Introduzione allo strumento di prenotazione delle scrivanie: più struttura per i modelli di lavoro moderni

I modelli di lavoro ibridi sono diventati la norma in molte aziende. I team sono divisi tra uffici domestici e uffici, i luoghi di lavoro sono utilizzati in modo flessibile e i progetti sono adattati alle esigenze individuali. Per garantire un processo senza intoppi, è necessario un chiaro concetto di implementazione delle prenotazioni alla scrivania. Ciò che spesso manca è un sistema di prenotazione chiaramente strutturato per i luoghi di lavoro ibridi, con il quale i dipendenti possano trovare, prenotare e prenotare le postazioni adeguate. A Strumento di prenotazione da scrivania Colma esattamente questa lacuna. Mette ordine nella vita quotidiana, raggruppa le funzioni di pianificazione, trasparenza e valutazione e aiuta le aziende a utilizzare lo spazio e i luoghi di lavoro in modo efficace.

Noi di Flexopus hanno molti anni di esperienza pratica nel settore della prenotazione di sportelli e possono consigliare quanto segue per la selezione, l'implementazione e il funzionamento.

Cos'è uno strumento di prenotazione delle scrivanie e perché è importante?

Uno strumento di prenotazione delle scrivanie è un Software di prenotazione sul posto di lavoro, con cui i dipendenti cercano, prenotano e prenotano luoghi di lavoro, zone, stanze o parcheggi nei giorni faccia a faccia. Su un'interfaccia, idealmente su un gemello digitale del tuo ufficio, puoi vedere in tempo reale quali risorse d'ufficio sono disponibili, quali funzioni offre uno spazio e quali regole si applicano nella rispettiva area. Questo software supporta vari modelli di lavoro, dalla classica condivisione della scrivania alle configurazioni basate su progetti. Questo è importante per le aziende perché consente di pianificare le presenze, i team si incontrano più facilmente e le esigenze di attrezzature diventano visibili.

Vantaggi di un'introduzione strutturata alla prenotazione di sportelli

Ecco come un'introduzione ben ponderata migliora la vita lavorativa quotidiana e l'uso dello spazio allo stesso tempo:

1. Sicurezza della pianificazione: I team si coordinano più facilmente, i servizi (ad esempio il catering per le riunioni) vengono pianificati in base alle esigenze e i posti possono essere assegnati in base alle attrezzature e alla vicinanza del team. Un'introduzione strutturata assicura che i dipendenti sappiano come utilizzare correttamente la prenotazione.
2. Migliore utilizzo dello spazio: I dati rivelano quali sono le zone più utilizzate e quali workstation rimangono spesso vuote. Le aziende possono ricavarne conversioni o rimozioni.
3. Esperienza utente piacevole: Con regole chiaramente comunicate e istruzioni dettagliate, Desk Booking viene rapidamente accettato.
4. Trasparenza e rispetto delle regole: Il check-in, le regole e i diritti degli utenti garantiscono la comprensibilità delle prenotazioni e il rispetto delle linee guida.
5. Decisioni basate sui dati: Le dashboard forniscono dati chiave sul carico di lavoro, sugli orari di punta e sui modelli di lavoro utilizzati. In questo modo, le aziende sono maggiormente in grado di conciliare i propri obiettivi ed esigenze.

Questi sono i vantaggi più importanti di Desk Booking.

Le funzioni più importanti di uno strumento di prenotazione delle scrivanie

Quando si introduce uno strumento di prenotazione delle scrivanie, è necessario prestare particolare attenzione a queste funzioni in modo che i dipendenti possano comprendere e utilizzare rapidamente il sistema. I seguenti aspetti sono importanti:

• Prenotazione facile: Prenota e prenota i posti di lavoro in pochi passaggi tramite browser e app mobile. I preferiti, le prenotazioni ricorrenti e i profili degli ospiti aiutano nella vita di tutti i giorni.
  
• Mappe interattive: Planimetrie con stato in tempo reale, filtri per attrezzatura, prossimità del team, zona e piano. In questo modo, è possibile confrontare rapidamente le esigenze e trovare la scrivania giusta.
  
• Regole e zone: Gruppi, aree tranquille, finestre di prenotazione e diritti di amministratore. Il software dovrebbe rappresentare diversi modelli di lavoro e consentire autorizzazioni diverse.
  
• Prevenzione del check-in e della mancata presentazione: Il check-in opzionale nell'app o tramite codice QR garantisce l'utilizzo delle postazioni di lavoro riservate.
  
• Diversità delle risorse: Non solo le scrivanie, ma anche le sale riunioni, i parcheggi, gli armadietti e altre risorse d'ufficio devono essere prenotate.
  
