Les coûts des logiciels de partage de bureau : modèles de tarification et astuces de calcul

Combien coûte un logiciel de partage de bureau ?

Pour les entreprises, et en particulier pour leur service des achats, une chose est souvent au premier plan lorsqu'il s'agit d'introduire le partage de bureau et de sélectionner un logiciel adapté : les coûts. Le marché des fournisseurs de services de partage de bureau et de gestion de l'espace de travail s'est développé rapidement, en particulier ces dernières années, ce qui permet de perdre facilement le fil des choses.

Afin de trouver le fournisseur qui vous convient et de choisir la bonne solution ici, vous avez besoin d'un bon aperçu des prix.

Ici, vous êtes confronté à la tâche difficile de trouver une solution logicielle qui offre les fonctionnalités souhaitées, répond aux exigences de l'entreprise en matière de protection et de sécurité des données et respecte également le budget. Pas facile du tout avec des modèles de tarification différents et une gamme de fonctions différente. Cet article de blog est destiné à étayer cette thèse et à fournir un premier aperçu.

Qui a besoin d'un logiciel de partage de bureau ?

Pour la plupart des entreprises ou organisations, il existe une raison importante pour introduire un Logiciel de partage de bureau. L'essentiel est d'avoir moins d'emplois disponibles que le nombre total d'employés employés ou affectés au site. Le télétravail, les modèles à temps partiel et les modèles de travail flexibles font que de nombreux bureaux sont souvent vides pendant des heures ou des jours. Le partage de bureau maximise les temps d'utilisation des différents lieux de travail et des ressources sans sacrifier la main-d'œuvre.

Partage de bureau convient donc à tous ceux qui souhaitent bénéficier d'une utilisation plus efficace de l'espace et de l'optimisation de l'espace de bureau, ou à ceux qui souhaitent économiser complètement de l'espace. Il peut s'agir de petites entreprises comme de grandes entreprises.

Comment sont calculés les coûts des logiciels de partage de bureau ?

Le coût d'un logiciel de partage de bureau varie en fonction Caractéristiques, modèle de tarification, groupe cible et intégration. Les fournisseurs proposent différents forfaits adaptés aux besoins de l'entreprise. La facturation est basée sur les utilisateurs, les ressources ou les mètres carrés. Des exigences particulières, telles que l'intégration dans des systèmes existants ou la focalisation sur des modèles de travail spécifiques, influent également sur les coûts.

Les coûts d'un logiciel de partage de bureau dépendent de plusieurs facteurs :

1. Caractéristiques :

Certaines fonctionnalités sont proposées à un prix plus élevé que d'autres. C'est pourquoi de nombreux fournisseurs proposent une sélection de forfaits différents qui répondent à différents besoins. Certaines fonctionnalités sont essentielles à la productivité et à une collaboration fluide dans l'environnement de travail, tandis que d'autres sont simplement « agréables à avoir ».‍

2. Modèle de tarification :

Les fournisseurs ne facturent pas tous en utilisant la même métrique. Alors que certains facturent par utilisateur, d'autres utilisent des ressources (emplois) comme base pour calculer le prix, d'autres calculent au mètre carré.‍

3. Groupe cible :

Certains fournisseurs s'adressent spécifiquement à des groupes d'utilisateurs spécifiques ou à des modèles de travail particuliers, tels que les entreprises fortement réglementées ou celles dont une forte proportion de personnes travaillent à domicile.‍

4. Intégration et configuration :

Du côté du client, il existe souvent des exigences particulières concernant l'intégration dans les systèmes existants ou la connexion à des outils déjà utilisés, tels que Microsoft Teams ou Outlook. Les fournisseurs proposant des options d'intégration complètes combinées à une configuration simple marquent des points ici.

En fonction de la combinaison de ces facteurs, il existe différents coûts, qui doivent être adaptés individuellement aux besoins de l'entreprise.

Comment calculer les coûts de partage de bureau ?

Le calcul des coûts dépend de nombreux paramètres : taille du bureau, nombre d'employés, nombre de bureaux et, en fin de compte, du modèle de tarification choisi.

Ce qui est important, c'est le personnel Tarif de partage de bureau. Ce quota décrit le nombre d'employés qui partagent un emploi. Ici, le nombre d'employés est simplement divisé par le nombre d'emplois disponibles. Un quota supérieur à 1 est souhaitable pour garantir une utilisation efficace de l'espace de bureau et ainsi réaliser des économies.

Sur la base de ce quota, les entreprises peuvent ensuite choisir le modèle et le logiciel appropriés pour obtenir un maximum d'avantages à des coûts minimaux.

Les modèles de tarification du partage de bureau les plus courants

Les modèles de tarification les plus courants dans le domaine des logiciels de partage de bureau sont les suivants :

Par utilisateur

Ici, la facturation est basée sur le nombre d'utilisateurs. Il s'agit du modèle le plus courant. L'un des inconvénients est que les contrats doivent être constamment ajustés lorsque le nombre d'employés fluctue. En outre, le partage de bureau emploie généralement plus d'employés que de postes de travail, ce qui peut avoir un effet négatif sur le prix global.

Par ressources

Lors du calcul des frais de licence, ce modèle de tarification est basé sur le nombre de postes de travail, de salles de réunion ou de places de parking. Cela se traduit par une facturation prévisible et équitable, ce qui convient parfaitement aux entreprises dont le taux de partage de bureau est supérieur à 1.

Comparaison des prix des logiciels de partage de bureau

Pour avoir un aperçu de la jungle des fournisseurs de bureaux partagés, voici un exemple de Flexopus, qui ne facture pas en fonction des utilisateurs mais en fonction des ressources, et un autre fournisseur exemplaire qui facture par utilisateur.

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Le taux de deux utilisateurs par poste de travail (2:1) a été calculé en utilisant la moyenne de tous les clients Flexopus existants. En moyenne, deux utilisateurs partagent le même lieu de travail, de sorte que le prix est réduit de moitié par rapport à la facturation selon la métrique utilisateur.

Ce chiffre est-il réaliste ? Absolument. Selon une étude réalisée par Institut Leibniz Les entreprises allemandes proposent à leurs travailleurs en moyenne 1,5 jour de télétravail par semaine. Statistiquement parlant, il y a 0,3 jours maladie et 0,6 jour vacances et 0,1 jour en formation ou en voyage d'affaires. Conclusion : 50 % du temps, le salarié n'est pas au bureau et n'a donc pas besoin de travail pendant la moitié de la semaine.

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Conclusion

L'introduction d'un logiciel de partage de bureau offre aux entreprises une solution précieuse pour optimiser l'utilisation des lieux de travail et des espaces de bureau et, si nécessaire, même économiser complètement de l'espace et ainsi réduire durablement les coûts.

Une sélection transparente des logiciels de partage de bureau nécessaires est tout aussi importante. Sur la base du tarif de partage de bureau individuel, un modèle de tarification adapté (basé sur l'utilisateur ou basé sur les ressources) doit être sélectionné pour que l'entreprise puisse également se déplacer de manière efficace et rentable ici.