Nuevo: Gestión de activos de Flexopus

Listas de Excel, correos electrónicos de ida y vuelta y el eterno "¿quién tiene el monitor?": la gestión de inventario en la oficina suele parecer una tarea secundaria que, sin embargo, consume tiempo a diario. Precisamente ahí es donde interviene la gestión de activos de Flexopus. El Software de gestión de activos pone orden en el hardware informático, el equipo compartido, los vehículos de empresa, los accesorios para reuniones y cualquier otro elemento que deba moverse, prestarse, asignarse o documentarse en el día a día de la oficina.

Gestión de activos (Asset Management) frente a gestión de activos digitales (DAM): ¿cuál es la diferencia?

Los términos gestión de activos y gestión de activos digitales a veces se utilizan de forma distinta. La gestión de activos clásica se refiere a la administración de recursos empresariales como dispositivos, vehículos, herramientas o inventario de oficina. Por el contrario, la gestión de activos digitales (DAM) suele referirse a sistemas para gestionar contenidos digitales como imágenes, vídeos y documentos. Flexopus se centra en la gestión y reserva digital de recursos físicos de la empresa.

Ventajas del software de gestión de activos

Incluso el mejor concepto de espacio de trabajo pierde eficacia si los equipos, vehículos o dispositivos no se gestionan de forma transparente. Sin una gestión de inventario estructurada, el caos invisible surge rápidamente: los dispositivos desaparecen, las responsabilidades no están claras, las necesidades se solapan y se pierde un tiempo de trabajo valioso.

1. ‍Visión general centralizada: Todos los activos de la empresa se registran en un solo lugar.‍
2. Responsabilidades claras: Es posible rastrear a quién se ha asignado cada activo.‍
3. Menos reservas duplicadas: Los recursos reservables se ponen a disposición de forma transparente.‍
4. Uso más eficiente: Se aprovechan mejor los recursos existentes.‍
5. Menos gestión manual: Se reducen las listas de Excel, los correos electrónicos y las coordinaciones individuales.
   

Especialmente en modelos de trabajo híbridos, donde los empleados alternan entre la oficina, el teletrabajo y las citas externas, la gestión de activos es indispensable. Garantiza que todos los recursos se utilicen de forma óptima, independientemente de dónde se trabaje.

Además, ayuda a las empresas a cumplir con las normativas de conformidad y a mantener el control sobre los ciclos de vida, el mantenimiento y las responsabilidades. Esto no solo reduce la carga administrativa, sino también el riesgo de pérdidas y errores de registro.

Lista de Excel frente a software de gestión de activos

Asigne activos a recursos específicos (escritorios, salas) y a empleados

En el día a día de la oficina, se trata de hacer que los activos estén disponibles donde se necesitan: en el puesto de trabajo, en la sala de reuniones o en una ubicación determinada. La gran pregunta de "¿Dónde está la tableta gráfica?" queda resuelta al instante.

La gestión de activos de Flexopus conecta esta idea con el flujo de trabajo de reservas: al realizar una reserva, se puede consultar directamente en los detalles del activo dónde está guardado.

Además, Flexopus también permite la asignación fija de activos a personas: puede vincular objetos de forma permanente a los empleados para realizar un seguimiento trazable del inventario de la empresa (por ejemplo, portátil personal, teléfono de empresa, vehículo de empleado). De este modo, la gestión de activos se convierte en una gestión de inventario digital, que no solo permite realizar préstamos, sino también reflejar responsabilidades.

¿Qué activos pueden gestionar las empresas?

Algunos ejemplos de activos que pueden ponerse a disposición para reserva mediante Flexopus:

Activos ocultos y activos visibles: la diferencia en el uso

No todos los activos deben estar disponibles para que cualquiera los reserve. Algunos objetos se gestionan deliberadamente solo de forma interna como parte del inventario, mientras que otros deben utilizarse activamente en el equipo y estar disponibles para reserva. Precisamente para ello, Flexopus ofrece varias opciones de configuración:

Activos visibles y reservables

Un activo con estado "Flexible" es visible para los usuarios y puede reservarse. Esto es ideal para equipos compartidos como proyectores, dispositivos de prueba o cables HDMI. Si desea obtener más información sobre cómo hacer que los activos sean reservables, encontrará aquí el artículo del blog correspondiente.

Activos ocultos o restringidos

Existen dos estados relevantes para los activos que no deben estar disponibles para reserva libre:

• Bloqueado: El activo no está disponible para nadie, por ejemplo, debido a un defecto, una revisión o una pérdida.
  
• Restringido: El activo solo puede ser reservado por administradores en nombre de otros usuarios. Este estado está pensado explícitamente para la gestión de inventario o para activos que requieren una aprobación oficial. Las reservas de estos activos se gestionan exclusivamente en el contexto de administración.

A esto se añade la posibilidad de publicar o no un activo. Con ello, usted decide si un activo aparece o no en el área de usuario.

El resultado: usted controla por cada activo si forma parte activa del día a día laboral (visible y reservable) o si se gestiona simplemente como un registro de inventario (restringido, no reservable o no publicado). Precisamente esta separación es crucial para muchas empresas, ya que permite diferenciar claramente entre la contabilidad de activos y el uso operativo sin tener que mantener dos sistemas separados.

¿Qué opciones de importación y exportación ofrece la gestión de activos de Flexopus?

