Nieuw: Flexopus Asset Management voor Asset Accounting en nieuwe functies

Excel-lijsten, pingpong via e-mail en „Wie heeft de monitor eigenlijk? „: Voorraadbeheer op kantoor voelt vaak als een bijproject dat nog steeds elke dag tijd kost. Dit is precies waar Flexopus Asset Management om de hoek komt kijken. Als module voor vermogensbeheer binnen Software voor werkplekbeheer Ruimt het IT-hardware, zwembadapparatuur, bedrijfsvoertuigen, vergaderaccessoires of iets anders op dat in het dagelijkse kantoorleven moet worden verplaatst, geleend, toegewezen of gedocumenteerd? En het is nu nog praktischer: met QR-codes voor bedrijfsmiddelen kunnen objecten ter plaatse duidelijk worden geïdentificeerd en rechtstreeks in het systeem worden geopend en aan specifieke bronnen worden toegewezen. Tegelijkertijd vormen gestructureerde activagegevens en import en export de basis voor een strakke ondersteuning van uw vermogensboekhouding: als inventarisatiesoftware die gegevens snel beschikbaar maakt in plaats van ze te verbergen.

Inventariseer activa met behulp van gratis QR-codes

De inventarisatie wordt efficiënt wanneer het begint met het object zelf. Dat is precies waar onze Flexopus Asset QR-codes voor zijn: elk item kan worden gekoppeld aan een QR-codesticker, zodat gebruikers en beheerders rechtstreeks toegang hebben tot het juiste object door te scannen. Elke QR-code bevat een unieke ID en kan slechts aan één item tegelijk worden toegewezen.

Het typische proces is bewust eenvoudig gehouden:

1. QR-codes aanvragen
   Als beheerder kunt u de QR-codes via e-mail aanvragen bij het Flexopus-ondersteuningsteam. De aanvraag bevat de URL van uw Flexopus-aanvraag, het gewenste nummer, uw naam en het postadres. De QR-codes worden per post verzonden en zijn 100% gratis voor Flexopus-klanten.
   
2. QR-codes aan het item koppelen
   Zodra de stickers er zijn, breng je ze aan op de items die je wilt inventariseren. Het is aan te raden om eerst alle assets op te lijmen en ze vervolgens te koppelen in Flexopus.
   
3. QR-codes koppelen in Flexopus
   De link wordt gemaakt via Flexopus: As Vermogensbeheerder Log in op de normale gebruikerspagina, open de sectie Assets, selecteer het itemoverzicht, open het gewenste item en gebruik het tabblad „QR-code” om de sticker te scannen. De code wordt daarom op unieke wijze aan het item toegewezen.
   
4. Test de verbinding en verwijder deze indien nodig
   Om te testen, scan je de QR-code als normale gebruiker en maak je een boeking. Als je een code wilt verwijderen, ga dan naar Assets > Alle assets, Open Asset in het beheergedeelte en verwijder de QR-code in Algemene instellingen. Belangrijk: Als u de QR-code wilt verwijderen en deze later opnieuw wilt verbinden, moet u aanwezig zijn.
   

Waarom is dit relevant voor de inventaris? Omdat QR-codes mediaverstoring voorkomen. Ze verminderen handmatige zoekopdrachten, maken apparaten gemakkelijk te vinden en zorgen ervoor dat inventarisatiesoftware in het dagelijks leven wordt gebruikt en niet alleen voor de jaarlijkse inventarisatie. Hier vind je stapsgewijze instructies voor Voeg de QR-codes van het item toe.

Assets toewijzen aan specifieke middelen (tafels, kamers) en werknemers

Het dagelijkse kantoorleven draait om het beschikbaar stellen van middelen waar ze nodig zijn: op het werk, in een vergaderruimte of op een specifieke locatie. De grote vraag „Waar is de grafische tablet?” Het werd toen op dat moment duidelijk opgehelderd.

Flexopus Asset Management combineert dit idee met de boekingsworkflow: tijdens het boeken kunt u direct in de assetgegevens zien waar het activum is opgeslagen. De live map is geactiveerd en je kunt op de plattegrond zien waar je de asset kunt vinden.

Daarnaast ondersteunt Flexopus ook de vaste toewijzing van activa aan mensen: u kunt objecten permanent aan werknemers koppelen om de bedrijfsinventaris op een begrijpelijke manier bij te houden (bijv. persoonlijke laptop, mobiele telefoon van het bedrijf, voertuig van de werknemer). Vermogensbeheer wordt zo inventarisatiesoftware die niet alleen verantwoordelijkheden kan lenen, maar ook in kaart kan brengen.

Verborgen en zichtbare activa: het verschil in gebruik

Niet elke asset zou voor iedereen boekbaar moeten zijn. Sommige items worden bewust alleen intern beheerd, als onderdeel van de inventaris, terwijl andere actief door het team moeten worden gebruikt en geboekt kunnen worden. Hiervoor zijn er verschillende aanpassingen in Flexopus:

Zichtbare, boekbare activa

Een asset met de status „Flexibel” is zichtbaar voor gebruikers en kan geboekt worden. Dit is ideaal voor zwembadapparatuur zoals projectoren, testapparatuur of HDMI-kabels. Als u meer wilt weten over „activa boekbaar maken”, klik dan hier De juiste blogpost over het einde van de papierwerkindustrie.

