Présentation de l'outil de réservation de bureau : plus de structure pour les modèles de travail modernes

Hybride Arbeitsmodelle sind in vielen Unternehmen zur Norm geworden. Teams verteilen sich auf Homeoffice und Büro, Arbeitsplätze werden flexibel genutzt und Projekte werden nach individuellen Bedürfnissen ausgerichtet. Damit ein reibungsloser Ablauf garantiert ist, braucht es ein klares Desk Booking Einführungskonzept. Was dabei oft fehlt, ist ein klar aufgebautes Buchungssystem für hybride Arbeitsplätze, mit dem Mitarbeitende passende Schreibtische finden, reservieren und buchen können. Ein Desk Booking Tool schließt genau diese Lücke. Es bringt Ordnung in den Alltag, bündelt Funktionen für Planung, Transparenz und Auswertung und hilft Unternehmen, Flächen und Arbeitsplätze sinnvoll einzusetzen.

Wir bei Flexopus verfügen über langjährige Praxiserfahrung im Bereich Desk Booking und können für Auswahl, Einführung und Betrieb Folgendes empfehlen.

Was ist ein Desk Booking Tool und warum ist es wichtig?

Ein Desk Booking Tool ist eine Arbeitsplatzbuchungssoftware, mit der Mitarbeitende an Präsenztagen Arbeitsplätze, Zonen, Räume oder Parkplätze suchen, reservieren und buchen. Auf einer Oberfläche, idealerweise auf einem digitalen Zwilling Ihres Büros, sehen Sie in Echtzeit, welche Büroressourcen frei sind, welche Funktionen ein Platz bietet und welche Regeln im jeweiligen Bereich gelten. Diese Software unterstützt verschiedene Arbeitsmodelle, vom klassischen Desk Sharing bis zu projektbasierten Setups. Für Unternehmen ist das relevant, weil sich somit die Anwesenheit planen lässt, Teams sich leichter treffen und Bedürfnisse nach Ausstattung sichtbar werden.

Vorteile einer strukturierten Desk Booking Einführung

So verbessert eine durchdachte Einführung den Arbeitsalltag und die Flächennutzung zugleich:

1. Planungssicherheit: Teams stimmen sich leichter ab, Services (z. B. Catering für Besprechungen) werden bedarfsgerecht geplant, und Plätze lassen sich nach Ausstattung und Teamnähe zuweisen. Eine strukturierte Einführung sorgt dafür, dass Mitarbeitende wissen, wie sie die Buchung korrekt nutzen.
2. Bessere Nutzung von Flächen: Daten offenbaren, welche Zonen beliebt sind und welche Arbeitsplätze häufig leer bleiben. Unternehmen können daraus Umbauten oder Umzüge ableiten.
3. Angenehme Nutzererfahrung: Mit klar kommunizierten Regeln und Schritt-für-Schritt-Anleitungen wird Desk Booking schnell angenommen.
4. Transparenz und Einhaltung von Regeln: Check-in, Regeln und Nutzerrechte sorgen dafür, dass Buchungen nachvollziehbar sind und Richtlinien eingehalten werden.
5. Entscheidungen auf Basis von Daten: Dashboards liefern Kennzahlen zu Auslastung, Spitzenzeiten und genutzten Arbeitsmodellen. So bringen Unternehmen ihre Ziele und Bedürfnisse besser in Einklang.

Das sind die wichtigsten Vorteile von Desk Booking.

Die wichtigsten Funktionen eines Desk Booking Tools

Beim Einführen eines Desk Booking Tools sollten Sie diese Funktionen besonders beachten, damit Mitarbeitende das System schnell verstehen und nutzen können. Wichtig sind dabei folgende Aspekte:

• Einfache Buchung: Arbeitsplätze in wenigen Schritten per Browser und mobile App reservieren und buchen. Favoriten, wiederkehrende Buchungen und Gastprofile helfen im Alltag.
  
