Compartir escritorio y comité de empresa: ¿Qué hay que tener en cuenta?

Compartir escritorio está en boca de todos en este momento. Puede que esto no sea una gran sorpresa, ya que las ventajas son obvias: más flexibilidad, ahorro en alquiler y costos de energía, oficinas menos abarrotadas y empleados demostrablemente más satisfechos son solo algunas de las razones por las que muchas empresas y organizaciones ahora confían en el concepto de escritorio compartido y New Work. 

Pero también está claro que un cambio cultural de este tipo no se puede adoptar sin toda una serie de regulaciones. Dependiendo del tamaño de la empresa, aquí se unen muchos factores importantes a los que las empresas deben prestar atención. En este nivel es esencial la codecisión en la gestión de los puestos de trabajo por parte del comité de empresa.

Resumimos brevemente cómo puede ser el uso compartido de puestos, los comités de empresa y la codecisión del comité de empresa en el uso compartido de puestos:

• En general, el comité de empresa no puede impedir la decisión sobre si su empresa introduce el sistema de escritorio compartido (decisión del Tribunal Federal del Trabajo de 17 de noviembre de 2021 (caso n.º 7 ABR 18/20)
• Sin embargo, el comité de empresa puede tener una gran influencia en la naturaleza del procedimiento y los cambios asociados.
• Las cuestiones de protección de la salud, como puestos de trabajo ergonómicos, escritorios de pie, pantallas y dispositivos de entrada separados, son competencia del comité de empresa.
• Las normas de higiene para compartir el lugar de trabajo deben aplicarse como guía.
• La protección de datos debe garantizarse en el lugar de trabajo
• Los acuerdos de obras existentes deben mantenerse o modificarse

Cogestión de puestos de trabajo en el comité de empresa

Como ya se ha mencionado al principio, hay algunos puntos en los que el comité de empresa puede tener codecisión en los puestos compartidos. Para entrar en un poco más de detalle, vale la pena examinar cada punto individualmente. También está claro que no todo lo que pueda molestar a los empleados es motivo para que el comité de empresa intervenga en el reparto de puestos de trabajo. 

Protección de los empleados

La protección de los empleados es una preocupación central del comité de empresa al introducir el uso compartido de escritorios. El comité de empresa debe garantizar que las condiciones de trabajo sigan cumpliendo con los requisitos legales y que no se vean comprometidos la salud y el bienestar de los empleados. Esto incluye en particular los siguientes aspectos:

1. Ergonomía: Incluso compartiendo escritorios, las estaciones de trabajo deben estar diseñadas ergonómicamente para evitar problemas de salud. El comité de empresa puede exigir que los trabajadores tengan acceso a sillas, mesas y pantallas ergonómicamente adecuadas.

2. Necesidades personales: Compartir escritorio significa que los empleados ya no tienen un lugar de trabajo fijo. El comité de empresa debe garantizar que se tengan en cuenta las necesidades individuales, como por ejemplo equipos de trabajo especiales o adaptaciones personales.

3. Protección de datos: Al compartir el escritorio, existe el riesgo de que datos personales confidenciales queden desprotegidos. El comité de empresa debe garantizar que existan medidas de protección de datos suficientes para proteger la confidencialidad de los empleados.

Precauciones de seguridad

Las precauciones de seguridad también juegan un papel importante cuando se introduce el uso compartido de escritorios. El comité de empresa es responsable de garantizar que se sigan respetando las normas de seguridad dentro de la empresa. Esto incluye:

• Controles de acceso: Dado que los empleados utilizan diferentes estaciones de trabajo, el comité de empresa debe garantizar que personas no autorizadas no tengan acceso a las estaciones de trabajo ni a la información confidencial almacenada en ellas.

• Seguridad informática: Debido a los lugares de trabajo flexibles, la seguridad informática puede verse comprometida, por ejemplo, debido a computadoras no seguras o cables expuestos. El comité de empresa debe garantizar que se adopten medidas para minimizar dichos riesgos, por ejemplo, mediante el uso de redes cifradas o la obligación de bloquear siempre los ordenadores cuando no se utilicen.

• Seguridad en el trabajo: Dado que compartir escritorios puede provocar que los puestos de trabajo se reorganicen a diario, el comité de empresa debe asegurarse de que esto no genere riesgos de seguridad, por ejemplo, debido a cables mal tendidos o equipos de trabajo mal utilizados.

Influencia del comité de empresa en el escritorio compartido 

El comité de empresa tiene, según el § 87, apdo. 1, números 1 y 7 de la Ley de Constitución de la Empresa (BetrVG), un derecho de codecisión en la introducción del desk sharing. Desde un punto de vista legal, hay que tener en cuenta una serie de cosas antes de que el comité de empresa pueda aprobar el uso compartido de escritorios. 

• Co-determinación en la introducción: El comité de empresa tiene derecho a ayudar a dar forma a la introducción del uso compartido de escritorios. Puede establecer condiciones y reglamentos para garantizar que se protejan los intereses de los empleados. 

