Strumento di prenotazione delle scrivanie: più struttura per modelli di lavoro moderni

I modelli di lavoro ibridi sono diventati la norma in molte aziende. I team sono divisi tra uffici domestici e uffici, i luoghi di lavoro sono utilizzati in modo flessibile e i progetti sono adattati alle esigenze individuali. Ciò che spesso manca è un sistema di prenotazione chiaramente strutturato per i luoghi di lavoro ibridi, con il quale i dipendenti possano trovare, prenotare e prenotare le scrivanie adeguate. A Strumento di prenotazione da scrivania Colma esattamente questa lacuna. Mette ordine nella vita quotidiana, raggruppa le funzioni di pianificazione, trasparenza e valutazione e aiuta le aziende a utilizzare lo spazio e i luoghi di lavoro in modo efficace.

Noi di Flexopus hanno molti anni di esperienza pratica nel settore della prenotazione di sportelli e possono consigliare quanto segue per la selezione, l'implementazione e il funzionamento.

Cos'è uno strumento di prenotazione delle scrivanie e perché è importante?

Uno strumento di prenotazione delle scrivanie è un Software di prenotazione sul posto di lavoro, con cui i dipendenti cercano, prenotano e prenotano luoghi di lavoro, zone, stanze o parcheggi nei giorni faccia a faccia. Su un'interfaccia, idealmente su un gemello digitale del tuo ufficio, puoi vedere in tempo reale quali risorse d'ufficio sono disponibili, quali funzioni offre uno spazio e quali regole si applicano nella rispettiva area. Questo software supporta vari modelli di lavoro, dalla classica condivisione della scrivania alle configurazioni basate su progetti. Questo è importante per le aziende perché consente di pianificare le presenze, i team si incontrano più facilmente e le esigenze di attrezzature diventano visibili.

Quali sono i vantaggi del Desk Booking Tool?

Ecco come la prenotazione delle scrivanie migliora il lavoro quotidiano e l'utilizzo dello spazio allo stesso tempo:

1. Sicurezza della pianificazione: I team si coordinano più facilmente, i servizi (ad esempio il catering per le riunioni) vengono pianificati in base alle esigenze e i posti possono essere assegnati in base alle attrezzature e alla vicinanza del team.
2. Migliore utilizzo dello spazio: I dati rivelano quali sono le zone più utilizzate e quali workstation rimangono spesso vuote. Le aziende possono ricavarne conversioni o rimozioni.
3. Esperienza utente piacevole: Nessuno vuole giocare a Seatsuche domattina. Uno strumento di prenotazione delle scrivanie consente di prenotare rapidamente luoghi di lavoro adeguati con funzioni ben visibili come monitor, regolazione dell'altezza o vicinanza ai colleghi.
4. Trasparenza e rispetto delle regole: Il check-in, le regole e i diritti degli utenti garantiscono la comprensibilità delle prenotazioni e il rispetto delle linee guida.
5. Decisioni basate sui dati: Le dashboard forniscono dati chiave sul carico di lavoro, sugli orari di punta e sui modelli di lavoro utilizzati. In questo modo, le aziende sono maggiormente in grado di conciliare i propri obiettivi ed esigenze.

Questi sono i vantaggi più importanti di Desk Booking.

Le funzioni più importanti di uno strumento di prenotazione delle scrivanie

Un buon attrezzo sta in piedi e cade le sue funzioni. Presta attenzione a quanto segue:

• Prenotazione facile: Prenota e prenota i posti di lavoro in pochi passaggi tramite browser e app mobile. I preferiti, le prenotazioni ricorrenti e i profili degli ospiti aiutano nella vita di tutti i giorni.
  
• Mappe interattive: Planimetrie con stato in tempo reale, filtri per attrezzatura, prossimità del team, zona e piano. In questo modo, è possibile confrontare rapidamente le esigenze e trovare la scrivania giusta.
  
• Regole e zone: Gruppi, aree tranquille, finestre di prenotazione e diritti di amministratore. Il software dovrebbe rappresentare diversi modelli di lavoro e consentire autorizzazioni diverse.
  
