Desk sharing y comité de empresa: ¿qué hay que tener en cuenta?

El Desk Sharing está en boca de todos. Esto no debería sorprender, ya que sus ventajas son evidentes: mayor flexibilidad, ahorro en costes de alquiler y energía, oficinas menos saturadas y empleados más satisfechos son solo algunas de las razones por las que muchas empresas y organizaciones apuestan ahora por el concepto de escritorio compartido y el New Work.

Sin embargo, también está claro que un cambio cultural de este tipo no puede llevarse a cabo sin una serie de normativas. Dependiendo del tamaño de la empresa, hay muchos factores importantes que deben tenerse en cuenta. En este nivel, la participación del comité de empresa en el Desk Sharing es indispensable.

A continuación, resumimos brevemente cómo se relacionan el Desk Sharing, el comité de empresa y la participación de este último en el proceso:

• Por lo general, el comité de empresa no puede impedir la decisión de implementar Desk Sharing en su empresa (sentencia del Tribunal Federal de Trabajo del 17 de noviembre de 2021, exp. 7 ABR 18/20).
• No obstante, el comité puede influir significativamente en la forma en que se lleva a cabo el proceso y los cambios asociados.
• Los temas de salud laboral, como puestos ergonómicos, escritorios de pie, monitores y periféricos, son competencia del comité.
• Las normas de higiene para compartir puestos de trabajo deben aplicarse como directriz.
• La protección de datos debe estar garantizada en los puestos de trabajo.
• Los acuerdos de empresa existentes deben revisarse y, si es necesario, adaptarse o complementarse con un acuerdo específico sobre Desk Sharing.

Participación del comité de empresa en el Desk Sharing

Como se mencionó al principio, existen varios puntos en los que el comité de empresa puede ejercer su derecho de participación en el Desk Sharing. Para profundizar, vale la pena analizar cada punto con más detalle. También está claro que no todo lo que pueda molestar a los empleados es motivo de participación del comité. La participación en el Desk Sharing desempeña un papel central, ya que regula cómo se diseña e implementa el nuevo modelo de trabajo.

Protección de los empleados

La protección de los empleados es una preocupación central del comité de empresa al introducir el Desk Sharing. El comité debe garantizar que las condiciones laborales sigan cumpliendo con los requisitos legales y que la salud y el bienestar de los empleados no se vean afectados. Esto incluye, en particular, los siguientes aspectos:

1. Ergonomía: Incluso con el Desk Sharing, los puestos de trabajo deben estar diseñados ergonómicamente para evitar problemas de salud. El comité de empresa puede exigir que los empleados tengan acceso a sillas, mesas y monitores ergonómicos adecuados.

2. Necesidades personales: El Desk Sharing implica que los empleados ya no tienen un puesto fijo. El comité de empresa debe asegurarse de que se tengan en cuenta las necesidades individuales, como equipos de trabajo especiales o ajustes personales.

3. Protección de datos: Con el Desk Sharing, existe el riesgo de que los datos personales sensibles queden desprotegidos. El comité de empresa debe velar por que existan medidas de protección de datos suficientes para salvaguardar la confidencialidad de los empleados.

Medidas de seguridad

Las medidas de seguridad también desempeñan un papel importante en la introducción del Desk Sharing. El comité de empresa tiene la tarea de garantizar que se sigan cumpliendo los estándares de seguridad en la empresa. Esto incluye:

• Controles de acceso: Dado que los empleados utilizan diferentes puestos de trabajo, el comité debe asegurarse de que personas no autorizadas no tengan acceso a los puestos ni a la información sensible almacenada en ellos.

• Seguridad informática: Los puestos de trabajo flexibles pueden comprometer la seguridad informática, por ejemplo, mediante equipos sin asegurar o cables expuestos. El comité debe garantizar que se tomen medidas para minimizar estos riesgos, como el uso de redes cifradas o la obligación de bloquear siempre los ordenadores cuando no se utilicen.