• Ruoli, diritti e protezione dei dati: Il single sign-on, le autorizzazioni e l'elaborazione conforme al GDPR sono obbligatori, soprattutto nelle aziende più grandi.
  
• Analisi e report: Le statistiche sull'utilizzo delle risorse, le tendenze e i confronti delle ubicazioni chiariscono in che misura le funzioni e i modelli di lavoro vengono accettati.
  
• Facile amministrazione: I siti, gli edifici, i piani e gli utenti possono essere mantenuti senza particolari conoscenze. Il sistema di prenotazione dovrebbe essere personalizzabile, senza complicati onboarding o interventi da parte dei dipendenti del software.
  
• Integrazione con Microsoft: Le interfacce con Microsoft 365 (ad esempio SSO/Azure AD, calendario di Outlook, team) semplificano la ricerca e la prenotazione delle postazioni di lavoro direttamente in un ambiente familiare.
  

Come scegliere il giusto strumento di prenotazione delle scrivanie

Sfide nell'implementazione del software di prenotazione delle scrivanie e come gestirle abilmente

Non c'è dubbio, l'introduzione di un sistema di prenotazione allo sportello richiede inizialmente tempo e impegno. Devono ripensare i processi, formare i dipendenti e creare basi tecniche, ma i benefici a lungo termine superano chiaramente i benefici a lungo termine.

Tuttavia, con la giusta preparazione e una comunicazione chiara, le sfide possono essere superate. Esaminiamo insieme gli ostacoli più comuni e come evitarli in modo intelligente:

Accettazione tra i dipendenti: come ridurre la resistenza

Il cambiamento non è sempre accolto con entusiasmo: questo vale anche per le nuove tecnologie come la prenotazione dei desk. Alcuni dipendenti potrebbero chiedersi: «Perché dovrei prenotare improvvisamente la mia scrivania quando ho un posto fisso da anni? »

Requisiti tecnici e organizzativi: formazione e regole chiare

Un altro ostacolo comune nell'implementazione del desk booking è la gestione di nuove tecnologie e processi. Alcuni membri del team si sentono sopraffatti quando non sanno esattamente come funziona il sistema di prenotazione o cosa significano le nuove regole nella vita quotidiana in ufficio.

Privacy e sicurezza dei dati: protezione dei dati personali

Una questione delicata quando si introduce un software per la prenotazione delle scrivanie è la gestione dei dati personali. I dipendenti possono temere che le loro prenotazioni o i loro movimenti in ufficio vengano monitorati.

Suggerimenti per l'introduzione di successo del software di prenotazione delle scrivanie

L'introduzione di un sistema di prenotazione delle scrivanie è un passo strategico che può rivoluzionare l'organizzazione dell'ufficio e aumentare la soddisfazione dei dipendenti. Affinché la transizione avvenga senza intoppi, una pianificazione intelligente è fondamentale. Ecco alcuni suggerimenti comprovati su come introdurre con successo Desk Booking nella tua azienda:

1. Comunica in modo chiaro e tempestivo

La trasparenza è la chiave per un'implementazione di successo. Informate fin dall'inizio i vostri dipendenti perché il nuovo sistema di prenotazione è stato introdotto e quali vantaggi comporta per loro personalmente. Sottolinea aspetti come la flessibilità, una migliore collaborazione e la capacità di adattare in modo ottimale i luoghi di lavoro alle loro esigenze.

Suggerimento: Organizza sessioni informative o crea una FAQ che risponda a tutte le domande più comuni sulla nuova soluzione.

2. Inizia con una fase pilota

Prima che il sistema di prenotazione dei desk venga implementato in tutta l'azienda, si consiglia di iniziare con una fase pilota. Seleziona un piccolo team o reparto per testare il sistema in condizioni reali. Ciò consente di raccogliere feedback preziosi, identificare i punti deboli e adattare la soluzione alle esigenze specifiche dell'organizzazione.

Suggerimento: Utilizza i risultati della fase pilota per ottimizzare ulteriormente il sistema e sviluppare le migliori pratiche per l'implementazione in altri team. I dipendenti convinti del gruppo pilota possono anche fungere da ambasciatori per aiutare gli altri a iniziare.

3. Scegli un software di prenotazione delle scrivanie facile da usare

Un software intuitivo per la prenotazione delle scrivanie è fondamentale per l'accettazione nella tua azienda. Con Flexopus, puoi contare su una soluzione facile da usare e versatile che si integra perfettamente nel lavoro quotidiano.

