Come posso riportare i dipendenti in ufficio?

Molte aziende affrontano oggi la stessa sfida: l'ufficio c'è, ma viene utilizzato molto meno di un tempo. Allo stesso tempo, molti dirigenti desiderano una maggiore collaborazione personale, un team più coeso e un miglior utilizzo degli spazi. Tuttavia, i classici obblighi di presenza incontrano spesso resistenza e influiscono negativamente sulla motivazione e sull'attrattività del datore di lavoro.

La soluzione migliore: offrire ai dipendenti un reale valore aggiunto per venire in ufficio.

Studi recenti dimostrano chiaramente che i dipendenti sono disposti a venire in ufficio, ma solo se il tragitto ne vale davvero la pena.

Gli studi confermano: i dipendenti hanno bisogno di un motivo per venire in ufficio

Diverse ricerche attuali confermano che il lavoro ibrido è ormai diventato lo standard e che le aziende devono trovare nuove strade per rendere attraente il lavoro in ufficio.

1. Leesman Hybrid Experience Study

Leesman, 2024

Argomento:
Analisi dell'esperienza di lavoro ibrido, della qualità dell'ufficio e dei motivi che spingono a scegliere tra ufficio e smart working.

Sintesi:
Lo studio evidenzia come i dipendenti oggi decidano in modo più consapevole quando recarsi in ufficio e quando lavorare da casa. Lo smart working viene spesso utilizzato per attività individuali che richiedono concentrazione, mentre l'ufficio è fondamentale per la collaborazione, il confronto nel team e l'interazione sociale.

È quindi fondamentale che l'ufficio offra un chiaro valore aggiunto. I dipendenti si aspettano un ambiente di lavoro che supporti diverse attività, dal lavoro concentrato a riunioni, workshop e conversazioni informali.

Per le aziende, questo significa che gli spazi devono essere progettati specificamente per il lavoro ibrido. Non è la semplice presenza a essere prioritaria, ma la qualità dell'esperienza in ufficio.

Link allo studio:
Leesman – The Hybrid Experience

2. Hybrid Work Study

Stanford / Nicholas Bloom, 2024

Argomento:
Effetti dei modelli di lavoro ibridi sulla produttività, sulla soddisfazione dei dipendenti e sulla loro fidelizzazione.

Sintesi:
Lo studio di Stanford condotto da Nicholas Bloom dimostra che i modelli ibridi flessibili possono portare vantaggi sia alle aziende che ai dipendenti. Il lavoro ibrido può aumentare la soddisfazione e rafforzare il legame con l'azienda senza compromettere la produttività.

È particolarmente rilevante constatare che gli obblighi di presenza rigidi sono meno efficaci di modelli ibridi chiaramente strutturati. I dipendenti traggono vantaggio dalla flessibilità e dall'autonomia, mentre le aziende possono continuare a favorire la collaborazione in presenza.

Per il rientro in ufficio, ciò significa che le aziende non dovrebbero puntare sulla coercizione, ma definire in modo mirato quando il lavoro in ufficio è utile, ad esempio per giornate di team, workshop, lavoro su progetti o confronti personali.

Link allo studio:
Stanford – Hybrid work is a win-win-win

3. Future of Work Survey

JLL, 2024

Ambito tematico:
Futuro del lavoro, strategie per l'ambiente di lavoro, pianificazione degli spazi ufficio e adattamento ai modelli di lavoro ibridi.

Sintesi principale:
Il JLL Future of Work Survey 2024 evidenzia come le aziende debbano adattare maggiormente i propri spazi e le strategie di workplace alle esigenze del lavoro ibrido. L'ufficio viene sempre più inteso come un luogo strategico: non solo una superficie con scrivanie, ma uno spazio dedicato alla collaborazione, alla cultura, all'innovazione e all'esperienza dei dipendenti.

