Novedad: Gestión de activos de Flexopus

Listas de Excel, correos electrónicos interminables y el "¿quién tiene el monitor?": la gestión de inventario en la oficina suele parecer una tarea secundaria que, sin embargo, consume tiempo a diario. Aquí es donde interviene la gestión de activos de Flexopus. Este software de gestión de activos pone orden en el hardware informático, equipos compartidos, vehículos de empresa, accesorios de reuniones o cualquier elemento que deba moverse, prestarse, asignarse o documentarse en el día a día de la oficina.

Gestión de activos frente a gestión de activos digitales: ¿cuál es la diferencia?

Los términos gestión de activos y gestión de activos digitales se utilizan a veces de forma distinta. La gestión de activos clásica se refiere a la administración de recursos empresariales como equipos, vehículos, herramientas o inventario de oficina. Por el contrario, la gestión de activos digitales (DAM) suele designar sistemas para administrar contenidos digitales como imágenes, vídeos y documentos. Flexopus se centra en la gestión y reserva digital de recursos físicos de la empresa.

Ventajas del software de gestión de activos

Incluso el mejor concepto de espacio de trabajo pierde eficacia si los equipos, vehículos o dispositivos no se gestionan de forma transparente. Sin una gestión de inventario estructurada, surge rápidamente un caos invisible: los dispositivos desaparecen, las responsabilidades no están claras, las necesidades se solapan y se pierde un tiempo de trabajo valioso.

1. ‍Visión centralizada: todos los activos de la empresa se registran en un solo lugar.‍
2. Responsabilidades claras: es posible saber a quién está asignado cada activo.‍
3. Menos reservas duplicadas: los recursos reservables se ponen a disposición de forma transparente.‍
4. Uso más eficiente: se aprovechan mejor los recursos existentes.‍
5. Menos gestión manual: se reducen las listas de Excel, los correos electrónicos y las coordinaciones individuales.
   

Especialmente en modelos de trabajo híbridos, donde los empleados alternan entre la oficina, el teletrabajo y las citas externas, la gestión de activos es indispensable. Garantiza que todos los recursos se utilicen de forma óptima, independientemente de dónde se trabaje.

Además, ayuda a las empresas a cumplir con las normativas de conformidad y a mantener una visión general de los ciclos de vida, mantenimientos y responsabilidades. Esto no solo reduce la carga administrativa, sino también el riesgo de pérdidas y errores en las reservas.

Listas de Excel frente a software de gestión de activos

Asigne activos a recursos específicos (escritorios, salas) y a empleados

En el día a día de la oficina, se trata de poner los activos a disposición donde se necesiten: en el puesto de trabajo, en la sala de reuniones o en una ubicación concreta. La gran pregunta "¿Dónde está la tableta gráfica?" queda resuelta al instante.

La gestión de activos de Flexopus conecta esta idea con el flujo de trabajo de reservas: al realizar una reserva, se puede consultar directamente en los detalles del activo dónde está guardado.

Además, Flexopus también permite la asignación fija de activos a personas: puede vincular objetos de forma permanente a los empleados para realizar un seguimiento trazable del inventario de la empresa (p. ej., portátil personal, móvil de empresa, vehículo de empleado). De este modo, la gestión de activos se convierte en una gestión de inventario digital que no solo permite realizar préstamos, sino también definir responsabilidades.

¿Qué activos pueden gestionar las empresas?

Algunos ejemplos de activos que pueden reservarse con Flexopus:

Activos ocultos y activos visibles: la diferencia en el uso

Nicht jedes Asset soll für alle buchbar sein. Manche Gegenstände sind bewusst nur intern verwaltet, als Teil des Inventars, andere sollen aktiv im Team genutzt werden und buchbar sein. Genau dafür gibt es in Flexopus mehrere Stellschrauben:

Sichtbare, buchbare Assets

Ein Asset mit Status “Flexibel“ ist für Nutzer sichtbar und kann gebucht werden. Das ist ideal für Pool-Equipment wie Beamer, Testgeräte oder HDMI-Kabel. Wenn Sie zum Thema “Assets buchbar machen” mehr erfahren möchten, finden Sie hier den passenden Blogbeitrag.

Versteckte oder eingeschränkte Assets

Für Assets, die nicht frei buchbar sein sollen, gibt es zwei relevante Status:

• Geblockt: Das Asset ist für niemanden verfügbar, z. B. wegen Defekt, Prüfung oder Verlust.
  
• Eingeschränkt: Das Asset kann nur von Admins im Namen anderer Nutzer gebucht werden. Dieser Status ist explizit auch für Inventar Management oder Assets gedacht, die eine offizielle Freigabe benötigen. Buchungen solcher Assets werden ausschließlich im Admin-Kontext verwaltet.

Dazu kommt die Möglichkeit, ein Asset zu veröffentlichen oder nicht zu veröffentlichen. Damit entscheiden Sie, ob ein Asset im Nutzerbereich überhaupt auftaucht.

Das Ergebnis: Sie steuern pro Asset, ob es ein aktiver Teil des Arbeitsalltags ist (sichtbar und buchbar) oder eher als reiner Inventardatensatz geführt wird (eingeschränkt, nicht buchbar bzw. nicht veröffentlicht). Genau diese Trennung ist für viele Unternehmen entscheidend, weil sie Anlagenbuchhaltung und operative Nutzung sauber voneinander abgrenzt, ohne zwei getrennte Systeme pflegen zu müssen.

Welche Import- und Exportmöglichkeiten gibt es beim Flexopus Asset Management?

