Nuevo: Flexopus Asset Management para la contabilidad de activos y nuevas funciones

Listas de Excel, ping pong por correo electrónico y «¿Quién tiene realmente el monitor? «: La gestión del inventario en la oficina a menudo parece un proyecto paralelo que todavía cuesta tiempo todos los días. Aquí es exactamente donde entra en juego Flexopus Asset Management. Como módulo de gestión de activos dentro de Software de gestión del lugar de trabajo ¿Ordena el hardware de TI, los equipos de piscinas, los vehículos de la empresa, los accesorios para reuniones o cualquier cosa que deba trasladarse, prestarse, asignarse o documentarse en la vida diaria de la oficina? Y ahora es aún más práctico: con los códigos QR de los activos, es posible identificar claramente los objetos in situ, acceder a ellos directamente desde el sistema y asignarlos a recursos específicos. Al mismo tiempo, los datos estructurados de los activos y la importación y exportación crean la base para respaldar su contabilidad de activos de forma limpia: como un software de inventario que hace que los datos estén disponibles rápidamente en lugar de ocultarlos.

Inventario de activos mediante códigos QR gratuitos

El inventario se vuelve eficiente cuando comienza con el objeto en sí. Para eso sirven exactamente nuestros códigos QR de Flexopus Asset: cada activo se puede vincular a una pegatina con un código QR para que los usuarios y administradores puedan acceder directamente al objeto correspondiente escaneándolo. Cada código QR contiene un identificador único y solo se puede asignar a un activo a la vez.

El proceso típico se mantiene deliberadamente simple:

1. Solicitar códigos QR
   Como administrador, puede solicitar los códigos QR por correo electrónico al equipo de soporte de Flexopus. La solicitud incluye la URL de su aplicación Flexopus, el número deseado, su nombre y la dirección postal. Los códigos QR se envían por correo y son 100% gratuitos para los clientes de Flexopus.
   
2. Adjunte códigos QR al activo
   Una vez que las pegatinas estén ahí, aplícalas a los activos que quieres inventariar. Se recomienda que primero pegues todos los activos y, a continuación, los vincules en Flexopus.
   
3. Enlazar códigos QR en Flexopus
   El enlace se realiza a través de Flexopus: Como Administrador de activos Inicie sesión en la página de usuario normal, abra la sección Activos, seleccione la descripción general del activo, abra el activo deseado y utilice la pestaña «Código QR» para escanear la pegatina. Por lo tanto, el código se asigna de forma exclusiva al activo.
   
4. Pruebe la conexión y retírela si es necesario
   Para probarlo, escanea el código QR como un usuario normal y crea una reserva. Si quieres eliminar un código, ve a Recursos > Todos los activos, abre Asset en el área de administración y elimina el código QR en la configuración general. Importante: Si quieres eliminar el código QR y volver a conectarlo más adelante, debes estar allí.
   

¿Por qué es importante para el inventario? Porque los códigos QR eliminan la disrupción de los medios de comunicación. Reducen las búsquedas manuales, facilitan la búsqueda de dispositivos y garantizan que el software de inventario se utilice en la vida diaria y no solo para el inventario anual. Aquí encontrará instrucciones paso a paso para Adjunte los códigos QR de los activos.

Asigne activos a recursos específicos (mesas, salas) y empleados

La vida cotidiana de la oficina consiste en hacer que los activos estén disponibles donde se necesitan: en el trabajo, en una sala de reuniones o en un lugar específico. La gran pregunta es: «¿Dónde está la tableta gráfica?» Luego se aclaró claramente en ese momento.

Flexopus Asset Management combina esta idea con el flujo de trabajo de reserva: al reservar, puede ver directamente en los detalles del activo dónde está almacenado el activo. El mapa en vivo está activado y puedes ver en el plano dónde puedes encontrar el activo.

Además, Flexopus también admite la asignación fija de activos a las personas: puede vincular permanentemente los objetos a los empleados para rastrear el inventario de la empresa de forma comprensible (por ejemplo, un portátil personal, un teléfono móvil de la empresa o el vehículo de los empleados). De este modo, la gestión de activos se convierte en un software de inventario que no solo permite pedir prestado, sino también asignar responsabilidades.

Activos ocultos y activos visibles: la diferencia de uso

No todos los activos deberían poder reservarse para todos. Algunos artículos se gestionan deliberadamente solo de forma interna, como parte del inventario, mientras que otros deben ser utilizados activamente por el equipo y pueden reservarse. Precisamente para esto, Flexopus ha realizado varios ajustes:

Activos visibles y reservables

Un activo con el estado «Flexible» está visible para los usuarios y se puede reservar. Esto es ideal para equipos de piscinas, como proyectores, equipos de prueba o cables HDMI. Si desea obtener más información sobre cómo «hacer que los activos se puedan reservar», haga clic aquí La entrada de blog correcta sobre el fin de la industria del papeleo.

Activos ocultos o restringidos

Hay dos estados relevantes para los activos que no deberían poder reservarse libremente:

• Bloqueado: El activo no está disponible para nadie, por ejemplo, debido a un defecto, una inspección o una pérdida.
  
• Restringido: Los administradores solo pueden reservar el activo en nombre de otros usuarios. Este estado también está destinado explícitamente a la gestión del inventario o a los activos que requieren una aprobación oficial. Las reservas de dichos activos se gestionan exclusivamente en un contexto administrativo.

También existe la opción de publicar o no publicar un activo. Así es como decides si un activo aparece o no en el área de usuario.

El resultado: para cada activo, usted controla si es una parte activa de la vida laboral diaria (visible y reservable) o si se administra únicamente como un conjunto de datos de inventario (restringido, no se puede reservar o no se publica). Es precisamente esta separación la que resulta decisiva para muchas empresas, ya que diferencian claramente la contabilidad de activos del uso operativo sin tener que mantener dos sistemas distintos.

Gestión de activos para la contabilidad de activos fijos

La contabilidad de activos depende de datos maestros confiables: características de identificación, valor de compra, forma de propiedad, términos, documentos. Flexopus Asset Management no sustituye a un sistema financiero integral, pero proporciona una base de datos limpia como software de inventario y hace que la información esté disponible allí donde se crea: en la vida cotidiana de la oficina.

Una gran ventaja: no solo puede describir los activos «de alguna manera», sino que también puede enriquecerlos específicamente con información que luego se utiliza en la contabilidad de activos fijos o en una herramienta de contabilidad de activos inicial. Esto incluye el fabricante, el número de serie, la fecha de producción, el precio y la forma de propiedad (compra o arrendamiento).

Los campos que son importantes para la contabilidad de activos fijos

Si desea utilizar Flexopus como fuente de datos para su contabilidad de activos fijos, vale la pena echar un vistazo a los campos que ya se pueden crear en la versión estándar:

• Nombre e identificador interno (como un código de inventario o activo): La piedra angular para una identificación clara dentro de la empresa.
  
• Categoría: Ayuda a estructurar los tipos de planta (TI, vehículos, reuniones, herramientas, etc.) y a filtrarlos limpiamente más adelante.
  
• Fabricante y número de serie: Funciones relevantes para la verificación, el soporte y la auditoría.
  
• Fecha de producción: Útil para planificar el ciclo de vida y la sustitución.
  
• precio: Información básica sobre adquisición/inversión.
  

¿Qué opciones de importación y exportación están disponibles con Flexopus Asset Management?

Para la contabilidad de activos y el inventario, es crucial una importación limpia de datos y una exportación completa. Flexopus Asset Management tiene una función de importación y exportación exactamente para eso: puede exportar una lista de sus activos para obtener una visión general o para reutilizar los datos en otros sistemas.

Al crear el primer sistema, los recursos se pueden cargar fácilmente mediante la importación para crear una visión general en Flexopus. Flexopus ofrece análisis exhaustivos de los activos para que tengas la mejor visión general de tu inventario.

Si lo desea, puede adjuntar los códigos QR e inventariar todo de forma clara una vez mediante la asignación de códigos QR.

Para seguir utilizando los datos en software de terceros para la contabilidad de activos, vale la pena exportar todos los datos relevantes de forma limpia como SVG.

Esto crea un puente limpio entre la gestión de activos operativos en Flexopus y los procesos posteriores que cubren su herramienta de contabilidad de activos fijos o de contabilidad de activos. Mantienen los datos actualizados de forma centralizada en lugar de mantenerlos varias veces.

Conclusión: La gestión de activos para oficinas: un punto de inflexión para el orden

La buena gestión de activos no se reconoce por la lista de funciones, sino por el hecho de que se utiliza en la vida cotidiana. Flexopus hace exactamente eso posible: un software de inventario que no desaparece en la «carpeta de inventario», sino que permanece en el flujo de trabajo diario de reservas y oficina.

Con los códigos QR de activos, puedes llevar el inventario directamente al objeto: escanea, accede, reserva, asigna, sin rodeos innecesarios. Al mismo tiempo, los campos estructurados de los activos, los documentos y la importación/exportación proporcionan una base fiable para respaldar adecuadamente la contabilidad de los activos, consolidar los datos maestros y hacer que la información esté disponible con mayor rapidez.

En resumen: si desea ordenar el inventario de su oficina, necesita menos Excel y procesos más claros. Con el Software de gestión de activos Flexopus El molesto problema del inventario finalmente se está convirtiendo en un asunto estructurado y claro.