Compartir escritorio y comité de empresa: ¿Qué hay que tener en cuenta?

Escritorio compartido Todo el mundo habla de ello ahora mismo. Puede que esto ya no sorprenda demasiado, porque los beneficios son obvios: más flexibilidad, ahorros en los costos de alquiler y energía, menos oficinas superpobladas y empleados claramente más felices son solo algunas de las razones por las que muchas empresas y organizaciones ahora apuestan por el concepto de escritorio compartido y New Work.

Sin embargo, también está claro que un cambio cultural de este tipo no puede adoptarse sin toda una serie de disposiciones. Dependiendo del tamaño de la empresa, esto reúne muchos factores importantes a los que las empresas deben prestar atención. La participación compartida del comité de empresa es esencial a este nivel.

Vamos a resumir brevemente cómo puede ser la participación de escritorios compartidos, comités de empresa y comités de empresa en el uso compartido de escritorios:

• En general, el comité de empresa no puede impedir la decisión de si su empresa introduce el escritorio compartido (decisión del Tribunal Federal del Trabajo del 17 de noviembre de 2021 (ref. 7 ABR 18/20)
• Sin embargo, el comité de empresa puede tener una gran influencia en la naturaleza del proceso y el cambio asociado
• Las cuestiones de protección de la salud, como los lugares de trabajo ergonómicos, los escritorios de pie, las pantallas separadas y los dispositivos de entrada, son de la competencia del comité de empresa.
• Las normas de higiene para compartir un lugar de trabajo deben utilizarse como guía
• La protección de datos debe garantizarse en los lugares de trabajo
• Los acuerdos de obras existentes deben revisarse y, si es necesario, modificarse o complementarse mediante un acuerdo específico de trabajo compartido

Compartir escritorio: participación en el Comité de Empresa

Como ya se mencionó al principio, hay algunos puntos en los que el comité de empresa puede opinar en Shared Desk. Para poder entrar en un poco más de detalle, vale la pena aclarar los puntos individuales con más detalle. También está claro que no todo lo que pueda molestar a los empleados es también un motivo para que el comité de empresa participe en el reparto de escritorios. La participación en el uso compartido del escritorio desempeña un papel fundamental en este sentido, ya que regula la forma en que se diseña e implementa el nuevo modelo de lugar de trabajo.

Proteger a los empleados

Proteger a los empleados es una preocupación central del comité de empresa a la hora de introducir el escritorio compartido. El comité de empresa debe garantizar que las condiciones de trabajo sigan cumpliendo con los requisitos legales y que la salud y el bienestar de los empleados no se vean afectados. Esto incluye, en particular, los siguientes aspectos:

1. Ergonomía: Incluso si se comparten escritorios, los lugares de trabajo deben estar diseñados ergonómicamente para evitar problemas de salud. El comité de empresa puede exigir a los empleados que tengan acceso a sillas, mesas y pantallas ergonómicamente adecuadas.

2. Necesidades personales: Compartir escritorio significa que los empleados ya no tienen un lugar de trabajo fijo. El comité de empresa debe garantizar que se tengan en cuenta las necesidades individuales, como los equipos de trabajo especiales o los ajustes personales.

3. Protección de datos: Al compartir escritorio, existe el riesgo de que los datos personales confidenciales permanezcan desprotegidos. El comité de empresa debe garantizar que existan suficientes medidas de protección de datos para mantener la confidencialidad de los empleados.

salvaguardias

Las medidas de seguridad también desempeñan un papel importante en la introducción del escritorio compartido. El comité de empresa tiene la tarea de garantizar que se sigan cumpliendo las normas de seguridad en la empresa. Esto incluye:

• Controles de acceso: Dado que los empleados utilizan diferentes estaciones de trabajo, el comité de empresa debe asegurarse de que personas no autorizadas no tengan acceso a las estaciones de trabajo ni a la información confidencial almacenada allí.

