Desk Booking Tool: Mehr Struktur für moderne Arbeitsmodelle

Hybride Arbeitsmodelle sind in vielen Unternehmen zur Norm geworden. Teams verteilen sich auf Homeoffice und Büro, Arbeitsplätze werden flexibel genutzt und Projekte werden nach individuellen Bedürfnissen ausgerichtet. Was dabei oft fehlt, ist ein klar aufgebautes Buchungssystem für hybride Arbeitsplätze, mit dem Mitarbeitende passende Schreibtische finden, reservieren und buchen können. Ein Desk Booking Tool schließt genau diese Lücke. Es bringt Ordnung in den Alltag, bündelt Funktionen für Planung, Transparenz und Auswertung und hilft Unternehmen, Flächen und Arbeitsplätze sinnvoll einzusetzen.

Wir bei Flexopus verfügen über langjährige Praxiserfahrung im Bereich Desk Booking und können für Auswahl, Einführung und Betrieb Folgendes empfehlen.

Was ist ein Desk Booking Tool und warum ist es wichtig?

Ein Desk Booking Tool ist eine Arbeitsplatzbuchungssoftware, mit der Mitarbeitende an Präsenztagen Arbeitsplätze, Zonen, Räume oder Parkplätze suchen, reservieren und buchen. Auf einer Oberfläche, idealerweise auf einem digitalen Zwilling Ihres Büros, sehen Sie in Echtzeit, welche Büroressourcen frei sind, welche Funktionen ein Platz bietet und welche Regeln im jeweiligen Bereich gelten. Diese Software unterstützt verschiedene Arbeitsmodelle, vom klassischen Desk Sharing bis zu projektbasierten Setups. Für Unternehmen ist das relevant, weil sich somit die Anwesenheit planen lässt, Teams sich leichter treffen und Bedürfnisse nach Ausstattung sichtbar werden.

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Was sind die Desk Booking Tool Vorteile? 

So verbessert Desk Booking Arbeitsalltag und Flächennutzung zugleich:

1. Planungssicherheit: Teams stimmen sich leichter ab, Services (z. B. Catering für Besprechungen) werden bedarfsgerecht geplant, und Plätze lassen sich nach Ausstattung und Teamnähe zuweisen.
2. Bessere Nutzung von Flächen: Daten offenbaren, welche Zonen beliebt sind und welche Arbeitsplätze häufig leer bleiben. Unternehmen können daraus Umbauten oder Umzüge ableiten.
3. Angenehme Nutzererfahrung: Niemand möchte morgens Platzsuche spielen. Ein Desk Booking Tool ermöglicht das schnelle Reservieren passender Arbeitsplätze mit klar sichtbaren Funktionen wie Monitoren, Höhenverstellung oder Nähe zu Kolleginnen und Kollegen.
4. Transparenz und Einhaltung von Regeln: Check-in, Regeln und Nutzerrechte sorgen dafür, dass Buchungen nachvollziehbar sind und Richtlinien eingehalten werden.
5. Entscheidungen auf Basis von Daten: Dashboards liefern Kennzahlen zu Auslastung, Spitzenzeiten und genutzten Arbeitsmodellen. So bringen Unternehmen ihre Ziele und Bedürfnisse besser in Einklang.

Das sind die wichtigsten Vorteile von Desk Booking.

Die wichtigsten Funktionen eines Desk Booking Tools

Ein gutes Tool steht und fällt mit seinen Funktionen. Achten Sie auf Folgendes:

• Einfache Buchung: Arbeitsplätze in wenigen Schritten per Browser und mobile App reservieren und buchen. Favoriten, wiederkehrende Buchungen und Gastprofile helfen im Alltag.
  
  
• Interaktive Karten: Grundrisse mit Live-Status, Filtern nach Ausstattung, Teamnähe, Zone und Etage. So lassen sich Bedürfnisse schnell abgleichen und der richtige Schreibtisch finden.
  
  
• Regeln und Zonen: Gruppen, Ruhezonen, Buchungsfenster und Adminrechte. Die Software sollte unterschiedliche Arbeitsmodelle abbilden und verschiedene Berechtigungen zulassen.
  
  
• Check-in und No-Show-Vermeidung: Optionaler Check-in in der App oder per QR-Code stellt sicher, dass reservierte Arbeitsplätze genutzt werden.
  
