Nieuw: Flexopus Asset Management

Excel-lijsten, e-mailverkeer en "wie heeft eigenlijk de monitor?": inventarisbeheer op kantoor voelt vaak als een bijzaak die toch dagelijks tijd kost. Precies daar biedt Flexopus Asset Management de oplossing. De Asset Management-software brengt orde in IT-hardware, pool-equipment, bedrijfsvoertuigen, vergaderaccessoires of alles wat in het dagelijkse kantoorleven verplaatst, uitgeleend, toegewezen of gedocumenteerd moet worden.

Asset Management of Digital Asset Management – wat is het verschil?

De termen Asset Management en Digital Asset Management worden soms door elkaar gebruikt. Klassiek Asset Management heeft betrekking op het beheer van bedrijfsresources zoals apparatuur, voertuigen, gereedschap of kantoorinventaris. Digital Asset Management (DAM) daarentegen verwijst vaak naar systemen voor het beheer van digitale content zoals afbeeldingen, video's en documenten. Flexopus richt zich op het digitaal beheren en boeken van fysieke bedrijfsresources.

Voordelen van Asset Management-software

Zelfs het beste werkplekconcept verliest zijn effectiviteit als werkmiddelen, voertuigen of apparatuur niet transparant worden beheerd. Zonder gestructureerd inventarisbeheer ontstaat er snel een onzichtbare chaos: apparaten verdwijnen, verantwoordelijkheden zijn onduidelijk, behoeften overlappen elkaar – en kostbare werktijd gaat verloren.

1. ‍Centraal overzicht: Alle bedrijfsassets worden op één plek vastgelegd.‍
2. Duidelijke verantwoordelijkheden: Het is inzichtelijk aan wie een asset is toegewezen.‍
3. Minder dubbele boekingen: Boekbare resources worden transparant beschikbaar gesteld.‍
4. Efficiënter gebruik: Bestaande resources worden beter benut.‍
5. Minder handmatig beheer: Excel-lijsten, e-mails en individuele afstemmingen worden verminderd.
   

Juist in hybride werkmodellen, waarin medewerkers wisselen tussen kantoor, thuiswerkplek en afspraken buiten de deur, is assetmanagement onmisbaar. Het zorgt ervoor dat alle middelen optimaal worden benut – ongeacht waar er gewerkt wordt.

Bovendien helpt het bedrijven om te voldoen aan compliance-eisen en het overzicht te behouden over levenscycli, onderhoud en verantwoordelijkheden. Dit vermindert niet alleen de administratieve last, maar ook het risico op verlies en foutieve boekingen.

Excel-lijst vs. Asset Management Software

Wijs assets toe aan specifieke resources (tafels, ruimtes) en medewerkers

In het dagelijkse kantoorleven draait het erom assets beschikbaar te maken waar ze nodig zijn: op de werkplek, in de vergaderruimte of op een specifieke locatie. De grote vraag “Waar is de tekentablet?” is op dat moment dan direct beantwoord.

Het Flexopus Asset Management verbindt deze gedachte met de boekingsworkflow: bij het boeken kan direct in de assetdetails worden ingezien waar het asset is opgeborgen.

Daarnaast ondersteunt Flexopus ook de vaste toewijzing van assets aan personen: u kunt voorwerpen permanent aan medewerkers koppelen om bedrijfsinventaris traceerbaar te beheren (bijv. persoonlijke laptop, zakelijke telefoon, bedrijfsauto). Hiermee wordt assetmanagement een digitaal inventarisbeheer, dat niet alleen uitleningen, maar ook verantwoordelijkheden in kaart kan brengen.

Welke assets kunnen bedrijven beheren?