• Prevenzione del check-in e della mancata presentazione: Il check-in opzionale nell'app o tramite codice QR garantisce l'utilizzo delle postazioni di lavoro riservate.
  
• Diversità delle risorse: Non solo le scrivanie, ma anche le sale riunioni, i parcheggi, gli armadietti e altre risorse d'ufficio devono essere prenotate.
  
• Ruoli, diritti e protezione dei dati: Il single sign-on, le autorizzazioni e l'elaborazione conforme al GDPR sono obbligatori, soprattutto nelle aziende più grandi.
  
• Analisi e report: Le statistiche sull'utilizzo delle risorse, le tendenze e i confronti delle ubicazioni chiariscono in che misura le funzioni e i modelli di lavoro vengono accettati.
  
• Facile amministrazione: I siti, gli edifici, i piani e gli utenti possono essere mantenuti senza particolari conoscenze. Il sistema di prenotazione dovrebbe essere personalizzabile, senza complicati onboarding o interventi da parte dei dipendenti del software.
  
• Integrazione con Microsoft: Le interfacce con Microsoft 365 (ad esempio SSO/Azure AD, calendario di Outlook, team) semplificano la ricerca e la prenotazione delle postazioni di lavoro direttamente in un ambiente familiare.
  

Come scegliere il giusto strumento di prenotazione delle scrivanie

Come posso avviare con successo una prenotazione di sportelli?

1. Definisci i casi d'uso: Quali scrivanie sono riservate con quale frequenza, quali esigenze sono fondamentali, quali modelli di lavoro utilizzano i vostri team?
   
2. Aree di acquisizione: Documenta chiaramente gli edifici, i piani, le zone, il numero di luoghi di lavoro e le loro funzioni.
   
3. Imposta le regole: Periodo di prenotazione, durata massima, requisito del check-in, gestione della mancata presentazione.
   
4. Avvia il progetto pilota: Inizia da un'area, raccogli feedback, perfeziona le funzioni e comprendi le esigenze in modo più preciso.
   
5. Comunicazione e formazione: Brevi guide, post interni, video esplicativi. Mostra come trovare, prenotare e prenotare posti di lavoro.
   
6. Misura e ottimizza: Osserva il carico di lavoro, modifica le regole, ricostruisci i luoghi o le zone di lavoro man mano che le esigenze cambiano.

Flexopus: prenotazione da scrivania che colpisce nella vita di tutti i giorni

Flexopus è uno strumento di prenotazione delle scrivanie per le aziende che desiderano gestire, prenotare e prenotare centralmente scrivanie, camere, parcheggi e altre risorse. Il software si basa sulla facilità d'uso, sulla diversità delle funzioni, sulla facilità di scalabilità in base alle crescenti esigenze e su impostazioni di privacy distintive. Il software è prodotto e ospitato in Germania, il che è piuttosto un'eccezione nel panorama delle app odierno. Flexopus è anche facile da integrare nei sistemi IT esistenti, inclusi i comuni strumenti Microsoft come Teams o Outlook.

Come può aiutare Flexopus

Trova e prenota rapidamente

Utilizzando planimetrie interattive, i dipendenti possono vedere immediatamente quali scrivanie sono libere, occupate o assegnate permanentemente. Puoi anche contrassegnare tavoli e colleghi come preferiti in modo da trovarli rapidamente e filtrare i luoghi di lavoro in base alle apparecchiature per soddisfare sempre le esigenze attuali.

Struttura dell'ufficio reale nel sistema

Flexopus mappa luoghi, edifici, piani e zone man mano che i tuoi team lavorano effettivamente. Gli spazi del team, le aree di interesse e le tabelle dei progetti diventano visibili. Ciò supporta diversi modelli di lavoro e facilita il coordinamento quotidiano. Assegna i tuoi dipendenti ai gruppi e quindi concedi loro i diritti di prenotazione prioritari per le risorse selezionate.

Riduzione delle mancate presentazioni

Con il check-in opzionale tramite codice QR, un posto riservato viene considerato occupato solo quando qualcuno arriva effettivamente. Se non viene effettuato il check-in, il posto di lavoro viene nuovamente rilasciato. I banchi sono quindi disponibili per le prenotazioni spontanee.