Una buona pianificazione e una presenza coordinata svolgono un ruolo centrale in questo contesto. Quando i dipendenti si recano in ufficio, si aspettano postazioni adeguate, buone dotazioni tecniche, sale riunioni idonee e la possibilità di incontrare i colleghi di persona.

Per le aziende, questo significa che la presenza in ufficio deve essere pianificabile, sensata e attraente. Moderne soluzioni di gestione del workplace possono aiutare a organizzare postazioni, spazi e risorse in modo efficiente.

Link allo studio:
JLL – Future of Work Survey

Perché i dipendenti amano venire in ufficio?

Abbiamo chiesto internamente ai nostri colleghi perché amano venire personalmente in ufficio.

Domanda dell'intervista 1

Cosa ti motiva personalmente a venire in ufficio invece di lavorare da casa?

Elias: "Il fantastico team in sede e il rapporto interpersonale, che da casa è difficile da instaurare. Inoltre, in ufficio riesco spesso a lavorare in modo più concentrato ed efficiente, poiché viene creato un ambiente adeguato e le distrazioni, se presenti, sono legate al lavoro."

Maxi: "Mi motiva venire in ufficio per confrontarmi personalmente con i miei colleghi e rafforzare insieme lo spirito di squadra."

Domanda dell'intervista 2

Quali vantaggi ti offre la collaborazione in presenza con i colleghi durante la giornata lavorativa?

Elias: Soprattutto nel mio settore specialistico, la creazione di contenuti, lo scambio creativo e il contributo degli altri sono un vantaggio. Da casa, in particolare le riprese video non sono realizzabili. Le idee possono essere verificate e discusse rapidamente senza dover fissare una riunione apposita.

Maxi: In caso di sfide o domande aperte, in ufficio ci si può confrontare rapidamente e cercare insieme una soluzione. In smart working, invece, spesso si resta in attesa di una risposta dall'altra persona.

Interviewfrage 3

Was müsste ein modernes Büro bieten, damit Mitarbeitende gerne und regelmäßig ins Büro kommen?

Elias: Allem voran ein angenehmes Arbeitsklima. Wenn das Team und der Zusammenhalt untereinander bröckelt, läuft das gesamte System nur limitiert. Zudem sollten saubere, übersichtliche Arbeitsplätze, passende Ausrüstung (Möbel, Technologie, Ruhebereiche) und angenehme Luft und genug Sonnenlicht vorhanden sein, sofern die Art der Arbeit das zulässt. Der Arbeitsplatz sollte ein Ort sein, an dem in Ruhe und mit möglichst wenig Stress gearbeitet werden kann.

Maxi: Das passende Equipment, um seiner Arbeit gut nachzukommen, ist für mich wichtig.Und meiner Meinung nach darf auch eine gute Kaffeemaschine nicht fehlen.

Die Antworten zeigen häufig ähnliche Muster: Menschen kommen vor allem wegen sozialem Austausch, spontaner Zusammenarbeit, besserer Kommunikation und klarer Trennung zwischen Arbeit und Privatleben ins Büro — nicht wegen einer Pflicht.

3 Strategien, die Mitarbeitende wirklich zurück ins Büro bringen

1. Das Büro zu einem sozialen Erlebnisort machen

Mitarbeitende kommen eher ins Büro, wenn dort etwas passiert, das remote nicht in gleicher Qualität möglich ist: persönlicher Austausch, spontane Gespräche, gemeinsame Erlebnisse und Teamgefühl. Deshalb sollten Unternehmen bewusst soziale Anlässe schaffen, die niedrigschwellig, regelmäßig und freiwillig sind.

