Comment puis-je faire revenir les employés au bureau ?

De nombreuses entreprises sont actuellement confrontées au même défi : les bureaux existent, mais sont beaucoup moins utilisés qu'auparavant. Parallèlement, de nombreux dirigeants souhaitent davantage de collaboration en personne, une cohésion d'équipe renforcée et une meilleure utilisation des espaces de bureau existants. Cependant, les politiques de présence obligatoire se heurtent souvent à une résistance et ont un impact négatif sur la motivation et l'attractivité de l'employeur.

La meilleure solution : offrir aux employés une réelle valeur ajoutée à leur venue au bureau.

Des études récentes montrent clairement que les employés sont en principe prêts à venir au bureau — mais seulement si le trajet en vaut la peine.

Les études le montrent : les employés ont besoin d'une raison de venir au bureau

Plusieurs études récentes confirment que le travail hybride est désormais devenu la norme et que les entreprises doivent trouver de nouvelles façons de rendre le travail au bureau attrayant.

1. Leesman Hybrid Experience Study

Leesman, 2024

Domaine d'étude :
Analyse de l'expérience de travail hybride, de la qualité des bureaux et des raisons d'utiliser le bureau et le télétravail.

Synthèse :
L'étude révèle que les employés décident aujourd'hui plus consciemment quand ils viennent au bureau et quand ils travaillent à domicile. Le télétravail est souvent utilisé pour le travail individuel et concentré, tandis que le bureau est principalement pertinent pour la collaboration en personne, les échanges en équipe et l'interaction sociale.

Il est donc crucial que le bureau offre une valeur ajoutée claire. Les employés attendent un environnement de travail qui soutient diverses activités – du travail concentré aux réunions, ateliers et discussions informelles.

Pour les entreprises, cela signifie : les espaces de bureau doivent être spécifiquement conçus pour le travail hybride. Ce n'est pas la simple présence qui prime, mais la qualité de l'expérience au bureau.

Lien vers l'étude :
Leesman – The Hybrid Experience

2. Hybrid Work Study

Stanford / Nicholas Bloom, 2024

Domaine d'étude :
Impact des modèles de travail hybrides sur la productivité, la satisfaction et la rétention des employés.

Synthèse :
L'étude de Stanford menée par Nicholas Bloom montre que les modèles hybrides flexibles peuvent apporter des avantages mutuels aux entreprises et aux employés. Le travail hybride peut accroître la satisfaction et renforcer la fidélisation des employés, sans que la productivité n'en pâtisse.

Il est particulièrement pertinent de noter que les obligations de présence strictes sont moins efficaces que les modèles hybrides clairement structurés. Les employés bénéficient de flexibilité et d'autonomie, tandis que les entreprises peuvent continuer à favoriser la collaboration en personne.

Pour le retour au bureau, cela signifie que les entreprises ne devraient pas imposer la présence, mais définir précisément quand le travail au bureau est pertinent – par exemple pour les journées d'équipe, les ateliers, le travail sur projet ou les échanges en personne.

Lien vers l'étude :
Stanford – Le travail hybride : une situation triple gagnante

3. Future of Work Survey

JLL, 2024

Thème :
Avenir du travail, stratégies d'espaces de travail, planification des espaces de bureau et adaptation aux modèles de travail hybrides.

Synthèse :
L'enquête JLL Future of Work Survey 2024 révèle que les entreprises doivent davantage adapter leurs espaces de bureau et leurs stratégies d'aménagement aux exigences du travail hybride. Le bureau est de plus en plus perçu comme un lieu stratégique – non seulement comme un espace avec des bureaux, mais comme un lieu de collaboration, de culture, d'innovation et d'expérience employé.

Une bonne planification et une présence coordonnée jouent un rôle central à cet égard. Lorsque les employés viennent au bureau, ils s'attendent à trouver des postes de travail adaptés, un bon équipement technique, des salles de réunion appropriées et la possibilité de rencontrer leurs collègues sur place.

Pour les entreprises, cela signifie que la venue au bureau doit être planifiable, pertinente et attrayante. Les solutions modernes de gestion des espaces de travail peuvent aider à organiser efficacement les postes de travail, les espaces et les ressources.

Lien vers l'étude :
JLL – Future of Work Survey

Pourquoi les collaborateurs aiment-ils venir au bureau ?

Nous avons demandé en interne à nos collègues pourquoi ils aimaient personnellement venir au bureau.

Question d'entretien 1

Qu'est-ce qui te motive personnellement à venir au bureau plutôt que de travailler de chez toi ?

Elias : L'excellente équipe sur place et les interactions humaines, difficiles à établir depuis chez soi. De plus, au bureau, je peux souvent travailler de manière plus concentrée et efficace, car un environnement propice est créé et les distractions, si elles existent, sont liées au travail.

Maxi: Ce qui me motive à venir au bureau, c'est d'échanger en personne avec mes collègues et de renforcer ensemble la cohésion d'équipe.

Question d'entretien 2

Quels avantages t'apporte la collaboration sur place avec tes collègues au quotidien ?

Elias: Surtout dans mon domaine de spécialité, la création de contenu, l'échange créatif et la contribution des autres sont un atout. Depuis chez soi, il est particulièrement difficile de réaliser des enregistrements vidéo. Les idées peuvent être rapidement vérifiées et remises en question sans avoir à organiser une réunion supplémentaire.

Maxi: En cas de défis ou de questions en suspens, on peut échanger rapidement au bureau et chercher une solution ensemble. En télétravail, en revanche, on attend souvent d'abord que l'autre personne réponde.

