Desk sharing et comité d'entreprise : quels sont les points à prendre en compte ?

Le Desk Sharing est sur toutes les lèvres. Cela n'a rien d'étonnant, car les avantages sont évidents : plus de flexibilité, des économies sur les coûts de location et d'énergie, des bureaux moins encombrés et des employés manifestement plus satisfaits sont autant de raisons pour lesquelles de nombreuses entreprises adoptent désormais le concept de bureau partagé et le New Work.

Il est toutefois clair qu'un tel changement de culture ne peut se faire sans respecter un certain nombre de dispositions. Selon la taille de l'entreprise, de nombreux facteurs importants doivent être pris en compte. À ce niveau, la cogestion du comité d'entreprise en matière de Desk Sharing est indispensable.

Voici un bref résumé de la manière dont le Desk Sharing, le comité d'entreprise et la cogestion peuvent s'articuler :

• En règle générale, le comité d'entreprise ne peut pas empêcher la décision d'introduire le Desk Sharing (décision du Tribunal fédéral du travail du 17 novembre 2021, réf. 7 ABR 18/20).
• Le comité d'entreprise peut toutefois exercer une grande influence sur les modalités du processus et les changements qui en découlent.
• Les questions de santé au travail, telles que l'ergonomie des postes, les bureaux assis-debout, les écrans et périphériques, relèvent de ses compétences.
• Les règles d'hygiène pour le partage des postes doivent servir de ligne directrice.
• La protection des données doit être garantie à chaque poste.
• Les accords d'entreprise existants doivent être examinés et, si nécessaire, adaptés ou complétés par un accord spécifique au Desk Sharing.

Cogestion du comité d'entreprise pour le Desk Sharing

Comme mentionné précédemment, le comité d'entreprise dispose de droits de cogestion sur certains points liés au bureau partagé. Pour entrer dans les détails, il est utile d'examiner ces points plus précisément. Il est également clair que tout ce qui peut gêner les employés ne constitue pas nécessairement un motif de cogestion. La cogestion joue ici un rôle central, car elle régit la conception et la mise en œuvre du nouveau modèle de travail.

Protection des employés

La protection des employés est une préoccupation majeure du comité d'entreprise lors de l'introduction du Desk Sharing. Il doit veiller à ce que les conditions de travail restent conformes aux exigences légales et que la santé ainsi que le bien-être des collaborateurs ne soient pas altérés. Cela inclut notamment les aspects suivants :

1. Ergonomie : Même en Desk Sharing, les postes doivent être ergonomiques pour éviter les problèmes de santé. Le comité d'entreprise peut exiger que les employés aient accès à des chaises, des tables et des écrans adaptés.

2. Besoins personnels : Le Desk Sharing signifie que les employés n'ont plus de poste fixe. Le comité d'entreprise doit veiller à ce que les besoins individuels, comme des outils de travail spécifiques ou des ajustements personnels, soient pris en compte.

3. Protection des données : Le Desk Sharing présente le risque que des données personnelles sensibles restent sans protection. Le comité d'entreprise doit veiller à ce que des mesures suffisantes soient en place pour garantir la confidentialité des employés.

Mesures de sécurité

Les mesures de sécurité jouent également un rôle important lors de l'introduction du Desk Sharing. Le comité d'entreprise a pour mission de veiller au maintien des normes de sécurité dans l'entreprise. Cela comprend :

• Contrôles d'accès : Comme les employés utilisent différents postes, le comité d'entreprise doit s'assurer que des personnes non autorisées n'ont pas accès aux postes de travail ni aux informations sensibles qui y sont stockées.

• Sécurité informatique : La flexibilité des postes peut compromettre la sécurité informatique, par exemple via des ordinateurs non sécurisés ou des câbles exposés. Le comité d'entreprise doit s'assurer que des mesures sont prises pour minimiser ces risques, comme l'utilisation de réseaux chiffrés ou l'obligation de verrouiller les ordinateurs en cas d'inutilisation.

• Sécurité du poste de travail : Le Desk Sharing pouvant entraîner une reconfiguration quotidienne des postes, le comité d'entreprise doit s'assurer que cela ne crée pas de risques, par exemple en raison de câbles mal installés ou d'équipements utilisés de manière inappropriée.