• Participación en el diseño: El comité de empresa puede influir en el diseño concreto del modelo de uso compartido de puestos de trabajo, por ejemplo, estableciendo normas para el uso de los puestos de trabajo, sistemas de reserva o medidas para evitar conflictos entre empleados.

• Seguimiento de la implementación: Incluso después de la introducción del uso compartido de escritorios, el comité de empresa tiene el derecho y el deber de supervisar el cumplimiento de los acuerdos alcanzados y, de ser necesario, solicitar ajustes si surgen problemas para los empleados.

En resumen, el comité de empresa desempeña un papel crucial en la introducción del uso compartido de escritorios para garantizar que se garantice la protección de los empleados, se tomen precauciones de seguridad y se tengan plenamente en cuenta los intereses de los trabajadores.

Flexopus: La solución segura para tu empresa

Ahora que hemos establecido que el comité de empresa tiene una influencia significativa en la introducción del uso compartido de escritorios en la empresa, es el momento de implementar una solución de software segura y fácil de usar. Esto no solo facilita la transición de todos los empleados a compartir escritorios, sino que también garantiza que los procesos funcionen y se registren digitalmente. 

Es extremadamente importante tener un proveedor a tu lado donde la protección de datos, la facilidad de uso y la accesibilidad vayan de la mano: Flexopus - ¡La solución para compartir escritorios!

Flexopus está sujeto a regulaciones estrictas, está alojado en Alemania y es un firme defensor de la protección de datos. Por este motivo, los comités de empresa de todo el país confían en Flexopus y el software se utiliza en muchos ámbitos de la vida pública, en infraestructuras críticas y en grandes empresas que cotizan en el DAX.

Con la opción de asignar características del equipo por objeto, todos los empleados tienen garantizado el acceso a mesas con altura ajustable, monitores duales u otras ayudas en su trabajo diario y ya no hay conflictos sobre quién necesita qué características del equipo en qué lugar.

Además, Flexopus ofrece una serie de funciones en las áreas de privacidad, protección de datos y pruebas que satisfacen tanto al comité de empresa como al equipo directivo cuando se trata de compartir escritorios.

Configuración de privacidad

• Control integral sobre sus propios datos: Los usuarios pueden establecer configuraciones de privacidad detalladas.
• Opciones de control: Los usuarios deciden qué información (por ejemplo, disponibilidad, ubicación) es visible para otros.
• Personalización: Ajuste individual de la visibilidad de las reservas y datos personales.

La protección de datos es nuestra máxima prioridad.

• Minimización de datos: Recopilar únicamente los datos necesarios para minimizar los riesgos de protección de datos.
• Anonimización y seudonimización: Protección de datos personales mediante anonimización cuando sea posible.
• Procesamiento de datos seguro: Transmisiones cifradas y procedimientos de almacenamiento seguro para evitar acceso no autorizado.

ISO 27001 - Certificación

• Gestión de riesgos: Identificación, evaluación y minimización continua de riesgos de seguridad.
• Monitoreo y mejora sistemática: Revisión y ajuste periódico de las medidas de seguridad.
• Generando confianza: ISO 27001 como característica de calidad y prueba de confianza para las empresas.

Auditorías periódicas 

• Revisión de cumplimiento: Garantizar el cumplimiento de la norma ISO 27001 y los requisitos legales de protección de datos.
• Identificación de vulnerabilidades: Detección temprana y remediación de posibles riesgos de seguridad.
• Mejora continua: Utilización de los resultados de auditoría para optimizar procesos y tecnologías.

Flexopus se caracteriza por una variedad de características avanzadas de seguridad y protección de datos que garantizan la protección de la privacidad del usuario, el manejo seguro de los datos personales y el cumplimiento de los estándares internacionales. Con amplias configuraciones de privacidad, un enfoque amigable con la protección de datos, una certificación ISO 27001 y auditorías regulares, Flexopus garantiza que las empresas obtengan una solución segura y conforme a la protección de datos para el desk sharing y la organización de la oficina. Estas características hacen de Flexopus una opción confiable para las empresas que exigen los más altos niveles de seguridad y protección de datos.

Resumen

Compartir escritorios aporta muchos beneficios a las empresas, como flexibilidad y ahorro de costos, pero también requiere una planificación cuidadosa y la consideración de los intereses de los empleados. El comité de empresa desempeña un papel importante en la introducción y el diseño del modelo de compartir escritorio, especialmente en las áreas de protección de la salud, ergonomía, protección de datos y precauciones de seguridad.

El comité de empresa por sí solo no puede impedir la introducción del sistema de compartir puestos de trabajo, pero tiene una influencia considerable en su diseño, por ejemplo estableciendo normas y supervisando su aplicación. El enfoque se centra en temas como los puestos de trabajo ergonómicos, la seguridad informática, los controles de acceso y el cumplimiento de las normas de higiene y protección de datos.

El software de escritorio compartido Flexopusofrece una solución segura y que cumple con las normas de protección de datos para compartir escritorios. Se caracteriza por configuraciones de privacidad integrales, un enfoque amigable con la protección de datos, certificación ISO 27001 y auditorías regulares, lo que lo convierte en una opción confiable para las empresas que dan gran valor a la seguridad y la protección de los empleados.