• Interaktive Karten: Grundrisse mit Live-Status, Filtern nach Ausstattung, Teamnähe, Zone und Etage. So lassen sich Bedürfnisse schnell abgleichen und der richtige Schreibtisch finden.
  
• Regeln und Zonen: Gruppen, Ruhezonen, Buchungsfenster und Adminrechte. Die Software sollte unterschiedliche Arbeitsmodelle abbilden und verschiedene Berechtigungen zulassen.
  
• Check-in und No-Show-Vermeidung: Optionaler Check-in in der App oder per QR-Code stellt sicher, dass reservierte Arbeitsplätze genutzt werden.
  
• Ressourcenvielfalt: Nicht nur Schreibtische, sondern auch Besprechungsräume, Parkplätze, Spinde und andere Büroressourcen sollten sich buchen lassen.
  
• Rollen, Rechte und Datenschutz: Single Sign-On, Berechtigungen und DSGVO-konforme Verarbeitung sind Pflicht, besonders in größeren Unternehmen.
  
• Analysen und Reports: Ressourcenbasierte Nutzungsstatistiken, Trends und Standortvergleiche machen sichtbar, wie gut Funktionen und Arbeitsmodelle angenommen werden.
  
• Einfache Administration: Standorte, Gebäude, Etagen und Nutzende lassen sich ohne Spezialwissen pflegen. Das Buchungssystem sollte anpassbar sein, ohne kompliziertes Onboarding oder Eingreifen von Software Mitarbeitern.
  
• Integration in Microsoft: Schnittstellen zu Microsoft 365 (z. B. SSO/Azure AD, Outlook-Kalender, Teams) erleichtern das Auffinden und Reservieren von Arbeitsplätzen direkt im gewohnten Umfeld.
  

So wählen Sie das passende Desk Booking Tool aus

Herausforderungen bei der Einführung von Desk Booking Software – und wie Sie sie gekonnt meistern

Keine Frage, die Einführung eines Desk Booking Systems erfordert anfangs Zeit und Aufwand. Sie müssen Prozesse überdenken, Mitarbeitende schulen und technische Grundlagen schaffen – dennoch überwiegen die langfristigen Vorteile deutlich.

Mit der richtigen Vorbereitung und einer klaren Kommunikation lassen sich die Herausforderungen jedoch meistern. Lassen Sie uns gemeinsam die häufigsten Stolpersteine betrachten – und wie Sie sie geschickt umgehen können:

Akzeptanz bei Mitarbeitenden: Wie Sie Widerstände abbauen

Veränderungen stoßen nicht immer auf Begeisterung – das gilt auch für neue Technologien wie Desk Booking. Manche Mitarbeitende könnten sich fragen: „Warum soll ich plötzlich meinen Schreibtisch buchen, wenn ich jahrelang einen festen Platz hatte?“

Technische und organisatorische Anforderungen: Schulungen und klare Regeln

Ein weiteres häufiges Hindernis bei der Einführung von Desk Booking ist der Umgang mit neuen Technologien und Prozessen. Manche Teammitglieder fühlen sich überfordert, wenn sie nicht genau wissen, wie das Buchungssystem funktioniert oder was die neuen Regeln im Büroalltag bedeuten.

Datenschutz und Datensicherheit: Schutz personenbezogener Daten

Ein sensibles Thema bei der Einführung von Desk Booking Software ist der Umgang mit personenbezogenen Daten. Mitarbeitende könnten Bedenken haben, dass ihre Buchungen oder Bewegungen im Büro überwacht werden.

Tipps für die erfolgreiche Einführung einer Desk Booking Software

Die Einführung eines Desk Booking Systems ist ein strategischer Schritt, der sowohl Ihre Büroorganisation revolutionieren als auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden steigern kann. Damit der Übergang reibungslos gelingt, ist eine kluge Planung entscheidend. Hier sind einige bewährte Tipps, wie Sie Desk Booking in Ihrem Unternehmen erfolgreich einführen:

1. Kommunizieren Sie klar und frühzeitig

Transparenz ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Einführung. Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden von Anfang an, warum das neue Buchungssystem eingeführt wird und welche Vorteile es für sie persönlich bringt. Betonen Sie Aspekte wie Flexibilität, verbesserte Zusammenarbeit und die Möglichkeit, Arbeitsplätze optimal an ihre Bedürfnisse anzupassen.

