Espace de bureau par employé : quelle doit être la taille de votre bureau ?

Déterminer l’espace de bureau optimal par employé n’est pas une tâche facile, mais elle est cruciale pour le bien-être et la productivité de votre équipe. La question se pose : de combien d'espace un employé a-t-il réellement besoin pour travailler efficacement et quelles exigences légales doivent être respectées ? 

Dans cet article, nous discuterons des facteurs que vous devez prendre en compte pour créer un environnement de travail confortable et conforme. Nous examinons les exigences légales minimales et les meilleures pratiques en matière de planification de bureau.

Qu'entend-on par espace de bureau ?

L'espace de bureau est généralement considéré comme l'espace utilisé pour travailler dans un bureau. Cela comprend non seulement les postes de travail classiques avec bureaux et chaises, mais également une variété d'autres espaces qui rendent possible le travail quotidien dans votre entreprise. 

Pensez aux salles de réunion, aux salles de pause, aux zones de réception et même aux couloirs qui relient ces différentes zones. Chacun de ces espaces contribue à créer un environnement de travail productif et agréable et est donc considéré comme un espace de bureau. L'espace de bureau englobe donc bien plus que le simple poste de travail direct d'un employé. 

De combien d'espace de bureau a-t-on besoin par employé ?

Un espace généreux au bureau assure bien-être, créativité et productivité. Mais c'est plus facile à dire qu'à faire, car des bureaux spacieux impliquent des coûts de location et d'exploitation plus élevés et éventuellement des dépenses d'ameublement plus importantes. Particulièrement pour les petites et moyennes entreprises, cette charge financière est difficile à supporter et il est impératif de réduire les coûts.

Bien que les espaces spacieux offrent plus de liberté de mouvement, sans une planification spatiale minutieuse, un espace précieux peut rapidement être utilisé de manière inefficace. Les espaces vides et les coins inutilisés constituent un gaspillage important de ressources qui doit être évité.

Enfin, le bien-être de vos collaborateurs joue également un rôle. Bien sûr, vos équipes ont besoin de suffisamment d’espace pour se développer. Mais un bureau surdimensionné peut vite paraître impersonnel et froid. Il s’agit donc de trouver le bon équilibre : suffisamment d’espace pour la créativité et le confort, mais pas trop pour ne pas donner une impression de vide et de désolation.

La devise est donc : la modération. Une planification de bureau bien pensée qui répond à la fois aux besoins de vos employés et aux exigences financières et logistiques de votre entreprise est la clé du succès. Cependant, vous ne devez pas ignorer les exigences minimales suivantes :

Espace de bureau par employé : Réglementations gouvernementales

La taille minimale des bureaux en Allemagne est réglementée par l'ordonnance sur les lieux de travail (ArbStättV). Ce règlement garantit que vos lieux de travail sont sûrs et sains pour vos employés. Les détails peuvent être trouvés dans le règlement technique pour les lieux de travail ASR A1.2 « Dimensions des locaux et zones de mouvement ».

Cette règle fournit des directives spécifiques concernant l’espace de bureau par employé :

• Bureaux individuels: Il faut ici prévoir au moins 8 à 10 mètres carrés par poste de travail.
• Bureaux à aire ouverte et Bureaux en open space (400 mètres carrés ou plus) : La ligne directrice ici est de 12 à 15 mètres carrés par poste de travail. N'oubliez pas de prévoir un espace supplémentaire pour les salles de réunion et les retraites.

La raison pour laquelle l'espace requis par employé dans les bureaux à aire ouverte est beaucoup plus important que dans les bureaux individuels ou cellulaires est que les bureaux à aire ouverte nécessitent davantage d'espace de circulation. Les facteurs perturbateurs accrus devraient également être compensés par un espace de bureau plus grand par employé.

Quel que soit le travail effectué par vos équipes et le nombre d'employés travaillant dans un bureau, la réglementation autorise uniquement l'utilisation de locaux d'une superficie d'au moins 8 mètres carrés pour un poste de travail et d'au moins 6 mètres carrés pour chaque poste de travail supplémentaire.