• Seguridad informática: Los lugares de trabajo flexibles pueden poner en peligro la seguridad de la TI, por ejemplo, debido a que los ordenadores no están protegidos o los cables quedan expuestos. El comité de empresa debe garantizar la adopción de medidas para minimizar dichos riesgos, por ejemplo, mediante el uso de redes cifradas o la obligación de bloquear siempre los ordenadores cuando no se estén utilizando.

• Seguridad laboral: Dado que compartir escritorios puede provocar la instalación diaria de nuevas estaciones de trabajo, el comité de empresa debe asegurarse de que esto no genere riesgos de seguridad, por ejemplo, debido a cables mal tendidos o equipos de trabajo mal utilizados.

Influencia del comité de empresa en el escritorio compartido

El comité de empresa tiene Artículo 87 (1) núms. 1 y 7 de la Ley de constitución de obras (BetrVG) el derecho a participar en la introducción del escritorio compartido. Desde un punto de vista legal, hay por lo tanto algunas cosas que deben tenerse en cuenta antes de que el comité de empresa pueda aprobar el uso compartido de escritorios. La participación en el escritorio compartido regula la forma en que el comité de empresa participa en la introducción y el diseño, e incluye aspectos organizativos, sanitarios y de protección de datos relevantes.

• Participación en la introducción: El comité de empresa tiene el derecho de ayudar a dar forma a la introducción del escritorio compartido. Puede establecer condiciones y reglamentos que garanticen la protección de los intereses de los empleados.

• Participación en el diseño: El comité de empresa puede influir en el diseño específico del modelo de escritorio compartido, por ejemplo, definiendo reglas para el uso de estaciones de trabajo, sistemas de reservas o medidas para evitar conflictos entre empleados.

• Supervisión de la implementación: Incluso después de la introducción del escritorio compartido, el comité de empresa tiene el derecho y el deber de supervisar el cumplimiento de los acuerdos celebrados y, si es necesario, exigir ajustes si surgen problemas para los empleados.

En resumen, el comité de empresa desempeña un papel decisivo en la introducción del escritorio compartido para garantizar que los empleados estén protegidos, que se tomen precauciones de seguridad y que los intereses de la fuerza laboral se tengan en cuenta de manera integral.

Acuerdo operativo de escritorio compartido

A la hora de introducir el uso compartido del escritorio, la participación del comité de empresa no solo desempeña un papel importante, sino que también se suele concluir un acuerdo de trabajo sobre el uso compartido del escritorio. Ella crea reglas claras para compartir escritorios, garantiza la transparencia y garantiza que se tengan plenamente en cuenta los intereses de los empleados.

Un acuerdo de trabajo para compartir escritorios define de manera vinculante cómo se implementa el modelo de escritorio compartido en la empresa y qué condiciones del marco organizativo y legal se aplican. Los contenidos típicos de un acuerdo de este tipo son:

• Normas de uso para estaciones de trabajo, procesos de reserva y áreas de oficina
• Estándares ergonómicos y de salud, que debe mantenerse a pesar de los cambios de trabajo
• Medidas de protección de datos y seguridad de TI, que incluyen Política de escritorio limpio
• Requisitos de higiene y seguridad para minimizar los riesgos al cambiar de trabajo
• Teniendo en cuenta las necesidades especiales de cada empleado
• Procedimientos de resolución de disputas y revisión periódica del acuerdo

Un acuerdo de trabajo compartido de escritorio bien redactado ayuda a los empleadores y a los comités de empresa a hacer que el nuevo modelo de lugar de trabajo sea legalmente seguro, justo y comprensible. Proporciona orientación, protege a los empleados y facilita la introducción y posterior utilización del escritorio compartido en la vida cotidiana.

Flexopus: la solución segura para su empresa

Ahora que hemos establecido que el comité de empresa tiene una gran influencia en la introducción del escritorio compartido en la empresa, ha llegado el momento de implementar una solución de software segura y fácil de usar. Esto no solo facilita que todos los empleados cambien a escritorios compartidos, sino que también garantiza que los procesos funcionen y se registren digitalmente.

