Surface de bureau par employé : quelle taille pour vos locaux ?

Déterminer la surface de bureau optimale par employé n'est pas une tâche simple, mais elle est cruciale pour le bien-être et la productivité de votre équipe. La question se pose : de combien d'espace un collaborateur a-t-il réellement besoin pour travailler efficacement, et quelles sont les exigences légales à respecter ?

Dans cet article, nous examinons les facteurs à prendre en compte pour créer un environnement de travail confortable et conforme à la loi. Nous passerons en revue les exigences minimales légales ainsi que les meilleures pratiques en matière d'aménagement de bureaux.

Qu'entend-on par surface de bureau ?

La surface de bureau désigne généralement l'espace utilisé pour le travail au sein d'un bureau. Cela ne comprend pas seulement les postes de travail classiques avec bureaux et chaises, mais aussi une multitude d'autres zones qui rendent le travail quotidien possible dans votre entreprise.

Pensez aux salles de réunion, aux espaces de détente, aux zones d'accueil et même aux couloirs qui relient ces différents espaces. Chacune de ces zones contribue à créer un environnement de travail productif et agréable et est donc considérée comme une surface de bureau. La surface de bureau englobe donc bien plus que le simple poste de travail d'un collaborateur.

Quelle surface de bureau est nécessaire par employé ?

Un espace généreux au bureau favorise le bien-être, la créativité et la productivité. Mais c'est plus facile à dire qu'à faire, car de grandes surfaces impliquent des coûts de location et d'exploitation plus élevés, ainsi que des dépenses d'aménagement potentiellement plus importantes. Pour les petites et moyennes entreprises, cette charge financière est difficile à supporter et il est essentiel de réduire les coûts.

Bien que de grands espaces offrent plus de liberté de mouvement, sans une planification réfléchie, une surface précieuse peut rapidement être utilisée de manière inefficace. Les pièces vides et les coins inutilisés représentent un gaspillage de ressources non négligeable qu'il convient d'éviter.

Enfin, le bien-être de vos collaborateurs joue également un rôle. Vos équipes ont certes besoin de suffisamment d'espace pour s'épanouir, mais un bureau surdimensionné peut rapidement paraître impersonnel et froid. Il s'agit donc de trouver le juste équilibre : assez d'espace pour la créativité et le confort, sans pour autant donner une impression de vide et de tristesse.

La devise est donc la mesure. Une planification de bureau bien pensée, qui répond à la fois aux besoins de vos employés et aux exigences financières et logistiques de votre entreprise, est la clé du succès. Vous ne devez toutefois pas négliger les exigences minimales suivantes :

Surface de bureau par employé : Réglementations gouvernementales

La taille minimale des surfaces de bureau est régie en Allemagne par l'ordonnance sur les lieux de travail (ArbStättV). Cette ordonnance garantit que vos postes de travail sont sûrs et favorisent la santé de vos employés. Vous trouverez les détails dans les règles techniques pour les lieux de travail ASR A1.2 "Dimensions des pièces et surfaces de mouvement".

Cette règle définit des valeurs indicatives concrètes pour la surface de bureau par employé :

• Bureaux individuels: vous devriez prévoir au moins 8 à 10 mètres carrés par poste de travail.
• Bureaux paysagers et Open Space (400 mètres carrés ou plus) : la valeur indicative est ici de 12 à 15 mètres carrés par poste de travail. N'oubliez pas de prévoir des surfaces supplémentaires pour les salles de réunion et les espaces de repli.

Si l'espace nécessaire par employé est beaucoup plus important dans les bureaux en open space que dans les bureaux individuels ou cloisonnés, c'est parce que les bureaux paysagers nécessitent davantage de zones de circulation. Une surface de bureau plus grande par employé permet également de compenser les facteurs de perturbation accrus.

Indépendamment de l'activité de vos équipes et du nombre d'employés travaillant dans un bureau, l'ordonnance stipule que seuls peuvent être utilisés comme espaces de travail les locaux dont la surface au sol offre au moins 8 mètres carrés pour un poste de travail et au moins 6 mètres carrés pour chaque poste supplémentaire.

Diese Werte berücksichtigen übrigens nicht nur den Raum für Schreibtisch und Stuhl, sondern auch Bewegungsflächen und Abstände, die für eine angenehme Arbeitsumgebung notwendig sind. Auch die Höhe der Büroräumlichkeiten wird von der Arbeitsstättenverordnung berücksichtigt: 

• bis zu 50 qm: mindestens 2,50 m
• mehr als 50 qm: mindestens 2,75 m
• mehr als 100 qm: mindestens 3,00 m
• mehr als 2000 qm: mindestens 3,25 m

Je größer das Büro, desto höher sollten also auch die Räume sein. 

Doch denken Sie daran: Eine gute Arbeitsumgebung ist mehr als nur genügend Platz. Es geht um Ergonomie, Bewegungsfreiheit und die Schaffung eines Umfelds, in dem sich Ihre Mitarbeiter wohlfühlen und effizient arbeiten können.

So rechnet man die durchschnittliche Bürofläche pro Mitarbeiter aus

Um zu berechnen, wie viel Bürofläche Sie für Ihr Team anmieten müssen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Bestimmen Sie zunächst die Anzahl der Mitarbeiter, die im Büro arbeiten werden. Berücksichtigen Sie auch zukünftiges Wachstum oder saisonale Schwankungen, die zusätzlichen Platzbedarf verursachen könnten. Auch hybride Arbeitsmodelle sollten hier mitbedacht werden.
2. Ermitteln Sie, wie viel Fläche laut Arbeitsstättenverordnung pro Mitarbeiter benötigt wird. Bedenken Sie auch Ihr Bürokonzept (Flex Office etc.). Eine typische Bürofläche liegt im Bereich von 10 bis 20 Quadratmetern pro Mitarbeiter.
3. Berücksichtigen Sie zusätzliche Flächen für Besprechungsräume, Küchen, Lagerbereiche und andere gemeinschaftliche oder spezielle Räume. Diese Flächen sollten zur Gesamtfläche addiert werden.
4. Multiplizieren Sie die Anzahl der Mitarbeiter mit der durchschnittlichen Fläche pro Mitarbeiter und addieren Sie die zusätzlichen Flächen.

Beispielrechnung

• Angenommen, Sie haben 50 Mitarbeiter.
• Die durchschnittliche Fläche pro Mitarbeiter beträgt 15 Quadratmeter.
• Die zusätzlichen Flächen (Besprechungsräume, Küchen, etc.) betragen insgesamt 200 Quadratmeter.

Berechnung: 

• Benötigte Bürofläche = (50 Mitarbeiter × 15  qm) + 200 qm
• Benötigte Bürofläche = 750 qm +200 qm = 950 qm

Sie sollten also 950 Quadratmeter Bürofläche anmieten, um den Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Angestellten gerecht zu werden.

Wie Desk Sharing Büroflächen effizienter gestalten kann

Desk Sharing ermöglicht es Ihnen, Ihre Büroflächen deutlich effizienter zu gestalten. Indem Arbeitsplätze nicht fest zugewiesen sind, sondern flexibel von verschiedenen Mitarbeitern genutzt werden, gelingt es, die vorhandene Bürofläche optimal auszulasten. So wird vermieden, dass teure Arbeitsplätze ungenutzt bleiben, wenn Mitarbeiter im Home Office, auf Dienstreise oder im Urlaub sind.

Desk Sharing fördert zudem die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team – denn wenn Ihre Mitarbeiter regelmäßig an unterschiedlichen Plätzen arbeiten, kommen Sie mit verschiedenen Kollegen und Abteilungen in Kontakt. Das führt nicht selten zu mehr Kreativität und Innovation, da Ihre Teams sich austauschen und neue Perspektiven bekommen.

Um Desk Sharing effektiv umzusetzen, ist eine zuverlässige Softwarelösung unerlässlich. Hier kommt Flexopus ins Spiel. Flexopus ist eine intuitive Desk Sharing Software, die Ihnen hilft, Ihre Büroflächen optimal zu organisieren. 

Avec Flexopus, vos collaborateurs peuvent réserver facilement et confortablement des places, que ce soit au bureau, dans des salles de réunion via le système de réservation de salles ou même sur des places de parking grâce au système de réservation de parkings. La plateforme se distingue par une présentation claire des places disponibles et permet à vos employés d'effectuer leurs réservations simplement via une application ou un navigateur web – vous savez ainsi toujours précisément d'où et quand travaillent les membres de votre équipe.

Ein weiterer Vorteil von Flexopus ist die Möglichkeit, die Auslastung der Büroflächen durch Smart Analytics genau zu analysieren. Mit diesen Daten können Sie fundierte Entscheidungen treffen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen, um die Effizienz weiter zu steigern und Kosten zu sparen. So behalten Sie stets den Überblick und können sicherstellen, dass Ihre Büroflächen optimal genutzt werden.