Desk sharing e consiglio di fabbrica: cosa bisogna considerare?

Il Desk Sharing è sulla bocca di tutti. Non sorprende, visti i vantaggi evidenti: maggiore flessibilità, risparmi sui costi di affitto ed energia, uffici meno affollati e dipendenti più soddisfatti sono solo alcuni dei motivi per cui molte aziende e organizzazioni puntano oggi sul concetto di Shared Desk e sul New Work.

È chiaro, tuttavia, che un cambiamento culturale di questo tipo non può essere adottato senza una serie di disposizioni. A seconda delle dimensioni dell'azienda, entrano in gioco molti fattori importanti a cui le imprese devono prestare attenzione. La co-decisione del consiglio di fabbrica sul Desk Sharing è essenziale a questo livello.

Riassumiamo brevemente come possono configurarsi il Desk Sharing, il consiglio di fabbrica e la relativa co-decisione:

• In generale, il consiglio di fabbrica non può impedire la decisione di introdurre il Desk Sharing (sentenza del Tribunale federale del lavoro del 17 novembre 2021, causa 7 ABR 18/20)
• Il consiglio di fabbrica può tuttavia esercitare una grande influenza sulle modalità del processo e sui cambiamenti che ne derivano
• Temi legati alla tutela della salute, come postazioni ergonomiche, scrivanie regolabili, monitor e periferiche separate, rientrano nelle competenze del consiglio di fabbrica
• Le norme igieniche per la condivisione della postazione dovrebbero essere applicate come linea guida
• La protezione dei dati deve essere garantita nelle postazioni di lavoro
• Gli accordi aziendali esistenti devono essere verificati ed eventualmente adattati o integrati con uno specifico accordo sul Desk Sharing

Co-decisione del consiglio di fabbrica sul Desk Sharing

Come accennato all'inizio, esistono diversi punti in cui il consiglio di fabbrica può esercitare la co-decisione nello Shared Desk. Per entrare più nel dettaglio, vale la pena esaminare i singoli punti. È inoltre chiaro che non tutto ciò che potrebbe disturbare i dipendenti costituisce un motivo per la co-decisione del consiglio di fabbrica. La co-decisione sul Desk Sharing gioca un ruolo centrale, poiché regola la progettazione e l'implementazione del nuovo modello di lavoro.

Tutela dei dipendenti

La tutela dei dipendenti è una preoccupazione centrale del consiglio di fabbrica nell'introduzione del Desk Sharing. Il consiglio deve garantire che le condizioni di lavoro rimangano conformi ai requisiti legali e che la salute e il benessere dei dipendenti non siano compromessi. Ciò include in particolare i seguenti aspetti:

1. Ergonomia: Anche nel Desk Sharing, le postazioni devono essere progettate in modo ergonomico per evitare problemi di salute. Il consiglio di fabbrica può richiedere che i dipendenti abbiano accesso a sedie, tavoli e monitor ergonomicamente adeguati.

2. Esigenze personali: Il Desk Sharing significa che i dipendenti non dispongono più di una postazione fissa. Il consiglio di fabbrica deve assicurarsi che le esigenze individuali, come attrezzature speciali o adattamenti personali, vengano prese in considerazione.

3. Protezione dei dati: Nel Desk Sharing sussiste il rischio che dati personali sensibili rimangano non protetti. Il consiglio di fabbrica deve vigilare affinché siano presenti misure di protezione dei dati sufficienti a garantire la riservatezza dei dipendenti.

Misure di sicurezza

Anche le misure di sicurezza svolgono un ruolo importante nell'introduzione del Desk Sharing. Il consiglio di fabbrica ha il compito di garantire che gli standard di sicurezza aziendali continuino a essere rispettati. Ciò include:

• Controlli di accesso: Poiché i dipendenti utilizzano postazioni diverse, il consiglio di fabbrica deve assicurarsi che persone non autorizzate non abbiano accesso alle postazioni e alle informazioni sensibili ivi conservate.

• Sicurezza IT: Con le postazioni flessibili, la sicurezza IT può essere a rischio, ad esempio a causa di computer non protetti o cavi esposti. Il consiglio di fabbrica deve garantire l'adozione di misure per minimizzare tali rischi, come l'uso di reti crittografate o l'obbligo di bloccare sempre il computer quando non viene utilizzato.

