Desk Sharing & persönliche Gegenstände: So bleibt der Arbeitsplatz im Sharing-Modell wirklich nutzbar

Desk Sharing ist in vielen Unternehmen längst mehr als ein Trend. Das Konzept verspricht mehr Flexibilität, eine bessere Nutzung von Büroflächen und oft auch geringere Kosten pro Arbeitsplatz. In der Praxis zeigt sich jedoch schnell: Persönliche Gegenstände sind einer der häufigsten Reibungspunkte bei der Einführung von Desk Sharing. Sobald kein fester Schreibtisch mehr existiert, fehlen Ablage, Stauraum und Routine. Taschen stehen im Weg, Ausstattung wandert von Desk zu Desk, und Regeln werden unterschiedlich ausgelegt. Das beeinflusst die Arbeitsumgebung, die Produktivität und nicht zuletzt die Akzeptanz bei Mitarbeitenden, Angestellten und Kolleginnen und Kollegen.

Wer Desk Sharing erfolgreich gestalten will, braucht deshalb neben Software und Buchungslogik auch ein klares Prinzip für persönliche Gegenstände: Was gehört an den Arbeitsplatz, was gehört in zentrale Bereiche, und welche Möglichkeit gibt es für sicheren Stauraum? In diesem Artikel wird genau das beschrieben - inklusive Best Practices, Clean Desk Regeln und einer Lösung mit buchbaren Schließfächern.

Warum Desk Sharing persönliche Gegenstände zur Herausforderung macht

Kein fester Arbeitsplatz mehr - was verändert sich?

Im klassischen Arbeitsmodell ist der Arbeitsplatz oft persönlich geprägt: Schreibtisch, Schublade, Monitor-Setup, Unterlagen. Diese feste Basis fällt beim Desk Sharing weg. Stattdessen wird der Desk täglich oder situativ genutzt - häufig in Kombination mit Homeoffice. Das verändert nicht nur die Nutzung, sondern auch Bedürfnisse und Erwartungen an die Organisation:

• Der Schreibtisch ist kein persönlicher Lagerplatz mehr, sondern eine geteilte Ressource.
• Arbeitsbereiche werden dynamischer: Mitarbeitende wechseln Plätze, Teams sitzen je nach Bedarf zusammen, Räume werden flexibler genutzt.
• Arbeitgeber müssen stärker über Ausstattung, Ordnung, Kommunikation und Prozesse nachdenken, weil das „Mitlaufen“ alter Gewohnheiten nicht mehr funktioniert.
• Arbeitnehmende müssen ihre Arbeitsweise anpassen: Was wird täglich gebraucht, was kann im Büro bleiben, was muss mit ins Homeoffice?

Gerade im Hot Desking bzw. Shared Desk Modell sind diese Veränderungen normal - aber ohne klare Regeln führt das schnell zu Nachteilen: Suchzeiten, Unordnung, Konflikte über Platz und eine Arbeitsumgebung, die eher improvisiert wirkt als professionell.

Typische Probleme mit persönlichen Gegenständen

Persönliche Gegenstände werden beim Desk Sharing häufig aus den gleichen Gründen zum Problem - unabhängig davon, ob es um ein kleines Büro oder große Büroflächen an mehreren Standorten geht:

• Taschen und Jacken blockieren Platz am Arbeitsplatz oder im Gang, weil es keine definierte Ablage gibt.
• Gegenstände wie Maus, Headset, Adapter oder Ladekabel „wandern“ zwischen Arbeitsbereichen und fehlen am nächsten Tag.
• Private Dokumente, Notizen oder Ausdrucke bleiben am Desk liegen und werden zum Sicherheits- und Datenschutzthema.
• Unterschiedliche Ausstattung führt zu Frust: ein Schreibtisch hat Docking, der nächste nicht; ein Platz hat die passende Ergonomie, der nächste nicht.
• Kolleginnen und Kollegen empfinden private „Dauer-Spuren“ am Arbeitsplatz als unfair, weil das Sharing-Prinzip verwässert.
• Der Betriebsrats-Aspekt wird relevant, wenn Regeln, Kontrolle, Reinigung oder personenbezogene Themen unklar sind.

Kurz gesagt: Desk Sharing ist nicht nur ein Buchungsmodell, sondern ein Organisationsmodell. Und persönliche Gegenstände sind dabei die sichtbarste Stellschraube.

Die Lösung: Schließfächer mit Flexopus buchbar machen!

Eine robuste Lösung für Desk Sharing & persönliche Gegenstände sind Schließfächer (Locker) als buchbare Ressource. Das Schließfach ersetzt die fehlende Schublade am Schreibtisch - ohne den Vorteil der Flexibilität zu verlieren. Entscheidend ist die Integration in das Desk Sharing System: Wenn Lockers genauso gebucht und verwaltet werden wie Arbeitsplätze, Besprechungsräumen oder andere Ressourcen, entsteht ein konsistentes Modell für die gesamte Organisation.

Mit dem Flexopus Asset Management können Schließfächer im Büro als Ressource abgebildet und buchbar gemacht werden. So wird aus „irgendwo ablegen“ eine klare Möglichkeit: Mitarbeitende buchen einen Arbeitsplatz und bei Bedarf zusätzlich ein Schließfach. Das unterstützt die Einführung, weil das Prinzip einfach erklärt werden kann: Desk frei halten, Gegenstände sicher verstauen, Arbeitsplatz teilen.

