Condivisione della scrivania e oggetti personali: ecco come il posto di lavoro rimane veramente utilizzabile nel modello di condivisione

La condivisione della scrivania è stata a lungo più di una semplice tendenza in molte aziende. Il concetto promette una maggiore flessibilità, un migliore utilizzo degli spazi in ufficio e spesso costi inferiori per posto di lavoro. In pratica, tuttavia, diventa subito evidente che gli oggetti personali sono uno dei punti di attrito più comuni quando si introduce la condivisione della scrivania. Non appena non c'è più una scrivania fissa, mancano lo spazio di archiviazione e la routine. Le borse si intromettono, l'attrezzatura si sposta da una scrivania all'altra e le regole vengono interpretate in modo diverso. Ciò influenza l'ambiente di lavoro, la produttività e, ultimo ma non meno importante, l'accettazione da parte di dipendenti e colleghi.

Chiunque voglia rendere efficace il desk sharing ha quindi bisogno non solo di software e logica di prenotazione, ma anche di un principio chiaro per gli oggetti personali: cosa appartiene al posto di lavoro, cosa appartiene alle aree centrali e qual è l'opzione per uno spazio di archiviazione sicuro? Questo articolo descrive esattamente questo, incluse le migliori pratiche, le regole per la pulizia delle scrivanie e una soluzione con armadietti prenotabili.

Perché la condivisione della scrivania rende gli oggetti personali una sfida

Non è più un lavoro fisso: cosa cambia?

Nel modello di lavoro classico, il posto di lavoro è spesso personale: scrivania, cassetto, configurazione del monitor, documenti. La condivisione della scrivania elimina questa base fissa. La scrivania viene invece utilizzata quotidianamente o in base alla situazione, spesso in combinazione con l'home office. Questo non cambia solo l'utilizzo, ma anche le esigenze e le aspettative dell'organizzazione:

• La scrivania non è più uno spazio di archiviazione personale, ma una risorsa condivisa.
• Le aree di lavoro stanno diventando più dinamiche: i dipendenti cambiano posto, i team si riuniscono secondo necessità, le stanze vengono utilizzate in modo più flessibile.
• I datori di lavoro devono pensare di più alle attrezzature, all'organizzazione, alla comunicazione e ai processi perché «seguire» le vecchie abitudini non funziona più.
• I dipendenti devono adattare i propri metodi di lavoro: cosa è necessario quotidianamente, cosa può rimanere in ufficio, cosa deve essere portato in ufficio a casa?

Appena dentro Hot Desking o modello di scrivania condivisa, questi cambiamenti sono normali, ma senza regole chiare, ciò comporta rapidamente degli svantaggi: tempi di ricerca, disordine, conflitti sullo spazio e un ambiente di lavoro che sembra improvvisato piuttosto che professionale.

Problemi tipici con gli oggetti personali

Gli oggetti personali spesso diventano un problema con la condivisione della scrivania per gli stessi motivi, indipendentemente dal fatto che si tratti di un piccolo ufficio o di un grande ufficio in più sedi:

• Borse e giacche bloccano lo spazio al lavoro o nel corridoio perché non c'è uno spazio di archiviazione definito.
• Oggetti come mouse, cuffie, adattatore o cavo di ricarica «vagano» tra le aree di lavoro e mancano il giorno successivo.
• I documenti, le note o le stampe private rimangono sulla scrivania e diventano un problema di sicurezza e protezione dei dati.
• Attrezzature diverse portano alla frustrazione: una scrivania è docking, l'altra no; un sedile ha la giusta ergonomia, l'altro no.
• I colleghi considerano ingiuste le «tracce permanenti» private sul posto di lavoro perché il principio di condivisione si diluisce.
• L'aspetto del comitato aziendale diventa rilevante quando le regole, il controllo, la pulizia o le questioni personali non sono chiare.

In breve: il desk sharing non è solo un modello di prenotazione, ma un modello organizzativo. E gli oggetti personali sono la vite di regolazione più visibile.

La soluzione: rendi prenotabili gli armadietti con Flexopus!

Gli armadietti (armadietti) come risorsa prenotabile sono una soluzione robusta per la condivisione della scrivania e gli oggetti personali. L'armadietto sostituisce il cassetto mancante sulla scrivania, senza perdere il vantaggio della flessibilità. L'integrazione nel sistema di desk sharing è fondamentale: quando gli armadietti vengono prenotati e gestiti allo stesso modo delle postazioni di lavoro, delle sale riunioni o di altre risorse, viene creato un modello coerente per l'intera organizzazione.

Con il Gestione delle risorse Flexopus Gli armadietti in ufficio possono essere mappati come risorsa e resi prenotabili. In questo modo «lascialo da qualche parte» diventa un'opzione ovvia: i dipendenti prenotano un posto di lavoro e, se necessario, un armadietto aggiuntivo. Ciò supporta l'introduzione perché il principio è facile da spiegare: tenere la scrivania sgombra, riporre gli oggetti in modo sicuro, condividere un posto di lavoro.

Vale anche la pena dare un'occhiata all'integrazione di Locker: attraverso un Integrazione con sistemi di chiusura intelligenti Può essere ancora più facile da usare perché gli armadietti possono essere controllati digitalmente.

Perché gli armadietti prenotabili sono così utili nel modello di scrivania condivisa:

• Sicurezza per oggetti, dispositivi e documenti
• Meno «pendoli di trasporto» tra home office e ufficio
• Regole chiare possono essere applicate nella pratica (anziché limitarsi a esistere sulla carta)
• Organizzazione in ufficio, aree di lavoro più pulite, meno conflitti per lo spazio
• Scalabilità per più sedi, piani e uffici
• Equità nella condivisione: l'uso è trasparente e regolamentato

Procedure consigliate per la gestione degli oggetti personali nel modello di scrivania condivisa

Per garantire che il concetto di condivisione della scrivania non venga meno a causa dei dettagli, gli oggetti personali dovrebbero essere pianificati come parte del modello di lavoro. I seguenti suggerimenti sono volutamente pratici: aiutano a iniziare, ma funzionano anche a lungo termine con l'aumentare dell'utilizzo.

Oggetti personali sul lavoro

È importante portare con sé solo ciò che è veramente necessario. Inoltre, gli oggetti possono essere riposti negli armadietti anche tra i giorni lavorativi. Ciò aumenta l'accessibilità in ufficio e facilita anche gli spostamenti verso il lavoro, poiché non è sempre necessario portare tutto con sé.

Regole e politica di Clean Desk: l'ordine è un processo, non una richiesta

Uno Politica Clean Desk non è «bello avere» nella condivisione della scrivania, ma la base. Determina ciò che rimane dopo il lavoro, idealmente nulla che disturbi gli altri o crei rischi. È importante che le regole non siano solo formulate, ma anche sancite come principio nella vita quotidiana:

• Pulisci la scrivania dopo l'uso
• Conserva gli articoli in armadietti o aree definite
• Non lasciare scoperti documenti e documenti sensibili
• Comunica chiaramente lo standard per la pulizia e le attrezzature

Standardizzazione delle apparecchiature: meno articoli privati, maggiore produttività

Molti oggetti personali vengono portati con sé solo perché le attrezzature sul posto di lavoro non sono uniformi. La standardizzazione riduce la necessità di apparecchiature private e aumenta la produttività:

• Monitor standard, docking, alimentatore
• Periferia uniforme (se del caso) o norme igieniche chiare
• Chiara identificazione dei luoghi di lavoro e delle aree di lavoro
• Risorse definite per esigenze speciali (ad es. aree silenziose, cabine telefoniche, aree di interesse)

Più l'attrezzatura è coerente, minore è la «lista di imballaggio» necessaria e meglio il principio della condivisione della scrivania si adatta alla realtà.

Introduzione, comunicazione e orientamento: la condivisione della scrivania non viene introdotta «a margine»

La condivisione della scrivania è un cambiamento nel lavoro, non solo un nuovo software. Un'introduzione di successo richiede comunicazione, regole chiare e una logica comprensibile per tutti i colleghi. Quanto segue si è dimostrato efficace:

• Fase pilota in aree di lavoro selezionate
• regole semplici (poche ma coerenti)
• comunicazione trasparente: vantaggi, principio, utilizzo, necessità di risorse
• materiali e linee guida adeguati per l'azienda

In Flexopus, abbiamo già aiutato con successo molte aziende a introdurre la condivisione della scrivania e le integrazioni degli armadietti. Per questo, abbiamo un servizio dedicato Guida alla condivisione della scrivania sviluppato, che rendiamo disponibile gratuitamente.

Conclusione: la condivisione della scrivania funziona quando gli oggetti personali vengono ripensati

La condivisione della scrivania e gli oggetti personali non sono un problema secondario, ma un fattore fondamentale per l'accettazione, l'ordine e la produttività. Se borse, oggetti e attrezzature rimangono inspiegabili, sorgono rapidamente degli svantaggi: ambiente di lavoro irrequieto, conflitti per lo spazio, uso inefficiente dello spazio in ufficio e un modello di condivisione della scrivania che crea più sforzi che benefici nella vita quotidiana.

Con regole chiare, una politica coerente di pulizia delle scrivanie, attrezzature standardizzate e armadietti prenotabili come soluzione, il principio della condivisione è adatto all'uso quotidiano. La combinazione del software di condivisione della scrivania e dell'integrazione degli armadietti è particolarmente efficace perché combina le esigenze personali (spazio di archiviazione, sicurezza, comodità) con la flessibilità del modello di lavoro: in ufficio, in diverse sedi e adatto all'organizzazione.