• Sicurezza della postazione: Poiché il Desk Sharing può comportare la configurazione quotidiana delle postazioni, il consiglio di fabbrica deve garantire che ciò non crei rischi per la sicurezza, ad esempio a causa di cavi mal posizionati o attrezzature utilizzate in modo improprio.

Influenza del consiglio di fabbrica sullo Shared Desk

Ai sensi dell'art. 87, comma 1, nn. 1 e 7 della legge sull'ordinamento aziendale (BetrVG), il consiglio di fabbrica ha diritto di co-decisione nell'introduzione del desk sharing. Dal punto di vista legale, è necessario considerare diversi aspetti prima che il desk sharing possa essere approvato dal consiglio di fabbrica. La co-decisione in materia di desk sharing disciplina le modalità di coinvolgimento del consiglio di fabbrica nell'introduzione e nella configurazione del modello, includendo aspetti organizzativi, sanitari e relativi alla protezione dei dati.

• Co-decisione nell'introduzione: Il consiglio di fabbrica ha il diritto di contribuire alla definizione dell'introduzione del desk sharing. Può stabilire condizioni e regolamenti per garantire che gli interessi dei dipendenti siano tutelati.

• Partecipazione alla configurazione: Il consiglio di fabbrica può influenzare la configurazione concreta del modello di desk sharing, ad esempio definendo regole per l'utilizzo delle postazioni, sistemi di prenotazione o misure per prevenire conflitti tra i dipendenti.

• Monitoraggio dell'attuazione: Anche dopo l'introduzione del desk sharing, il consiglio di fabbrica ha il diritto e il dovere di monitorare il rispetto degli accordi presi e di richiedere modifiche, se necessario, qualora dovessero emergere problemi per i dipendenti.

In sintesi, il consiglio di fabbrica svolge un ruolo cruciale nell'introduzione del desk sharing, garantendo la tutela dei dipendenti, l'adozione di misure di sicurezza e la piena considerazione degli interessi del personale.

Accordo aziendale sul desk sharing

Nell'introdurre il desk sharing, non è importante solo la co-decisione del consiglio di fabbrica; spesso viene stipulato anche un accordo aziendale specifico. Questo crea regole chiare per il desk sharing, garantisce trasparenza e assicura che gli interessi dei dipendenti siano pienamente presi in considerazione.

Un accordo aziendale sul desk sharing stabilisce in modo vincolante come il modello di scrivania condivisa venga implementato in azienda e quali siano le condizioni quadro organizzative e legali applicabili. I contenuti tipici di tale accordo includono:

• Regole di utilizzo per postazioni di lavoro, processi di prenotazione e aree ufficio
• Standard ergonomici e sanitari da rispettare nonostante la rotazione delle postazioni
• Misure di protezione dei dati e sicurezza IT, inclusa una politica di scrivania pulita (clean desk policy)
• Linee guida igieniche e di sicurezza per ridurre al minimo i rischi durante il cambio di postazione
• Considerazione delle esigenze particolari dei singoli dipendenti
• Procedure per la risoluzione dei conflitti e revisione periodica dell'accordo

Un accordo aziendale sul desk sharing ben strutturato aiuta il datore di lavoro e il consiglio di fabbrica a rendere il nuovo modello di lavoro sicuro dal punto di vista legale, equo e trasparente. Offre orientamento, protegge il personale e facilita l'introduzione e il successivo utilizzo quotidiano del desk sharing.

Flexopus: la soluzione sicura per la vostra azienda

Dopo aver stabilito che il consiglio di fabbrica ha una grande influenza sull'introduzione del desk sharing in azienda, è necessario implementare una soluzione software sicura e facile da usare. Ciò non solo facilita il passaggio al desk sharing per tutti i dipendenti, ma garantisce anche che i processi funzionino digitalmente e siano documentati.