Influence du comité d'entreprise sur le bureau partagé

Le comité d'entreprise dispose d'un droit de codétermination en vertu de l'article 87, paragraphes 1, points 1 et 7 de la loi sur l'organisation des entreprises (BetrVG) lors de l'introduction du partage de bureaux (desk sharing). D'un point de vue juridique, plusieurs éléments doivent donc être pris en compte avant que le comité d'entreprise ne puisse valider le partage de bureaux. La codétermination en matière de partage de bureaux régit la manière dont le comité d'entreprise est impliqué dans l'introduction et la mise en œuvre du dispositif, et couvre aussi bien les aspects organisationnels que ceux liés à la santé et à la protection des données.

• Codétermination lors de l'introduction : Le comité d'entreprise a le droit de participer à la mise en place du partage de bureaux. Il peut définir des conditions et des règles garantissant la préservation des intérêts des salariés.

• Participation à la conception : Le comité d'entreprise peut influencer la conception concrète du modèle de partage de bureaux, par exemple en établissant des règles d'utilisation des postes de travail, des systèmes de réservation ou des mesures visant à prévenir les conflits entre les collaborateurs.

• Suivi de la mise en œuvre : Même après l'introduction du partage de bureaux, le comité d'entreprise a le droit et le devoir de surveiller le respect des accords conclus et d'exiger des ajustements si nécessaire, en cas de difficultés rencontrées par les salariés.

En résumé, le comité d'entreprise joue un rôle déterminant lors de l'introduction du partage de bureaux afin de garantir la protection des salariés, la mise en place de mesures de sécurité et la prise en compte globale des intérêts du personnel.

Accord d'entreprise sur le partage de bureaux

Lors de l'introduction du partage de bureaux, la codétermination du comité d'entreprise n'est pas le seul élément important ; un accord d'entreprise sur le partage de bureaux est également souvent conclu. Il établit des règles claires en matière de partage de bureaux, assure la transparence et garantit que les intérêts des salariés sont pleinement pris en compte.

Un accord d'entreprise sur le partage de bureaux définit de manière contraignante les modalités de mise en œuvre du modèle de bureaux partagés au sein de l'entreprise ainsi que le cadre organisationnel et juridique applicable. Les éléments types d'un tel accord sont :

• Règles d'utilisation des postes de travail, processus de réservation et espaces de bureau
• Normes ergonomiques et sanitaires à respecter malgré la rotation des postes
• Mesures de protection des données et de sécurité informatique, incluant une politique de bureau propre (clean desk policy)
• Consignes d'hygiène et de sécurité pour minimiser les risques lors du changement de poste
• Prise en compte des besoins spécifiques de certains collaborateurs
• Procédures de résolution des conflits et révision régulière de l'accord

Un accord d'entreprise bien élaboré sur le partage de bureaux aide l'employeur et le comité d'entreprise à concevoir ce nouveau modèle de travail de manière juridiquement sûre, équitable et transparente. Il offre des repères, protège le personnel et facilite l'introduction ainsi que l'utilisation quotidienne du partage de bureaux.

Flexopus : La solution sécurisée pour votre entreprise

Maintenant que nous avons établi que le comité d'entreprise exerce une influence majeure sur l'introduction du partage de bureaux, il convient de mettre en œuvre une solution logicielle sécurisée et facile à utiliser. Cela facilite non seulement la transition vers le partage de bureaux pour tous les employés, mais garantit également que les processus sont numérisés et documentés.

Il est ici primordial de s'appuyer sur un prestataire pour qui la protection des données, la facilité d'utilisation et l'accessibilité vont de pair : Flexopus - Le logiciel de gestion de l'espace de travail

Flexopus est soumis à des réglementations strictes, est hébergé en Allemagne et se revendique comme un fervent défenseur de la protection des données. C'est pourquoi les comités d'entreprise à travers le pays font confiance à Flexopus, et le logiciel est utilisé dans de nombreux secteurs du service public, des infrastructures critiques et au sein de grandes entreprises cotées au DAX.

Grâce à la possibilité d'attribuer des caractéristiques d'équipement par objet, l'accès à des bureaux réglables en hauteur, à des doubles écrans ou à d'autres aides quotidiennes est garanti à tous les collaborateurs, évitant ainsi tout conflit sur le besoin en équipements spécifiques à chaque poste.

De plus, Flexopus propose plusieurs fonctionnalités en matière de vie privée, de protection des données et de tests qui satisfont aussi bien le comité d'entreprise que la direction lors de la mise en place du partage de bureaux.

