Gestión de inventario digital: gestione el inventario de su empresa con Flexopus

¿Qué es la gestión digital de inventario?

La gestión digital de inventario se refiere a la organización del inventario de una empresa mediante software. La información relevante sobre los recursos físicos, como hardware informático, vehículos, herramientas, mobiliario de oficina o taquillas, se registra y gestiona de forma centralizada. El objetivo es representar los recursos de la empresa de manera estructurada y simplificar su administración.

¿Por qué es importante la gestión digital de inventario?

A medida que crece el inventario, aumentan las ubicaciones y cambian las responsabilidades, la carga administrativa crece rápidamente. Las listas manuales y los archivos de Excel se vuelven confusos, la información queda obsoleta y la coordinación consume un tiempo innecesario.

Una solución digital reduce esta carga, establece responsabilidades claras y facilita la colaboración entre sedes. Al mismo tiempo, permite utilizar los recursos de forma más eficiente, evitar compras innecesarias y organizar mejor los objetos compartidos en entornos de trabajo flexibles.

Gestión digital de inventario con Flexopus

Con Flexopus, las empresas pueden registrar, gestionar y poner a disposición su inventario de forma flexible. Activos como hardware informático, vehículos de empresa, herramientas o taquillas pueden asignarse permanentemente a los empleados o habilitarse para reserva. Información adicional como el fabricante, el número de serie, el precio o el estado de propiedad garantiza una documentación transparente. Además, los activos pueden consultarse y gestionarse directamente in situ mediante códigos QR.

¿Qué tipo de inventario se puede gestionar digitalmente?

Algunos ejemplos de lo que se puede inventariar con Flexopus:

Inventaríe sus activos mediante códigos QR gratuitos

La gestión de inventario es eficiente cuando comienza en el propio objeto. Para eso están diseñados nuestros códigos QR de activos de Flexopus: cada activo puede vincularse a una pegatina con código QR, de modo que los usuarios y administradores puedan acceder al objeto correspondiente escaneándolo directamente. Cada código QR contiene un ID único y solo puede asignarse a un activo a la vez.

El proceso típico es deliberadamente sencillo:

1. Solicitar códigos QR
   Como administrador, solicite los códigos QR por correo electrónico al equipo de soporte de Flexopus. En la solicitud, indique la URL de su aplicación Flexopus, la cantidad deseada, su nombre y la dirección postal. Los códigos QR se envían por correo postal y son 100 % gratuitos para los clientes de Flexopus.
   
2. Colocar los códigos QR en el activo
   Una vez recibidas las pegatinas, colóquelas en los activos que desee inventariar. Se recomienda etiquetar primero todos los activos y luego vincularlos en Flexopus.
   
3. Vincular los códigos QR en Flexopus
   La vinculación se realiza a través de Flexopus: como administrador de activos, inicie sesión en la página de usuario normal, abra el área de activos, seleccione la vista general de activos, abra el activo deseado y utilice la pestaña "Código QR" para escanear la pegatina. El código quedará así asignado de forma única al activo.
   
4. Probar la conexión y eliminar si es necesario
   Para probarlo, escanee el código QR como usuario normal y realice una reserva. Si desea eliminar un código, puede hacerlo en el área de administración en Activos > Todos los activos, abriendo el activo y eliminando el código QR en la configuración general. Importante: si elimina el código QR y desea volver a conectarlo más tarde, deberá estar presente en el lugar.
   

¿Por qué es esto relevante para el inventario? Porque los códigos QR eliminan la ruptura de medios. Reducen la búsqueda manual, hacen que los dispositivos sean fáciles de encontrar y garantizan que el software de inventario se utilice en el día a día y no solo para el inventario anual. Aquí encontrará una guía paso a paso para colocar los códigos QR de activos.

La gestión de activos para la contabilidad de inmovilizado

La contabilidad de activos depende de datos maestros fiables: características de identificación, valor de adquisición, forma de propiedad, plazos y documentos. El software de gestión de activos de Flexopus no sustituye a un sistema financiero integral, pero proporciona una base de datos limpia como software de inventario y pone la información a disposición allí donde se genera: en el día a día de la oficina.

Una gran ventaja: no solo puede describir los activos de cualquier manera, sino enriquecerlos específicamente con información necesaria para la contabilidad de activos o para una herramienta de contabilidad previa. Esto incluye, entre otros, el fabricante, el número de serie, la fecha de producción, el precio y la forma de propiedad (compra o leasing).

Los campos importantes para la contabilidad de activos

Si desea utilizar Flexopus como fuente de datos para su contabilidad de activos, merece la pena echar un vistazo a los campos que ya pueden configurarse de forma estándar:

• Nombre e ID interna (p. ej., un código de inventario/activo): Pilares fundamentales para una identificación única en la empresa.
  
• Categoría: Ayuda a estructurar los tipos de activos (TI, vehículos, reuniones, herramientas, etc.) y a filtrarlos correctamente más adelante.
  
• Fabricante y número de serie: Características relevantes para la verificación, el soporte y las auditorías.
  
• Fecha de producción: Útil para la planificación del ciclo de vida y la sustitución.
  
• Precio: Información básica sobre la adquisición/inversión.

Fazit

Una buena gestión de inventario no se demuestra con una larga lista de funciones, sino con la facilidad con la que se integra en el trabajo diario. Flexopus conecta la gestión digital del inventario de oficina y TI directamente con los procesos de reserva y oficina existentes.