A tal proposito, è fondamentale avere al proprio fianco un fornitore per il quale protezione dei dati, facilità d'uso e accessibilità vadano di pari passo: Flexopus - Il software di gestione dell'ambiente di lavoro

Flexopus è soggetto a normative rigorose, è ospitato in Germania ed è esso stesso un grande sostenitore della protezione dei dati. Per questo motivo, i consigli di fabbrica di tutto il paese si affidano a Flexopus e il software viene utilizzato in molti settori della vita pubblica, nelle infrastrutture critiche e all'interno di grandi aziende quotate al DAX.

Grazie alla possibilità di assegnare caratteristiche di dotazione a ogni singola postazione, a tutti i dipendenti è garantito l'accesso a tavoli regolabili in altezza, doppi monitor o altri ausili quotidiani, eliminando i conflitti su chi abbia bisogno di quali dotazioni in quale postazione.

Inoltre, Flexopus offre diverse funzionalità in termini di privacy, protezione dei dati e test che soddisfano sia il consiglio di fabbrica che la direzione aziendale nell'ambito del desk sharing.

Impostazioni della privacy

• Controllo completo sui propri dati: Gli utenti possono configurare impostazioni dettagliate per la privacy.
• Opzioni di controllo: Gli utenti decidono quali informazioni (ad es. disponibilità, posizione) siano visibili agli altri.
• Personalizzazione: Adattamento individuale della visibilità delle prenotazioni e dei dati personali.

La protezione dei dati ha la massima priorità

• Minimizzazione dei dati: Raccolta dei soli dati necessari per ridurre al minimo i rischi legati alla protezione dei dati.
• Anonimizzazione e pseudonimizzazione: Protezione dei dati personali tramite anonimizzazione, ove possibile.
• Elaborazione sicura dei dati: Trasmissioni crittografate e procedure di archiviazione sicure per prevenire accessi non autorizzati.

Certificazione ISO 27001

• Gestione del rischio: Identificazione, valutazione e mitigazione continua dei rischi per la sicurezza.
• Monitoraggio e miglioramento sistematici: Revisione e adeguamento periodico delle misure di sicurezza.
• Costruzione della fiducia: ISO 27001 come marchio di qualità e prova di affidabilità per le aziende.

Audit periodici

• Verifica della conformità: Garanzia del rispetto della norma ISO 27001 e delle disposizioni di legge sulla protezione dei dati.
• Identificazione delle vulnerabilità: Rilevamento e risoluzione tempestiva di potenziali rischi per la sicurezza.
• Miglioramento continuo: Utilizzo dei risultati degli audit per ottimizzare processi e tecnologie.

Flexopus si distingue quindi per una vasta gamma di funzionalità avanzate di sicurezza e protezione dei dati, che garantiscono la tutela della privacy degli utenti, la gestione sicura dei dati personali e il rispetto degli standard internazionali. Grazie a impostazioni complete per la privacy, un approccio orientato alla protezione dei dati, una certificazione ISO 27001 e audit regolari, Flexopus assicura alle aziende una soluzione sicura e conforme per il desk sharing e l'organizzazione dell'ufficio. Queste caratteristiche rendono Flexopus una scelta affidabile per le aziende che richiedono i massimi standard di sicurezza e protezione dei dati.

Sintesi

Il desk sharing offre alle aziende numerosi vantaggi, come flessibilità e risparmio sui costi, ma richiede anche un'attenta pianificazione e la considerazione degli interessi dei dipendenti. Il consiglio di fabbrica svolge un ruolo importante nell'introduzione e nella strutturazione del modello di desk sharing, in particolare negli ambiti della tutela della salute, dell'ergonomia, della protezione dei dati e delle misure di sicurezza.

Il consiglio di fabbrica non può impedire da solo l'introduzione del desk sharing, ma ha un'influenza significativa sulla sua configurazione, ad esempio definendo regole e monitorandone l'attuazione. L'attenzione si concentra su temi come postazioni di lavoro ergonomiche, sicurezza IT, controlli degli accessi e rispetto delle norme igieniche e di protezione dei dati.

Una soluzione sicura e conforme per il desk sharing è offerta dal software di shared desk Flexopus. Questo si distingue per le ampie impostazioni di privacy, un approccio attento alla protezione dei dati, la certificazione ISO 27001 e audit regolari, rendendolo una scelta affidabile per le aziende che pongono grande valore alla sicurezza e alla tutela dei dipendenti.