  
• Ressourcenvielfalt: Nicht nur Schreibtische, sondern auch Besprechungsräume, Parkplätze, Spinde und andere Büroressourcen sollten sich buchen lassen.
  
  
• Rollen, Rechte und Datenschutz: Single Sign-On, Berechtigungen und DSGVO-konforme Verarbeitung sind Pflicht, besonders in größeren Unternehmen.
  
  
• Analysen und Reports: Ressourcenbasierte Nutzungsstatistiken, Trends und Standortvergleiche machen sichtbar, wie gut Funktionen und Arbeitsmodelle angenommen werden.
  
  
• Einfache Administration: Standorte, Gebäude, Etagen und Nutzende lassen sich ohne Spezialwissen pflegen. Das Buchungssystem sollte anpassbar sein, ohne kompliziertes Onboarding oder Eingreifen von Software Mitarbeitern.
  
  
• Integration in Microsoft: Schnittstellen zu Microsoft 365 (z. B. SSO/Azure AD, Outlook-Kalender, Teams) erleichtern das Auffinden und Reservieren von Arbeitsplätzen direkt im gewohnten Umfeld.
  
  

So wählen Sie das passende Desk Booking Tool aus

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Wie führe ich ein Desk Booking erfolgreich ein?

1. Use Cases definieren: Welche Schreibtische werden wie oft reserviert, welche Bedürfnisse stehen im Vordergrund, welche Arbeitsmodelle nutzen Ihre Teams?
   
   
2. Flächen erfassen: Gebäude, Etagen, Zonen, Anzahl der Arbeitsplätze und ihre Funktionen sauber dokumentieren.
   
   
3. Regeln festlegen: Buchungsfenster, maximale Dauer, Check-in-Pflicht, No-Show-Umgang.
   
   
4. Pilot starten: Mit einem Bereich beginnen, Feedback sammeln, Funktionen feinjustieren und Bedürfnisse präziser verstehen.
   
   
5. Kommunikation und Schulung: Kurze Guides, interne Posts, Erklärvideos. Zeigen Sie, wie man Arbeitsplätze findet, reserviert und bucht.
   
   
6. Messen und optimieren: Auslastung beobachten, Regeln anpassen, Arbeitsplätze oder Zonen umbauen, wenn Bedürfnisse sich ändern.

Flexopus: Desk Booking, das im Alltag überzeugt

Flexopus ist ein Desk Booking Tool für Unternehmen, die Schreibtische, Räume, Parkplätze und weitere Ressourcen zentral verwalten, reservieren und buchen lassen möchten. Die Software setzt auf Benutzerfreundlichkeit, vielfältige Funktionen, eine einfache Skalierung bei wachsenden Bedürfnissen und ausgeprägte Datenschutzeinstellungen. Die Software ist Made & Hosted in Germany, was in der heutigen App-Landschaft eher die Ausnahme ist. Zudem lässt sich Flexopus einfach in bestehende IT-Systeme integrieren, inklusive gängiger Microsoft-Tools wie Teams oder Outlook.

Wie Flexopus Abhilfe schafft

Schnelles Finden und Buchen

Über interaktive Grundrisse erkennen Ihre Mitarbeitenden sofort, welche Schreibtische frei, besetzt oder fest zugewiesen sind. Man kann zudem Tische und KollegInnen als Favoriten markieren, um sie schnell zu finden, und Arbeitsplätze nach Ausstattung filtern, um immer die tagesaktuellen Bedürfnisse abzudecken.

Reale Bürostruktur im System

Flexopus bildet Standorte, Gebäude, Etagen und Zonen so ab, wie Ihre Teams tatsächlich arbeiten. Teamflächen, Fokusbereiche und Projekttische werden sichtbar. Das unterstützt unterschiedliche Arbeitsmodelle und erleichtert die tägliche Abstimmung. Weisen Sie Ihre Mitarbeitenden Gruppen zu und vergeben Sie diesen dann priorisierte Buchungsrechte für ausgewählte Ressourcen.

No-Shows reduzieren

Mit optionalem Check-in per QR-Code gilt ein reservierter Platz erst dann als belegt, wenn jemand wirklich ankommt. Bleibt der Check-in aus, wird der Arbeitsplatz wieder freigegeben. So stehen Schreibtische für spontane Buchungen zur Verfügung.