Sia tramite l'intuitiva app per la prenotazione della scrivania che direttamente tramite integrazione in Microsoft Teams e Office 365: Flexopus semplifica la prenotazione delle postazioni di lavoro. I dipendenti vedono i lavori disponibili in tempo reale e possono facilmente prenotarli, cancellarli o riprenotarli. Inoltre, il software fornisce preziose valutazioni dell'utilizzo dell'ufficio in modo da poter gestire e ottimizzare in modo efficiente le risorse.

4. Allena le tue squadre

Le nuove tecnologie possono creare incertezze se non vengono spiegate correttamente. Assicurati che i tuoi dipendenti sappiano come funziona il sistema di prenotazione e offrano numerosi materiali di formazione, dai video tutorial ai workshop interattivi.

Suggerimento: Crea semplici istruzioni dettagliate che spieghino il processo di prenotazione.

5. Stabilisci regole chiare

Definisci fin dall'inizio come deve essere utilizzato il sistema di prenotazione dei desk. Linee guida chiare aiutano a evitare malintesi. Le regole potrebbero essere, ad esempio:

• Con quanto anticipo è possibile prenotare i posti di lavoro?
• Cosa succede se una prenotazione non viene utilizzata?
• Quali aree dell'ufficio sono flessibili e quali sono riservate a team fissi?

Suggerimento: Comunica queste regole in modo chiaro e rendile di facile accesso.

6. Mantieni la privacy e la sicurezza

trasparenza e Conformità al GDPR sono l'essenza e il fine della condivisione della scrivania. Assicurati che il tuo software di prenotazione delle scrivanie soddisfi i più elevati standard di protezione dei dati e che non vengano raccolti dati non necessari. Comunica chiaramente quali dati vengono archiviati, perché accade e come sono protetti.

Suggerimento: I sistemi di prenotazione delle scrivanie come Flexopus offrono impostazioni di privacy complete in modo che, ad esempio, sia possibile raccogliere dati anonimi sul carico di lavoro. Una formazione regolare sulla protezione dei dati aiuta anche a rafforzare la fiducia dei dipendenti.

7. Usa dati in tempo reale per ottimizzare

Uno dei principali vantaggi dei moderni sistemi di prenotazione delle scrivanie è la capacità di raccogliere dati sul carico di lavoro e imparare da essi. Usa queste informazioni per migliorare la tua per ottimizzare lo spazio in ufficio a lungo termine. Ad esempio, puoi vedere quali aree sono particolarmente popolari o dove c'è capacità inutilizzata.

Suggerimento: Comunica apertamente risultati e miglioramenti per dimostrare che il sistema viene utilizzato non solo a livello organizzativo ma anche strategico per migliorare il lavoro quotidiano di tutti.

8. Crea un canale di comunicazione aperto

L'introduzione di un nuovo sistema funziona meglio quando si crea spazio per il feedback. Fai sapere ai tuoi dipendenti che le loro opinioni sono importanti e che sei pronto ad adattare ulteriormente il sistema.

Suggerimento: Configura un punto di contatto centrale, ad esempio un indirizzo email dedicato o un team di supporto, per raccogliere domande o suggerimenti per miglioramenti.

9. Festeggia il successo

I cambiamenti sono spesso visti con scetticismo. È quindi tanto più importante rendere visibili i successi. Festeggia piccoli traguardi, come un'introduzione di successo in un team o il primo feedback positivo.

Suggerimento: Condividi i successi nelle newsletter interne o sulla tua piattaforma aziendale per aumentare l'accettazione e la motivazione.

Flexopus: prenotazione da scrivania che colpisce nella vita di tutti i giorni

Flexopus è uno strumento di prenotazione delle scrivanie per le aziende che desiderano gestire, prenotare e prenotare centralmente scrivanie, camere, parcheggi e altre risorse. Il software si basa sulla facilità d'uso, sulla diversità delle funzioni, sulla facilità di scalabilità in base alle crescenti esigenze e su impostazioni di privacy distintive. Il software è prodotto e ospitato in Germania, il che è piuttosto un'eccezione nel panorama delle app odierno. Flexopus è anche facile da integrare nei sistemi IT esistenti, inclusi i comuni strumenti Microsoft come Teams o Outlook.

Come può aiutare Flexopus

Trova e prenota rapidamente

Utilizzando planimetrie interattive, i dipendenti possono vedere immediatamente quali scrivanie sono libere, occupate o assegnate permanentemente. Puoi anche contrassegnare tavoli e colleghi come preferiti in modo da trovarli rapidamente e filtrare i luoghi di lavoro in base alle apparecchiature per soddisfare sempre le esigenze attuali.