Tipp: Halten Sie Info-Sessions oder erstellen Sie eine FAQ, in der alle häufigen Fragen zur neuen Lösung beantwortet werden.

2. Starten Sie mit einer Pilotphase

Bevor das Desk Booking System im gesamten Unternehmen ausgerollt wird, empfiehlt es sich, mit einer Pilotphase zu starten. Wählen Sie ein kleines Team oder eine Abteilung aus, um das System unter realen Bedingungen zu testen. So können Sie wertvolles Feedback sammeln, Schwachstellen identifizieren und die Lösung an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.

Tipp: Nutzen Sie die Ergebnisse der Pilotphase, um das System weiter zu optimieren und Best Practices für die Einführung in anderen Teams zu entwickeln. Überzeugte Mitarbeitende aus der Pilotgruppe können außerdem als Botschafter dienen, um anderen den Einstieg zu erleichtern.

3. Wählen Sie eine benutzerfreundliche Desk Booking Software

Eine intuitive Desk Booking Software ist entscheidend für die Akzeptanz in Ihrem Unternehmen. Mit Flexopus setzen Sie auf eine benutzerfreundliche und vielseitige Lösung, die sich nahtlos in den Arbeitsalltag integriert. 

Ob über die intuitive Desk Booking App oder direkt über die Integration in Microsoft Teams und Office 365 – Flexopus macht das Buchen von Arbeitsplätzen kinderleicht. Mitarbeitende sehen in Echtzeit verfügbare Arbeitsplätze und können diese unkompliziert reservieren, stornieren oder umbuchen. Zusätzlich bietet die Software wertvolle Auswertungen zur Büroauslastung, sodass Sie Ihre Ressourcen effizient steuern und optimieren können.

4. Schulen Sie Ihre Teams

Neue Technologien können zu Unsicherheiten führen, wenn sie nicht richtig erklärt werden. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeitenden wissen, wie das Buchungssystem funktioniert, und bieten Sie ausreichend Schulungsmaterialien an – von Video-Tutorials bis zu interaktiven Workshops.

Tipp: Erstellen Sie einfache Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die den Buchungsprozess erklären. 

5. Legen Sie klare Regeln fest

Definieren Sie von Anfang an, wie das Desk Booking System genutzt werden soll. Klare Richtlinien helfen, Missverständnisse zu vermeiden. Regeln könnten zum Beispiel sein:

• Wie weit im Voraus dürfen Arbeitsplätze reserviert werden?
• Was passiert, wenn eine Buchung nicht genutzt wird?
• Welche Bereiche des Büros sind flexibel, und welche sind festen Teams vorbehalten?

Tipp: Kommunizieren Sie diese Regeln klar und sorgen Sie dafür, dass sie leicht zugänglich sind.

6. Sorgen Sie für Datenschutz und Sicherheit

Transparenz und DSGVO-Konformität sind das A und O beim Desk Sharing. Stellen Sie sicher, dass Ihre Desk Booking Software höchsten Datenschutzstandards entspricht und keine unnötigen Daten gesammelt werden. Kommunizieren Sie klar, welche Daten gespeichert werden, warum das geschieht und wie sie geschützt sind.

Tipp: Desk Booking Systeme wie Flexopus bieten Ihnen umfassende Privatsphäre Einstellungen, sodass Sie beispielsweise anonymisierte Daten zur Auslastung erheben können. Regelmäßige Schulungen zum Thema Datenschutz helfen außerdem, das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden zu stärken.

