Novità: Flexopus Asset Management

Liste Excel, e-mail infinite e il classico "Chi ha preso il monitor?": la gestione dell'inventario in ufficio sembra spesso un compito secondario che però ruba tempo ogni giorno. È proprio qui che interviene la gestione asset di Flexopus. Il software di gestione asset mette ordine tra hardware IT, attrezzature condivise, veicoli aziendali, accessori per riunioni e tutto ciò che deve essere spostato, preso in prestito, assegnato o documentato nella routine d'ufficio.

Asset Management e Digital Asset Management: qual è la differenza?

I termini Asset Management e Digital Asset Management vengono talvolta usati in modo diverso. L'Asset Management classico si riferisce alla gestione delle risorse aziendali come dispositivi, veicoli, strumenti o inventario d'ufficio. Il Digital Asset Management (DAM), invece, indica spesso sistemi per la gestione di contenuti digitali come immagini, video e documenti. Flexopus si concentra sulla gestione digitale e sulla prenotazione di risorse aziendali fisiche.

Vantaggi del software di gestione asset

Anche il miglior concetto di spazio di lavoro perde efficacia se strumenti, veicoli o dispositivi non vengono gestiti in modo trasparente. Senza una gestione strutturata dell'inventario, si crea rapidamente un caos invisibile: i dispositivi scompaiono, le responsabilità non sono chiare, le esigenze si sovrappongono e si perde tempo prezioso.

1. ‍Panoramica centrale: tutti gli asset aziendali sono registrati in un unico posto.‍
2. Responsabilità chiare: è possibile tracciare a chi è assegnato un asset.‍
3. Meno doppie prenotazioni: le risorse prenotabili sono rese disponibili in modo trasparente.‍
4. Utilizzo più efficiente: le risorse esistenti vengono sfruttate meglio.‍
5. Meno gestione manuale: si riducono liste Excel, e-mail e coordinamenti individuali.
   

Soprattutto nei modelli di lavoro ibridi, in cui i dipendenti si spostano tra ufficio, smart working e appuntamenti esterni, la gestione degli asset è indispensabile. Garantisce che tutte le risorse vengano utilizzate in modo ottimale, indipendentemente da dove si lavori.

Inoltre, aiuta le aziende a rispettare i requisiti di conformità e a mantenere una panoramica su cicli di vita, manutenzioni e responsabilità. Ciò riduce non solo l'onere amministrativo, ma anche il rischio di perdite ed errori di prenotazione.

Liste Excel vs. software di gestione asset

Assegna gli asset a risorse specifiche (scrivanie, stanze) e ai dipendenti

Nella routine d'ufficio, l'obiettivo è rendere gli asset disponibili dove servono: alla postazione di lavoro, in sala riunioni o in una sede specifica. La grande domanda "Dov'è la tavoletta grafica?" trova così una risposta immediata.

La gestione asset di Flexopus collega questo concetto al flusso di prenotazione: durante la prenotazione, è possibile vedere direttamente nei dettagli dell'asset dove è riposto.

Inoltre, Flexopus supporta anche l'assegnazione fissa di asset alle persone: è possibile vincolare permanentemente gli oggetti ai dipendenti per tracciare l'inventario aziendale in modo verificabile (ad es. laptop personale, cellulare aziendale, auto aziendale). In questo modo, l'Asset Management diventa una gestione digitale dell'inventario, capace non solo di gestire i prestiti, ma anche di definire le responsabilità.

Quali asset possono gestire le aziende?