Für Anlagenbuchhaltung und Inventur ist ein sauberer Import der Daten und ein vollumfänglicher Export entscheidend. Genau dafür gibt es im Flexopus Asset Management eine Import/Export-Funktion: Sie können eine Liste Ihrer Assets exportieren, um einen Überblick zu erhalten oder um Daten in anderen Systemen weiterzuverwenden.

Bei der ersten Anlage können die Assets bequem per Import hochgeladen werden, um die Übersicht auf Flexopus zu schaffen. Flexopus bietet vollumfängliche Asset Analysen an, damit sie den besten Überblick zu Ihrem Inventar haben.

Sie können dann die QR-Codes optional anbringen und alles einmal per QR-Code Zuweisung klar inventarisieren.

Für die Weiternutzung der Daten in einer Drittsoftware für die Anlagenbuchhaltung lohnt es sich dann alle relevanten Daten sauber als SVG zu exportieren. 

Damit entsteht eine saubere Brücke zwischen operativem Asset Management in Flexopus und nachgelagerten Prozessen, die Ihre Anlagenbuchhaltung oder Ihr Anlagenbuchhaltungstool abdecken. Sie halten Daten zentral aktuell, statt sie mehrfach zu pflegen.

So profitieren Unternehmen mit dem Flexopus Asset Management:

• Zentrale Übersicht: Alle Assets - vom Poolfahrzeug bis zum Monitor - sind digital erfasst und jederzeit abrufbar.
• Einfache Zuweisung & Rückgabe: Mitarbeitende buchen, empfangen oder geben Geräte mit wenigen Klicks über das Dashboard oder per QR-Code zurück.
• Automatisierte Prozesse: Rückgaben werden automatisch dokumentiert.
• Hohe Sicherheit: Rollen- und Rechtemanagement sorgt dafür, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Assets haben.
• Nahtlose Integration: Das Modul ergänzt perfekt bestehende Flexopus-Lösungen wie die Desk Sharing Software, das Visitor Management oder die Besprechungsraum Display-App.
  

Gerade in Zeiten hybrider Arbeit ist es entscheidend, Ressourcen effizient zu nutzen und transparent zu verwalten. Die Flexopus Asset Management Software schafft dafür die ideale Grundlage - flexibel, sicher und vollständig DSGVO-konform auf europäischen Servern gehostet.

Asset Management in der Praxis: 3 Beispiele

1. Poolfahrzeuge digital verwalten und buchen

Lisa arbeitet im Vertrieb und hat für den nächsten Tag einen Kundentermin außerhalb der Stadt. Dafür möchte sie eines der Firmenfahrzeuge nutzen - ein klassischer Fall für das Asset Management.

Früher hätte Lisa dafür mehrere E-Mails geschrieben, telefoniert oder in eine Excel-Liste geschaut, um zu prüfen, welches Fahrzeug frei ist. Heute öffnet sie einfach das digitale Buchungstool:

• Puede ver de un vistazo qué vehículos de la flota están disponibles.
• Con un solo clic, reserva el coche deseado para el periodo necesario.
• El sistema puede documentar, por ejemplo, el conductor, la hora, el kilometraje y la duración de la reserva.

Tras su uso, Lisa puede marcar el vehículo como «devuelto» con unos pocos clics. La empresa obtiene una doble ventaja:

• Transparencia: todos ven en tiempo real qué vehículo está en uso.
• Eficiencia: sin reservas duplicadas ni errores de coordinación.
• Trazabilidad: todas las reservas y usos se documentan de forma auditable.

2. Asignación de equipos informáticos a nuevos empleados

Un nuevo compañero se incorpora a la empresa; llamémosle Tom.
Para que pueda empezar a trabajar desde el primer día, hay que preparar varios equipos: portátil, monitor, auriculares, tarjeta de acceso e incluso un teléfono de empresa.

A través del software adecuado, el equipo de oficina puede ver exactamente qué dispositivos están disponibles y a quién están asignados actualmente. Con unos pocos clics, los activos necesarios se reservan para Tom y se le asignan de forma permanente. En segundo plano, se documenta automáticamente:

• Quién recibió qué dispositivo y cuándo
• Números de serie y estado de los activos entregados
• Ciclos de mantenimiento o fechas de sustitución
  

De este modo, no solo el departamento de TI tiene una visión general del inventario de dispositivos, sino que también RR. HH. y la gestión de instalaciones saben en todo momento qué equipos están en circulación.

Cuando Tom deje la empresa, todo su inventario podrá retirarse de su perfil y reasignarse fácilmente, sin caos, pérdidas ni procesos de coordinación complejos.

3. Gestión digital de taquillas

Los empleados necesitan lugares seguros donde guardar sus objetos personales, dispositivos técnicos o documentos, especialmente cuando ya no existen puestos de trabajo fijos.

Con un sistema de gestión de activos, las taquillas también pueden gestionarse de forma centralizada y utilizarse con eficiencia.

Un ejemplo práctico: Sarah trabaja en la oficina días alternos y necesita una taquilla esos días para guardar de forma segura su portátil y sus objetos personales. A través del sistema de reserva digital, puede reservar una taquilla libre con unos pocos clics. El sistema le asigna automáticamente una taquilla disponible, opcionalmente incluso con cerradura digital o acceso mediante código QR.

El equipo de gestión de instalaciones puede ver en tiempo real en el plano en vivo:

• qué taquillas están ocupadas o libres actualmente,
• a quién está asignada cada taquilla,
• y cuándo finalizan las reservas o cuándo deben prorrogarse.
  

Las asignaciones temporales, como para becarios, invitados externos o equipos de proyecto, también pueden gestionarse de forma sencilla y trazable.