Struttura dell'ufficio reale nel sistema

Flexopus mappa luoghi, edifici, piani e zone man mano che i tuoi team lavorano effettivamente. Gli spazi del team, le aree di interesse e le tabelle dei progetti diventano visibili. Ciò supporta diversi modelli di lavoro e facilita il coordinamento quotidiano. Assegna i tuoi dipendenti ai gruppi e quindi concedi loro i diritti di prenotazione prioritari per le risorse selezionate.

Riduzione delle mancate presentazioni

Con il check-in opzionale tramite codice QR, un posto riservato viene considerato occupato solo quando qualcuno arriva effettivamente. Se non viene effettuato il check-in, il posto di lavoro viene nuovamente rilasciato. I banchi sono quindi disponibili per le prenotazioni spontanee.

Analisi significative

Dashboard di analisi intelligenti mostra l'occupazione, gli orari di punta e gli hotspot. La tua azienda riconosce quali funzioni sono apprezzate e dove i luoghi di lavoro devono essere riprogettati per soddisfare meglio le esigenze.

Ruoli, diritti e privacy

Con Accesso singolo, ruoli amministrativi distintivi e impostazioni diverse, le aziende mantengono sempre il controllo. Il software può essere amministrato, senza una lunga formazione, anche in ambiente Microsoft. Tuttavia, se hai bisogno di aiuto, il nostro team di supporto è a tua disposizione.

Molto più di semplici tavoli

Oltre alle scrivanie, puoi gestire camere, parcheggi, armadietti o serrature intelligenti per il tuo ingresso. Informazioni su Gestione dei visitatori invita gli ospiti e abilita la registrazione rapida. Nel gestione patrimoniale Gestisci il tuo inventario centralmente e approvalo per la prenotazione: dai veicoli del pool all'hardware IT. I diversi moduli di Flexopus impediscono la crescita degli utensili e raggruppano le funzioni in un unico posto.

Un breve assaggio della vita quotidiana con Flexopus

Al mattino, i tuoi dipendenti aprono l'app, scegli Filtri per zone di messa a fuoco e monitor e visualizza diversi banchi corrispondenti sulla mappa. Con soli due clic, lo spazio è riservato. Quando arrivi, conferma il Arrivo. Il team sta programmando un incontro spontaneo in tarda mattinata. Sulla mappa Tutti riconoscono dove sono seduti i colleghi e prenotano una stanza nelle vicinanze per il pomeriggio. Alla fine del mese, il team di Office esamina la valutazione. Ciò dimostra che una zona è poco utilizzata mentre un'altra è molto richiesta. La tua azienda sta trasferendo posti di lavoro e adattando le funzioni per soddisfare le esigenze.

Le migliori pratiche con Flexopus

• Inserisci le regole nel sistema: Finestra di prenotazione, approvazione automatica in caso di mancata presentazione tramite la funzione di check-in, periodo massimo di prenotazione.
  
• Contrassegna chiaramente le zone: Concentrazione, collaborazione, telefonia. Ciò consente ai dipendenti di trovare più rapidamente le scrivanie adatte.
  
• Usa i preferiti e le zone della squadra: Le prenotazioni ricorrenti sono più veloci, le riunioni del team sono più facili.
  
• Migliora continuamente: Controlla i dati, comprendi le esigenze, espandi le funzioni, ridisegna gli ambienti di lavoro.
  

Gli ostacoli più comuni e come evitarli

• Dimensione iniziale troppo grande: Inizia con un'area pilota, raccogli feedback, quindi espandi.
  
• Responsabilità poco chiare: Determina chi gestisce le planimetrie, aggiorna le regole e crea i report.
  
• Troppo poche modifiche alla comunicazione: Mostra in brevi esempi come cercare, prenotare e prenotare risorse di lavoro. Istruisci i dipendenti senza essere istruttivi e coinvolgi tutti spiegando i retroscena.
  
• Nessuna misurazione: Senza cifre chiave, le esigenze rimangono poco chiare. Utilizza le dashboard di Smart Analytics e trarne regolarmente delle deduzioni.
  

Conclusione: struttura, trasparenza e buone esperienze utente

Uno strumento di prenotazione delle scrivanie mette ordine nelle giornate di ufficio ibride. I dipendenti possono trovare rapidamente le scrivanie adatte, i team possono pianificare le presenze e i facility manager possono analizzare gli spazi sulla base di dati reali. Se introducete lo strumento di prenotazione delle postazioni in modo strutturato, stabilite regole chiare e coinvolgete tempestivamente i dipendenti, il risultato è un ufficio che si adatta ai vostri modelli di lavoro e tiene conto delle esigenze sia dell'azienda che dei dipendenti. E grazie Integrazioni nel panorama Microsoft Prenotare e prenotare diventa una parte integrante della vita lavorativa quotidiana.