Ces valeurs prennent en compte non seulement l’espace pour le bureau et la chaise, mais également les zones de mouvement et les distances nécessaires à un environnement de travail agréable. La hauteur des bureaux est également prise en compte par l'ordonnance sur les lieux de travail : 

• jusqu'à 50 m² : au moins 2,50 m
• plus de 50 m² : au moins 2,75 m
• plus de 100 m² : au moins 3,00 m
• plus de 2000 m² : au moins 3,25 m

Plus le bureau est grand, plus les pièces doivent être hautes. 

Mais n’oubliez pas : un bon environnement de travail ne se résume pas à un espace suffisant. Il s’agit d’ergonomie, de liberté de mouvement et de création d’un environnement dans lequel vos employés se sentent à l’aise et peuvent travailler efficacement.

Comment calculer l'espace de bureau moyen par employé

Pour calculer la quantité d’espace de bureau que vous devez louer pour votre équipe, suivez ces étapes :

1. Tout d’abord, déterminez le nombre d’employés qui travailleront au bureau. Tenez également compte de la croissance future ou des fluctuations saisonnières qui peuvent nécessiter un espace supplémentaire. Les modèles de travail hybrides doivent également être pris en compte ici.
2. Déterminez l’espace requis par employé conformément à l’ordonnance sur le lieu de travail. Tenez également compte de votre concept de bureau (Flex Office etc.). Un espace de bureau typique mesure entre 10 et 20 mètres carrés par employé.
3. Envisagez un espace supplémentaire pour les salles de réunion, les cuisines, les zones de stockage et autres espaces communs ou spéciaux. Ces zones doivent être ajoutées à la superficie totale.
4. Multipliez le nombre d’employés par la superficie moyenne par employé et ajoutez les superficies supplémentaires.

Exemple de calcul

• Supposons que vous ayez 50 employés.
• La surface moyenne par employé est de 15 mètres carrés.
• L'espace supplémentaire (salles de réunion, cuisines, etc.) totalise 200 mètres carrés.

Calcul : 

• Surface de bureau requise = (50 employés × 15 m²) + 200 m²
• Surface de bureau requise = 750 m² + 200 m² = 950 m²

Vous devriez donc louer 950 mètres carrés de bureaux pour répondre aux besoins de votre entreprise et de vos employés.

Comment le partage de bureau peut rendre l'espace de bureau plus efficace

Le partage de bureau vous permet d’organiser votre espace de bureau beaucoup plus efficacement. En n’attribuant pas les postes de travail à des emplacements spécifiques mais en permettant leur utilisation flexible par différents employés, il est possible d’utiliser de manière optimale l’espace de bureau disponible. Cela permet d'éviter que des postes de travail coûteux ne restent inutilisés lorsque les employés sont en télétravail, en voyage d'affaires ou en vacances.

Le partage de bureau favorise également la collaboration et la communication au sein de l’équipe – car lorsque vos employés travaillent régulièrement à différents endroits, ils entrent en contact avec différents collègues et services. Cela conduit souvent à plus de créativité et d’innovation lorsque vos équipes échangent des idées et acquièrent de nouvelles perspectives.

Pour mettre en œuvre efficacement le partage de bureau, une solution logicielle fiable est essentielle. C'est là qu'entre en jeu Flexopus . Flexopus est un logiciel de partage de bureau intuitif qui vous aide à organiser de manière optimale votre espace de bureau. 

Avec Flexopus, vos employés peuvent réserver des places de manière simple et pratique, que ce soit au bureau, dans des salles de réunion ou même dans des parkings. La plateforme offre un aperçu clair des espaces disponibles et permet à vos employés de réserver facilement via une application ou un navigateur Web - vous savez donc toujours exactement où les membres de votre équipe travaillent et quand.

Un autre avantage de Flexopus est la possibilité d'analyser avec précision l'utilisation de l'espace de bureau grâce à Smart Analytics . Grâce à ces données, vous pouvez prendre des décisions éclairées et, si nécessaire, procéder à des ajustements pour augmenter encore l’efficacité et réduire les coûts. De cette façon, vous gardez toujours une vue d'ensemble et pouvez vous assurer que votre espace de bureau est utilisé de manière optimale.