Aussagekräftige Analysen

Smart Analytics-Dashboards zeigen Auslastung, Spitzenzeiten und Hotspots. Ihr Unternehmen erkennt, welche Funktionen geschätzt werden und wo Arbeitsplätze umgestaltet werden sollten, um Bedürfnisse besser zu treffen.

Rollen, Rechte und Datenschutz

Mit Single Sign-On, ausgeprägten Admin-Rollen und vielfältigen Einstellungen behalten Unternehmen immer die Kontrolle. Die Software lässt sich administrieren, ohne lange Einarbeitung, auch in Ihrer Microsoft-Umgebung. Falls jedoch Hilfe benötigt wird, ist unser Support-Team für Sie da.

Mehr als nur Tische

Neben Schreibtischen lassen sich Räume, Parkplätze, Spinde oder Smart Locks für Ihren Eingang verwalten. Über das Besuchermanagement laden Sie Gäste ein und ermöglichen eine schnelle Registrierung. Im Asset-Management verwalten Sie Ihr Inventar zentral und geben es zur Buchung frei: vom Poolfahrzeug bis zur IT-Hardware. Die vielfältigen Module von Flexopus verhindern Tool-Wildwuchs und bündelt Funktionen an einem Ort.

Ein kurzer Alltagseinblick mit Flexopus

Am Morgen öffnen Ihre Mitarbeitenden die App, wählen Filter für Fokuszone und Monitor und sehen auf der Karte mehrere passende Schreibtische. Mit zwei Klicks ist der Platz reserviert. Beim Ankommen bestätigen sie den Check-in. Später am Vormittag plant das Team ein spontanes Treffen. Auf der Karte erkennen alle, wo Kolleginnen und Kollegen sitzen, und reservieren für den Nachmittag einen Raum in der Nähe. Am Monatsende prüft das Office-Team die Auswertung. Dabei zeigt sich, dass eine Zone wenig genutzt wird, während eine andere hohe Nachfrage hat. Ihr Unternehmen verschiebt Arbeitsplätze und passt Funktionen an die Bedürfnisse an.

Best Practices mit Flexopus

• Regeln ins System bringen: Buchungsfenster, automatische Freigabe bei No-Shows via Check-In Funktion, maximale Buchungsdauer.
  
  
• Zonen klar markieren: Fokus, Kollaboration, Telefonie. So finden Mitarbeitende passende Schreibtische schneller.
  
  
• Favoriten und Teamzonen nutzen: Wiederkehrende Buchungen gehen schneller, Treffen im Team fallen leichter.
  
  
• Fortlaufend verbessern: Daten prüfen, Bedürfnisse verstehen, Funktionen erweitern, Arbeitsplätze umgestalten.
  
  

Häufige Stolpersteine und wie Sie sie vermeiden

• Zu großer Startumfang: Beginnen Sie mit einem Pilotbereich, sammeln Sie Feedback, erweitern Sie danach.
  
  
• Unklare Zuständigkeiten: Legen Sie fest, wer Grundrisse pflegt, Regeln aktualisiert und Reports erstellt.
  
  
• Zu wenig Change Kommunikation: Zeigen Sie in kurzen Beispielen, wie man Arbeitsressourcen sucht, reserviert und bucht. Weisen Sie Mitarbeitende an, ohne belehrend zu sein und nehmen Sie alle mit, indem Sie Hintergründe erklären.
  
  
• Keine Messung: Ohne Kennzahlen bleiben Bedürfnisse unklar. Nutzen Sie die Smart Analytics Dashboards und treffen Sie regelmäßig Ableitungen daraus.
  
  

Fazit: Struktur, Transparenz und gute Nutzungserlebnisse

Ein Desk Booking Tool bringt Ordnung in hybride Bürotage. Ihre Mitarbeitenden finden schnell passende Schreibtische, Teams können Anwesenheit planen und Facility Manager können Flächen auf Basis realer Daten analysieren. Wenn Sie die Software strukturiert einführen, konsequent kommunizieren und regelmäßig Ihre internen Richtlinien evaluieren, entsteht ein Büro, das zu Ihren Arbeitsmodellen passt und die Bedürfnisse Ihres Unternehmens wie auch der Mitarbeitenden berücksichtigt. Und dank Integrationen in die Microsoft Landschaft wird das Reservieren und Buchen nahtlos Teil des Arbeitsalltags.

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