Come faccio a riportare i dipendenti in ufficio?

Molte aziende si trovano attualmente di fronte alla stessa sfida: l'ufficio esiste, ma viene utilizzato molto meno frequentemente di prima. Allo stesso tempo, molti dirigenti desiderano una maggiore collaborazione personale, una più forte coesione del team e un migliore utilizzo degli spazi ufficio esistenti. Tuttavia, gli obblighi di presenza tradizionali incontrano spesso resistenza e influiscono negativamente sulla motivazione e sull'attrattiva del datore di lavoro.

La soluzione migliore: offrire ai dipendenti un reale valore aggiunto per la visita in ufficio.

Studi recenti mostrano chiaramente che i dipendenti sono fondamentalmente disposti a venire in ufficio — ma solo se il tragitto casa-lavoro ne vale la pena.

Gli studi dimostrano: i dipendenti hanno bisogno di un motivo per andare in ufficio

Diversi studi recenti dimostrano che il lavoro ibrido è ormai diventato lo standard e le aziende devono trovare nuovi modi per rendere attraente il lavoro in ufficio.

1. Studio sull'esperienza ibrida di Leesman

Leesman, 2024

Ambito tematico:
Indagine sull'esperienza di lavoro ibrido, sulla qualità dell'ufficio e sui motivi dell'utilizzo dell'ufficio e dell'home office.

Sintesi principale:
Lo studio mostra che oggi i dipendenti decidono più consapevolmente quando venire in ufficio e quando lavorare da casa. L'home office è spesso utilizzato per il lavoro individuale focalizzato, mentre l'ufficio è rilevante soprattutto per la collaborazione personale, lo scambio in team e l'interazione sociale.

È quindi fondamentale che l'ufficio offra un chiaro valore aggiunto. I dipendenti si aspettano un ambiente di lavoro che supporti diverse attività – dal lavoro concentrato a riunioni, workshop e conversazioni informali.

Per le aziende, questo significa: gli spazi ufficio devono essere specificamente orientati al lavoro ibrido. Non è la mera presenza a essere in primo piano, ma la qualità dell'esperienza in ufficio.

Link allo studio:
Leesman – The Hybrid Experience

2. Studio sul lavoro ibrido

Stanford / Nicholas Bloom, 2024

Ambito tematico:
Impatto dei modelli di lavoro ibrido sulla produttività, la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti.

Sintesi principale:
Lo studio di Stanford condotto da Nicholas Bloom dimostra che i modelli ibridi flessibili possono portare vantaggi sia alle aziende che ai dipendenti. Il lavoro ibrido può aumentare la soddisfazione e rafforzare il coinvolgimento dei dipendenti senza che la produttività ne risenta.

Particolarmente rilevante è la constatazione che gli obblighi di presenza rigidi sono meno efficaci dei modelli ibridi chiaramente strutturati. I dipendenti beneficiano di flessibilità e autonomia, mentre le aziende possono continuare a favorire la collaborazione di persona.

Per il ritorno in ufficio, questo significa che le aziende non dovrebbero imporre la presenza, ma definire in modo mirato quando il lavoro in ufficio è utile – ad esempio per giornate di team, workshop, lavoro di progetto o coordinamento personale.

Link allo studio:
Stanford – Hybrid work is a win-win-win

3. Future of Work Survey

JLL, 2024

Area tematica:
Futuro del lavoro, strategie per il workplace, pianificazione degli spazi ufficio e adattamento ai modelli di lavoro ibridi.

Sintesi principale:
La JLL Future of Work Survey 2024 mostra che le aziende devono adattare maggiormente i propri spazi ufficio e le strategie per il workplace alle esigenze del lavoro ibrido. L'ufficio è sempre più inteso come un luogo strategico – non solo come uno spazio con scrivanie, ma come un ambiente per la collaborazione, la cultura, l'innovazione e l'esperienza dei dipendenti.

