Hot desking: ventajas, desafíos e implementación exitosa
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En un momento en el que los modelos de trabajo híbridos se están convirtiendo en la nueva normalidad, una cosa es segura: es necesario repensar el espacio de oficina. El hot desking ofrece una solución flexible y eficiente. En lugar de escritorios fijos, los empleados utilizan diferentes estaciones de trabajo todos los días, según la tarea, el equipo o la disponibilidad. Pero el hot desking solo funciona con reglas claras, equipos bien pensados y herramientas inteligentes como Flexopus, que facilitan el seguimiento y la reserva.
Contenido
En el mundo laboral actual, la flexibilidad es más necesaria que nunca, y los escritorios compartidos son la clave para un diseño de oficina eficaz. Al introducir este modelo, las empresas pueden hacer un uso óptimo de su espacio de oficina y, al mismo tiempo, promover la colaboración entre sus empleados.
En nuestra guía, aprenderá todo lo que necesita saber sobre los escritorios compartidos, desde los beneficios y desafíos hasta el equipo necesario y los aspectos legales.
Definición de escritorio compartido
¿Qué es exactamente el hot desking? Los escritorios compartidos son un concepto de lugar de trabajo flexible que no proporciona escritorios fijos para los empleados. En cambio, cada miembro del equipo selecciona un espacio disponible a diario en función de las necesidades individuales.
Este modelo permite a las empresas utilizar su espacio de oficina de manera más eficiente, especialmente en entornos basados en modelos de trabajo híbridos Set. Los escritorios compartidos promueven la colaboración entre diferentes equipos, ya que promueven la mezcla de empleados, lo que a su vez proporciona nuevas ideas y enfoques innovadores.
Escritorio compartido versus escritorio compartido
Si bien el escritorio compartido permite a los empleados ocupar un nuevo trabajo todos los días, significa Escritorio compartidoque varios empleados comparten un escritorio específico, a menudo según un plan de rotación. Con el escritorio compartido, los empleados siguen teniendo una especie de «hogar» en la oficina, pero lo comparten con los demás.
Los escritorios compartidos, por otro lado, hacen que el lugar de trabajo sea completamente flexible y promueve un uso aún más dinámico de los recursos de la oficina. Ambos modelos admiten estructuras de trabajo flexibles, pero difieren en la forma y el momento en que se utilizan los lugares de trabajo.
Conceptos de escritorio compartido
Escritorio compartido versus oficina en casa
Los escritorios compartidos y la oficina en casa se complementan perfectamente: mientras que la oficina en casa ofrece comodidad, los escritorios compartidos permiten el intercambio directo en la oficina. Aquí puede reunirse con colegas, intercambiar ideas y mantenerse presente en la empresa. Por modelos de trabajo híbridos Los dos conceptos se pueden combinar de forma ideal.
Hotel de oficina
En Hotel de oficina Los empleados reservan sus puestos de trabajo por adelantado, de forma similar a reservar una habitación de hotel. Este método permite a sus equipos elegir exactamente el lugar de trabajo que mejor se adapte a su estado de ánimo actual. Para las empresas, la hotelería de oficinas significa un uso eficiente del espacio y menos vacantes.
Trabajo basado en actividades
Trabajo basado en actividades (ABW) va un paso más allá: proporciona varias áreas de trabajo que se adaptan específicamente a diferentes tareas, como áreas de descanso y espacios colaborativos. Ya sea para un trabajo concentrado, una lluvia de ideas creativas o reuniones informales, en ABW, sus empleados eligen el área que mejor se adapta a su tarea actual. Así es como se asegura una productividad óptima.
Casos de uso de escritorios compartidos
Ya sea un centro de llamadas con oficina de planta abierta, empresa en crecimiento con Oficina de espacio abierto o para una empresa emergente con solo una habitación individual: los escritorios compartidos son adecuados para una amplia gama de estructuras corporativas, como muestran los siguientes casos de uso:
Caso de uso de escritorio compartido 1: empresas emergentes y en crecimiento
Para las empresas jóvenes que están creciendo rápidamente, Hot Desking gana puntos con la flexibilidad de reaccionar ante los cambios en el número de empleados sin tener que alquilar constantemente nuevos espacios de oficina. De este modo, las empresas emergentes pueden optimizar sus costes y, al mismo tiempo, crear un entorno de trabajo dinámico que promueva la creatividad y la innovación.