Verborgen of beperkte activa

Er zijn twee relevante statussen voor activa die niet vrij boekbaar zouden moeten zijn:

• Geblokkeerd: Het item is voor niemand beschikbaar, bijvoorbeeld vanwege een defect, inspectie of verlies.
  
• Beperkt: Het item kan alleen worden geboekt door beheerders namens andere gebruikers. Deze status is ook expliciet bedoeld voor voorraadbeheer of activa waarvoor officiële goedkeuring vereist is. Boekingen van dergelijke activa worden uitsluitend beheerd in een administratieve context.

Er is ook de mogelijkheid om een item al dan niet te publiceren. Zo bepaal je of een asset überhaupt in het gebruikersgedeelte verschijnt.

Het resultaat: voor elk activum bepaalt u of het een actief onderdeel is van het dagelijkse beroepsleven (zichtbaar en boekbaar) of puur wordt beheerd als een inventarisgegevensset (beperkt, niet boekbaar of niet gepubliceerd). Juist deze scheiding is voor veel bedrijven doorslaggevend omdat ze een duidelijk onderscheid maken tussen vermogensboekhouding en operationeel gebruik zonder dat ze twee afzonderlijke systemen hoeven te onderhouden.

Vermogensbeheer voor de boekhouding van vaste activa

De boekhouding van activa is afhankelijk van betrouwbare stamgegevens: identificatiekenmerken, aankoopwaarde, eigendomsvorm, voorwaarden, documenten. Flexopus Asset Management is geen vervanging voor een alomvattend financieel systeem, maar het biedt een schone database als inventarisatiesoftware en maakt informatie beschikbaar waar deze is gecreëerd: in het dagelijkse kantoorleven.

Een groot voordeel: u kunt activa niet alleen „op de een of andere manier” beschrijven, maar ze ook specifiek verrijken met informatie die later wordt gebruikt in de boekhouding van vaste activa of in een upstream asset accounting tool. Dit omvat de fabrikant, het serienummer, de productiedatum, de prijs en de eigendomsvorm (koop of lease).

De velden die belangrijk zijn voor de boekhouding van vaste activa

Als u Flexopus wilt gebruiken als gegevensbron voor uw boekhouding van vaste activa, is het de moeite waard om eens te kijken naar de velden die al in de standaardversie kunnen worden aangemaakt:

• Naam en interne ID (zoals een inventaris-/activacode): De hoeksteen voor een duidelijke identificatie binnen het bedrijf.
  
• Categorie: Helpt om planttypes (IT, voertuigen, vergaderingen, tools, enz.) te structureren en ze later netjes te filteren.
  
• Fabrikant en serienummer: Relevante functies voor verificatie, ondersteuning en audit.
  
• Datum van productie: Handig voor de levenscyclus en vervangingsplanning.
  
• prijs: Basisinformatie over overname/investering.
  

Welke import- en exportopties zijn beschikbaar met Flexopus Asset Management?

Voor de boekhouding en inventarisatie van activa is een schone import van gegevens en een volledige export cruciaal. Flexopus Asset Management heeft precies daarvoor een import/exportfunctie: u kunt een lijst van uw activa exporteren om een overzicht te krijgen of om gegevens in andere systemen te hergebruiken.

Bij het aanmaken van het eerste systeem kunnen de assets eenvoudig via import worden geüpload om een overzicht te creëren op Flexopus. Flexopus biedt uitgebreide assetanalyses zodat u het beste overzicht hebt van uw voorraad.

Je kunt dan optioneel de QR-codes bijvoegen en alles één keer duidelijk inventariseren via QR-code-toewijzing.

Om de gegevens in software van derden te blijven gebruiken voor asset accounting, is het dan de moeite waard om alle relevante gegevens netjes als SVG te exporteren.

Dit creëert een schone brug tussen operationeel vermogensbeheer in Flexopus en downstream-processen die betrekking hebben op uw tool voor de boekhouding van vaste activa of de boekhouding van activa. Ze houden gegevens centraal up-to-date in plaats van ze meerdere keren bij te houden.

Conclusie: Vermogensbeheer voor kantoren: een doorbraak voor de orde

Goed vermogensbeheer wordt niet herkend aan de lijst met functies, maar aan het feit dat het in het dagelijks leven wordt gebruikt. Flexopus maakt precies dat mogelijk: inventarisatiesoftware die niet verdwijnt in de „inventarismap” maar in de dagelijkse boekings- en kantoorworkflow leeft.

Met Asset QR-codes kunt u de inventaris rechtstreeks naar het object brengen: scannen, openen, boeken, toewijzen, zonder onnodige omwegen. Tegelijkertijd bieden gestructureerde activavelden, documenten en import/export een betrouwbare basis voor een goede ondersteuning van de asset accounting, het consolideren van stamgegevens en het sneller beschikbaar maken van informatie.

Kortom: als je je kantoorinventaris wilt opruimen, heb je minder Excel en duidelijkere processen nodig. Met de Flexopus software voor vermogensbeheer Het vervelende inventarisprobleem wordt eindelijk een gestructureerde, duidelijke zaak.