Kantooroppervlakte per medewerker: zo groot moet uw kantoor zijn

Het bepalen van de optimale kantoorruimte per medewerker is geen eenvoudige taak, maar wel cruciaal voor het welzijn en de productiviteit van uw team. De vraag is: hoeveel ruimte heeft een medewerker echt nodig om efficiënt te kunnen werken en met welke wettelijke voorschriften moet u rekening houden?

In dit artikel bespreken we met welke factoren u rekening moet houden om een comfortabele en conforme werkomgeving te creëren. We kijken hierbij naar de wettelijke minimumeisen en best practices voor kantoorplanning.

Wat wordt verstaan onder kantoorruimte?

Onder kantoorruimte wordt in het algemeen de ruimte verstaan die wordt gebruikt voor werkzaamheden op kantoor. Dit omvat echter niet alleen de klassieke werkplekken met bureaus en stoelen, maar ook een veelheid aan andere ruimtes die het dagelijkse werk in uw bedrijf mogelijk maken.

Denk aan vergaderruimtes, pauzeruimtes, ontvangstruimtes en zelfs de gangen die deze verschillende zones met elkaar verbinden. Elk van deze ruimtes draagt bij aan een productieve en prettige werkomgeving en wordt daarom als kantoorruimte beschouwd. De kantoorruimte omvat dus veel meer dan alleen de directe werkplek van een medewerker.

Hoeveel kantoorruimte is er per medewerker nodig?

Voldoende ruimte op kantoor zorgt voor welzijn, creativiteit en productiviteit. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan – want royale kantoorruimtes betekenen hogere huur- en bedrijfskosten en mogelijk hogere uitgaven voor de inrichting. Juist voor kleine en middelgrote ondernemingen is deze financiële last zwaar en is het zaak om kosten te verlagen.

Hoewel royale ruimtes meer bewegingsvrijheid bieden, kan waardevolle ruimte zonder een doordachte indeling snel inefficiënt worden gebruikt. Lege ruimtes en onbenutte hoeken zijn een verspilling van middelen die niet onderschat mag worden en die vermeden moet worden.

Tot slot speelt ook het welzijn van uw medewerkers een rol. Natuurlijk hebben uw teams voldoende ruimte nodig om zich te ontplooien. Maar een te groot kantoor kan snel onpersoonlijk en kil aanvoelen. Het gaat er dus om de juiste balans te vinden: genoeg ruimte voor creativiteit en comfort, maar niet zoveel dat het leeg en troosteloos oogt.

Het devies is dus: houd maat. Een goed doordachte kantoorplanning die zowel voldoet aan de behoeften van uw medewerkers als aan de financiële en logistieke eisen van uw bedrijf, is de sleutel tot succes. Toch moet u de volgende minimumeisen niet uit het oog verliezen:

Kantoorruimte per medewerker: Overheidsvoorschriften

De minimale grootte voor kantoorruimtes wordt in Duitsland geregeld door de Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). Deze verordening zorgt ervoor dat uw werkplekken veilig en gezond zijn voor uw medewerkers. De details vindt u in de technische regels voor werkplekken ASR A1.2 "Raumabmessungen und Bewegungsflächen".

Deze regel noemt concrete richtwaarden voor de kantoorruimte per medewerker:

• Individuele kantoren: Hier moet u rekenen op minimaal 8 tot 10 vierkante meter per werkplek.
• Grote kantoren en open kantoorruimtes (400 vierkante meter of meer): Hier ligt de richtwaarde op 12 tot 15 vierkante meter per werkplek. Vergeet daarbij niet om extra ruimte in te plannen voor vergaderruimtes en plekken om u terug te trekken.

Dat de ruimtebehoefte per medewerker in open kantoren zoveel groter is dan in individuele kantoren, komt doordat er in grote kantoren meer verkeersruimte nodig is. Ook de verhoogde afleidingsfactoren moeten worden gecompenseerd door een grotere kantoorruimte per medewerker.

Ongeacht welke werkzaamheden uw teams uitvoeren en hoeveel medewerkers er in een kantoor werken – volgens de verordening mogen als werkruimtes alleen ruimtes worden gebruikt waarvan het vloeroppervlak minimaal 8 vierkante meter biedt voor één werkplek en minimaal 6 vierkante meter voor elke extra plek.

Deze waarden houden overigens niet alleen rekening met de ruimte voor bureau en stoel, maar ook met de bewegingsruimte en afstanden die nodig zijn voor een prettige werkomgeving. Ook de hoogte van de kantoorruimtes is vastgelegd in de Arbowetgeving:

• tot 50 m²: minimaal 2,50 m
• meer dan 50 m²: minimaal 2,75 m
• meer dan 100 m²: minimaal 3,00 m
• meer dan 2000 m²: minimaal 3,25 m

Hoe groter het kantoor, hoe hoger de ruimtes dus idealiter zouden moeten zijn.

Maar vergeet niet: een goede werkomgeving is meer dan alleen voldoende ruimte. Het draait om ergonomie, bewegingsvrijheid en het creëren van een omgeving waarin uw medewerkers zich prettig voelen en efficiënt kunnen werken.

Zo berekent u de gemiddelde kantooroppervlakte per medewerker

Om te berekenen hoeveel kantooroppervlakte u voor uw team moet huren, gaat u als volgt te werk:

1. Bepaal eerst het aantal medewerkers dat op kantoor zal werken. Houd hierbij rekening met toekomstige groei of seizoensgebonden schommelingen die voor extra ruimtebehoefte kunnen zorgen. Ook hybride werkmodellen moeten hierin worden meegenomen.
2. Stel vast hoeveel oppervlakte er volgens de Arbowetgeving per medewerker nodig is. Denk ook aan uw kantoorconcept (flexwerken etc.). Een typische kantooroppervlakte ligt tussen de 10 en 20 vierkante meter per medewerker.
3. Houd rekening met extra ruimtes voor vergaderzalen, keukens, opslagruimtes en andere gemeenschappelijke of speciale ruimtes. Deze oppervlaktes moeten bij het totaal worden opgeteld.
4. Vermenigvuldig het aantal medewerkers met de gemiddelde oppervlakte per medewerker en tel daar de extra ruimtes bij op.

Rekenvoorbeeld

• Stel dat u 50 medewerkers heeft.
• De gemiddelde oppervlakte per medewerker bedraagt 15 vierkante meter.
• De extra ruimtes (vergaderzalen, keukens, etc.) beslaan in totaal 200 vierkante meter.

Berekening:

• Benodigde kantooroppervlakte = (50 medewerkers × 15 m²) + 200 m²
• Benodigde kantooroppervlakte = 750 m² + 200 m² = 950 m²

U zou dus 950 vierkante meter kantooroppervlakte moeten huren om aan de behoeften van uw bedrijf en uw medewerkers te voldoen.

Hoe desksharing kantooroppervlakte efficiënter kan maken

Met desksharing kunt u uw kantooroppervlakte aanzienlijk efficiënter inrichten. Doordat werkplekken niet vast worden toegewezen, maar flexibel door verschillende medewerkers worden gebruikt, wordt de beschikbare kantoorruimte optimaal benut. Zo voorkomt u dat dure werkplekken onbenut blijven wanneer medewerkers thuiswerken, op zakenreis zijn of vakantie hebben.

Desksharing bevordert bovendien de samenwerking en communicatie binnen het team – want wanneer uw medewerkers regelmatig op verschillende plekken werken, komen ze in contact met diverse collega's en afdelingen. Dit leidt vaak tot meer creativiteit en innovatie, omdat uw teams ideeën uitwisselen en nieuwe perspectieven opdoen.

Om desksharing effectief te implementeren, is een betrouwbare softwareoplossing essentieel. Hier komt Flexopus om de hoek kijken. Flexopus is intuïtieve desksharing-software die u helpt uw kantoorruimte optimaal te organiseren.

Met Flexopus kunnen uw medewerkers eenvoudig en comfortabel plekken boeken, of het nu gaat om een bureau, een vergaderruimte of zelfs een parkeerplaats. Het platform biedt een overzichtelijk beeld van de beschikbare plekken en stelt uw medewerkers in staat om gemakkelijk te boeken via een app of webbrowser – zo weet u altijd precies wie waar en wanneer werkt.

Een ander voordeel van Flexopus is de mogelijkheid om de bezettingsgraad van de kantoorruimte nauwkeurig te analyseren met Smart Analytics. Met deze gegevens kunt u onderbouwde beslissingen nemen en indien nodig aanpassingen doorvoeren om de efficiëntie verder te verhogen en kosten te besparen. Zo houdt u altijd het overzicht en zorgt u ervoor dat uw kantoorruimte optimaal wordt benut.