Es extremadamente importante contar con un proveedor a su lado que vaya de la mano con la protección de datos, la facilidad de uso y la accesibilidad: Flexopus: el software de gestión del lugar de trabajo

Flexopus está sujeto a una normativa estricta, es hospedado en Alemania y él mismo es un gran defensor de la protección de datos. Por este motivo, los comités de empresa de todo el país confían en Flexopus y el software se utiliza en muchos ámbitos de la vida pública, en infraestructuras críticas y en las grandes empresas que cotizan en DAX.

Con la opción de asignar las características del equipo por propiedad, todos los empleados tienen garantizado el acceso a mesas ajustables en altura, monitores duales u otro tipo de asistencia en la vida laboral diaria y ya no hay ningún conflicto en cuanto a quién necesita qué equipo y dónde.

Flexopus también ofrece varias funciones en las áreas de privacidad, protección de datos y pruebas, que son igualmente satisfactorias para el comité de empresa que comparte escritorios y a nivel ejecutivo.

configuración de privacidad

• Control integral de sus propios datos: Los usuarios pueden realizar ajustes de privacidad detallados.
• Opciones de control: Los usuarios deciden qué información (por ejemplo, disponibilidad, ubicación) es visible para los demás.
• Personalización: Ajuste individual de la visibilidad de las reservas y los datos personales.

La protección de datos es una prioridad absoluta

• Minimización de datos: Recopilación de solo los datos necesarios para minimizar los riesgos de protección de datos.
• Anonimización y seudonimización: Proteger los datos personales mediante la anonimización siempre que sea posible.
• Procesamiento seguro de datos: Transmisiones cifradas y métodos de almacenamiento seguro para evitar el acceso no autorizado.

Certificación ISO 27001

• Gestión de riesgos: Identificación, evaluación y minimización continuas de los riesgos de seguridad.
• Monitoreo y mejora sistemáticos: Revisión y ajuste periódicos de las medidas de seguridad.
• Generar confianza: La ISO 27001 como signo de calidad y confianza para las empresas.

Auditorías periódicas

• Revisión del cumplimiento: Garantizar el cumplimiento de la norma ISO 27001 y los requisitos legales de protección de datos.
• Identificación de puntos débiles: Identifique y aborde los posibles riesgos de seguridad desde el principio.
• Mejora continua: Utilizar los resultados de la auditoría para optimizar los procesos y las tecnologías.

Por lo tanto, Flexopus se caracteriza por una variedad de avanzados Funciones de seguridad y privacidad Fuera de eso, el Protección de la privacidad garantizar que los usuarios manejen los datos personales de forma segura y cumplan con las normas internacionales. Con una amplia configuración de privacidad, un enfoque respetuoso con la privacidad, un Certificación ISO 27001 Además de las auditorías periódicas, Flexopus garantiza que las empresas reciban una solución segura y que cumpla con la privacidad para compartir escritorios y organizar oficinas. Estas características hacen de Flexopus una opción fiable para las empresas que exigen las más altas exigencias de seguridad y protección de datos.

sinopsis

El escritorio compartido brinda a las empresas muchos beneficios, como flexibilidad y Ahorro de costes, pero también requiere una planificación cuidadosa y la consideración de los intereses de los empleados. El comité de empresa desempeña un papel importante en la introducción y el diseño del modelo de escritorio compartido, especialmente en los ámbitos de la protección de la salud, la ergonomía, la protección de datos y las medidas de seguridad.

El comité de empresa por sí solo no puede impedir la introducción del escritorio compartido, pero tiene una influencia considerable en la estructura, por ejemplo, al establecer normas y supervisar la implementación. Temas como la ergonomía de los lugares de trabajo, la seguridad de la TI, controles de acceso y el cumplimiento de los requisitos de higiene y protección de datos son el objetivo.

Una solución segura y que cumple con la privacidad para compartir escritorios es ofrecida por Software de escritorio compartido Flexopus. Se caracteriza por una configuración de privacidad integral, un enfoque respetuoso con la privacidad, la certificación ISO 27001 y las auditorías periódicas, lo que la convierte en una opción confiable para las empresas que valoran mucho la seguridad y la protección de los empleados.