Novità in Flexopus: accesso sicuro e senza password con la passkey

Le password fanno parte della routine lavorativa digitale da decenni. Devono essere create, salvate e inserite regolarmente. Allo stesso tempo, le credenziali rubate o riutilizzate continuano a rappresentare un rischio significativo per la sicurezza.

Con il nuovo accesso tramite Passkey, Flexopus offre un metodo di autenticazione più semplice e sicuro per la versione web. Gli utenti confermano la propria identità direttamente dal dispositivo, senza dover inserire una password Flexopus a ogni accesso. Ciò rende il login più comodo e riduce i rischi legati a password rubate o riutilizzate.

Cos'è l'accesso con Passkey?

Una Passkey è una chiave di accesso digitale che sostituisce la classica password. L'autenticazione viene confermata tramite un metodo già impostato sul dispositivo, ad esempio:

• impronta digitale,
• riconoscimento facciale,
• PIN del dispositivo,
• sequenza di sblocco o
• una chiave di sicurezza hardware compatibile.

Tecnicamente, le Passkey si basano su una coppia di chiavi crittografiche. La chiave privata è protetta dall'autenticatore utilizzato, mentre una chiave pubblica viene depositata presso il servizio per la verifica. La chiave privata non viene mai trasmessa al servizio.

Le Passkey sono inoltre vincolate al servizio specifico o al suo dominio. Di conseguenza, la chiave di accesso non può essere utilizzata su un sito di phishing dall'aspetto simile. Per questo motivo, la FIDO Alliance definisce le Passkey intrinsecamente resistenti al phishing.

Accesso con Passkey ora disponibile in Flexopus

A partire dalla versione Flexopus 2.52.0, l'accesso con Passkey è disponibile per l'applicazione web. Gli amministratori possono attivare la funzione centralmente. Successivamente, gli utenti possono creare una Passkey per il proprio account nelle impostazioni del profilo personale.

Dopo la configurazione, sulla pagina di accesso di Flexopus apparirà un'opzione aggiuntiva per il login con Passkey. I metodi di autenticazione precedentemente configurati vengono così integrati da un accesso senza password particolarmente comodo.

Il supporto nelle applicazioni mobili Flexopus seguirà in un secondo momento. Attualmente, la nuova funzionalità riguarda la versione web.

Come funziona l'accesso con Passkey in Flexopus

Dopo la configurazione, l'accesso si completa in pochi passaggi:

1. Gli utenti Flexopus aprono la pagina di accesso della propria istanza Flexopus.
2. Selezionano l'opzione per accedere con una Passkey.
3. Il dispositivo richiede la conferma configurata.
4. L'accesso viene autorizzato, ad esempio, tramite impronta digitale, riconoscimento facciale, PIN del dispositivo o chiave di sicurezza.
5. Flexopus verifica la prova crittografica ed effettua l'accesso dell'utente.

In questa procedura non è necessario inserire una password Flexopus.

La visualizzazione esatta della procedura di accesso può variare a seconda del sistema operativo, del browser, del dispositivo e del provider di passkey utilizzato. La procedura di base rimane tuttavia invariata: l'utente conferma l'accesso tramite un autenticatore affidabile.

Quali vantaggi offre l'accesso tramite passkey?

Accesso più rapido

Spesso le password devono essere copiate da un gestore di password o inserite manualmente. Con le passkey, di norma è sufficiente utilizzare lo stesso metodo con cui l'utente sblocca già il proprio dispositivo.

Ciò rende l'accesso a Flexopus particolarmente veloce nella routine lavorativa quotidiana. I dipendenti possono prenotare una postazione, verificare una prenotazione o aprire la planimetria in tempo reale senza lunghe interruzioni.

Niente più password dimenticate durante l'accesso quotidiano

Le password complesse sono difficili da ricordare. Al contrario, le password semplici sono più facili da indovinare e vengono spesso riutilizzate per più servizi.

Per accedere con una passkey, gli utenti non devono inserire o memorizzare alcuna password di Flexopus. Questo riduce problemi comuni come errori di digitazione, credenziali dimenticate e inutili ripristini della password.

Maggiore protezione contro il phishing

In un classico attacco di phishing, gli utenti vengono reindirizzati a una pagina di accesso contraffatta e invitati a inserire la propria password.

Le passkey sono vincolate al dominio per il quale sono state create. Una passkey configurata per l'istanza Flexopus non può quindi essere utilizzata facilmente su un dominio estraneo o manipolato.