Question d'entretien 3

Que devrait offrir un bureau moderne pour que les employés viennent volontiers et régulièrement au bureau ?

Elias: Avant tout, un climat de travail agréable. Si l'équipe et la cohésion entre les membres s'effritent, l'ensemble du système ne fonctionne que de manière limitée. De plus, des postes de travail propres et bien organisés, un équipement adapté (mobilier, technologie, zones de repos) ainsi qu'un air agréable et suffisamment de lumière naturelle devraient être disponibles, dans la mesure où la nature du travail le permet. Le lieu de travail devrait être un endroit où l'on peut travailler en toute tranquillité et avec le moins de stress possible.

Maxi: Pour moi, il est important d'avoir l'équipement adéquat pour bien faire son travail. Et à mon avis, une bonne machine à café est également indispensable.

Les réponses révèlent souvent des schémas similaires : les gens viennent au bureau principalement pour les échanges sociaux, la collaboration spontanée, une meilleure communication et une séparation claire entre vie professionnelle et vie privée — et non par obligation.

3 stratégies pour vraiment faire revenir les employés au bureau

1. Faire du bureau un lieu d'expérience sociale

Les employés sont plus enclins à venir au bureau si des événements s'y déroulent qui ne sont pas possibles à distance avec la même qualité : échanges personnels, conversations spontanées, expériences partagées et esprit d'équipe. C'est pourquoi les entreprises devraient créer délibérément des occasions sociales qui sont accessibles, régulières et volontaires.

De bons exemples sont :

• Déjeuners communs, par exemple pour des anniversaires, des jubilés ou des succès d'équipe.
• Formats "Lunch & Learn" pendant la pause déjeuner avec des intervenants internes ou externes.
• Événements after-work, par exemple une bière après le travail au pub du coin, du billard ou des fléchettes.
• Soirées jeux, par exemple avec des jeux de société, des formats quiz ou des jeux sur console comme Super Mario Kart.
• Dégustations de vin, de fromage ou de café pour une fin de journée décontractée.
• "Lunch Dates", où les employés sont tirés au sort chaque mois pour déjeuner ensemble.
• Journées d'équipe, ateliers ou sessions de projet communes sur site.

L'important est que la venue au bureau ne soit pas perçue comme une obligation, mais comme une excellente occasion de rencontrer des collègues, de renforcer les liens et la culture d'entreprise de vivre activement.

2. Mieux coordonner la présence au bureau

Un point de frustration fréquent est que les employés viennent au bureau et ne trouvent presque aucun collègue. C'est pourquoi la présence doit être planifiable. Des journées de bureau communes, des journées d'équipe ou des réunions de projet aident à ce que le trajet vaille la peine.

Avec des solutions de gestion d'espace de travail comme Flexopus, les équipes peuvent :

• planifier des journées de bureau communes
• réserver des postes de travail à l'avance
• trouver des collègues au bureau
• réserver des salles de réunion
• organiser des places de parking

Cela crée plus de fiabilité : ceux qui viennent au bureau savent à l'avance qui sera également sur place et si des postes de travail adaptés sont disponibles.

3. Améliorer l'expérience au bureau

En plus des événements sociaux, l'environnement de travail lui-même doit être attrayant. Les employés comparent aujourd'hui directement le bureau au confort et à la flexibilité du télétravail. C'est pourquoi le bureau devrait favoriser de manière égale le travail productif, les échanges et la détente.

Les facteurs importants sont :

• des postes de travail modernes et ergonomiques
• un bon équipement technique
• des zones de calme et des espaces de concentration
• des espaces de réunion et de collaboration attrayants
• des processus de réservation simples
• des concepts de desk sharing flexibles
• des espaces communs agréables pour les pauses et les échanges informels

L'objectif est un bureau qui n'est pas seulement fonctionnel, mais qui offre une valeur ajoutée claire : une meilleure collaboration, des liens sociaux plus forts et un environnement de travail où les gens aiment passer du temps.

Desk Sharing : Moins de bureaux inoccupés, une meilleure expérience au bureau

Avec le travail hybride, de nombreux postes de travail fixes restent inutilisés — mais continuent d'engendrer des coûts de loyer, d'énergie, de nettoyage et d'équipement.

Avec le desk sharing les employés réservent un poste de travail de manière flexible, selon leurs besoins. Les entreprises peuvent ainsi utiliser leurs espaces de bureau de manière plus stratégique et réduire le nombre de bureaux inoccupés.

Avec un logiciel comme Flexopus, il est possible de :

• réserver des postes de travail
• des salles de réunion
• Parking

il suffit de réserver à l'avance. Les employés voient directement quels collègues sont sur place et quels postes de travail sont disponibles. De plus, Flexopus permet de enregistrer les visiteurs et tout type d' actifs de bureau comme les véhicules de service ou l'équipement informatique.

Conclusion

Les employés ne reviennent pas au bureau par obligation de présence, mais si le bureau offre une réelle valeur ajoutée.

Les études le montrent clairement : les entreprises qui réussissent misent sur la flexibilité, la collaboration et des concepts de lieu de travail modernes plutôt que sur la contrainte. Ceux qui organisent intelligemment la présence au bureau, favorisent l'interaction sociale et soutiennent activement le travail hybride créent à long terme des conditions de travail plus attractives.

Des technologies comme Flexopus aident à mettre en œuvre efficacement les modèles de travail hybrides et à faire du bureau un lieu où les employés aiment revenir.