Come faccio a riportare i dipendenti in ufficio?

Molte aziende si trovano attualmente ad affrontare la stessa sfida: l'ufficio c'è, ma viene utilizzato molto meno rispetto al passato. Allo stesso tempo, molti dirigenti desiderano una maggiore collaborazione personale, un team più coeso e un utilizzo più efficiente degli spazi esistenti. Tuttavia, i classici obblighi di presenza incontrano spesso resistenza e hanno un impatto negativo sulla motivazione e sull'attrattività dell'azienda come datore di lavoro.

La soluzione migliore: offrire ai dipendenti un reale valore aggiunto per venire in ufficio.

Studi recenti dimostrano chiaramente che i dipendenti sono generalmente disposti a venire in ufficio, ma solo se il tragitto ne vale la pena.

Gli studi dimostrano: i dipendenti hanno bisogno di un motivo per venire in ufficio

Diverse ricerche recenti confermano che il lavoro ibrido è ormai diventato lo standard e che le aziende devono trovare nuove strade per rendere attraente il lavoro in ufficio.

1. Leesman Hybrid Experience Study

Leesman, 2024

Tematica:
Analisi dell'esperienza di lavoro ibrido, della qualità dell'ufficio e delle ragioni che spingono a scegliere tra ufficio e smart working.

Sintesi principale:
Lo studio evidenzia come oggi i dipendenti decidano in modo più consapevole quando recarsi in ufficio e quando lavorare da casa. Lo smart working viene spesso utilizzato per attività individuali che richiedono concentrazione, mentre l'ufficio è considerato fondamentale soprattutto per la collaborazione personale, il confronto nel team e l'interazione sociale.

È quindi decisivo che l'ufficio offra un chiaro valore aggiunto. I dipendenti si aspettano un ambiente di lavoro in grado di supportare diverse attività, dal lavoro concentrato a riunioni, workshop e conversazioni informali.

Per le aziende questo significa che gli spazi ufficio devono essere progettati specificamente per il lavoro ibrido. Non è la semplice presenza a essere prioritaria, ma la qualità dell'esperienza in ufficio.

Link allo studio:
Leesman – The Hybrid Experience

2. Hybrid Work Study

Stanford / Nicholas Bloom, 2024

Tematica:
Effetti dei modelli di lavoro ibrido sulla produttività, sulla soddisfazione dei dipendenti e sulla loro fidelizzazione.

Sintesi principale:
Lo studio di Stanford condotto da Nicholas Bloom dimostra che i modelli ibridi flessibili possono offrire vantaggi sia alle aziende che ai dipendenti. Il lavoro ibrido può aumentare la soddisfazione e rafforzare la fidelizzazione del personale senza compromettere la produttività.

Particolarmente rilevante è la constatazione che l'obbligo di presenza rigido è meno efficace di modelli ibridi chiaramente strutturati. I dipendenti traggono beneficio dalla flessibilità e dall'autonomia, mentre le aziende possono continuare a favorire la collaborazione di persona.

Per quanto riguarda il rientro in ufficio, ciò significa che le aziende non dovrebbero puntare sulla coercizione, ma definire in modo mirato quando il lavoro in ufficio è utile, ad esempio per giornate di team, workshop, lavoro di progetto o confronti diretti.

Link allo studio:
Stanford – Hybrid work is a win-win-win

3. Future of Work Survey

JLL, 2024

Tematica:
Futuro del lavoro, strategie per l'ambiente di lavoro, pianificazione degli spazi ufficio e adattamento ai modelli di lavoro ibridi.

Sintesi principale:
Il JLL Future of Work Survey 2024 evidenzia come le aziende debbano adattare maggiormente i propri spazi ufficio e le strategie di workplace alle esigenze del lavoro ibrido. L'ufficio viene sempre più inteso come un luogo strategico: non solo una superficie con scrivanie, ma uno spazio dedicato alla collaborazione, alla cultura, all'innovazione e all'esperienza dei dipendenti.

Una buona pianificazione e una presenza coordinata giocano un ruolo centrale. Quando i dipendenti si recano in ufficio, si aspettano postazioni adeguate, una buona dotazione tecnica, sale riunioni idonee e la possibilità di incontrare i colleghi in loco.

Per le aziende questo significa che la giornata in ufficio deve essere pianificabile, sensata e attraente. Moderne soluzioni di gestione del workplace possono aiutare a organizzare in modo efficiente postazioni, spazi e risorse.

Link allo studio:
JLL – Future of Work Survey

Perché i dipendenti amano venire in ufficio?

Abbiamo chiesto internamente ai nostri colleghi perché amano venire personalmente in ufficio.

Domanda dell'intervista 1

Cosa ti motiva personalmente a venire in ufficio invece di lavorare da casa?

Elias: Il fantastico team in sede e il rapporto umano, che da casa è difficile da ricreare. Inoltre, in ufficio riesco spesso a lavorare in modo più concentrato ed efficiente, poiché l'ambiente è strutturato appositamente e le distrazioni, se presenti, sono legate al lavoro.

Maxi: Mi motiva venire in ufficio per confrontarmi di persona con i miei colleghi e rafforzare insieme lo spirito di squadra.

Domanda 2

Quali vantaggi ti offre la collaborazione in presenza con i colleghi durante la giornata lavorativa?

Elias: Soprattutto nel mio ambito, la creazione di contenuti, lo scambio creativo e il contributo degli altri sono fondamentali. Lavorando da casa, ad esempio, le riprese video sono impossibili da realizzare. Le idee possono essere verificate e discusse rapidamente, senza dover organizzare una riunione apposita.

