«Non abbiate paura della condivisione della scrivania»: come Flexopus ottimizza i flussi di lavoro

In un'intervista con la responsabile del settore People & Culture, Stefanie Maamer

Grazie per aver dedicato del tempo. Puoi descriverci te stesso e la tua azienda fin dall'inizio?

Mi chiamo Stefanie Maamer, lavoro presso Banauten GmbH come responsabile People & Culture. Siamo un'agenzia digitale fondata 6 anni fa e si concentra sull'implementazione di progetti sui social media. Per quanto riguarda il modello di lavoro, abbiamo un modello di lavoro ibrido. Ciò significa che i nostri dipendenti lavorano sia da casa che in sede in ufficio.

Da quanto tempo usi Flexopus?

Utilizziamo Flexopus dall'inizio del 2020.

Perché hai deciso di integrare il software di desk sharing nella tua azienda?

Innanzitutto, come agenzia digitale, siamo molto interessati agli strumenti digitali e vorremmo essere sempre in prima linea per noi stessi, ma anche per i nostri dipendenti, quando si tratta di nuove tecnologie e, soprattutto, con strumenti che ci aiutino nel nostro lavoro quotidiano e ci semplifichino. Flexopus è proprio questo strumento per noi.

Inoltre, siamo cresciuti notevolmente negli ultimi anni, molto più velocemente dei nostri uffici. All'inizio, Flexopus ci ha aiutato a gestire in modo ottimale la nostra presenza in ufficio e a un certo punto anche a riconoscere che avevamo bisogno di un'area più ampia. Avevo già detto all'inizio che lavoriamo in un modello ibrido, il che significa che i colleghi lavorano in parte da casa e in parte in ufficio e non abbiamo avuto un posto di lavoro separato per tutti per molto tempo, quindi c'era il rischio che venissi in ufficio e non trovassi più spazio dopo.

Tra le altre cose, abbiamo anche team di progetto che cambiano ed è molto utile per noi quando i dipendenti si uniscono al Prenota luoghi di lavoro in modo che si siedano insieme nelle loro squadre. Volevamo anche un semplice Prenotazione delle nostre sale riunioni e il nostro parcheggi, prenotabile sia dai clienti che dai dipendenti.

Quali aspetti sono stati importanti per te nella scelta di un fornitore di software per la condivisione della scrivania e chi è stato coinvolto nel processo decisionale?

Da un lato, ci siamo concentrati sull'usabilità, sul fatto che lo strumento sia facile da usare e che abbia anche un bell'aspetto. Naturalmente, era anche importante che lo sforzo per gli amministratori fosse limitato e anche perché era facile da usare.
Altri motivi per noi erano Protezione dei dati E il sicurezza dei dati, era una questione importante per noi e alla fine anche il prezzo gioca un ruolo. La nostra direzione e l'IT sono stati coinvolti nel processo decisionale.

Perché hai scelto Flexopus?

Siamo rimasti colpiti dalla gamma di funzioni perfette per noi, che interfaccia utente semplice e intuitivache Flexopus è sviluppato e ospitato in Germania e, ovviamente, il rapporto qualità-prezzo.

Quanto è durato il processo di integrazione (dalla conclusione del contratto all'utilizzo per tutti) e quali sfide o difficoltà hai incontrato durante l'integrazione di Flexopus?

Dopo una buona settimana, tutto era pronto e pronto per partire. Penso che siamo stati tra i primi utenti di Flexopus e all'inizio non avevamo tutte le funzionalità disponibili oggi. La sfida più grande è stata incoraggiare i dipendenti a utilizzare Flexopus regolarmente.

Come hai affrontato la comunicazione del cambiamento?

All'inizio eravamo ancora un piccolo team e avevamo anche un posto di lavoro separato per ogni dipendente. A quel tempo, non era del tutto naturale per i dipendenti prenotare sempre un posto tramite Flexopus, perché era chiaro che c'erano abbastanza posti. Tuttavia, siamo cresciuti abbastanza rapidamente e non c'era più un posto separato per ogni persona. Quindi è stato abbastanza rapido che Flexopus sia stato integrato nel flusso di lavoro dal team. La prenotazione del posto di lavoro è stata ora integrata nel processo di onboarding, stiamo introducendo Flexopus ed è ovvio per tutti che lo strumento venga utilizzato.

In che modo Flexopus ha influito sul tuo modo di lavorare e sulla tua produttività?

Flexopus è particolarmente utile per i nostri team di progetto perché possono sedersi ogni giorno, il che facilita il coordinamento. Inoltre, la prenotazione di sale riunioni e parcheggi ci fa risparmiare tempo perché la disponibilità può essere visualizzata in qualsiasi momento, il che significa che anche le prenotazioni a breve termine possono essere effettuate molto rapidamente in qualsiasi momento.

D'altra parte, anche la pandemia ha avuto un forte impatto sull'utilizzo. Abbiamo iniziato a utilizzare Flexopus poco prima della pandemia e quando ogni giorno c'erano nuove normative, siamo stati in grado di reagire rapidamente e, ad esempio, attivare solo un certo numero di posti in modo da garantire anche la sicurezza dei nostri colleghi in ogni momento.

Quanto funziona l'integrazione del software Flexopus con altri strumenti o sistemi che utilizzi nel tuo lavoro quotidiano?

Utilizziamo Flexopus con l'integrazione con Microsoft, il che significa che possiamo usare Componenti aggiuntivi per Microsoft Teams Utilizzo di Flexopus in team, in prospettiva Prenota e utilizza direttamente tutte le sale riunioni anche quando prendi un appuntamento accesso singolo e funziona meravigliosamente.

Infine, quali consigli daresti ad altre aziende che stanno considerando il desk sharing?

Come azienda, possiamo Condivisione della scrivania Consiglio vivamente e incoraggia altre aziende a introdurre uno strumento come Flexopus. Trovo Flexopus particolarmente consigliato per le aziende che hanno un modello di lavoro ibrido, perché ovviamente può anche far risparmiare spazio in ufficio che potrebbe non essere più necessario. Tuttavia, è sicuramente utile anche per le aziende che, ad esempio, hanno molte sale riunioni da gestire. Non dovresti assolutamente aver paura della condivisione della scrivania, poiché a mio avviso presenta molti più vantaggi che svantaggi. E uno strumento come Flexopus supporta perfettamente questo principio.

Grazie mille per aver dedicato del tempo.