Enkele voorbeelden van assets die via Flexopus boekbaar kunnen worden gemaakt:

Verborgen assets en zichtbare assets: het verschil in gebruik

Niet elk asset hoeft voor iedereen boekbaar te zijn. Sommige voorwerpen worden bewust alleen intern beheerd als onderdeel van de inventaris, terwijl andere actief in het team gebruikt en geboekt moeten kunnen worden. Precies daarvoor biedt Flexopus verschillende instelmogelijkheden:

Zichtbare, boekbare assets

Een asset met de status “Flexibel” is zichtbaar voor gebruikers en kan worden geboekt. Dit is ideaal voor poolequipment zoals beamers, testapparatuur of HDMI-kabels. Als u meer wilt weten over het onderwerp “assets boekbaar maken”, vindt u hier de bijbehorende blogpost.

Verborgen of beperkte assets

Voor assets die niet vrij boekbaar mogen zijn, zijn er twee relevante statussen:

• Geblokkeerd: Het asset is voor niemand beschikbaar, bijvoorbeeld vanwege een defect, inspectie of verlies.
  
• Beperkt: Het asset kan alleen door beheerders namens andere gebruikers worden geboekt. Deze status is expliciet bedoeld voor voorraadbeheer of assets die een officiële goedkeuring vereisen. Boekingen van dergelijke assets worden uitsluitend in de beheeromgeving afgehandeld.

Daarnaast is er de mogelijkheid om een asset wel of niet te publiceren. Hiermee bepaalt u of een asset überhaupt zichtbaar is in de gebruikersomgeving.

Het resultaat: u bepaalt per asset of het een actief onderdeel is van de dagelijkse werkzaamheden (zichtbaar en boekbaar) of dat het enkel als inventarisrecord wordt bijgehouden (beperkt, niet boekbaar of niet gepubliceerd). Juist deze scheiding is voor veel bedrijven cruciaal, omdat het de activaboekhouding en het operationeel gebruik netjes van elkaar scheidt zonder dat er twee aparte systemen onderhouden hoeven te worden.

Welke import- en exportmogelijkheden biedt Flexopus Asset Management?

Voor activaboekhouding en inventarisatie is een correcte import van gegevens en een volledige export essentieel. Precies daarvoor beschikt Flexopus Asset Management over een import/export-functie: u kunt een lijst met uw assets exporteren om een overzicht te krijgen of om gegevens in andere systemen te hergebruiken.

Bij de eerste inrichting kunnen de assets eenvoudig via een import worden geüpload om het overzicht in Flexopus op te bouwen. Flexopus biedt uitgebreide asset-analyses aan, zodat u altijd het beste overzicht van uw inventaris heeft.

U kunt vervolgens optioneel QR-codes aanbrengen en alles in één keer duidelijk inventariseren via QR-code toewijzing.

Voor het hergebruik van gegevens in externe software voor activaboekhouding is het raadzaam om alle relevante gegevens netjes als SVG te exporteren. 

Hiermee ontstaat een naadloze brug tussen het operationele asset management in Flexopus en de daaropvolgende processen die uw activaboekhouding of boekhoudtool afdekken. U houdt gegevens centraal actueel in plaats van ze op meerdere plekken te moeten bijhouden.

Zo profiteren bedrijven van Flexopus Asset Management:

• Centraal overzicht: Alle assets - van poolauto tot monitor - zijn digitaal vastgelegd en op elk gewenst moment inzichtelijk.
• Eenvoudige toewijzing & inlevering: Medewerkers boeken, ontvangen of leveren apparatuur in met slechts enkele klikken via het dashboard of via een QR-code.
• Geautomatiseerde processen: Retourneringen worden automatisch gedocumenteerd.
• Hoge beveiliging: Rollen- en rechtenbeheer zorgt ervoor dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot gevoelige assets.
• Naadloze integratie: De module is de perfecte aanvulling op bestaande Flexopus-oplossingen zoals de desksharing-software, het bezoekersbeheer of de app voor vergaderruimtedisplays.
  