Maxi: In caso di sfide o domande aperte, in ufficio ci si può confrontare rapidamente e cercare una soluzione insieme. In smart working, invece, spesso si deve aspettare che l'altra persona risponda.

Domanda 3

Cosa dovrebbe offrire un ufficio moderno per invogliare i dipendenti a venire volentieri e regolarmente?

Elias: Innanzitutto un clima di lavoro piacevole. Se il team e la coesione vengono meno, l'intero sistema funziona a regime ridotto. Inoltre, dovrebbero esserci postazioni pulite e ordinate, attrezzature adeguate (arredi, tecnologia, aree relax), una buona qualità dell'aria e luce naturale sufficiente, laddove il tipo di lavoro lo consenta. L'ufficio dovrebbe essere un luogo in cui lavorare con calma e il minor stress possibile.

Maxi: Per me è importante avere l'attrezzatura giusta per svolgere bene il proprio lavoro. E, secondo me, non può mancare una buona macchina del caffè.

Le risposte mostrano spesso schemi simili: le persone vengono in ufficio principalmente per lo scambio sociale, la collaborazione spontanea, una comunicazione migliore e una netta separazione tra vita lavorativa e privata, non per obbligo.

3 strategie per riportare davvero i dipendenti in ufficio

1. Trasformare l'ufficio in un luogo di esperienza sociale

I dipendenti sono più propensi a venire in ufficio se lì accade qualcosa che da remoto non è possibile ottenere con la stessa qualità: confronto personale, conversazioni spontanee, esperienze condivise e spirito di squadra. Per questo motivo, le aziende dovrebbero creare consapevolmente occasioni di socializzazione che siano accessibili, regolari e su base volontaria.

Alcuni buoni esempi sono:

• Pranzi di gruppo, ad esempio per compleanni, anniversari o successi del team
• Formati Lunch & Learn durante la pausa pranzo con speaker interni o esterni
• Eventi after-work, come una birra in compagnia nel locale dietro l'angolo, biliardo o freccette
• Serate gioco, ad esempio con giochi da tavolo, quiz o console come Super Mario Kart
• Degustazioni di vino, formaggi o caffè per concludere la giornata lavorativa in modo informale
• Lunch date, in cui i dipendenti vengono abbinati casualmente ogni mese
• Giornate di team building, workshop o sessioni di progetto in presenza

È importante che la presenza in ufficio non venga percepita come un obbligo, ma come una buona occasione per incontrare i colleghi, rafforzare i rapporti e cultura aziendale viverla attivamente.

2. Coordinare meglio la presenza in ufficio

Un motivo di frustrazione comune è arrivare in ufficio e non trovare quasi nessuno. Per questo motivo, la presenza dovrebbe essere pianificabile. Giornate comuni in ufficio, giornate di team o appuntamenti di progetto aiutano a rendere utile il tragitto casa-lavoro.

Con soluzioni di gestione dell'ufficio come Flexopus, i team possono:

• pianificare giornate comuni in ufficio
• prenotare le postazioni di lavoro in anticipo
• trovare i colleghi in ufficio
• prenotare sale riunioni
• organizzare i posti auto

In questo modo si crea maggiore affidabilità: chi viene in ufficio sa in anticipo chi altro sarà presente e se sono disponibili postazioni di lavoro adeguate.

3. Migliorare l'esperienza in ufficio

Oltre agli eventi sociali, anche l'ambiente di lavoro deve essere all'altezza. Oggi i dipendenti confrontano direttamente l'ufficio con il comfort e la flessibilità del lavoro da casa. Per questo motivo, l'ufficio dovrebbe favorire allo stesso modo la produttività, lo scambio e il relax.

I fattori importanti sono:

• postazioni di lavoro moderne ed ergonomiche
• buona dotazione tecnica
• zone di silenzio e aree per la concentrazione
• spazi accattivanti per riunioni e collaborazione
• processi di prenotazione semplici
• concetti flessibili di desk sharing
• aree comuni piacevoli per le pause e lo scambio informale

L'obiettivo è un ufficio che non sia solo funzionale, ma che offra un chiaro valore aggiunto: una migliore collaborazione, legami sociali più forti e un ambiente di lavoro in cui le persone amino trascorrere il proprio tempo.

Desk sharing: meno spazi vuoti, migliore esperienza in ufficio

Con il lavoro ibrido, molte postazioni fisse rimangono inutilizzate, continuando però a generare costi di affitto, energia, pulizia e attrezzature.

Grazie al desk sharing i dipendenti possono prenotare una postazione in modo flessibile in base alle proprie esigenze. In questo modo, le aziende possono utilizzare i propri spazi ufficio in modo più strategico e ridurre il numero di scrivanie inutilizzate.

Con un software come Flexopus è possibile gestire:

• Postazioni di lavoro
• Sale riunioni
• Parcheggi

prenotabili facilmente in anticipo. I dipendenti vedono subito quali colleghi sono in sede e quali postazioni sono disponibili. Inoltre, con Flexopus è possibile registrare gli ospiti e prenotare qualsiasi risorsa d'ufficio come, ad esempio, auto aziendali o attrezzature IT.

Conclusione

I dipendenti non tornano in ufficio perché obbligati, ma perché l'ufficio offre un reale valore aggiunto.

Gli studi lo confermano: le aziende di successo puntano su flessibilità, collaborazione e moderni concetti di workplace invece che sulla coercizione. Organizzare la presenza in ufficio in modo intelligente, favorire l'interazione sociale e supportare attivamente il lavoro ibrido permette di creare condizioni lavorative più attraenti a lungo termine.

Tecnologie come Flexopus aiutano a implementare modelli di lavoro ibridi in modo efficiente e a trasformare nuovamente l'ufficio in un luogo in cui i dipendenti tornano volentieri.