Zusätzlich lohnt sich ein Blick auf die Lockerintegration: Durch eine Integration mit Smart-Lock-Systemen kann die Nutzung noch einfacher werden, weil Schließfächer digital angesteuert werden können. 

Warum buchbare Lockers im Shared Desk Modell so viel Nutzen bringen:

• Sicherheit für Gegenstände, Geräte und Unterlagen
• Weniger „Transport-Pendel“ zwischen Homeoffice und Büro
• Klare Regeln werden praktisch umsetzbar (statt nur auf Papier zu existieren)
• Ordnung im Büro, sauberere Arbeitsbereiche, weniger Konflikte um Platz
• Skalierbarkeit für mehrere Standorte, Etagen und Büroflächen
• Fairness im Sharing: Nutzung ist transparent und geregelt

Best Practices für den Umgang mit persönlichen Gegenständen im Shared Desk Modell

Damit das Konzept Desk Sharing nicht an Details scheitert, sollten persönliche Gegenstände als Teil des Arbeitsmodells geplant werden. Die folgenden Tipps sind bewusst praxisnah: Sie helfen beim Start, funktionieren aber auch langfristig, wenn die Nutzung steigt.

Persönliche Gegenstände am Arbeitsplatz

Wichtig ist, nur das mit an den Platz zu nehmen, was auch wirklich nötig ist. Zudem können Gegenstände auch zwischen Arbeitstagen in Lockers gelagert werden. Das steigert die Zugänglichkeit im Office und erleichtert zudem den Arbeitsweg, da nicht immer alles mit geschleppt werden muss.

Regeln und Clean Desk Policy: Ordnung ist ein Prozess, keine Bitte

Eine Clean Desk Policy ist im Desk Sharing nicht „nice to have“, sondern das Fundament. Sie legt fest, was nach dem Arbeiten am Arbeitsplatz zurückbleibt - idealerweise nichts, was andere stört oder Risiken erzeugt. Wichtig ist dabei, dass Regeln nicht nur formuliert, sondern als Prinzip im Alltag verankert werden:

• Desk nach Nutzung freiräumen
• Gegenstände in Schließfächern oder definierten Bereichen ablegen
• Dokumente und sensible Unterlagen nicht offen liegen lassen
• Standard für Reinigung und Ausstattung klar kommunizieren

Ausstattung standardisieren: weniger private Gegenstände, mehr Produktivität

Viele persönliche Gegenstände werden nur deshalb mitgebracht, weil Ausstattung am Arbeitsplatz nicht einheitlich ist. Standardisierung reduziert den Bedarf an Privat-Equipment und erhöht die Produktivität:

• Monitore, Docking, Stromversorgung im Standard
• Einheitliche Peripherie (wo sinnvoll) oder klare Hygieneregeln
• Klare Kennzeichnung von Arbeitsplätzen und Arbeitsbereichen
• Definierte Ressourcen für Spezialbedarf (z. B. ruhige Zonen, Telefonboxen, Fokusflächen)

Je konsistenter die Ausstattung, desto weniger „Packliste“ ist nötig – und desto besser passt das Desk Sharing Prinzip zur Realität.

Einführung, Kommunikation und Leitfaden: Desk Sharing wird nicht „nebenbei“ eingeführt

Desk Sharing ist eine Veränderung im Arbeiten, nicht nur eine neue Software. Eine erfolgreiche Einführung braucht Kommunikation, klare Regeln und eine verständliche Logik für alle Kollegen. Bewährt hat sich:

• Pilotphase in ausgewählten Arbeitsbereichen
• einfache Regeln (wenige, aber konsequente)
• transparente Kommunikation: Vorteile, Prinzip, Nutzung, Bedarf an Ressourcen
• passende Materialien und Leitfaden für das Unternehmen

Wir bei Flexopus haben schon viele Unternehmen erfolgreich dabei begleitet, Desk Sharing und Locker integrationen einzuführen. Dafür haben wir einen dedizierten Desk Sharing Leitfaden entwickelt, den wir frei zur Verfügung stellen.

Fazit: Desk Sharing funktioniert, wenn persönliche Gegenstände neu gedacht werden

Desk Sharing und persönliche Gegenstände sind kein Randthema, sondern ein Kernfaktor für Akzeptanz, Ordnung und Produktivität. Wenn Taschen, Gegenstände und Ausstattung ungeklärt bleiben, entstehen schnell Nachteile: unruhige Arbeitsumgebung, Konflikte über Platz, ineffiziente Nutzung der Büroflächen und ein Desk Sharing Modell, das im Alltag mehr Aufwand als Nutzen erzeugt.

Mit klaren Regeln, einer konsequenten Clean Desk Policy, standardisierter Ausstattung und buchbaren Schließfächern als Lösung wird das Sharing-Prinzip alltagstauglich. Besonders wirksam ist die Kombination aus Desk Sharing Software und Lockerintegration, weil sie persönliche Bedürfnisse (Stauraum, Sicherheit, Komfort) mit der Flexibilität des Arbeitsmodells verbindet - im Büro, standortübergreifend und passend zur Organisation.