Protezione contro il furto di dati delle password

Con le passkey non è necessaria alcuna password condivisa per l'autenticazione. Il dispositivo utilizza invece la chiave privata per dimostrare crittograficamente che l'utente dispone della passkey corretta.

Il server memorizza la parte pubblica della coppia di chiavi. Questa può essere utilizzata per verificare un accesso, ma non consente di ricostruire la chiave privata.

Comfort e sicurezza senza passaggi intermedi aggiuntivi

La sicurezza viene spesso percepita dagli utenti come un onere aggiuntivo. Le passkey combinano entrambi gli obiettivi: l'accesso diventa più semplice, riducendo al contempo i rischi tipici dei metodi basati su password.

Per le aziende, ciò significa che un metodo di accesso più sicuro non deve necessariamente tradursi in un'esperienza utente più complicata.

Attivare l'accesso tramite passkey per gli amministratori

Prima che i dipendenti della vostra azienda possano creare una passkey per Flexopus, la funzione deve essere attivata da un amministratore.

L'impostazione si trova nell'area amministrativa di Flexopus alla voce:

Adminbereich → Globale Einstellungen → Authentifizierung → Passkey Login

Nach der Aktivierung können Nutzer selbstständig einen Passkey in ihrem Profil hinterlegen.

Admins sollten ihre Mitarbeitenden im Zuge der Aktivierung kurz über folgende Punkte informieren:

• warum das Unternehmen Passkeys anbietet,
• welche Geräte und Authentifizierungsmethoden verwendet werden können,
• wie ein Passkey eingerichtet wird,
• welche alternative Anmeldemethode bei Problemen zur Verfügung steht,
• an wen sich Nutzende bei einem Gerätewechsel oder verlorenen Sicherheitsschlüssel wenden können.

Eine kurze interne Anleitung kann die Nutzung des neuen Features deutlich beschleunigen.

Persönlichen Passkey in Flexopus einrichten

Nachdem ein Administrator den Passkey Login freigeschaltet hat, können Mitarbeitende ihren persönlichen Passkey erstellen.

Die entsprechende Einstellung befindet sich im Nutzerprofil unter:

Profileinstellungen → Passwort & 2FA

Dort kann ein neuer Passkey hinzugefügt werden. Das verwendete Gerät beziehungsweise der Browser führt anschließend durch die Einrichtung. Nach erfolgreicher Registrierung steht auf der Anmeldeseite die zusätzliche Passkey-Option zur Verfügung.

Die konkreten Schritte können abhängig vom Betriebssystem und Authenticator unterschiedlich aussehen. Häufig wird die Erstellung mit der Geräte-PIN, einem Fingerabdruck oder der Gesichtserkennung bestätigt.

Was passiert bei einem Gerätewechsel?

Wie ein Passkey auf einem neuen Gerät zur Verfügung steht, hängt vom verwendeten Passkey-Anbieter ab.

Synchronisierte Passkeys können über den zugehörigen Anmeldedaten- beziehungsweise Passwortmanager auf mehreren Geräten verfügbar sein. Andere Passkeys sind fest an ein bestimmtes Gerät oder einen physischen Sicherheitsschlüssel gebunden. Die FIDO Alliance unterscheidet entsprechend zwischen synchronisierten und gerätegebundenen Passkeys.

Unternehmen sollten deshalb weiterhin mindestens einen geregelten Wiederherstellungs- oder alternativen Anmeldeprozess vorsehen. Nutzer sollten außerdem ihre Passkeys in den Flexopus-Profileinstellungen überprüfen und nicht mehr benötigte Zugangsschlüssel entfernen.

Für welche Unternehmen eignet sich ein Passkey Login?

Der Passkey Login bietet Vorteile für Unternehmen unterschiedlicher Größe. Besonders relevant ist er für Organisationen, die:

• den Login für ihre Mitarbeitenden vereinfachen möchten,
• die Abhängigkeit von Passwörtern reduzieren wollen,
• ihren Nutzern eine phishingresistente Anmeldeoption anbieten möchten,
• viele tägliche oder wiederkehrende Flexopus-Anmeldungen haben,
• externe oder dezentrale User ohne ein gemeinsames SSO-System verwalten,
• moderne Authentifizierungsmethoden in ihre IT-Strategie integrieren möchten.

Auch im hybriden Arbeitsalltag ist die unkomplizierte Anmeldung hilfreich. Mitarbeitende greifen von unterschiedlichen Arbeitsorten auf Flexopus zu, um beispielsweise Arbeitsplätze, Räume oder Parkplätze zu buchen. Ein schneller Login reduziert dabei unnötige Hürden.