Analisi significative

Dashboard di analisi intelligenti mostra l'occupazione, gli orari di punta e gli hotspot. La tua azienda riconosce quali funzioni sono apprezzate e dove i luoghi di lavoro devono essere riprogettati per soddisfare meglio le esigenze.

Ruoli, diritti e privacy

Con Accesso singolo, ruoli amministrativi distintivi e impostazioni diverse, le aziende mantengono sempre il controllo. Il software può essere amministrato, senza una lunga formazione, anche in ambiente Microsoft. Tuttavia, se hai bisogno di aiuto, il nostro team di supporto è a tua disposizione.

Molto più di semplici tavoli

Oltre alle scrivanie, puoi gestire camere, parcheggi, armadietti o serrature intelligenti per il tuo ingresso. Informazioni su Gestione dei visitatori invita gli ospiti e abilita la registrazione rapida. Nel gestione patrimoniale Gestisci il tuo inventario centralmente e approvalo per la prenotazione: dai veicoli del pool all'hardware IT. I diversi moduli di Flexopus impediscono la crescita degli utensili e raggruppano le funzioni in un unico posto.

Un breve assaggio della vita quotidiana con Flexopus

Al mattino, i tuoi dipendenti aprono l'app, scegli Filtri per zone di messa a fuoco e monitor e visualizza diversi banchi corrispondenti sulla mappa. Con soli due clic, lo spazio è riservato. Quando arrivi, conferma il Arrivo. Il team sta programmando un incontro spontaneo in tarda mattinata. Sulla mappa Tutti riconoscono dove sono seduti i colleghi e prenotano una stanza nelle vicinanze per il pomeriggio. Alla fine del mese, il team di Office esamina la valutazione. Ciò dimostra che una zona è poco utilizzata mentre un'altra è molto richiesta. La tua azienda sta trasferendo posti di lavoro e adattando le funzioni per soddisfare le esigenze.

Le migliori pratiche con Flexopus

• Inserisci le regole nel sistema: Finestra di prenotazione, approvazione automatica in caso di mancata presentazione tramite la funzione di check-in, periodo massimo di prenotazione.
  
• Contrassegna chiaramente le zone: Concentrazione, collaborazione, telefonia. Ciò consente ai dipendenti di trovare più rapidamente le scrivanie adatte.
  
• Usa i preferiti e le zone della squadra: Le prenotazioni ricorrenti sono più veloci, le riunioni del team sono più facili.
  
• Migliora continuamente: Controlla i dati, comprendi le esigenze, espandi le funzioni, ridisegna gli ambienti di lavoro.
  

Gli ostacoli più comuni e come evitarli

• Dimensione iniziale troppo grande: Inizia con un'area pilota, raccogli feedback, quindi espandi.
  
• Responsabilità poco chiare: Determina chi gestisce le planimetrie, aggiorna le regole e crea i report.
  
• Troppo poche modifiche alla comunicazione: Mostra in brevi esempi come cercare, prenotare e prenotare risorse di lavoro. Istruisci i dipendenti senza essere istruttivi e coinvolgi tutti spiegando i retroscena.
  
• Nessuna misurazione: Senza cifre chiave, le esigenze rimangono poco chiare. Utilizza le dashboard di Smart Analytics e trarne regolarmente delle deduzioni.
  

Conclusione: struttura, trasparenza e buone esperienze utente

Uno strumento di prenotazione delle scrivanie mette ordine nelle giornate di ufficio ibride. I dipendenti possono trovare rapidamente le scrivanie adatte, i team possono pianificare le presenze e i facility manager possono analizzare gli spazi sulla base di dati reali. Se implementate il software in modo strutturato, comunicate in modo coerente e valutate regolarmente le vostre linee guida interne, creerete un ufficio che si adatta ai vostri modelli di lavoro e tiene conto delle esigenze sia della vostra azienda che dei vostri dipendenti. E grazie Integrazioni nel panorama Microsoft Prenotare e prenotare diventa una parte integrante della vita lavorativa quotidiana.