7. Nutzen Sie Echtzeitdaten zur Optimierung

Ein großer Vorteil moderner Desk Booking Systeme ist die Möglichkeit, Daten über die Auslastung zu sammeln und daraus zu lernen. Nutzen Sie diese Informationen, um Ihre Büroflächen langfristig zu optimieren. So können Sie zum Beispiel erkennen, welche Bereiche besonders beliebt sind oder wo es ungenutzte Kapazitäten gibt.

Tipp: Kommunizieren Sie Ergebnisse und Verbesserungen offen, um zu zeigen, dass das System nicht nur organisatorisch, sondern auch strategisch genutzt wird, um den Arbeitsalltag für alle zu verbessern.

8. Schaffen Sie einen offenen Kommunikationskanal

Die Einführung eines neuen Systems funktioniert am besten, wenn Sie Raum für Feedback schaffen. Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden wissen, dass ihre Meinungen wichtig sind und dass Sie bereit sind, das System weiter anzupassen.

Tipp: Richten Sie eine zentrale Anlaufstelle ein, zum Beispiel eine spezielle E-Mail-Adresse oder ein Support-Team, um Fragen oder Verbesserungsvorschläge zu sammeln.

9. Feiern Sie Erfolge

Veränderungen werden oft mit Skepsis betrachtet. Umso wichtiger ist es, Erfolge sichtbar zu machen. Feiern Sie kleine Meilensteine, wie die erfolgreiche Einführung in einem Team oder die ersten positiven Rückmeldungen.

Tipp: Teilen Sie Erfolge in internen Newslettern oder auf Ihrer Unternehmensplattform, um die Akzeptanz und Motivation zu steigern.

Flexopus: Desk Booking, das im Alltag überzeugt

Flexopus ist ein Desk Booking Tool für Unternehmen, die Schreibtische, Räume, Parkplätze und weitere Ressourcen zentral verwalten, reservieren und buchen lassen möchten. Die Software setzt auf Benutzerfreundlichkeit, vielfältige Funktionen, eine einfache Skalierung bei wachsenden Bedürfnissen und ausgeprägte Datenschutzeinstellungen. Die Software ist Made & Hosted in Germany, was in der heutigen App-Landschaft eher die Ausnahme ist. Zudem lässt sich Flexopus einfach in bestehende IT-Systeme integrieren, inklusive gängiger Microsoft-Tools wie Teams oder Outlook.

Wie Flexopus Abhilfe schafft

Schnelles Finden und Buchen

Über interaktive Grundrisse erkennen Ihre Mitarbeitenden sofort, welche Schreibtische frei, besetzt oder fest zugewiesen sind. Man kann zudem Tische und KollegInnen als Favoriten markieren, um sie schnell zu finden, und Arbeitsplätze nach Ausstattung filtern, um immer die tagesaktuellen Bedürfnisse abzudecken.

Reale Bürostruktur im System

Flexopus bildet Standorte, Gebäude, Etagen und Zonen so ab, wie Ihre Teams tatsächlich arbeiten. Teamflächen, Fokusbereiche und Projekttische werden sichtbar. Das unterstützt unterschiedliche Arbeitsmodelle und erleichtert die tägliche Abstimmung. Weisen Sie Ihre Mitarbeitenden Gruppen zu und vergeben Sie diesen dann priorisierte Buchungsrechte für ausgewählte Ressourcen.

No-Shows reduzieren

Mit optionalem Check-in per QR-Code gilt ein reservierter Platz erst dann als belegt, wenn jemand wirklich ankommt. Bleibt der Check-in aus, wird der Arbeitsplatz wieder freigegeben. So stehen Schreibtische für spontane Buchungen zur Verfügung.

Aussagekräftige Analysen

Smart Analytics-Dashboards zeigen Auslastung, Spitzenzeiten und Hotspots. Ihr Unternehmen erkennt, welche Funktionen geschätzt werden und wo Arbeitsplätze umgestaltet werden sollten, um Bedürfnisse besser zu treffen.