Una buona pianificazione e una presenza coordinata giocano un ruolo centrale in questo. Quando i dipendenti vengono in ufficio, si aspettano postazioni di lavoro adeguate, buone attrezzature tecniche, sale riunioni appropriate e la possibilità di incontrare i colleghi di persona.

Per le aziende, questo significa: la visita in ufficio deve essere pianificabile, significativa e attraente. Le moderne soluzioni di gestione del workplace possono aiutare a organizzare in modo efficiente postazioni di lavoro, spazi e risorse.

Link allo studio:
JLL – Future of Work Survey

Perché i dipendenti vengono volentieri in ufficio?

Abbiamo chiesto internamente a colleghi e colleghe perché personalmente amano venire in ufficio.

Domanda dell'intervista 1

Cosa ti motiva personalmente a venire in ufficio, invece di lavorare da casa?

Elias: "Il fantastico team in sede e le relazioni interpersonali, che da casa sono difficili da instaurare. Inoltre, in ufficio riesco spesso a lavorare in modo più concentrato ed efficiente, poiché viene creato un ambiente adeguato e le distrazioni, se presenti, sono legate al lavoro."

Maxi: "Mi motiva venire in ufficio per confrontarmi personalmente con i miei colleghi e rafforzare insieme lo spirito di squadra."

Domanda dell'intervista 2

Quali vantaggi ti offre la collaborazione in sede con i colleghi nella quotidianità lavorativa?

Elias: Soprattutto nel mio settore specialistico della creazione di contenuti, lo scambio creativo e il contributo degli altri sono un vantaggio. Da casa, in particolare, le riprese video non sono realizzabili. Le idee possono essere rapidamente verificate e messe in discussione senza dover fissare una riunione extra.

Maxi: In caso di sfide o domande aperte, in ufficio ci si può confrontare rapidamente e cercare insieme una soluzione. In smart working, invece, spesso si deve aspettare che l'altra persona risponda.

Domanda dell'intervista 3

Cosa dovrebbe offrire un ufficio moderno affinché i dipendenti vengano in ufficio volentieri e regolarmente?

Elias: Innanzitutto, un clima di lavoro piacevole. Se il team e la coesione tra i membri si sgretolano, l'intero sistema funziona solo in modo limitato. Inoltre, dovrebbero essere disponibili postazioni di lavoro pulite e ordinate, attrezzature adeguate (mobili, tecnologia, aree relax) e un'aria piacevole e sufficiente luce solare, a condizione che il tipo di lavoro lo permetta. Il luogo di lavoro dovrebbe essere un posto dove si possa lavorare in tranquillità e con il minor stress possibile.

Maxi: L'attrezzatura giusta per svolgere bene il proprio lavoro è importante per me. E, a mio parere, non può mancare una buona macchina del caffè.

Le risposte mostrano spesso schemi simili: le persone vengono in ufficio soprattutto per lo scambio sociale, la collaborazione spontanea, una migliore comunicazione e una chiara separazione tra vita lavorativa e privata — non per un obbligo.

3 strategie che riportano davvero i dipendenti in ufficio

1. Rendere l'ufficio un luogo di esperienza sociale

I dipendenti vengono più volentieri in ufficio se lì succede qualcosa che non è possibile con la stessa qualità da remoto: scambio personale, conversazioni spontanee, esperienze condivise e spirito di squadra. Per questo le aziende dovrebbero creare consapevolmente occasioni sociali che siano a bassa soglia, regolari e volontarie.

