Gestión de inventario digital: administra el inventario de tu empresa con Flexopus

¿Qué es la gestión de inventario digital?

La gestión de inventario digital se refiere a la organización de los activos de una empresa mediante software. Este proceso permite registrar y gestionar de forma centralizada información relevante sobre recursos físicos, como equipos informáticos, vehículos, herramientas, mobiliario de oficina o taquillas. El objetivo es representar los recursos de la empresa de manera estructurada y simplificar su administración.

¿Por qué es importante la gestión de inventario digital?

A medida que el inventario crece, aumentan las ubicaciones y cambian las responsabilidades, la carga administrativa se incrementa rápidamente. Las listas manuales y los archivos de Excel se vuelven confusos, la información queda obsoleta y la coordinación consume un tiempo innecesario.

Una solución digital reduce esta carga, establece responsabilidades claras y facilita la colaboración entre diferentes sedes. Al mismo tiempo, permite utilizar los recursos de forma más eficiente, evitar compras innecesarias y organizar mejor los elementos compartidos en entornos de trabajo flexibles.

Gestión de inventario digital con Flexopus

Con Flexopus, las empresas pueden registrar, gestionar y asignar sus activos de forma centralizada y flexible. Recursos como equipos informáticos, vehículos de empresa, herramientas o taquillas pueden asignarse permanentemente a los empleados o ponerse a disposición para su reserva. Información adicional como el fabricante, el número de serie, el precio o el estado de propiedad garantiza una documentación transparente. Además, mediante códigos QR, los activos pueden consultarse y gestionarse directamente in situ.

¿Qué tipo de inventario se puede gestionar digitalmente?

Algunos ejemplos de lo que se puede inventariar con Flexopus:

Inventaríe sus activos mediante códigos QR gratuitos

La gestión de inventario es eficiente cuando comienza en el propio objeto. Precisamente para eso están diseñados nuestros códigos QR de activos de Flexopus: cada activo puede vincularse a una etiqueta con código QR, de modo que los usuarios y administradores puedan acceder al objeto correspondiente escaneándolo directamente. Cada código QR contiene un identificador único y solo puede asignarse a un activo.

El proceso típico es deliberadamente sencillo:

1. Solicitar códigos QR
   Como administrador, puede solicitar los códigos QR por correo electrónico al equipo de soporte de Flexopus. En la solicitud, deberá indicar, entre otros datos, la URL de su aplicación Flexopus, la cantidad deseada, su nombre y la dirección postal. Los códigos QR se envían por correo postal y son 100 % gratuitos para los clientes de Flexopus.
   
2. Colocar los códigos QR en los activos
   Una vez recibidas las etiquetas, colóquelas en los activos que desee inventariar. Se recomienda etiquetar primero todos los activos y, a continuación, vincularlos en Flexopus.
   
3. Vincular los códigos QR en Flexopus
   La vinculación se realiza a través de Flexopus: como administrador de activos inicie sesión en la página de usuario habitual, abra la sección de activos, seleccione la vista general de activos, abra el activo deseado y utilice la pestaña "QR code" para escanear la etiqueta. El código quedará así vinculado de forma única al activo.
   
4. Probar conexión y eliminar si es necesario
   Para realizar una prueba, escanee el código QR como un usuario normal y cree una reserva. Si necesita eliminar un código, puede hacerlo desde el área de administración en Assets > All assets, abra el activo y elimine el código QR en General settings. Importante: si elimina el código QR y desea volver a conectarlo más tarde, deberá estar presente en el lugar.
   

¿Por qué es esto relevante para el inventario? Porque los códigos QR eliminan la discontinuidad en el flujo de información. Reducen las búsquedas manuales, hacen que los dispositivos sean fáciles de localizar y garantizan que el software de inventario se utilice en el día a día y no solo para el inventario anual. Aquí encontrará una guía paso a paso para la colocación de los códigos QR de los activos.

Gestión de activos para la contabilidad de activos fijos

La contabilidad de activos fijos depende de datos maestros fiables: características de identificación, valor de adquisición, forma de propiedad, plazos y documentos. El software de gestión de activos de Flexopus no sustituye a un sistema financiero integral, pero proporciona una base de datos limpia como software de inventario y pone la información a disposición allí donde se genera: en el día a día de la oficina.

Una gran ventaja: no solo puede describir los activos de cualquier manera, sino que puede enriquecerlos específicamente con información que se necesitará más adelante en la contabilidad de activos fijos o en una herramienta de contabilidad previa. Esto incluye, entre otros, el fabricante, el número de serie, la fecha de producción, el precio y la forma de propiedad (compra o leasing).

Los campos importantes para la contabilidad de activos fijos

Si desea utilizar Flexopus como fuente de datos para su contabilidad de activos fijos, merece la pena echar un vistazo a los campos que ya se pueden crear de forma estándar:

• Nombre e ID interno (p. ej., un código de inventario/activo): Pilar fundamental para una identificación inequívoca en la empresa.
  
• Categoría: Ayuda a estructurar los tipos de activos (TI, vehículos, reuniones, herramientas, etc.) y a filtrarlos correctamente más adelante.
  
• Fabricante y número de serie: Características relevantes para la verificación, el soporte y las auditorías.
  
• Fecha de producción: Útil para la planificación del ciclo de vida y de sustitución.
  
• Precio: Información básica sobre la adquisición/inversión.

Conclusión

Una buena gestión de inventario no se mide por una larga lista de funciones, sino por lo fácil que resulta integrarla en el día a día. Flexopus conecta la gestión digital de inventario de oficina e IT directamente con los procesos de reserva y oficina ya existentes.