Para la contabilidad de activos y el inventario, es fundamental contar con una importación de datos limpia y una exportación completa. Precisamente para esto, la gestión de activos de Flexopus cuenta con una función de importación/exportación: puede exportar una lista de sus activos para obtener una visión general o para reutilizar los datos en otros sistemas.

Al realizar la configuración inicial, los activos pueden cargarse cómodamente mediante importación para crear el inventario en Flexopus. Flexopus ofrece análisis completos de activos para que tenga la mejor visión general de su inventario.

Posteriormente, puede colocar los códigos QR de forma opcional e inventariar todo claramente mediante la asignación por código QR.

Para seguir utilizando los datos en un software de terceros destinado a la contabilidad de activos, resulta útil exportar todos los datos relevantes de forma limpia en formato SVG. 

De este modo, se crea un puente claro entre la gestión operativa de activos en Flexopus y los procesos posteriores que cubren su contabilidad de activos o su herramienta de gestión de activos. Usted mantiene los datos actualizados de forma centralizada en lugar de tener que gestionarlos varias veces.

Así es como las empresas se benefician de la gestión de activos de Flexopus:

• Visión general centralizada: Todos los activos, desde vehículos de flota hasta monitores, están registrados digitalmente y pueden consultarse en cualquier momento.
• Asignación y devolución sencillas: Los empleados reservan, reciben o devuelven dispositivos con unos pocos clics a través del panel de control o mediante código QR.
• Procesos automatizados: Las devoluciones se documentan automáticamente.
• Alta seguridad: La gestión de roles y permisos garantiza que solo las personas autorizadas tengan acceso a activos confidenciales.
• Integración perfecta: El módulo complementa a la perfección las soluciones existentes de Flexopus, como el software de desk sharing, la gestión de visitantes o la aplicación de visualización para salas de reuniones.
  

Especialmente en tiempos de trabajo híbrido, es fundamental utilizar los recursos de manera eficiente y gestionarlos de forma transparente. El software de gestión de activos de Flexopus crea la base ideal para ello: flexible, seguro y totalmente conforme al RGPD, alojado en servidores europeos.

Gestión de activos en la práctica: 3 ejemplos

1. Gestionar y reservar vehículos de empresa de forma digital

Lisa trabaja en ventas y tiene una reunión con un cliente fuera de la ciudad al día siguiente. Para ello, quiere utilizar uno de los vehículos de la empresa: un caso clásico para la gestión de activos.

Antes, Lisa habría tenido que enviar varios correos electrónicos, hacer llamadas o consultar una lista de Excel para comprobar qué vehículo estaba libre. Hoy, simplemente abre la herramienta de reserva digital:

• Ve de un vistazo qué vehículos de empresa están disponibles.
• Con un solo clic, reserva el coche deseado para el periodo necesario.
• El sistema puede registrar, por ejemplo, el conductor, la hora, el kilometraje y la duración de la reserva.

Tras su uso, Lisa puede marcar el vehículo como «devuelto» con solo unos clics. La empresa obtiene una doble ventaja:

• Transparencia: todos pueden ver en tiempo real qué vehículo está en uso.
• Eficiencia: sin reservas duplicadas ni errores de coordinación.
• Trazabilidad: todas las reservas y usos se documentan de forma auditable.

2. Asignación de equipos informáticos a nuevos empleados

Un nuevo compañero se incorpora a la empresa; llamémosle Tom.
Para que pueda empezar a trabajar desde el primer día, hay que preparar varios equipos: portátil, monitor, auriculares, tarjeta de acceso y, quizás, hasta un teléfono de empresa.

A través del software adecuado, el equipo de oficina puede ver exactamente qué dispositivos están disponibles y a quién están asignados actualmente. Con unos pocos clics, los activos necesarios se reservan para Tom y se le asignan de forma permanente. En segundo plano, se documenta automáticamente:

• Quién ha recibido qué dispositivo y cuándo
• Números de serie y estado de los activos entregados
• Ciclos de mantenimiento o fechas de sustitución
  

De esta forma, no solo el departamento de TI tiene una visión general del inventario de dispositivos, sino que también RR. HH. y el departamento de instalaciones saben en todo momento qué equipos están en circulación.

Cuando Tom deje la empresa, todo su inventario podrá ser retirado de su perfil y reasignado fácilmente, sin caos, pérdidas ni coordinaciones tediosas.

3. Gestión digital de taquillas

Los empleados necesitan lugares seguros donde guardar sus objetos personales, dispositivos técnicos o documentos, especialmente cuando ya no existen puestos de trabajo fijos.

Con un sistema de gestión de activos, las taquillas también pueden gestionarse de forma centralizada y utilizarse con mayor eficiencia.

Un ejemplo práctico: Sarah trabaja en la oficina días alternos y necesita una taquilla para guardar su portátil y sus objetos personales de forma segura. A través del sistema de reserva digital, puede reservar una taquilla libre con solo unos clics. El sistema le asigna automáticamente un espacio disponible, opcionalmente incluso con cerradura digital o acceso mediante código QR.

El equipo de instalaciones puede ver en el plano en tiempo real

• qué taquillas están ocupadas o libres,
• a quién está asignada cada una,
• y cuándo finalizan las reservas o cuándo deben renovarse.
  

Las asignaciones temporales, como las de becarios, invitados externos o equipos de proyecto, también pueden gestionarse de forma sencilla y transparente.