Nieuw: Flexopus Asset Management

Excel-lijsten, e-mailverkeer en "Wie heeft de monitor eigenlijk?": inventarisbeheer op kantoor voelt vaak als een bijzaak die dagelijks tijd kost. Precies daar biedt Flexopus Asset Management uitkomst. De asset management software brengt orde in IT-hardware, poolapparatuur, bedrijfswagens, vergaderaccessoires of alles wat in het dagelijks kantoorleven verplaatst, geleend, toegewezen of gedocumenteerd moet worden.

Asset management of Digital Asset Management – wat is het verschil?

De termen asset management en digital asset management worden soms verschillend gebruikt. Klassiek asset management heeft betrekking op het beheer van bedrijfsbronnen zoals apparaten, voertuigen, gereedschappen of kantoorinventaris. Digital Asset Management (DAM) verwijst daarentegen vaak naar systemen voor het beheer van digitale inhoud zoals afbeeldingen, video's en documenten. Flexopus richt zich op het digitaal beheren en boeken van fysieke bedrijfsbronnen.

Voordelen van asset management software

Zelfs het beste werkplekconcept verliest zijn kracht als werkmiddelen, voertuigen of apparaten niet transparant worden beheerd. Zonder gestructureerd inventarisbeheer ontstaat er snel onzichtbare chaos: apparaten verdwijnen, verantwoordelijkheden zijn onduidelijk, behoeften overlappen elkaar – en kostbare werktijd gaat verloren.

1. ‍Centraal overzicht: Alle bedrijfsassets worden op één plek vastgelegd.‍
2. Duidelijke verantwoordelijkheden: Het is inzichtelijk aan wie een asset is toegewezen.‍
3. Minder dubbele boekingen: Boekbare middelen worden transparant beschikbaar gesteld.‍
4. Efficiënter gebruik: Bestaande middelen worden beter benut.‍
5. Minder handmatig beheer: Excel-lijsten, e-mails en individuele afstemmingen worden verminderd.
   

Juist in hybride werkmodellen, waarin medewerkers wisselen tussen kantoor, thuiswerkplek en afspraken buiten de deur, is asset management onmisbaar. Het zorgt ervoor dat alle middelen optimaal worden benut – ongeacht waar er gewerkt wordt.

Bovendien helpt het bedrijven om te voldoen aan compliance-eisen en het overzicht te behouden over levenscycli, onderhoud en verantwoordelijkheden. Dit vermindert niet alleen de administratieve last, maar ook het risico op verlies en foutieve boekingen.

Excel-lijst vs. asset management software

Wijs assets toe aan specifieke middelen (tafels, ruimtes) en medewerkers

In het dagelijks kantoorleven gaat het erom assets beschikbaar te maken waar ze nodig zijn: op de werkplek, in de vergaderruimte of op een specifieke locatie. De grote vraag "Waar is de tekentablet?" is op dat moment dan direct beantwoord.

Flexopus Asset Management koppelt dit idee aan de boekingsworkflow: bij het boeken kan in de asset-details direct worden ingezien waar het item is opgeborgen.

Daarnaast ondersteunt Flexopus ook de vaste toewijzing van assets aan personen: u kunt objecten permanent aan medewerkers koppelen om bedrijfsinventaris inzichtelijk te tracken (bijv. persoonlijke laptop, zakelijke telefoon, bedrijfsauto). Hiermee wordt asset management digitaal inventarisbeheer dat niet alleen uitlenen, maar ook verantwoordelijkheden in kaart kan brengen.

Welke assets kunnen bedrijven beheren?

Enkele voorbeelden van assets die via Flexopus boekbaar gemaakt kunnen worden:

Verborgen assets en zichtbare assets: het verschil in gebruik

Niet elk asset hoeft voor iedereen boekbaar te zijn. Sommige objecten worden bewust alleen intern beheerd als onderdeel van de inventaris, terwijl andere actief binnen het team moeten worden gebruikt en boekbaar moeten zijn. Flexopus biedt hiervoor verschillende instelmogelijkheden:

Zichtbare, boekbare assets

Een asset met de status “Flexibel” is zichtbaar voor gebruikers en kan worden geboekt. Dit is ideaal voor poolequipment zoals beamers, testapparatuur of HDMI-kabels. Wilt u meer weten over het boekbaar maken van assets? Lees dan deze blogpost.

Verborgen of beperkte assets

Voor assets die niet vrij boekbaar mogen zijn, zijn er twee relevante statussen:

• Geblokkeerd: Het asset is voor niemand beschikbaar, bijvoorbeeld vanwege een defect, keuring of verlies.
  
• Beperkt: Het asset kan alleen door beheerders namens andere gebruikers worden geboekt. Deze status is expliciet bedoeld voor inventarisbeheer of assets die een officiële goedkeuring vereisen. Boekingen van dergelijke assets worden uitsluitend in de beheeromgeving afgehandeld.

Daarnaast is er de mogelijkheid om een asset wel of niet te publiceren. Hiermee bepaalt u of een asset überhaupt zichtbaar is in de gebruikersomgeving.

Het resultaat: u bepaalt per asset of het een actief onderdeel is van de dagelijkse werkzaamheden (zichtbaar en boekbaar) of dat het puur als inventarisrecord wordt bijgehouden (beperkt, niet boekbaar of niet gepubliceerd). Juist deze scheiding is voor veel bedrijven cruciaal, omdat het de activaboekhouding en het operationele gebruik netjes van elkaar scheidt zonder dat er twee aparte systemen onderhouden hoeven te worden.

Welke import- en exportmogelijkheden biedt Flexopus Asset Management?