Caso de uso compartido 2: Trabajo híbrido
Las empresas que promueven modelos de trabajo híbridos también se benefician de los escritorios compartidos, ya que permiten un uso eficiente del espacio de oficina. Los empleados que solo están en la oficina ciertos días comparten lugares de trabajo flexibles, lo que minimiza el espacio no utilizado y reduce los costos.
Caso de uso compartido 3: empresas con varias ubicaciones
Para las empresas con varias sucursales o ubicaciones, los escritorios compartidos son ideales para ofrecer a los empleados la oportunidad de trabajar en diferentes oficinas y, por lo tanto, también reducir sus desplazamientos diarios. Este caso de uso es con Oficina flexible Concepto altamente compatible. De esta forma, se promueve la colaboración entre ubicaciones y se facilita la organización de los equipos y los recursos de manera más eficiente.
Los pros y los contras de los escritorios compartidos
Los escritorios compartidos son un concepto de lugar de trabajo moderno que ofrece muchas ventajas, pero también presenta algunos desafíos. Sin embargo, si conoce los pros y los contras, puede contrarrestar activamente las desventajas y aprovechar al máximo el enfoque de los escritorios compartidos:
Ventajas de los escritorios compartidos
Uso optimizado del espacio
Con el escritorio compartido, maximizas la Eficiencia del espacio de oficina, a medida que se reducen las tasas de vacantes, porque los estudios muestran que muchos lugares de trabajo en una oficina convencional están prácticamente vacíos.
En lugar de mantener los escritorios no utilizados disponibles para los empleados que no siempre están presentes, las empresas pueden aprovechar al máximo el espacio disponible en la oficina con escritorio compartido.
Ahorro de costes
Si se requiere menos espacio para los lugares de trabajo fijos, esto también significa menores costos de alquiler y operación, lo que a largo plazo conduce a ahorros significativos conduce. Con los escritorios compartidos, puede reducir sus gastos en espacio de oficina, servicios públicos y equipos, y eso, a su vez, permite: Utilizar los recursos de manera más eficiente y liberar el presupuesto para inversiones estratégicas.
Mejores relaciones con los empleados y mejora de la colaboración
El escritorio compartido promueve la mezcla de empleados y promueve el intercambio y la colaboración entre diferentes equipos. Este entorno dinámico también facilita la creación de nuevas relaciones y mejora la colaboración, ya que los miembros del equipo conocen regularmente las nuevas perspectivas e ideas de otros colegas, lo que refuerza significativamente el sentido de comunidad.
Flexibilidad para el trabajo híbrido
Los escritorios compartidos son el complemento ideal para los modelos de trabajo híbridos, ya que brindan a los empleados la libertad de cambiar de manera flexible entre la oficina en casa y la oficina. Esta flexibilidad permite a sus equipos adaptar mejor la forma en que trabajan a sus necesidades y, al mismo tiempo, aprovechar ambos mundos: para lograr un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal y una mayor satisfacción.
Desventajas de los escritorios compartidos
Preocupaciones de seguridad
Los escritorios compartidos conllevan riesgos potenciales en términos de seguridad y protección de datos, ya que los cambios en los lugares de trabajo pueden dificultar el manejo de la información confidencial. Sin las medidas de seguridad adecuadas, se podría acceder a los datos confidenciales de forma inadvertida, por lo que es aún más importante adaptar en consecuencia la infraestructura de TI y las medidas de seguridad física en las oficinas compartidas.
Caos a la hora de buscar trabajo
Sin una organización clara, los escritorios compartidos pueden provocar rápidamente un desorden si los empleados no tienen una visión general de los lugares de trabajo disponibles. Aquí vienen las aplicaciones para compartir escritorios como Flexopus En juego: este software permite una coordinación fluida a través de sistemas de reserva intuitivos y garantiza que los empleados siempre encuentren un espacio libre sin perder la noción de las cosas. Esto significa que el caos de buscar un escritorio ya no tiene ninguna posibilidad.
Sin escritorio fijo, menor durabilidad
Si sus empleados no tienen un trabajo permanente, esto puede provocar una sensación de inestabilidad. La falta de espacio personal puede hacer que sea más difícil sentirse bien a largo plazo o desarrollar una rutina, lo que podría tener un impacto negativo en el sentido de pertenencia y la satisfacción laboral. Por lo tanto, deberías contrarrestar esto a su debido tiempo.
Matriz de evaluación para la introducción de los escritorios compartidos
La introducción de los escritorios compartidos requiere una planificación y evaluación cuidadosas para garantizar que el concepto satisfaga las necesidades de la organización. Una matriz de evaluación puede ayudar a analizar sistemáticamente varios factores, como la satisfacción de los empleados, los costos, el uso del espacio y la seguridad de la TI.
Al comparar estos criterios, puede tomar decisiones informadas y minimizar los riesgos potenciales. Una matriz de evaluación bien estructurada también contribuye a la identificación de oportunidades y desafíos y, por lo tanto, contribuye a una implementación exitosa del modelo de escritorios compartidos.
Una matriz de evaluación para la introducción de Escritorio compartido puede ayudar a considerar varios criterios y factores que son importantes para la decisión. He aquí un ejemplo de una matriz de este tipo que integra factores cualitativos y cuantitativos:
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Kriterien
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Gewichtung (%)
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Bewertung (1-5)
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Punkte (Gewichtung x Bewertung) | Bemerkungen |
|---|---|---|---|---|
| Kostenersparnis | 20% | 4 | 0,8 | Einsparungen durch weniger Bürofläche |
| Mitarbeiterzufriedenheit | 25% | 3 | 0,75 | Möglichkeit für flexible Arbeitsplatzwahl |
| Technische Infrastruktur | 15% | 5 | 0,75 | Gute Ausstattung notwendig (WLAN, Tools) |
| Organisatorische Flexibilität | 15% | 4 | 0,6 | Anpassung der Büroflächen an Anforderungen |
| Produktivität | 20% | 3 | 0,6 | Produktivität kann je nach Arbeitsweise variieren |
| Datenschutz und Sicherheit | 5% | 4 | 0,2 | Sichere Datenverwahrung muss gewährleistet sein |
Calificación general = suma de puntos: 3,7
Explicación del uso de la matriz:
- pesada: Cada criterio se pondera de forma diferente en función de su importancia.
- valoración: Cada criterio se califica en una escala del 1 al 5 (1 = deficiente, 5 = excelente).
- puntos: El producto de la ponderación y la evaluación da los puntos de cada criterio.
- Calificación general: Al sumar los puntos, se determina una calificación general para la introducción de los escritorios compartidos.
Esta matriz se puede adaptar a los requisitos y prioridades específicos de la empresa cambiando las ponderaciones y los criterios.
Herramientas para escritorios compartidos
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Disponer de las herramientas adecuadas es crucial para el éxito de una oficina con escritorio compartido. De este modo, se garantiza una organización eficiente y una integración perfecta del nuevo modelo de trabajo en la vida cotidiana de la oficina. Desde el software de reservas para el lugar de trabajo hasta los equipos de TI, las siguientes herramientas son esenciales para aprovechar al máximo su concepto de escritorio compartido:
Software de reserva de lugares de trabajo
El software intuitivo de reservas para el lugar de trabajo es la base de cada oficina con escritorio compartido. Permite a sus empleados reservar rápida y fácilmente su lugar de trabajo para el día y, de este modo, evitar el caos a la hora de buscar un escritorio. Con herramientas como Flexopus, sus equipos pueden incluso reservar salas de reuniones y plazas de aparcamiento. De esta forma, puedes realizar un seguimiento de la carga de trabajo y asegurarte de que todos los miembros del equipo encuentren el lugar adecuado para trabajar.
oficina sin papel
Una oficina sin papel hace que los escritorios compartidos sean mucho más fáciles. Con una herramienta de escaneo, puede digitalizar todos los documentos importantes y liberar espacio en los escritorios. Esto permite a sus empleados acceder a los documentos necesarios en cualquier momento sin tener que hurgar en montañas de papel ni descuidar la protección de datos. A través del Desmaterialización ¿También puede ahorrar costos y Promueva la sostenibilidad en su empresa.