Alcuni esempi di asset che possono essere resi prenotabili tramite Flexopus:

Asset nascosti e asset visibili: la differenza nell'utilizzo

Nicht jedes Asset soll für alle buchbar sein. Manche Gegenstände sind bewusst nur intern verwaltet, als Teil des Inventars, andere sollen aktiv im Team genutzt werden und buchbar sein. Genau dafür gibt es in Flexopus mehrere Stellschrauben:

Sichtbare, buchbare Assets

Ein Asset mit Status “Flexibel“ ist für Nutzer sichtbar und kann gebucht werden. Das ist ideal für Pool-Equipment wie Beamer, Testgeräte oder HDMI-Kabel. Wenn Sie zum Thema “Assets buchbar machen” mehr erfahren möchten, finden Sie hier den passenden Blogbeitrag.

Versteckte oder eingeschränkte Assets

Für Assets, die nicht frei buchbar sein sollen, gibt es zwei relevante Status:

• Bloccato: La risorsa non è disponibile per nessuno, ad esempio a causa di guasti, manutenzione o smarrimento.
  
• Limitato: La risorsa può essere prenotata solo dagli amministratori per conto di altri utenti. Questo stato è pensato esplicitamente per la gestione dell'inventario o per le risorse che richiedono un'approvazione ufficiale. Le prenotazioni di tali risorse vengono gestite esclusivamente nel contesto amministrativo.

Dazu kommt die Möglichkeit, ein Asset zu veröffentlichen oder nicht zu veröffentlichen. Damit entscheiden Sie, ob ein Asset im Nutzerbereich überhaupt auftaucht.

Das Ergebnis: Sie steuern pro Asset, ob es ein aktiver Teil des Arbeitsalltags ist (sichtbar und buchbar) oder eher als reiner Inventardatensatz geführt wird (eingeschränkt, nicht buchbar bzw. nicht veröffentlicht). Genau diese Trennung ist für viele Unternehmen entscheidend, weil sie Anlagenbuchhaltung und operative Nutzung sauber voneinander abgrenzt, ohne zwei getrennte Systeme pflegen zu müssen.

Welche Import- und Exportmöglichkeiten gibt es beim Flexopus Asset Management?

Für Anlagenbuchhaltung und Inventur ist ein sauberer Import der Daten und ein vollumfänglicher Export entscheidend. Genau dafür gibt es im Flexopus Asset Management eine Import/Export-Funktion: Sie können eine Liste Ihrer Assets exportieren, um einen Überblick zu erhalten oder um Daten in anderen Systemen weiterzuverwenden.

Bei der ersten Anlage können die Assets bequem per Import hochgeladen werden, um die Übersicht auf Flexopus zu schaffen. Flexopus bietet vollumfängliche Asset Analysen an, damit sie den besten Überblick zu Ihrem Inventar haben.

Sie können dann die QR-Codes optional anbringen und alles einmal per QR-Code Zuweisung klar inventarisieren.

Für die Weiternutzung der Daten in einer Drittsoftware für die Anlagenbuchhaltung lohnt es sich dann alle relevanten Daten sauber als SVG zu exportieren. 

Damit entsteht eine saubere Brücke zwischen operativem Asset Management in Flexopus und nachgelagerten Prozessen, die Ihre Anlagenbuchhaltung oder Ihr Anlagenbuchhaltungstool abdecken. Sie halten Daten zentral aktuell, statt sie mehrfach zu pflegen.

So profitieren Unternehmen mit dem Flexopus Asset Management:

• Panoramica centrale: Tutte le risorse, dal veicolo aziendale al monitor, sono registrate digitalmente e consultabili in qualsiasi momento.
• Assegnazione e restituzione semplici: I dipendenti possono prenotare, ricevere o restituire i dispositivi con pochi clic tramite la dashboard o tramite codice QR.
• Processi automatizzati: Le restituzioni vengono documentate automaticamente.
• Elevata sicurezza: La gestione dei ruoli e dei permessi garantisce che solo le persone autorizzate abbiano accesso alle risorse sensibili.
• Integrazione perfetta: Il modulo integra perfettamente le soluzioni Flexopus esistenti come il software di Desk Sharing, la gestione dei visitatori o l'app per i display delle sale riunioni.
  