Paramètres de confidentialité

• Contrôle total sur ses propres données : Les utilisateurs peuvent définir des paramètres de confidentialité détaillés.
• Options de contrôle : Les utilisateurs décident quelles informations (par ex. disponibilités, emplacement) sont visibles par les autres.
• Adaptabilité : Personnalisation individuelle de la visibilité des réservations et des données personnelles.

La protection des données est une priorité absolue

• Minimisation des données : Collecte uniquement des données nécessaires afin de réduire les risques liés à la protection des données.
• Anonymisation et pseudonymisation : Protection des données personnelles par l'anonymisation, lorsque cela est possible.
• Traitement sécurisé des données : Transferts chiffrés et procédures de stockage sécurisées pour empêcher tout accès non autorisé.

ISO 27001 - Zertifizierung

• Risikomanagement: Kontinuierliche Identifikation, Bewertung und Minimierung von Sicherheitsrisiken.
• Systematische Überwachung und Verbesserung: Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Sicherheitsmaßnahmen.
• Vertrauensbildung: ISO 27001 als Qualitätsmerkmal und Vertrauensbeweis für Unternehmen.

Regelmäßige Audits 

• Überprüfung der Compliance: Sicherstellung der Einhaltung von ISO 27001 und gesetzlichen Datenschutzvorgaben.
• Identifikation von Schwachstellen: Frühzeitige Erkennung und Behebung potenzieller Sicherheitsrisiken.
• Kontinuierliche Verbesserung: Nutzung der Auditergebnisse zur Optimierung von Prozessen und Technologien.

Flexopus zeichnet sich also durch eine Vielzahl von fortschrittlichen Sicherheits- und Datenschutzfunktionen aus, die den Schutz der Privatsphäre der Nutzenden, den sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten und die Einhaltung internationaler Standards gewährleisten. Mit umfangreichen Privatsphäre-Einstellungen, einem datenschutzfreundlichen Ansatz, einer ISO 27001-Zertifizierung und regelmäßigen Audits stellt Flexopus sicher, dass Unternehmen eine sichere und datenschutzkonforme Lösung für Desk Sharing und Büroorganisation erhalten. Diese Merkmale machen Flexopus zu einer vertrauenswürdigen Wahl für Unternehmen, die höchste Ansprüche an Sicherheit und Datenschutz stellen.

Flexopus offre bien plus qu'un simple logiciel de partage de bureaux : grâce au système de réservation de salles et au système de réservation de places de parking, la gestion des salles de réunion et des parkings d'entreprise devient simple et basée sur des règles. Le logiciel de gestion des actifs facilite la gestion numérique des inventaires, tandis que le logiciel de gestion des visiteurs et le module de restauration simplifient l'organisation des invités et des services de bureau. Tous ces modules sont réunis au sein d'une plateforme centrale de gestion de l'espace de travail, qui accorde une importance capitale à la protection des données, à la sécurité et aux droits d'accès personnalisés.

Résumé

Desk Sharing bringt Unternehmen viele Vorteile, wie Flexibilität und Kosteneinsparungen, erfordert aber auch eine sorgfältige Planung und Berücksichtigung der Mitarbeitendeninteressen. Der Betriebsrat hat eine wichtige Rolle bei der Einführung und Ausgestaltung des Desk Sharing-Modells, insbesondere in den Bereichen Gesundheitsschutz, Ergonomie, Datenschutz und Sicherheitsvorkehrungen.

Der Betriebsrat alleine kann die Einführung von Desk Sharing nicht verhindern, hat aber erheblichen Einfluss auf die Ausgestaltung, etwa durch Festlegung von Regeln und Überwachung der Umsetzung. Themen wie ergonomische Arbeitsplätze, IT-Sicherheit, Zugangskontrollen und die Einhaltung von Hygiene- und Datenschutzvorgaben stehen dabei im Fokus.

Eine sichere und datenschutzkonforme Lösung für Desk Sharing bietet die Shared Desk Software Flexopus. Diese zeichnet sich durch umfassende Privatsphäre-Einstellungen, einen datenschutzfreundlichen Ansatz, ISO 27001-Zertifizierung und regelmäßige Audits aus, was sie zu einer vertrauenswürdigen Wahl für Unternehmen macht, die hohen Wert auf Sicherheit und den Schutz der Mitarbeitenden legen.