Coût d'un logiciel de desk sharing : modèles tarifaires et conseils de calcul

Combien coûte un logiciel de partage de bureaux ?

Pour les entreprises, et particulièrement pour leurs services achats, une question est centrale lors de l'introduction du partage de bureaux et du choix d'un logiciel : le coût. Le marché des solutions de gestion de l'espace de travail a connu une croissance rapide ces dernières années, rendant la vue d'ensemble parfois difficile.

Pour trouver le prestataire dont la tarification correspond à vos besoins, il est essentiel de disposer d'une vision claire des prix.

Il s'agit de trouver une solution logicielle qui offre les fonctionnalités souhaitées, répond aux exigences de protection et de sécurité des données, tout en respectant le budget. Ce n'est pas simple face à la diversité des modèles tarifaires et des fonctionnalités. Cet article de blog vise à vous aider en offrant un premier aperçu.

Qui a besoin d'un logiciel de partage de bureaux ?

Pour la plupart des organisations, il existe une raison majeure d'adopter un logiciel de partage de bureaux. L'objectif est de réduire le nombre de postes de travail par rapport au nombre total d'employés. Grâce au télétravail et aux modèles flexibles, de nombreux bureaux restent souvent vides. Le partage de bureaux maximise le taux d'occupation des ressources sans nuire à la productivité.

Le partage de bureaux s'adresse donc à tous ceux qui souhaitent optimiser l'utilisation de leurs espaces ou réduire leurs surfaces de bureaux. Cela concerne aussi bien les petites entreprises que les grands groupes.

Comment se composent les coûts d'un logiciel de partage de bureaux ?

Les coûts d'un logiciel de partage de bureaux varient selon les fonctionnalités, le modèle tarifaire, la cible et les intégrations. Les prestataires proposent différents forfaits adaptés aux besoins de l'entreprise. La facturation se fait par utilisateur, par ressource ou par mètre carré. Des besoins spécifiques, comme l'intégration à des systèmes existants, influencent également le prix.

Le coût d'un logiciel de partage de bureaux dépend de plusieurs facteurs :

1. Étendue des fonctionnalités :

Manche Funktionalitäten werden höher bepreist als andere. Darum bieten viele Anbieter verschiedene Pakete und Module an, die unterschiedliche Bedürfnisse abdecken. Einige Funktionen sind essenziell für die Produktivität und die reibungslose Zusammenarbeit in der Arbeitsumgebung, andere wiederum sind zusätzliche Erweiterungen.

Moderne Workplace Management Lösungen gehen dabei weit über die reine Arbeitsplatzbuchung hinaus. Je nach Anbieter können Unternehmen weitere Funktionen und Module nutzen, beispielsweise ein Raumbuchungssystem zur Verwaltung von Besprechungsräumen, ein Parkplatz Buchungssystem zur effizienten Verteilung verfügbarer Stellplätze oder ein Asset Management zur digitalen Inventarisierung und Verwaltung von Unternehmensressourcen.

Un logiciel de gestion des visiteurs pour l'enregistrement et la gestion numériques des invités, ainsi qu'un module de services de restauration et de gestion des installations permettant de réserver des prestations complémentaires, peuvent également faire partie d'une solution complète.

Welche dieser Module benötigt werden und ob sie bereits im gewählten Paket enthalten sind oder zusätzliche Kosten verursachen, sollte bei der Auswahl einer Desk Sharing Software berücksichtigt werden.

2. Modèle tarifaire :

Tous les prestataires n'utilisent pas la même métrique. Certains facturent par utilisateur, d'autres se basent sur les ressources (postes de travail) ou sur la surface en mètres carrés.‍

3. Groupe cible :

Certains fournisseurs s'adressent spécifiquement à des groupes d'utilisateurs ou à des modèles de travail particuliers, comme les entreprises fortement réglementées ou celles ayant une part importante de télétravail.‍

4. Intégration & configuration :

Du côté des clients, il existe souvent des exigences spécifiques concernant l'intégration dans les systèmes existants ou la connexion à des outils déjà utilisés comme Microsoft Teams ou Outlook. Les fournisseurs proposant des options d'intégration complètes tout en offrant une configuration simple marquent des points ici.

Selon la combinaison de ces facteurs, les coûts varient et doivent être adaptés individuellement aux besoins de l'entreprise.

Comment calculer les coûts du partage de bureau (desk sharing) ?

Le calcul des coûts dépend de nombreux paramètres : la taille du bureau, le nombre de collaborateurs, le nombre de postes de travail et, en fin de compte, surtout du modèle tarifaire choisi.

Le taux de partage de bureau personnel est important. Ce taux décrit combien de collaborateurs se partagent un poste de travail. Il suffit de diviser le nombre de collaborateurs par le nombre de postes de travail disponibles. Un taux supérieur à 1 est souhaitable pour garantir une utilisation efficace des espaces de bureau et ainsi réaliser des économies.