Rollen, Rechte und Datenschutz

Mit Single Sign-On, ausgeprägten Admin-Rollen und vielfältigen Einstellungen behalten Unternehmen immer die Kontrolle. Die Software lässt sich administrieren, ohne lange Einarbeitung, auch in Ihrer Microsoft-Umgebung. Falls jedoch Hilfe benötigt wird, ist unser Support-Team für Sie da.

Mehr als nur Tische

Neben Schreibtischen lassen sich Räume, Parkplätze, Spinde oder Smart Locks für Ihren Eingang verwalten. Über das Besuchermanagement laden Sie Gäste ein und ermöglichen eine schnelle Registrierung. Im Asset-Management verwalten Sie Ihr Inventar zentral und geben es zur Buchung frei: vom Poolfahrzeug bis zur IT-Hardware. Die vielfältigen Module von Flexopus verhindern Tool-Wildwuchs und bündelt Funktionen an einem Ort.

Ein kurzer Alltagseinblick mit Flexopus

Am Morgen öffnen Ihre Mitarbeitenden die App, wählen Filter für Fokuszone und Monitor und sehen auf der Karte mehrere passende Schreibtische. Mit zwei Klicks ist der Platz reserviert. Beim Ankommen bestätigen sie den Check-in. Später am Vormittag plant das Team ein spontanes Treffen. Auf der Karte erkennen alle, wo Kolleginnen und Kollegen sitzen, und reservieren für den Nachmittag einen Raum in der Nähe. Am Monatsende prüft das Office-Team die Auswertung. Dabei zeigt sich, dass eine Zone wenig genutzt wird, während eine andere hohe Nachfrage hat. Ihr Unternehmen verschiebt Arbeitsplätze und passt Funktionen an die Bedürfnisse an.

Best Practices mit Flexopus

• Regeln ins System bringen: Buchungsfenster, automatische Freigabe bei No-Shows via Check-In Funktion, maximale Buchungsdauer.
  
• Zonen klar markieren: Fokus, Kollaboration, Telefonie. So finden Mitarbeitende passende Schreibtische schneller.
  
• Favoriten und Teamzonen nutzen: Wiederkehrende Buchungen gehen schneller, Treffen im Team fallen leichter.
  
• Fortlaufend verbessern: Daten prüfen, Bedürfnisse verstehen, Funktionen erweitern, Arbeitsplätze umgestalten.
  

Häufige Stolpersteine und wie Sie sie vermeiden

• Zu großer Startumfang: Beginnen Sie mit einem Pilotbereich, sammeln Sie Feedback, erweitern Sie danach.
  
• Unklare Zuständigkeiten: Legen Sie fest, wer Grundrisse pflegt, Regeln aktualisiert und Reports erstellt.
  
• Zu wenig Change Kommunikation: Zeigen Sie in kurzen Beispielen, wie man Arbeitsressourcen sucht, reserviert und bucht. Weisen Sie Mitarbeitende an, ohne belehrend zu sein und nehmen Sie alle mit, indem Sie Hintergründe erklären.
  
• Keine Messung: Ohne Kennzahlen bleiben Bedürfnisse unklar. Nutzen Sie die Smart Analytics Dashboards und treffen Sie regelmäßig Ableitungen daraus.
  

Fazit: Struktur, Transparenz und gute Nutzungserlebnisse

Ein Desk Booking Tool bringt Ordnung in hybride Bürotage. Ihre Mitarbeitenden finden schnell passende Schreibtische, Teams können Anwesenheit planen und Facility Manager können Flächen auf Basis realer Daten analysieren. Wenn Sie das Desk Booking Tool strukturiert einführen, klare Regeln festlegen und Mitarbeitende früh einbeziehen, entsteht ein Büro, das zu Ihren Arbeitsmodellen passt und die Bedürfnisse Ihres Unternehmens wie auch der Mitarbeitenden berücksichtigt. Und dank Integrationen in die Microsoft Landschaft wird das Reservieren und Buchen nahtlos Teil des Arbeitsalltags.