Juist in tijden van hybride werken is het cruciaal om middelen efficiënt te benutten en transparant te beheren. De Flexopus assetmanagement-software vormt hiervoor de ideale basis - flexibel, veilig en volledig AVG-conform gehost op Europese servers.

Assetmanagement in de praktijk: 3 voorbeelden

1. Poolauto's digitaal beheren en boeken

Lisa werkt bij de verkoopafdeling en heeft de volgende dag een klantafspraak buiten de stad. Hiervoor wil ze een van de bedrijfsauto's gebruiken - een klassiek voorbeeld voor assetmanagement.

Vroeger zou Lisa hiervoor meerdere e-mails hebben gestuurd, hebben gebeld of in een Excel-lijst hebben gekeken om te controleren welk voertuig beschikbaar was. Vandaag opent ze simpelweg de digitale boekingstool:

• Ze ziet in één oogopslag welke poolauto's beschikbaar zijn.
• Met één klik reserveert ze de gewenste auto voor de benodigde periode.
• Het systeem kan bijvoorbeeld de bestuurder, tijd, kilometerstand en reserveringsduur registreren.

Na gebruik kan Lisa het voertuig met een paar klikken als "ingeleverd" markeren. Het bedrijf profiteert dubbel:

• Transparantie: Iedereen ziet in realtime welk voertuig in gebruik is.
• Efficiëntie: Geen dubbele boekingen, geen afstemmingsfouten.
• Traceerbaarheid: Alle boekingen en het gebruik worden audit-proof gedocumenteerd.

2. IT-apparatuur toewijzen aan nieuwe medewerkers

Een nieuwe collega begint bij het bedrijf - laten we hem Tom noemen.
Om ervoor te zorgen dat hij op zijn eerste werkdag direct aan de slag kan, moet er heel wat apparatuur worden voorbereid: laptop, monitor, headset, toegangspas en misschien zelfs een zakelijke telefoon.

Via de juiste software kan het kantoorteam precies zien welke apparaten beschikbaar zijn en aan wie ze momenteel zijn toegewezen. Met een paar klikken worden de benodigde assets voor Tom gereserveerd en definitief toegewezen. Op de achtergrond wordt automatisch gedocumenteerd:

• Wie welk apparaat wanneer heeft ontvangen
• Serienummers en de staat van de overgedragen assets
• Onderhoudscycli of vervangingsdata
  

Zo heeft niet alleen de IT-afdeling overzicht over de voorraad apparatuur, maar ook HR en facility management weten op elk gewenst moment welke apparatuur in omloop is.

Wanneer Tom het bedrijf uiteindelijk verlaat, kan zijn volledige inventaris eenvoudig aan zijn profiel worden onttrokken en opnieuw worden toegewezen - zonder chaos, verlies of tijdrovende afstemming.

3. Kluisjes digitaal beheren

Medewerkers hebben veilige opbergmogelijkheden nodig voor persoonlijke eigendommen, technische apparatuur of documenten - zeker wanneer er geen vaste werkplekken meer zijn.

Met een assetmanagementsysteem kunnen ook kluisjes centraal worden beheerd en efficiënt worden benut.

Een voorbeeld uit de praktijk: Sarah werkt op wisselende dagen op kantoor en heeft op die dagen een kluisje nodig om haar laptop en persoonlijke spullen veilig op te bergen. Via het digitale boekingssysteem kan ze met een paar klikken een vrij kluisje reserveren. Het systeem wijst haar automatisch een beschikbaar vak toe - optioneel zelfs met een digitaal slot of QR-code-toegang.

Het facilitair team ziet in het live-overzicht in realtime,

• welke kluisjes momenteel bezet of vrij zijn,
• aan wie welk vak is toegewezen,
• en wanneer reserveringen aflopen of moeten worden verlengd.
  

Ook tijdelijke toewijzingen - bijvoorbeeld voor stagiairs, externe gasten of projectteams - kunnen zo eenvoudig en inzichtelijk worden beheerd.