Buoni esempi sono:

• Pranzi di gruppo, ad esempio per compleanni, anniversari o successi del team
• Formati "Lunch & Learn" durante la pausa pranzo con relatori interni o esterni
• Eventi after-work, ad esempio una birra dopo il lavoro nel pub all'angolo, biliardo o freccette
• Serate di giochi, ad esempio con giochi da tavolo, format di quiz o giochi per console come Super Mario Kart
• Degustazioni di vino, formaggio o caffè come piacevole conclusione dopo il lavoro
• Lunch Dates, in cui i dipendenti vengono abbinati casualmente ogni mese
• Giornate di team, workshop o sessioni di progetto congiunte in sede

È importante che: la presenza in ufficio non sia percepita come un obbligo, ma come una buona opportunità per incontrare i colleghi, rafforzare i rapporti e la cultura aziendale viverla attivamente.

2. Coordinare meglio la presenza in ufficio

Un frequente motivo di frustrazione è che i dipendenti vengono in ufficio e trovano a malapena colleghi. Per questo, la presenza dovrebbe essere pianificabile. Giornate in ufficio comuni, giornate di team o scadenze di progetto aiutano a far sì che il tragitto per l'ufficio valga la pena.

Con soluzioni di gestione dello spazio di lavoro come Flexopus i team possono:

• pianificare giornate in ufficio comuni
• prenotare postazioni di lavoro in anticipo
• trovare colleghi in ufficio
• prenotare sale riunioni
• organizzare parcheggi

In questo modo si crea maggiore affidabilità: chi viene in ufficio sa in anticipo chi sarà presente e se ci sono postazioni di lavoro adeguate disponibili.

3. Migliorare l'esperienza in ufficio

Oltre alle occasioni sociali, anche l'ambiente di lavoro stesso deve essere attraente. Oggi i dipendenti confrontano direttamente l'ufficio con il comfort e la flessibilità dell'home office. Per questo motivo, l'ufficio dovrebbe supportare allo stesso modo il lavoro produttivo, lo scambio e il relax.

Fattori importanti sono:

• postazioni di lavoro moderne ed ergonomiche
• buone dotazioni tecniche
• aree relax e zone di concentrazione
• spazi attraenti per riunioni e collaborazione
• processi di prenotazione semplici
• concetti flessibili di desk sharing
• piacevoli aree comuni per le pause e lo scambio informale

L'obiettivo è un ufficio che non sia solo funzionale, ma che offra un chiaro valore aggiunto: una migliore collaborazione, legami sociali più forti e un ambiente di lavoro in cui le persone amano trascorrere il tempo.

Desk Sharing: Meno spazi vuoti, migliore esperienza in ufficio

A causa del lavoro ibrido, molte postazioni di lavoro fisse rimangono inutilizzate — ma continuano a generare costi per affitto, energia, pulizia e attrezzature.

Con Desk Sharing i dipendenti prenotano in modo flessibile una postazione di lavoro in base alle loro esigenze. Le aziende possono così utilizzare i loro spazi ufficio in modo più strategico e ridurre il numero di scrivanie inutilizzate.

Con un software come Flexopus è possibile:

• Postazioni di lavoro
• Sale riunioni
• Parkplätze

einfach im Voraus buchen. Mitarbeitende sehen direkt, welche Kollegen vor Ort sind und welche Arbeitsplätze verfügbar sind. Zudem kann man mit Flexopus Gäste registrieren und jegliche Büro-Assets wie z. B. Poolfahrzeuge oder IT-Equipment buchen.

Fazit

Mitarbeitende kommen nicht wegen einer Anwesenheitspflicht zurück ins Büro, sondern wenn das Büro einen echten Mehrwert bietet.

Studien zeigen klar: Erfolgreiche Unternehmen setzen auf Flexibilität, Zusammenarbeit und moderne Workplace-Konzepte statt auf Zwang. Wer Büroanwesenheit sinnvoll organisiert, soziale Interaktion fördert und hybride Arbeit aktiv unterstützt, schafft langfristig attraktivere Arbeitsbedingungen.

Technologien wie Flexopus helfen dabei, hybride Arbeitsmodelle effizient umzusetzen und das Büro wieder zu einem Ort zu machen, an den Mitarbeitende gerne zurückkehren.