Gute Beispiele sind:

• Gemeinsame Lunches, etwa zu Geburtstagen, Jubiläen oder Team-Erfolgen
• Lunch & Learn-Formate in der Mittagspause mit internen oder externen Speakern
• After-Work-Events, zum Beispiel Feierabendbier in der Kneipe um die Ecke, Billard oder Dart
• Spieleabende, etwa mit Brettspielen, Quizformaten oder Konsolen-Spielen wie Super Mario Kart
• Wein-, Käse- oder Kaffee-Verkostungen als lockerer Ausklang nach der Arbeit
• Lunch Dates, bei denen Mitarbeitende monatlich zufällig einander zugelost werden
• Teamtage, Workshops oder gemeinsame Projekt-Sessions vor Ort

Wichtig ist dabei: Der Bürobesuch sollte nicht wie eine Pflicht wirken, sondern wie eine gute Gelegenheit, Kolleginnen und Kollegen zu treffen, Beziehungen zu stärken und Unternehmenskultur aktiv zu erleben.

2. Büroanwesenheit besser koordinieren

Ein häufiger Frustpunkt ist, dass Mitarbeitende ins Büro kommen und kaum Kolleginnen oder Kollegen antreffen. Deshalb sollte Anwesenheit planbar sein. Gemeinsame Bürotage, Teamtage oder Projekttermine helfen, dass sich der Arbeitsweg lohnt.

Mit Workplace-Management-Lösungen wie Flexopus können Teams:

• gemeinsame Bürotage planen
• Arbeitsplätze im Voraus buchen
• Kolleginnen und Kollegen im Büro finden
• Meetingräume reservieren
• Parkplätze organisieren

So entsteht mehr Verlässlichkeit: Wer ins Büro kommt, weiß vorher, wer ebenfalls vor Ort ist und ob passende Arbeitsplätze verfügbar sind.

3. Das Büroerlebnis verbessern

Neben sozialen Anlässen muss auch die Arbeitsumgebung selbst überzeugen. Mitarbeitende vergleichen das Büro heute direkt mit dem Komfort und der Flexibilität des Homeoffice. Deshalb sollte das Büro produktives Arbeiten, Austausch und Erholung gleichermaßen unterstützen.

Wichtige Faktoren sind:

• moderne, ergonomische Arbeitsplätze
• gute technische Ausstattung
• Ruhezonen und Fokusbereiche
• attraktive Meeting- und Kollaborationsflächen
• einfache Buchungsprozesse
• flexible Desk-Sharing-Konzepte
• angenehme Gemeinschaftsbereiche für Pausen und informellen Austausch

L'obiettivo è un ufficio che non sia solo funzionale, ma che offra un chiaro valore aggiunto: una migliore collaborazione, legami sociali più forti e un ambiente di lavoro in cui le persone amino trascorrere il proprio tempo.

Desk Sharing: meno spazi vuoti, migliore esperienza in ufficio

Con il lavoro ibrido, molte postazioni fisse rimangono inutilizzate, continuando però a generare costi di affitto, energia, pulizia e attrezzature.

Grazie al Desk Sharing, i dipendenti possono prenotare una postazione in modo flessibile in base alle proprie esigenze. Le aziende possono così utilizzare gli spazi in modo più strategico e ridurre il numero di scrivanie inutilizzate.

Con un software come Flexopus è possibile:

• Postazioni di lavoro
• Sale riunioni
• Parcheggi

prenotare facilmente in anticipo. I dipendenti vedono subito quali colleghi sono presenti e quali postazioni sono disponibili. Inoltre, con Flexopus è possibile registrare gli ospiti e prenotare qualsiasi risorsa aziendale, come veicoli aziendali o attrezzature IT.

Conclusione

I dipendenti non tornano in ufficio per obbligo di presenza, ma perché l'ufficio offre un reale valore aggiunto.

Gli studi lo confermano: le aziende di successo puntano su flessibilità, collaborazione e moderni concetti di workplace invece che sulla coercizione. Organizzare la presenza in ufficio in modo intelligente, promuovere l'interazione sociale e supportare attivamente il lavoro ibrido crea condizioni di lavoro più attraenti a lungo termine.

Tecnologie come Flexopus aiutano a implementare modelli di lavoro ibridi in modo efficiente e a trasformare nuovamente l'ufficio in un luogo in cui i dipendenti tornano volentieri.