Gerade in Zeiten hybrider Arbeit ist es entscheidend, Ressourcen effizient zu nutzen und transparent zu verwalten. Die Flexopus Asset Management Software schafft dafür die ideale Grundlage - flexibel, sicher und vollständig DSGVO-konform auf europäischen Servern gehostet.

Asset Management in der Praxis: 3 Beispiele

1. Poolfahrzeuge digital verwalten und buchen

Lisa arbeitet im Vertrieb und hat für den nächsten Tag einen Kundentermin außerhalb der Stadt. Dafür möchte sie eines der Firmenfahrzeuge nutzen - ein klassischer Fall für das Asset Management.

Früher hätte Lisa dafür mehrere E-Mails geschrieben, telefoniert oder in eine Excel-Liste geschaut, um zu prüfen, welches Fahrzeug frei ist. Heute öffnet sie einfach das digitale Buchungstool:

• Vede a colpo d'occhio quali veicoli aziendali sono disponibili.
• Con un clic, prenota l'auto desiderata per il periodo necessario.
• Il sistema può documentare, ad esempio, conducente, orario, chilometraggio e durata della prenotazione.

Dopo l'utilizzo, Lisa può contrassegnare il veicolo come "restituito" con pochi clic. L'azienda ne trae un doppio vantaggio:

• Trasparenza: tutti vedono in tempo reale quale veicolo è in uso.
• Efficienza: nessuna doppia prenotazione, nessun errore di coordinamento.
• Tracciabilità: tutte le prenotazioni e gli utilizzi vengono documentati in modo conforme alle normative.

2. Assegnare attrezzature IT ai nuovi dipendenti

Un nuovo collega inizia a lavorare in azienda, chiamiamolo Tom.
Affinché possa iniziare subito il primo giorno, è necessario preparare diverse attrezzature: laptop, monitor, cuffie, badge d'accesso e magari anche un telefono aziendale.

Tramite il software dedicato, il team dell'ufficio può vedere esattamente quali dispositivi sono disponibili e a chi sono attualmente assegnati. Con pochi clic, le risorse necessarie vengono prenotate per Tom e assegnate in modo permanente. In background, il sistema documenta automaticamente:

• Chi ha ricevuto quale dispositivo e quando
• Numeri di serie e stato delle risorse consegnate
• Cicli di manutenzione o date di sostituzione
  

In questo modo, non solo il reparto IT ha una panoramica dell'inventario, ma anche le risorse umane e il Facility Management sanno in ogni momento quali attrezzature sono in circolazione.

Quando Tom lascerà l'azienda, tutto il suo inventario potrà essere semplicemente rimosso dal suo profilo e riassegnato, senza caos, perdite o lunghe procedure di coordinamento.

3. Gestire gli armadietti in modo digitale

I dipendenti hanno bisogno di soluzioni sicure per riporre oggetti personali, dispositivi tecnici o documenti, soprattutto quando non ci sono più postazioni di lavoro fisse.

Con un sistema di gestione delle risorse (Asset Management), è possibile gestire centralmente anche gli armadietti e utilizzarli in modo efficiente.

Un esempio pratico: Sarah lavora in ufficio a giorni alterni e in quei giorni ha bisogno di un armadietto per riporre in sicurezza il laptop e gli effetti personali. Grazie al sistema di prenotazione digitale, può riservare un armadietto libero con pochi clic. Il sistema le assegna automaticamente uno scomparto disponibile, opzionalmente anche con serratura digitale o accesso tramite codice QR.

Il team del Facility Management vede in tempo reale sulla piantina interattiva:

• quali armadietti sono attualmente occupati o liberi,
• a chi è assegnato ogni scomparto,
• e quando le prenotazioni scadono o devono essere prolungate.
  

Anche le assegnazioni temporanee, ad esempio per stagisti, ospiti esterni o team di progetto, possono essere gestite in modo semplice e tracciabile.