Sur la base de ce taux, les entreprises peuvent alors choisir le modèle et le logiciel adaptés afin d'obtenir un bénéfice maximal pour un coût minimal.

Les modèles tarifaires de partage de bureau les plus courants

Les modèles tarifaires les plus fréquents dans le domaine des logiciels de partage de bureau sont :

Par utilisateur

Ici, la facturation est basée sur le nombre d'utilisateurs. C'est le modèle le plus courant. Un inconvénient est que les contrats doivent être constamment ajustés si le nombre de collaborateurs fluctue. De plus, dans le cadre du partage de bureau, on a généralement plus de collaborateurs que de postes de travail, ce qui peut avoir un impact négatif sur le prix total.

Par ressource

Ce modèle tarifaire se base sur le nombre de postes de travail, de salles de réunion ou de places de parking pour calculer les frais de licence. Cela conduit à une facturation prévisible et équitable, qui convient bien aux entreprises ayant un taux de partage de bureau supérieur à 1.

Comparaison des prix des logiciels de partage de bureau

Pour y voir plus clair dans la jungle des fournisseurs de partage de bureau, voici un exemple de Flexopus, qui facture par ressource et non par utilisateur, ainsi qu'un autre fournisseur type qui facture par utilisateur.

Übersetze folgende html tabelle auf EN, FR, IT, ES und NL. Behalte alle sonstigen formatierungen bei:

Flexopus	Andere Anbieter
100 Nutzer (ca. 50 Ressourcen)	100 Nutzer
2,99€ / Ressource	Durchschn. 2,99€ / Nutzer
50 x 2,99€ x 12 (Monate)	100 x 2,99€ x 12 (Monate)
= 1.794 € pro Jahr	= 3.588 € pro Jahr
Flexopus ist im Schnitt 50% günstiger als andere Anbieter!

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Le taux de deux utilisateurs par poste de travail (2:1) a été déterminé sur la base de la moyenne de tous les clients existants de Flexopus. En moyenne, deux utilisateurs se partagent un poste de travail, ce qui divise le prix par deux par rapport à une facturation basée sur le nombre d'utilisateurs.

Ce chiffre est-il réaliste ? Tout à fait. Selon une étude du Leibniz-Institut, les entreprises allemandes proposent en moyenne 1,5 jour de télétravail par semaine à leurs employés. À cela s'ajoutent statistiquement 0,3 jour de maladie ainsi que 0,6 jour de congés et 0,1 jour de formation ou de voyage d'affaires. Conclusion : 50 % du temps, le collaborateur n'est pas au bureau et n'a donc pas besoin de poste de travail la moitié de la semaine.

Fazit

L'introduction d'un logiciel de partage de bureau offre aux entreprises une solution précieuse pour optimiser l'utilisation des postes de travail et des espaces de bureau, voire pour réduire totalement certaines surfaces et ainsi réaliser des économies durables.

Un choix transparent du logiciel de partage de bureau nécessaire est tout aussi important. En fonction du taux de partage de bureau individuel, il convient de sélectionner un modèle tarifaire adapté à l'entreprise (basé sur l'utilisateur ou sur les ressources) afin d'être également efficace et rentable sur ce plan.

Résumé des questions les plus importantes

Quels facteurs influencent les coûts d'un logiciel de desk sharing ?

Les coûts d'un logiciel de desk sharing varient selon l'étendue des fonctionnalités, le modèle tarifaire et le groupe cible. Les fournisseurs proposent différents forfaits adaptés aux besoins de l'entreprise. Les facteurs déterminants incluent le nombre d'utilisateurs ou de ressources facturés et l'intégration du logiciel aux systèmes existants. Les entreprises doivent choisir le modèle tarifaire le mieux adapté à leur taux de desk sharing et à leurs exigences.

Quels sont les modèles tarifaires pour les logiciels de desk sharing ?

Les modèles les plus courants sont la tarification par utilisateur et la tarification par ressource (postes de travail ou salles de réunion). Si le modèle par utilisateur convient aux entreprises dont l'effectif fluctue, le modèle par ressource est préférable pour celles ayant un taux de desk sharing élevé (plus d'utilisateurs que de postes). Le modèle par ressource offre une meilleure transparence des coûts et une facturation prévisible.

Comment calculer le taux de desk sharing et pourquoi est-il important ?

Le taux de desk sharing décrit le rapport entre le nombre d'utilisateurs et les postes de travail disponibles. Il se calcule en divisant le nombre de collaborateurs par le nombre de postes. Un taux supérieur à 1 est avantageux, car il indique que moins de postes sont utilisés pour davantage de collaborateurs. Un taux élevé permet d'optimiser l'occupation des bureaux et de réduire les coûts. Le bon taux de desk sharing aide à choisir le modèle tarifaire adapté et à maximiser les bénéfices.