• Seguridad en el puesto de trabajo: Dado que el Desk Sharing puede implicar que los puestos se configuren a diario, el comité debe asegurarse de que esto no genere riesgos de seguridad, por ejemplo, debido a cables mal colocados o equipos utilizados de forma inadecuada.

Influencia del comité de empresa en el escritorio compartido

El comité de empresa tiene derecho a la cogestión según el art. 87, apdo. 1, n.º 1 y 7 de la Ley de Organización de Empresas (BetrVG) en la implementación del desk sharing. Desde una perspectiva legal, deben tenerse en cuenta varios aspectos antes de que el comité de empresa pueda aprobar el desk sharing. La cogestión en el desk sharing regula cómo se involucra al comité de empresa en su introducción y diseño, abarcando aspectos organizativos, de salud y de protección de datos.

• Cogestión en la implementación: El comité de empresa tiene derecho a participar en la configuración de la implementación del desk sharing. Puede establecer condiciones y normas que garanticen la protección de los intereses de los empleados.

• Participación en el diseño: El comité de empresa puede influir en el diseño concreto del modelo de desk sharing, por ejemplo, estableciendo normas para el uso de los puestos de trabajo, sistemas de reserva o medidas para evitar conflictos entre los empleados.

• Supervisión de la implementación: Incluso después de la introducción del desk sharing, el comité de empresa tiene el derecho y el deber de supervisar el cumplimiento de los acuerdos alcanzados y, si es necesario, exigir ajustes si surgen problemas para los empleados.

En resumen, el comité de empresa desempeña un papel decisivo en la introducción del desk sharing para garantizar la protección de los empleados, la implementación de medidas de seguridad y la consideración integral de los intereses de la plantilla.

Acuerdo de empresa sobre desk sharing

En la introducción del desk sharing, no solo la cogestión del comité de empresa desempeña un papel importante; a menudo también se formaliza un acuerdo de empresa sobre el desk sharing. Este establece normas claras de desk sharing, aporta transparencia y garantiza que los intereses de los empleados sean tenidos en cuenta de forma integral.

Un acuerdo de empresa sobre desk sharing establece de forma vinculante cómo se implementa el modelo de escritorio compartido en la empresa y qué condiciones organizativas y legales se aplican. Los contenidos típicos de dicho acuerdo son:

• Normas de uso de los puestos de trabajo, procesos de reserva y áreas de oficina
• Estándares ergonómicos y de salud que deben cumplirse a pesar de la rotación de puestos
• Medidas de protección de datos y seguridad informática, incluida una política de escritorio limpio (clean desk policy)
• Directrices de higiene y seguridad para minimizar los riesgos al cambiar de puesto
• Consideración de las necesidades especiales de cada empleado
• Procedimientos de resolución de conflictos y revisión periódica del acuerdo

Un acuerdo de empresa sobre desk sharing bien elaborado ayuda a los empleadores y al comité de empresa a diseñar el nuevo modelo de trabajo de forma legalmente segura, justa y comprensible. Ofrece orientación, protege a la plantilla y facilita tanto la introducción como el uso diario del desk sharing.

Flexopus: La solución segura para su empresa

Una vez establecido que el comité de empresa tiene una gran influencia en la introducción del desk sharing en la empresa, el siguiente paso es implementar una solución de software segura y fácil de usar. Esto no solo facilita la transición al desk sharing para todos los empleados, sino que también garantiza que los procesos funcionen de forma digital y queden registrados.

En este sentido, es fundamental contar con un proveedor en el que la protección de datos, la facilidad de uso y la accesibilidad vayan de la mano: Flexopus - El software de gestión del lugar de trabajo

Flexopus está sujeto a normativas estrictas, está alojado en Alemania y es un gran defensor de la protección de datos. Por este motivo, los comités de empresa de todo el país confían en Flexopus, y el software se utiliza en muchos ámbitos de la vida pública, infraestructuras críticas y grandes empresas que cotizan en el DAX.

