“Niente paura del desk sharing”: come Flexopus ottimizza i flussi di lavoro

Intervista a Stefanie Maamer, Head of People & Culture

Grazie per il tempo che ci dedica. Per iniziare, può presentare se stessa e la sua azienda?

Mi chiamo Stefanie Maamer e lavoro come Head of People & Culture presso Banauten GmbH. Siamo un'agenzia digitale fondata 6 anni fa, specializzata in progetti social media. Per quanto riguarda il modello lavorativo, adottiamo un modello ibrido. Ciò significa che i nostri collaboratori lavorano sia da casa che in ufficio.

Da quanto tempo utilizzate Flexopus?

Utilizziamo Flexopus dall'inizio del 2020.

Perché avete deciso di integrare un software di desk sharing in azienda?

Innanzitutto, come agenzia digitale, siamo molto interessati agli strumenti digitali e vogliamo essere sempre all'avanguardia, sia per noi che per i nostri collaboratori, specialmente riguardo a tool che semplificano la quotidianità lavorativa. Per noi, Flexopus è esattamente questo tipo di strumento.

Inoltre, siamo cresciuti molto negli ultimi anni, molto più velocemente dei nostri spazi in ufficio. Inizialmente, Flexopus ci ha aiutato a gestire in modo ottimale la presenza in sede e, col tempo, a capire che avevamo bisogno di una superficie maggiore. Come accennato, lavoriamo in modalità ibrida: i colleghi si alternano tra casa e ufficio e, per diverso tempo, non abbiamo avuto una postazione fissa per tutti, col rischio di arrivare in ufficio e non trovare posto.

Abbiamo anche team di progetto che cambiano spesso, quindi è molto utile che i collaboratori possano prenotare le postazioni per sedersi vicini ai propri team. Inoltre, volevamo una soluzione semplice per la prenotazione di sale riunioni e parcheggi, utilizzabile sia dai clienti che dai dipendenti.

Quali aspetti sono stati determinanti nella scelta del fornitore di software per il desk sharing e chi ha partecipato al processo decisionale?

Ci siamo concentrati innanzitutto sull'usabilità: il tool doveva essere semplice da usare e anche esteticamente gradevole. Era fondamentale che l'impegno per gli amministratori fosse minimo e la gestione intuitiva.
Altri fattori decisivi sono stati la protezione dei dati e la sicurezza informatica, temi per noi cruciali, oltre ovviamente al prezzo. Al processo decisionale hanno partecipato la direzione e il reparto IT.

Perché avete scelto proprio Flexopus?

Ci hanno convinto le funzionalità perfettamente in linea con le nostre esigenze, l'interfaccia semplice e intuitiva, il fatto che Flexopus sia sviluppato e ospitato in Germania e, naturalmente, il rapporto qualità-prezzo.

Quanto è durato il processo di integrazione (dalla firma del contratto all'utilizzo da parte di tutti) e quali sfide o difficoltà avete incontrato?

Dopo una settimana era tutto configurato e pronto all'uso. Credo che siamo stati tra i primi utenti di Flexopus e, all'inizio, non c'erano ancora tutte le funzionalità attuali. La sfida principale è stata incoraggiare i collaboratori a utilizzare Flexopus con regolarità.

Come avete gestito la comunicazione del cambiamento?

Ganz am Anfang waren wir noch ein kleines Team und hatten auch noch für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin einen eigenen Arbeitsplatz. Zu dieser Zeit war es nicht ganz selbstverständlich für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich immer über Flexopus einen Platz zu buchen, weil klar war, dass es genügend Plätze gibt. Wir sind jedoch recht schnell gewachsen und es gab nicht mehr für jede Person einen eigenen Platz. So ging es recht schnell, dass Flexopus vom Team in den Arbeits-Workflow integriert wurde. Mittlerweile ist die Arbeitsplatzbuchung im Onboarding-Prozess integriert, wir stellen Flexopus vor und es ist für alle selbstverständlich, dass das Tool genutzt wird.

Wie hat sich Flexopus auf Ihre Arbeitsweise und Produktivität ausgewirkt?

Flexopus ist vor allem für unsere Projektteams sehr sinnvoll, weil sich diese tageweise zusammensetzen können, was Abstimmungen vereinfacht. Außerdem spart uns die Buchung von Besprechungsräumen und Parkplätzen Zeit, weil die Verfügbarkeit jederzeit eingesehen werden kann und so auch kurzfristige Buchungen jederzeit superschnell möglich sind.

Zum anderen hat auch die Pandemie großen Einfluss auf die Nutzung gehabt. Wir haben schon kurz vor der Pandemie angefangen, Flexopus zu nutzen und als es täglich neue Regelungen gab, konnten wir schnell darauf reagieren und beispielsweise nur eine bestimmte Anzahl an Plätzen freischalten, damit auch die Sicherheit unserer Kolleginnen und Kollegen zu jeder Zeit gewährleistet war.

Wie gut funktioniert die Integration der Flexopus Software mit anderen Tools oder Systemen, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag nutzen?

Wir nutzen Flexopus mit der Microsoft Integration, das heißt, wir können mittels des Microsoft Teams Add-ons Flexopus in Teams nutzen, in Outlook sämtliche Meetingräume direkt bei der Terminerstellung buchen und nutzen zudem Single-Sign-On und das funktioniert wunderbar.

Zu guter Letzt, welche Empfehlungen würden Sie anderen Unternehmen geben, die Desk Sharing in Betracht ziehen?

Wir als Unternehmen können Desk Sharing uneingeschränkt weiterempfehlen und andere Unternehmen dazu ermutigen, ein Tool wie Flexopus einzuführen. Ich finde vor allem Flexopus für Unternehmen, die ein hybrides Arbeitsmodell haben, sehr empfehlenswert, weil hierdurch natürlich auch Bürofläche eingespart werden kann, die vielleicht nicht mehr gebraucht wird. Es lohnt sich aber durchaus auch für Unternehmen, die zum Beispiel viele Meetingräume zu verwalten haben. Man sollte auf keinen Fall Angst vor Desk Sharing haben, da es aus meiner Sicht deutlich mehr Vor- als Nachteile mit sich bringt. Und ein Tool wie Flexopus unterstützt das Prinzip perfekt.

Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben.