Comment faire revenir mes collaborateurs au bureau ?

De nombreuses entreprises font face au même défi : les bureaux sont disponibles, mais nettement moins utilisés qu'auparavant. Parallèlement, les dirigeants souhaitent davantage de collaboration en présentiel, une meilleure cohésion d'équipe et une utilisation optimisée des espaces. Pourtant, les obligations de présence classiques suscitent souvent des résistances et nuisent à la motivation ainsi qu'à l'attractivité de l'employeur.

La meilleure solution : offrir aux collaborateurs une réelle valeur ajoutée pour leur venue au bureau.

Des études récentes montrent clairement que les employés sont prêts à se rendre au bureau, à condition que le trajet en vaille la peine.

Les études le prouvent : les employés ont besoin d'une raison pour venir au bureau

Plusieurs études actuelles confirment que le travail hybride est devenu la norme et que les entreprises doivent trouver de nouveaux moyens de rendre le travail au bureau attractif.

1. Étude Leesman sur l'expérience hybride

Leesman, 2024

Thématique :
Analyse de l'expérience de travail hybride, de la qualité des bureaux et des motivations liées au choix entre bureau et télétravail.

Résumé :
L'étude révèle que les collaborateurs décident aujourd'hui plus consciemment quand venir au bureau et quand travailler depuis chez eux. Le télétravail est souvent privilégié pour les tâches individuelles nécessitant de la concentration, tandis que le bureau est jugé essentiel pour la collaboration, les échanges d'équipe et l'interaction sociale.

Il est donc crucial que le bureau apporte une valeur ajoutée manifeste. Les collaborateurs attendent un environnement de travail adapté à des activités variées, allant du travail concentré aux réunions, ateliers et échanges informels.

Pour les entreprises, cela signifie que les espaces de bureau doivent être spécifiquement conçus pour le travail hybride. L'enjeu n'est plus la simple présence, mais la qualité de l'expérience au bureau.

Lien vers l'étude :
Leesman – The Hybrid Experience

2. Étude sur le travail hybride

Stanford / Nicholas Bloom, 2024

Thématique :
Impact des modèles de travail hybrides sur la productivité, la satisfaction et la fidélisation des collaborateurs.

Résumé :
L'étude de Stanford menée par Nicholas Bloom démontre que les modèles hybrides flexibles profitent autant aux entreprises qu'aux employés. Le travail hybride peut accroître la satisfaction et renforcer la fidélisation sans pour autant nuire à la productivité.

Il est particulièrement pertinent de constater que les obligations de présence rigides sont moins efficaces que des modèles hybrides clairement structurés. Les collaborateurs bénéficient de flexibilité et d'autonomie, tandis que les entreprises peuvent continuer à favoriser la collaboration en présentiel.

Pour le retour au bureau, cela signifie que les entreprises ne devraient pas miser sur la contrainte, mais définir précisément quand le travail au bureau est utile – par exemple pour des journées d'équipe, des ateliers, le travail sur projet ou des échanges en personne.

Lien vers l'étude :
Stanford – Hybrid work is a win-win-win

3. Future of Work Survey

JLL, 2024

Domaine thématique :
Avenir du travail, stratégies d'espace de travail, planification des bureaux et adaptation aux modèles de travail hybrides.

Résumé :
L'étude JLL Future of Work Survey 2024 montre que les entreprises doivent adapter davantage leurs espaces de bureau et leurs stratégies de travail aux exigences du travail hybride. Le bureau est de plus en plus perçu comme un lieu stratégique – non plus seulement comme une surface avec des bureaux, mais comme un espace dédié à la collaboration, à la culture, à l'innovation et à l'expérience collaborateur.

Une bonne planification et une présence coordonnée jouent ici un rôle central. Lorsque les collaborateurs viennent au bureau, ils s'attendent à trouver des postes de travail adaptés, un équipement technique performant, des salles de réunion appropriées et la possibilité de rencontrer leurs collègues sur place.

Pour les entreprises, cela signifie que le passage au bureau doit être planifiable, utile et attractif. Des solutions modernes de gestion de l'espace de travail peuvent aider à organiser efficacement les postes, les salles et les ressources.

Lien vers l'étude :
JLL – Future of Work Survey

Pourquoi les collaborateurs aiment-ils venir au bureau ?

Nous avons demandé en interne à nos collègues pourquoi ils aiment personnellement venir au bureau.

Question d'entretien 1

Qu'est-ce qui te motive personnellement à venir au bureau plutôt que de travailler depuis chez toi ?

Elias : "La super équipe sur place et les relations humaines, difficiles à entretenir depuis la maison. De plus, je peux souvent travailler de manière plus concentrée et efficace au bureau, car l'environnement y est propice et les distractions sont liées au travail."

Maxi : "Ce qui me motive à venir au bureau, c'est d'échanger personnellement avec mes collègues et de renforcer ensemble la cohésion d'équipe."

Question d'entretien 2

Quels avantages la collaboration sur place avec tes collègues t'apporte-t-elle au quotidien ?

Elias : Dans mon domaine spécialisé, la création de contenu, l'échange créatif et la contribution des autres sont un vrai plus. Depuis la maison, les enregistrements vidéo sont particulièrement difficiles à réaliser. Les idées peuvent être rapidement vérifiées et remises en question sans avoir à organiser une réunion spécifique.

Maxi : En cas de défis ou de questions en suspens, on peut échanger rapidement au bureau et chercher une solution ensemble. En télétravail, on attend souvent que l'autre personne réponde.

Question d'entretien 3

Que devrait offrir un bureau moderne pour que les collaborateurs aient envie de s'y rendre régulièrement ?

Elias : Avant tout, une atmosphère de travail agréable. Si l'esprit d'équipe et la cohésion s'effritent, le système global ne fonctionne plus que de manière limitée. De plus, il faut des postes de travail propres et bien organisés, un équipement adapté (mobilier, technologie, zones de calme), ainsi qu'une bonne qualité d'air et suffisamment de lumière naturelle, dans la mesure où la nature du travail le permet. Le lieu de travail doit être un espace où l'on peut travailler sereinement et avec le moins de stress possible.

Maxi : Pour moi, disposer de l'équipement adéquat pour bien effectuer son travail est essentiel. Et, à mon avis, une bonne machine à café est indispensable.

Les réponses révèlent souvent des tendances similaires : les gens viennent au bureau principalement pour les échanges sociaux, la collaboration spontanée, une meilleure communication et une séparation claire entre vie professionnelle et vie privée — et non par obligation.

3 stratégies pour faire revenir réellement les collaborateurs au bureau

1. Faire du bureau un lieu d'expérience sociale

Les collaborateurs sont plus enclins à venir au bureau si des choses s'y passent, que le télétravail ne permet pas d'obtenir avec la même qualité : échanges personnels, conversations spontanées, expériences partagées et esprit d'équipe. C'est pourquoi les entreprises doivent créer consciemment des occasions sociales accessibles, régulières et basées sur le volontariat.

Quelques bons exemples :

• Déjeuners communs, par exemple pour des anniversaires, des jubilés ou des succès d'équipe
• Formats « Lunch & Learn » pendant la pause déjeuner avec des intervenants internes ou externes
• Événements après le travail, comme un verre entre collègues au bar du coin, une partie de billard ou de fléchettes
• Soirées jeux, avec des jeux de société, des quiz ou des jeux vidéo comme Super Mario Kart
• Dégustations de vin, de fromage ou de café pour finir la journée en toute décontraction
• Déjeuners « Lunch Dates » où les collaborateurs sont tirés au sort chaque mois pour déjeuner ensemble
• Journées d'équipe, ateliers ou sessions de travail collaboratif sur site

L'important est que la venue au bureau ne soit pas perçue comme une contrainte, mais comme une occasion privilégiée de rencontrer ses collègues, de renforcer les liens et de vivre activement la culture d'entreprise.

2. Mieux coordonner la présence au bureau

Une source de frustration fréquente est de venir au bureau et de ne trouver quasiment personne. C'est pourquoi la présence doit être planifiable. Les journées de bureau communes, les journées d'équipe ou les réunions de projet permettent de s'assurer que le déplacement en vaut la peine.

Grâce à des solutions de gestion de l'espace de travail comme Flexopus, les équipes peuvent :

• planifier des journées de bureau communes
• réserver des postes de travail à l'avance
• localiser leurs collègues au bureau
• réserver des salles de réunion
• organiser des places de parking

Cela renforce la fiabilité : ceux qui viennent au bureau savent à l'avance qui sera présent et si des postes de travail adaptés sont disponibles.

3. Améliorer l'expérience au bureau

Au-delà des événements sociaux, l'environnement de travail lui-même doit convaincre. Aujourd'hui, les collaborateurs comparent directement le bureau au confort et à la flexibilité du télétravail. Le bureau doit donc favoriser tout autant le travail productif, les échanges et la détente.

Les facteurs clés sont :

• des postes de travail modernes et ergonomiques
• un bon équipement technique
• des zones de calme et des espaces de concentration
• des espaces de réunion et de collaboration attrayants
• des processus de réservation simples
• des concepts flexibles de partage de bureau (desk sharing)
• des espaces communs agréables pour les pauses et les échanges informels

L'objectif est de créer un bureau qui ne soit pas seulement fonctionnel, mais qui offre une réelle valeur ajoutée : une meilleure collaboration, des liens sociaux renforcés et un environnement de travail où les gens apprécient de passer du temps.

Flex-office : moins d'espaces vacants, une meilleure expérience au bureau

Avec le travail hybride, de nombreux postes de travail fixes restent inoccupés, tout en continuant à générer des coûts de loyer, d'énergie, de nettoyage et d'équipement.

Grâce au flex-office, les collaborateurs réservent un poste de travail de manière flexible selon leurs besoins. Les entreprises peuvent ainsi utiliser leurs surfaces de bureau de manière plus stratégique et réduire le nombre de bureaux inutilisés.

Avec un logiciel comme Flexopus, il est possible de :

• Arbeitsplätze
• Besprechungsräume
• Parkplätze

à l'avance. Les collaborateurs voient immédiatement quels collègues sont sur place et quels postes sont disponibles. De plus, Flexopus permet d'enregistrer des visiteurs et de réserver tout type d'actifs de bureau, comme des véhicules de service ou du matériel informatique.

Fazit

Les collaborateurs ne reviennent pas au bureau par obligation, mais parce que le bureau offre une réelle valeur ajoutée.

Les études sont claires : les entreprises performantes misent sur la flexibilité, la collaboration et des concepts de travail modernes plutôt que sur la contrainte. Organiser intelligemment la présence au bureau, favoriser l'interaction sociale et soutenir activement le travail hybride permet de créer des conditions de travail plus attractives sur le long terme.

Des technologies comme Flexopus aident à mettre en œuvre efficacement les modèles de travail hybrides et à faire du bureau un lieu où les collaborateurs ont plaisir à revenir.