Kantoorruimte per werknemer: Hoe groot moet uw kantoor zijn?

Het bepalen van de optimale kantoorruimte per werknemer is geen gemakkelijke opgave, maar het is cruciaal voor het welzijn en de productiviteit van uw team. De vraag is: hoeveel ruimte heeft een medewerker echt nodig om goed te kunnen werken en welke wettelijke regels moet je volgen? 

In dit artikel bespreken we de factoren waarmee u rekening moet houden om een comfortabele en conforme werkomgeving te creëren. We bekijken de minimale wettelijke vereisten en best practices voor kantoorplanning.

Wat wordt verstaan onder kantoorruimte?

Onder kantoorruimte wordt over het algemeen de ruimte verstaan die op een kantoor wordt gebruikt voor werk. Hieronder vallen niet alleen de klassieke werkplekken met bureaus en stoelen, maar ook diverse andere ruimtes die het dagelijkse werk in uw bedrijf mogelijk maken. 

Denk aan vergaderruimtes, pauzeruimtes, ontvangstruimtes en zelfs de gangen die deze verschillende ruimtes met elkaar verbinden. Elk van deze ruimtes draagt bij aan het creëren van een productieve en prettige werkomgeving en wordt daarom beschouwd als kantoorruimte. De kantoorruimte omvat dus veel meer dan alleen de directe werkplek van een werknemer. 

Hoeveel kantoorruimte is er per werknemer nodig?

Voldoende ruimte op kantoor zorgt voor welzijn, creativiteit en productiviteit. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan, want ruime kantoorruimtes betekenen hogere huur- en exploitatiekosten en mogelijk ook hogere kosten voor de inrichting. Vooral voor kleine en middelgrote bedrijven is deze financiële last moeilijk te dragen en is het belangrijk om kosten te besparen.

Ruime ruimtes bieden weliswaar meer bewegingsvrijheid, maar zonder een zorgvuldige ruimtelijke planning kan kostbare ruimte snel inefficiënt worden gebruikt. Lege ruimtes en ongebruikte hoeken vormen een grote verspilling van hulpbronnen en moeten worden vermeden.

Ten slotte speelt ook het welzijn van uw medewerkers een rol. Uiteraard moeten uw teams voldoende ruimte hebben om zich te ontwikkelen. Maar een te groot kantoor kan snel onpersoonlijk en koud overkomen. Het gaat erom de juiste balans te vinden: voldoende ruimte voor creativiteit en comfort, maar niet zo veel dat het leeg en verlaten aanvoelt.

Het motto is dus: matigheid. Een doordachte kantoorinrichting die zowel tegemoetkomt aan de behoeften van uw medewerkers als aan de financiële en logistieke eisen van uw bedrijf, is de sleutel tot succes. De volgende minimumvereisten mag u echter niet negeren:

Kantoorruimte per werknemer: Overheidsvoorschriften

De minimale grootte van kantoorruimte in Duitsland is vastgelegd in de Arbeidsplaatsverordening (ArbStättV). Deze regelgeving zorgt ervoor dat uw werkplekken veilig en gezond zijn voor uw werknemers. De details vindt u in de Technische Regels voor werkplekken ASR A1.2 "Ruimteafmetingen en bewegingsgebieden".

Deze regel geeft specifieke richtlijnen voor kantoorruimte per werknemer:

• Individuele kantoren: Hier moet u rekening houden met minimaal 8 tot 10 vierkante meter per werkplek.
• Open kantoren en Open kantoren (400 vierkante meter of meer): De richtlijn is hier 12 tot 15 vierkante meter per werkplek. Vergeet niet om extra ruimte te reserveren voor vergaderruimtes en retraites.

De reden waarom de ruimtebehoefte per werknemer in kantoortuinen veel groter is dan in individuele of celkantoren, is dat in kantoortuinen meer circulatieruimte nodig is. De toegenomen verstorende factoren zouden gecompenseerd moeten worden door een grotere kantoorruimte per werknemer.

Ongeacht het werk dat uw teams uitvoeren en het aantal werknemers op een kantoor, staat de regelgeving alleen het gebruik toe van ruimtes met een vloeroppervlakte van minimaal 8 vierkante meter voor één werkplek en minimaal 6 vierkante meter voor elke extra werkplek.

Bij deze waarden wordt niet alleen rekening gehouden met de ruimte voor het bureau en de stoel, maar ook met de bewegingsruimtes en afstanden die nodig zijn voor een prettige werkomgeving. De hoogte van de kantoorruimte wordt ook in aanmerking genomen door de Arbeidsplaatsverordening: 

• tot 50 m²: minimaal 2,50 m
• meer dan 50 m²: minimaal 2,75 m
• meer dan 100 m²: minimaal 3,00 m
• meer dan 2000 m²: minimaal 3,25 m²

Hoe groter het kantoor, hoe hoger de kamers moeten zijn. 

Maar vergeet niet: een goede werkomgeving is meer dan alleen voldoende ruimte. Het gaat om ergonomie, bewegingsvrijheid en het creëren van een omgeving waarin uw medewerkers zich prettig voelen en efficiënt kunnen werken.

Hoe bereken je de gemiddelde kantoorruimte per werknemer?

Volg deze stappen om te berekenen hoeveel kantoorruimte u voor uw team moet huren:

1. Bepaal eerst hoeveel werknemers er op kantoor zullen werken. Houd ook rekening met toekomstige groei of seizoensgebonden schommelingen waardoor er mogelijk meer ruimte nodig is. hybride werkmodellen moeten hier ook in overweging worden genomen.
2. Bepaal hoeveel ruimte er per werknemer nodig is volgens de Arbeidsplaatsverordening. Denk ook eens na over uw kantoorconcept (Flex Office etc.). Een typische kantoorruimte is ongeveer 10 tot 20 vierkante meter per werknemer.
3. Denk aan extra ruimte voor vergaderruimten, keukens, opslagruimten en andere gemeenschappelijke of speciale ruimtes. Deze oppervlakten dienen bij het totale oppervlak te worden opgeteld.
4. Vermenigvuldig het aantal werknemers met de gemiddelde oppervlakte per werknemer en tel de extra oppervlakten erbij op.

Voorbeeldberekening

• Stel dat u 50 werknemers hebt.
• De gemiddelde oppervlakte per werknemer bedraagt 15 vierkante meter.
• De extra ruimte (vergaderruimten, keukens, etc.) bedraagt in totaal 200 vierkante meter.

Berekening: 

• Benodigde kantoorruimte = (50 medewerkers × 15 m²) + 200 m²
• Benodigde kantoorruimte = 750 m² + 200 m² = 950 m²

U kunt dus 950 vierkante meter kantoorruimte huren die aansluit bij de behoeften van uw bedrijf en uw medewerkers.

Hoe het delen van bureaus de kantoorruimte efficiënter kan maken

Door een bureau te delen, kunt u uw kantoorruimte veel efficiënter inrichten. Door werkplekken niet aan specifieke locaties toe te wijzen, maar ze flexibel door verschillende medewerkers te laten gebruiken, kunt u de beschikbare kantoorruimte optimaal benutten. Zo voorkom je dat dure werkplekken ongebruikt blijven als mensen thuis werken, op zakenreis zijn of op vakantie zijn .

Bureaudelen bevordert bovendien de samenwerking en communicatie binnen het team. Wanneer uw medewerkers namelijk regelmatig op verschillende locaties werken, komen ze in contact met verschillende collega’s en afdelingen. Dit leidt vaak tot meer creativiteit en innovatie, omdat uw teams ideeën uitwisselen en nieuwe perspectieven krijgen.

Om desksharing effectief te implementeren, is een betrouwbare softwareoplossing essentieel. Hier komt Flexopus in het spel. Flexopus is een intuïtieve software voor het delen van bureaus waarmee u uw kantoorruimte optimaal kunt inrichten. 

Met Flexopus kunnen uw medewerkers eenvoudig en comfortabel zitplaatsen reserveren, op kantoor, in vergaderruimtes of zelfs op parkeerplaatsen. Het platform biedt een duidelijk overzicht van de beschikbare ruimtes en zorgt ervoor dat uw medewerkers eenvoudig kunnen boeken via de app of webbrowser. Zo weet u altijd precies waar uw teamleden werken en wanneer.

Een ander voordeel van Flexopus is de mogelijkheid om het gebruik van kantoorruimte nauwkeurig te analyseren via Smart Analytics . Met deze gegevens kunt u gefundeerde beslissingen nemen en indien nodig aanpassingen doorvoeren om de efficiëntie verder te verhogen en kosten te besparen. Zo behoudt u altijd het overzicht en zorgt u ervoor dat uw kantoorruimte optimaal wordt benut.