Voor activaboekhouding en inventarisatie is een correcte import van gegevens en een volledige export essentieel. Flexopus Asset Management beschikt daarom over een import/export-functie: u kunt een lijst met uw assets exporteren om een overzicht te krijgen of om gegevens in andere systemen te gebruiken.

Bij de eerste inrichting kunnen assets eenvoudig via een import worden geüpload om het overzicht in Flexopus op te bouwen. Flexopus biedt uitgebreide asset-analyses, zodat u altijd het beste inzicht heeft in uw inventaris.

U kunt vervolgens optioneel QR-codes aanbrengen en alles in één keer duidelijk inventariseren via QR-code toewijzing.

Voor het verdere gebruik van de gegevens in externe software voor activaboekhouding is het raadzaam om alle relevante gegevens netjes als SVG te exporteren.

Hiermee creëert u een naadloze brug tussen het operationele asset management in Flexopus en de daaropvolgende processen die door uw activaboekhouding of bijbehorende software worden afgedekt. U houdt gegevens centraal actueel in plaats van ze op meerdere plekken te moeten bijhouden.

Zo profiteren bedrijven van Flexopus Asset Management:

• Centraal overzicht: Alle assets – van poolauto tot monitor – zijn digitaal vastgelegd en op elk moment opvraagbaar.
• Eenvoudige toewijzing & inlevering: Medewerkers boeken, ontvangen of leveren apparatuur in met enkele klikken via het dashboard of via een QR-code.
• Geautomatiseerde processen: Inleveringen worden automatisch gedocumenteerd.
• Hoge veiligheid: Rollen- en rechtenbeheer zorgt ervoor dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot gevoelige assets.
• Naadloze integratie: De module vormt een perfecte aanvulling op bestaande Flexopus-oplossingen zoals de Desk Sharing Software, het Visitor Management of de app voor vergaderruimtedisplays.
  

Gerade in Zeiten hybrider Arbeit ist es entscheidend, Ressourcen effizient zu nutzen und transparent zu verwalten. Die Flexopus Asset Management Software schafft dafür die ideale Grundlage - flexibel, sicher und vollständig DSGVO-konform auf europäischen Servern gehostet.

Asset management in de praktijk: 3 voorbeelden

1. Poolauto's digitaal beheren en boeken

Lisa werkt op de verkoopafdeling en heeft de volgende dag een klantafspraak buiten de stad. Hiervoor wil ze een van de bedrijfsauto's gebruiken – een klassiek voorbeeld voor asset management.

Vroeger had Lisa hiervoor meerdere e-mails gestuurd, gebeld of in een Excel-lijst gekeken om te controleren welke auto beschikbaar was. Vandaag opent ze simpelweg de digitale boekingstool:

• Ze ziet in één oogopslag welke poolauto's beschikbaar zijn.
• Met één klik reserveert ze de gewenste auto voor de benodigde periode.
• Het systeem kan bijvoorbeeld de bestuurder, tijdstip, kilometerstand en reserveringsduur vastleggen.

Na gebruik kan Lisa het voertuig met enkele klikken als „ingeleverd” markeren. Het bedrijf profiteert dubbel:

• Transparantie: Iedereen ziet in realtime welk voertuig in gebruik is.
• Efficiëntie: Geen dubbele boekingen, geen afstemmingsfouten.
• Traceerbaarheid: Alle boekingen en het gebruik worden audit-proof gedocumenteerd.

2. IT-apparatuur toewijzen aan nieuwe medewerkers

Ein neuer Kollege startet im Unternehmen - nennen wir ihn Tom.
Damit er am ersten Arbeitstag direkt loslegen kann, muss einiges an Equipment vorbereitet werden: Laptop, Monitor, Headset, Zugangskarte und vielleicht sogar ein Diensthandy.

Via de juiste software kan het office-team precies zien welke apparaten beschikbaar zijn en aan wie ze momenteel zijn toegewezen. Met enkele klikken worden de benodigde assets voor Tom gereserveerd en definitief toegewezen. Op de achtergrond wordt automatisch gedocumenteerd:

• Wie welk apparaat wanneer heeft ontvangen
• Serienummers en de staat van de overgedragen assets
• Onderhoudscycli of vervangingsdata
  

Zo heeft niet alleen de IT-afdeling overzicht over de inventaris, maar weten ook HR en Facility Management altijd welke apparatuur in omloop is.

Wanneer Tom het bedrijf op een gegeven moment verlaat, kan zijn volledige inventaris eenvoudig weer van zijn profiel worden losgekoppeld en opnieuw worden toegewezen - zonder chaos, verlies of tijdrovende afstemming.

3. Kluisjes digitaal beheren

Medewerkers hebben veilige opbergmogelijkheden nodig voor persoonlijke eigendommen, technische apparaten of documenten - zeker wanneer er geen vaste werkplekken meer zijn.

Met een Asset Management Systeem kunnen ook kluisjes centraal worden beheerd en efficiënt worden gebruikt.

Een voorbeeld uit de praktijk: Sarah werkt op wisselende dagen op kantoor en heeft op die dagen een kluisje nodig om haar laptop en persoonlijke spullen veilig op te bergen. Via het digitale boekingssysteem kan ze met enkele klikken een vrij kluisje reserveren. Het systeem wijst haar automatisch een beschikbaar vak toe - optioneel zelfs met een digitaal slot of toegang via QR-code.

Het facilitair team ziet in het live-overzicht in realtime,

• welke kluisjes momenteel bezet of vrij zijn,
• aan wie welk vak is toegewezen,
• en wanneer reserveringen aflopen of moeten worden verlengd.
  

Ook tijdelijke toewijzingen - bijvoorbeeld voor stagiairs, externe gasten of projectteams - kunnen zo eenvoudig en inzichtelijk worden beheerd.