Come faccio a riportare i dipendenti in ufficio?

Molte aziende si trovano attualmente di fronte alla stessa sfida: l'ufficio esiste, ma viene utilizzato molto meno frequentemente di prima. Allo stesso tempo, molti dirigenti desiderano una maggiore collaborazione personale, una più forte coesione del team e un migliore utilizzo degli spazi ufficio esistenti. Tuttavia, gli obblighi di presenza tradizionali incontrano spesso resistenza e influiscono negativamente sulla motivazione e sull'attrattiva del datore di lavoro.

La soluzione migliore: offrire ai dipendenti un reale valore aggiunto per la visita in ufficio.

Studi recenti mostrano chiaramente che i dipendenti sono fondamentalmente disposti a venire in ufficio — ma solo se il tragitto casa-lavoro ne vale la pena.

Gli studi dimostrano: i dipendenti hanno bisogno di un motivo per andare in ufficio

Diversi studi recenti dimostrano che il lavoro ibrido è ormai diventato lo standard e le aziende devono trovare nuovi modi per rendere attraente il lavoro in ufficio.

1. Studio sull'esperienza ibrida di Leesman

Leesman, 2024

Ambito tematico:
Indagine sull'esperienza di lavoro ibrido, sulla qualità dell'ufficio e sui motivi dell'utilizzo dell'ufficio e dell'home office.

Sintesi principale:
Lo studio mostra che oggi i dipendenti decidono più consapevolmente quando venire in ufficio e quando lavorare da casa. L'home office è spesso utilizzato per il lavoro individuale focalizzato, mentre l'ufficio è rilevante soprattutto per la collaborazione personale, lo scambio in team e l'interazione sociale.

È quindi fondamentale che l'ufficio offra un chiaro valore aggiunto. I dipendenti si aspettano un ambiente di lavoro che supporti diverse attività – dal lavoro concentrato a riunioni, workshop e conversazioni informali.

Per le aziende, questo significa: gli spazi ufficio devono essere specificamente orientati al lavoro ibrido. Non è la mera presenza a essere in primo piano, ma la qualità dell'esperienza in ufficio.

Link allo studio:
Leesman – The Hybrid Experience

2. Studio sul lavoro ibrido

Stanford / Nicholas Bloom, 2024

Ambito tematico:
Impatto dei modelli di lavoro ibrido sulla produttività, la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti.

Sintesi principale:
Lo studio di Stanford condotto da Nicholas Bloom dimostra che i modelli ibridi flessibili possono portare vantaggi sia alle aziende che ai dipendenti. Il lavoro ibrido può aumentare la soddisfazione e rafforzare il coinvolgimento dei dipendenti senza che la produttività ne risenta.

Particolarmente rilevante è la constatazione che gli obblighi di presenza rigidi sono meno efficaci dei modelli ibridi chiaramente strutturati. I dipendenti beneficiano di flessibilità e autonomia, mentre le aziende possono continuare a favorire la collaborazione di persona.

Per il ritorno in ufficio, questo significa che le aziende non dovrebbero imporre la presenza, ma definire in modo mirato quando il lavoro in ufficio è utile – ad esempio per giornate di team, workshop, lavoro di progetto o coordinamento personale.

Link allo studio:
Stanford – Hybrid work is a win-win-win

3. Future of Work Survey

JLL, 2024

Area tematica:
Futuro del lavoro, strategie per il workplace, pianificazione degli spazi ufficio e adattamento ai modelli di lavoro ibridi.

Sintesi principale:
La JLL Future of Work Survey 2024 mostra che le aziende devono adattare maggiormente i propri spazi ufficio e le strategie per il workplace alle esigenze del lavoro ibrido. L'ufficio è sempre più inteso come un luogo strategico – non solo come uno spazio con scrivanie, ma come un ambiente per la collaborazione, la cultura, l'innovazione e l'esperienza dei dipendenti.

Una buona pianificazione e una presenza coordinata giocano un ruolo centrale in questo. Quando i dipendenti vengono in ufficio, si aspettano postazioni di lavoro adeguate, buone attrezzature tecniche, sale riunioni appropriate e la possibilità di incontrare i colleghi di persona.

Per le aziende, questo significa: la visita in ufficio deve essere pianificabile, significativa e attraente. Le moderne soluzioni di gestione del workplace possono aiutare a organizzare in modo efficiente postazioni di lavoro, spazi e risorse.

Link allo studio:
JLL – Future of Work Survey

Perché i dipendenti vengono volentieri in ufficio?

Abbiamo chiesto internamente a colleghi e colleghe perché personalmente amano venire in ufficio.

Domanda dell'intervista 1

Cosa ti motiva personalmente a venire in ufficio, invece di lavorare da casa?

Elias: "Il fantastico team in sede e le relazioni interpersonali, che da casa sono difficili da instaurare. Inoltre, in ufficio riesco spesso a lavorare in modo più concentrato ed efficiente, poiché viene creato un ambiente adeguato e le distrazioni, se presenti, sono legate al lavoro."

Maxi: "Mi motiva venire in ufficio per confrontarmi personalmente con i miei colleghi e rafforzare insieme lo spirito di squadra."

Domanda dell'intervista 2

Quali vantaggi ti offre la collaborazione in sede con i colleghi nella quotidianità lavorativa?

Elias: Soprattutto nel mio settore specialistico della creazione di contenuti, lo scambio creativo e il contributo degli altri sono un vantaggio. Da casa, in particolare, le riprese video non sono realizzabili. Le idee possono essere rapidamente verificate e messe in discussione senza dover fissare una riunione extra.

Maxi: In caso di sfide o domande aperte, in ufficio ci si può confrontare rapidamente e cercare insieme una soluzione. In smart working, invece, spesso si deve aspettare che l'altra persona risponda.