Gracias a la posibilidad de asignar características de equipamiento por objeto, se garantiza a todos los empleados el acceso a mesas regulables en altura, monitores duales u otras ayudas en el trabajo diario, evitando conflictos sobre quién necesita qué equipamiento en qué puesto.

Además, Flexopus ofrece varias funciones en cuanto a privacidad, protección de datos y pruebas que satisfacen tanto al comité de empresa como a la dirección en el ámbito del desk sharing.

Configuración de privacidad

• Control integral sobre los datos propios: Los usuarios pueden realizar ajustes detallados de privacidad.
• Opciones de control: Los usuarios deciden qué información (p. ej., disponibilidad, ubicación) es visible para los demás.
• Adaptabilidad: Ajuste individual de la visibilidad de las reservas y los datos personales.

La protección de datos es la máxima prioridad

• Minimización de datos: Recopilación solo de los datos necesarios para minimizar los riesgos de protección de datos.
• Anonimización y seudonimización: Protección de datos personales mediante anonimización siempre que sea posible.
• Procesamiento seguro de datos: Transmisiones cifradas y procedimientos de almacenamiento seguros para evitar el acceso no autorizado.

ISO 27001 - Zertifizierung

• Risikomanagement: Kontinuierliche Identifikation, Bewertung und Minimierung von Sicherheitsrisiken.
• Systematische Überwachung und Verbesserung: Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Sicherheitsmaßnahmen.
• Vertrauensbildung: ISO 27001 als Qualitätsmerkmal und Vertrauensbeweis für Unternehmen.

Regelmäßige Audits 

• Überprüfung der Compliance: Sicherstellung der Einhaltung von ISO 27001 und gesetzlichen Datenschutzvorgaben.
• Identifikation von Schwachstellen: Frühzeitige Erkennung und Behebung potenzieller Sicherheitsrisiken.
• Kontinuierliche Verbesserung: Nutzung der Auditergebnisse zur Optimierung von Prozessen und Technologien.

Flexopus zeichnet sich also durch eine Vielzahl von fortschrittlichen Sicherheits- und Datenschutzfunktionen aus, die den Schutz der Privatsphäre der Nutzenden, den sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten und die Einhaltung internationaler Standards gewährleisten. Mit umfangreichen Privatsphäre-Einstellungen, einem datenschutzfreundlichen Ansatz, einer ISO 27001-Zertifizierung und regelmäßigen Audits stellt Flexopus sicher, dass Unternehmen eine sichere und datenschutzkonforme Lösung für Desk Sharing und Büroorganisation erhalten. Diese Merkmale machen Flexopus zu einer vertrauenswürdigen Wahl für Unternehmen, die höchste Ansprüche an Sicherheit und Datenschutz stellen.

Zusammenfassung

Desk Sharing bringt Unternehmen viele Vorteile, wie Flexibilität und Kosteneinsparungen, erfordert aber auch eine sorgfältige Planung und Berücksichtigung der Mitarbeitendeninteressen. Der Betriebsrat hat eine wichtige Rolle bei der Einführung und Ausgestaltung des Desk Sharing-Modells, insbesondere in den Bereichen Gesundheitsschutz, Ergonomie, Datenschutz und Sicherheitsvorkehrungen.

Der Betriebsrat alleine kann die Einführung von Desk Sharing nicht verhindern, hat aber erheblichen Einfluss auf die Ausgestaltung, etwa durch Festlegung von Regeln und Überwachung der Umsetzung. Themen wie ergonomische Arbeitsplätze, IT-Sicherheit, Zugangskontrollen und die Einhaltung von Hygiene- und Datenschutzvorgaben stehen dabei im Fokus.

Eine sichere und datenschutzkonforme Lösung für Desk Sharing bietet die Shared Desk Software Flexopus. Diese zeichnet sich durch umfassende Privatsphäre-Einstellungen, einen datenschutzfreundlichen Ansatz, ISO 27001-Zertifizierung und regelmäßige Audits aus, was sie zu einer vertrauenswürdigen Wahl für Unternehmen macht, die hohen Wert auf Sicherheit und den Schutz der Mitarbeitenden legen.