Gestione digitale dell'inventario: gestisci i beni aziendali con Flexopus

Cos'è la gestione digitale dell'inventario?

La gestione digitale dell'inventario si riferisce all'organizzazione dei beni aziendali tramite software. Le informazioni rilevanti sulle risorse fisiche, come hardware IT, veicoli, strumenti, attrezzature per ufficio o armadietti, vengono registrate e gestite in modo centralizzato. L'obiettivo è mappare le risorse aziendali in modo strutturato e semplificarne la gestione.

Perché la gestione digitale dell'inventario è importante?

Con la crescita dell'inventario, la presenza di più sedi e il cambio di responsabilità, l'onere amministrativo aumenta rapidamente. Gli elenchi manuali e i file Excel diventano caotici, le informazioni diventano obsolete e il coordinamento richiede tempo prezioso.

Una soluzione digitale riduce questo carico di lavoro, definisce chiaramente le responsabilità e facilita la collaborazione tra diverse sedi. Allo stesso tempo, permette di utilizzare le risorse in modo più efficiente, evitare acquisti superflui e organizzare meglio gli oggetti condivisi in ambienti di lavoro flessibili.

Gestione digitale dell'inventario con Flexopus

Con Flexopus, le aziende possono registrare, gestire e rendere disponibili i propri beni in modo flessibile e centralizzato. Risorse come hardware IT, veicoli aziendali, strumenti o armadietti possono essere assegnate in modo permanente ai dipendenti o rese disponibili per la prenotazione. Informazioni aggiuntive come produttore, numero di serie, prezzo o stato di proprietà garantiscono una documentazione trasparente. Inoltre, tramite i codici QR, le risorse possono essere richiamate e gestite direttamente in loco.

Quali beni possono essere gestiti digitalmente?

Alcuni esempi di beni che possono essere inventariati con Flexopus:

Inventaria i tuoi beni tramite codici QR gratuiti

L'inventario diventa efficiente quando inizia direttamente sull'oggetto. È esattamente a questo che servono i nostri codici QR per asset Flexopus: ogni risorsa può essere collegata a un adesivo con codice QR, consentendo a utenti e amministratori di richiamare l'oggetto corrispondente semplicemente scansionandolo. Ogni codice QR contiene un ID univoco e può essere associato a un solo bene.

Il processo tipico è volutamente semplice:

1. Richiedi i codici QR
   In qualità di amministratore, richiedi i codici QR via e-mail al team di supporto Flexopus. Nella richiesta, indica l'URL della tua applicazione Flexopus, il numero desiderato, il tuo nome e l'indirizzo postale. I codici QR verranno inviati per posta e sono gratuiti al 100% per i clienti Flexopus.
   
2. Applica i codici QR sui beni
   Una volta ricevuti gli adesivi, applicali sui beni che desideri inventariare. Si consiglia di etichettare prima tutti i beni e successivamente di collegarli in Flexopus.
   
3. Collega i codici QR in Flexopus
   Il collegamento avviene tramite Flexopus: come amministratore di asset accedi alla normale pagina utente, apri l'area Asset, seleziona la panoramica degli asset, apri il bene desiderato e utilizza la scheda "QR code" per scansionare l'adesivo. Il codice sarà così univocamente associato al bene.
   
4. Testare la connessione e rimuoverla se necessario
   Per eseguire un test, scansiona il codice QR come un normale utente ed effettua una prenotazione. Se desideri rimuovere un codice, puoi farlo dall'area amministrativa andando su Assets > All assets, aprendo l'asset e cancellando il codice QR nelle General settings. Importante: se elimini il codice QR e desideri ricollegarlo in seguito, dovrai essere fisicamente presente sul posto.
   

Perché è importante per l'inventario? Perché i codici QR eliminano le interruzioni nei processi. Riducono la ricerca manuale, rendono i dispositivi rapidamente rintracciabili e garantiscono che il software di inventario venga utilizzato quotidianamente e non solo per l'inventario annuale. Qui trovi una guida passo dopo passo per l'applicazione dei codici QR sugli asset.

La gestione degli asset per la contabilità dei cespiti

La contabilità dei cespiti si basa su dati anagrafici affidabili: caratteristiche identificative, valore di acquisto, forma di possesso, durate, documenti. Il software di Asset Management di Flexopus non sostituisce un sistema finanziario completo, ma fornisce una base dati pulita come software di inventario, rendendo le informazioni disponibili esattamente dove vengono generate: nella routine quotidiana dell'ufficio.

Un grande vantaggio: non ti limiti a descrivere gli asset in modo generico, ma puoi arricchirli in modo mirato con le informazioni necessarie per la contabilità dei cespiti o per uno strumento di gestione contabile a monte. Queste includono, tra le altre, produttore, numero di serie, data di produzione, prezzo e forma di possesso (acquisto o leasing).

I campi importanti per la contabilità dei cespiti

Se desideri utilizzare Flexopus come fonte dati per la tua contabilità dei cespiti, vale la pena dare un'occhiata ai campi che possono essere creati già nello standard:

• Nome e ID interno (ad es. un codice inventario/asset): Pilastri fondamentali per un'identificazione univoca all'interno dell'azienda.
  
• Categoria: Aiuta a strutturare le tipologie di cespiti (IT, veicoli, meeting, strumenti, ecc.) e a filtrarle correttamente in seguito.
  
• Produttore e numero di serie: Caratteristiche rilevanti per la documentazione, l'assistenza e gli audit.
  
• Data di produzione: Utile per la pianificazione del ciclo di vita e della sostituzione.
  
• Prezzo: Informazioni di base su acquisti e investimenti.

Conclusione

Una buona gestione dell'inventario non si misura dalla lunghezza dell'elenco delle funzioni, ma dalla facilità con cui si integra nella routine lavorativa quotidiana. Flexopus collega la gestione digitale dell'inventario IT e dell'ufficio direttamente ai processi di prenotazione e d'ufficio esistenti.