Domanda dell'intervista 3

Cosa dovrebbe offrire un ufficio moderno affinché i dipendenti vengano in ufficio volentieri e regolarmente?

Elias: Innanzitutto, un clima di lavoro piacevole. Se il team e la coesione tra i membri si sgretolano, l'intero sistema funziona solo in modo limitato. Inoltre, dovrebbero essere disponibili postazioni di lavoro pulite e ordinate, attrezzature adeguate (mobili, tecnologia, aree relax) e un'aria piacevole e sufficiente luce solare, a condizione che il tipo di lavoro lo permetta. Il luogo di lavoro dovrebbe essere un posto dove si possa lavorare in tranquillità e con il minor stress possibile.

Maxi: L'attrezzatura giusta per svolgere bene il proprio lavoro è importante per me. E, a mio parere, non può mancare una buona macchina del caffè.

Le risposte mostrano spesso schemi simili: le persone vengono in ufficio soprattutto per lo scambio sociale, la collaborazione spontanea, una migliore comunicazione e una chiara separazione tra vita lavorativa e privata — non per un obbligo.

3 strategie che riportano davvero i dipendenti in ufficio

1. Rendere l'ufficio un luogo di esperienza sociale

I dipendenti vengono più volentieri in ufficio se lì succede qualcosa che non è possibile con la stessa qualità da remoto: scambio personale, conversazioni spontanee, esperienze condivise e spirito di squadra. Per questo le aziende dovrebbero creare consapevolmente occasioni sociali che siano a bassa soglia, regolari e volontarie.

Buoni esempi sono:

• Pranzi di gruppo, ad esempio per compleanni, anniversari o successi del team.
• Formati "Lunch & Learn" durante la pausa pranzo con relatori interni o esterni.
• Eventi dopo il lavoro, ad esempio una birra dopo l'ufficio nel pub all'angolo, biliardo o freccette.
• Serate di giochi, ad esempio con giochi da tavolo, quiz o giochi per console come Super Mario Kart.
• Degustazioni di vino, formaggio o caffè come momento di relax dopo il lavoro.
• "Lunch Dates", dove i dipendenti vengono abbinati casualmente ogni mese.
• Giornate di team, workshop o sessioni di progetto congiunte in loco.

È importante che la visita in ufficio non sembri un obbligo, ma una buona opportunità per incontrare colleghi, rafforzare le relazioni e vivere attivamente la cultura aziendale.

2. Coordinare meglio la presenza in ufficio.

Un punto di frustrazione comune è che i dipendenti arrivano in ufficio e trovano a malapena colleghi. Per questo motivo, la presenza dovrebbe essere pianificabile. Giornate d'ufficio comuni, giornate di team o appuntamenti di progetto aiutano a rendere il tragitto casa-lavoro più utile.

Con soluzioni di gestione dello spazio di lavoro come Flexopus, i team possono:

• pianificare giornate d'ufficio comuni
• prenotare postazioni di lavoro in anticipo
• trovare colleghi in ufficio
• prenotare sale riunioni
• organizzare parcheggi

In questo modo si crea maggiore affidabilità: chi viene in ufficio sa in anticipo chi sarà presente e se sono disponibili postazioni di lavoro adeguate.

3. Migliorare l'esperienza in ufficio.

Oltre agli eventi sociali, anche l'ambiente di lavoro stesso deve essere convincente. Oggi i dipendenti confrontano direttamente l'ufficio con il comfort e la flessibilità dell'home office. Per questo motivo, l'ufficio dovrebbe supportare in egual misura il lavoro produttivo, lo scambio e il relax.

I fattori importanti sono:

• postazioni di lavoro moderne ed ergonomiche
• ottima dotazione tecnica
• zone relax e aree focus
• spazi attraenti per riunioni e collaborazione
• processi di prenotazione semplici
• concetti flessibili di desk sharing
• aree comuni piacevoli per le pause e lo scambio informale

L'obiettivo è un ufficio che non sia solo funzionale, ma che offra un chiaro valore aggiunto: migliore collaborazione, legami sociali più forti e un ambiente di lavoro in cui le persone amino trascorrere il tempo.

Desk Sharing: Meno spazi vuoti, migliore esperienza in ufficio

A causa del lavoro ibrido, molte postazioni fisse rimangono inutilizzate, ma continuano a generare costi per affitto, energia, pulizia e attrezzature.

Con il desk sharing i dipendenti prenotano in modo flessibile una postazione di lavoro in base alle loro esigenze. Le aziende possono così utilizzare i loro spazi ufficio in modo più strategico e ridurre il numero di scrivanie inutilizzate.

Con un software come Flexopus è possibile prenotare:

• postazioni di lavoro
• sale riunioni
• parcheggi

facilmente in anticipo. I dipendenti vedono direttamente quali colleghi sono in sede e quali postazioni di lavoro sono disponibili. Inoltre, con Flexopus è possibile Registrare gli ospiti e qualsiasi risorsa d'ufficio come ad esempio prenotare veicoli aziendali condivisi o attrezzature IT.

Conclusione

I dipendenti non tornano in ufficio per un obbligo di presenza, ma se l'ufficio offre un reale valore aggiunto.

Gli studi dimostrano chiaramente: le aziende di successo puntano su flessibilità, collaborazione e concetti moderni di workplace anziché sulla coercizione. Chi organizza in modo sensato la presenza in ufficio, promuove l'interazione sociale e supporta attivamente il lavoro ibrido, crea a lungo termine condizioni di lavoro più attraenti.

Tecnologie come Flexopus aiutano a implementare in modo efficiente modelli di lavoro ibridi e a rendere l'ufficio di nuovo un luogo in cui i dipendenti tornano volentieri.