel per verificare quale veicolo fosse disponibile. Oggi, le basta aprire lo strumento di prenotazione digitale:

• Vede a colpo d'occhio quali veicoli aziendali sono disponibili.
• Con un clic, prenota l'auto desiderata per il periodo necessario.
• Il sistema può documentare, ad esempio, conducente, orario, chilometraggio e durata della prenotazione.

Dopo l'utilizzo, Lisa può contrassegnare il veicolo come "restituito" con pochi clic. L'azienda ne trae un doppio vantaggio:

• Trasparenza: tutti vedono in tempo reale quale veicolo è in uso.
• Efficienza: nessuna doppia prenotazione, nessun errore di coordinamento.
• Tracciabilità: tutte le prenotazioni e gli utilizzi vengono documentati in modo conforme alle normative.

2. Assegnazione delle dotazioni IT ai nuovi dipendenti

Un nuovo collega inizia a lavorare in azienda: chiamiamolo Tom.
Affinché possa iniziare subito il primo giorno di lavoro, è necessario preparare diverse dotazioni: laptop, monitor, cuffie, badge d'accesso ed eventualmente anche un telefono aziendale.

Grazie al software dedicato, il team dell'ufficio può vedere esattamente quali dispositivi sono disponibili e a chi sono attualmente assegnati. Con pochi clic, le risorse necessarie vengono riservate a Tom e assegnate in modo permanente. In background, il sistema documenta automaticamente:

• Chi ha ricevuto quale dispositivo e quando
• Numeri di serie e stato delle risorse consegnate
• Cicli di manutenzione o date di sostituzione
  

In questo modo, non solo il reparto IT ha una panoramica completa del parco dispositivi, ma anche le risorse umane e il facility management sanno sempre quali attrezzature sono in circolazione.

Quando Tom lascerà l'azienda, tutto il suo inventario potrà essere semplicemente rimosso dal suo profilo e riassegnato, senza caos, perdite o lunghe procedure di coordinamento.

3. Gestione digitale degli armadietti

I dipendenti hanno bisogno di soluzioni sicure per riporre oggetti personali, dispositivi tecnici o documenti, soprattutto quando non ci sono più postazioni di lavoro fisse.

Con un sistema di gestione degli asset, anche gli armadietti possono essere gestiti centralmente e utilizzati in modo efficiente.

Un esempio pratico: Sarah lavora in ufficio a giorni alterni e in quelle giornate ha bisogno di un armadietto per riporre in sicurezza il portatile e gli effetti personali. Grazie al sistema di prenotazione digitale, può riservare un armadietto libero con pochi clic. Il sistema le assegna automaticamente uno scomparto disponibile, opzionalmente anche con serratura digitale o accesso tramite codice QR.

Il team di facility management può vedere in tempo reale sulla piantina interattiva

• quali armadietti sono attualmente occupati o liberi,
• a chi è assegnato ogni scomparto,
• e quando le prenotazioni terminano o devono essere prolungate.
  

Anche le assegnazioni temporanee, ad esempio per stagisti, ospiti esterni o team di progetto, possono essere gestite in modo semplice e trasparente.