Pantallas y sensores
Las pantallas y los sensores modernos son adiciones innovadoras a los escritorios compartidos sin problemas. Con las pantallas inteligentes, automatiza los procesos de su empresa, ya que sus empleados pueden ver en cualquier momento qué escritorio está ocupado actualmente. Los sensores también registran la ocupación en tiempo real y ayudan a optimizar el uso del espacio. Esto crea un ambiente de trabajo relajado y evita viajes e incertidumbres innecesarios.
Proveedor de nube
Un proveedor de nube confiable también es esencial en los escritorios compartidos. Con los servicios en la nube, puede mantener todos los datos y aplicaciones importantes disponibles de forma segura y en cualquier momento, de forma virtual en lugar de físicamente. Con la solución de nube adecuada, sus empleados tienen acceso a todo lo que necesitan para trabajar de forma productiva desde cualquier lugar de trabajo.
software de comunicación
El software de comunicación como Microsoft Teams no solo es esencial para la comunicación en equipo, sino que también ayuda a reservar escritorios compartidos. Las funciones integradas de reserva en el lugar de trabajo facilitan a sus empleados la tarea de reservar la plaza que desean y, al mismo tiempo, mantenerse en contacto con el equipo. Esto le permite crear un entorno de trabajo conectado y productivo, sin importar dónde estén trabajando sus empleados actualmente.
Equipos de TI
Cuando varios miembros del equipo comparten un escritorio, los sofisticados equipos de TI no son despreciables. Para garantizar un trabajo higiénico, debe proporcionar a sus empleados sus propios dispositivos móviles, como ordenadores portátiles, teléfonos inteligentes y auriculares, que no sean utilizados por otras personas. Las sillas de oficina y los teclados ergonómicos garantizan que sus empleados puedan trabajar de manera eficiente desde cualquier lugar de trabajo.
películas de privacidad
La protección de datos siempre es una preocupación cuando se trata de escritorios compartidos y escritorios compartidos, pero no tiene por qué ser así. Porque las películas de privacidad ofrecen una solución sencilla pero eficaz para mantener la privacidad de sus empleados y clientes durante los escritorios compartidos. Ya sea en pantallas de ordenadores portátiles o teléfonos inteligentes, las películas evitan que personas no autorizadas vean datos confidenciales.
VPN
El acceso seguro a la VPN es esencial tanto para los escritorios compartidos como para trabajar desde casa. Garantiza que sus empleados puedan acceder de forma segura a todos los datos y sistemas internos, incluso fuera de la red corporativa. Esto protege la información confidencial y, al mismo tiempo, permite un trabajo remoto flexible desde cualquier lugar, sin sacrificar la seguridad de los datos.
Códigos QR
Códigos QR son pequeños ayudantes con grandes ventajas en los escritorios compartidos, ya que hacen que el uso de aplicaciones de reserva de escritorio como Flexopus sea aún más fácil y cómodo. Con un escaneo, sus empleados pueden ver rápidamente si el escritorio seleccionado sigue disponible y reservar su lugar de trabajo. El registro y el registro de salida mediante códigos QR ahorran tiempo y hacen que el trabajo diario sea fluido y eficiente, exactamente lo que se espera de un concepto de lugar de trabajo moderno, como los escritorios compartidos.
Proveedor de identidad
Un proveedor de identidad (IdP) es un sistema que crea, almacena y administra identidades digitales y, por lo tanto, garantiza una autenticación fácil y segura de sus empleados durante los escritorios compartidos. Con un solo inicio de sesión, tienen acceso a todas las herramientas y aplicaciones necesarias, que se activan para el usuario correspondiente. Esto facilita el inicio de la jornada laboral y, al mismo tiempo, protege sus datos del acceso no autorizado.
Reglas de escritorio compartido
Las reglas claras son la base de un concepto exitoso de escritorio compartido. Garantizan la estructura y la equidad y garantizan que todos los empleados tengan las mismas oportunidades de encontrar un trabajo adecuado.
Una de las reglas más importantes es la reserva de lugares de trabajo: solo se debe hacer una reserva si el espacio realmente se está utilizando. Las normas sobre el uso de áreas comunes y dispositivos técnicos, como impresoras o pantallas, también evitan malentendidos y promueven una cooperación armoniosa en la oficina.
Etiqueta
La etiqueta en los escritorios compartidos es crucial para un ambiente de trabajo agradable. Incluye reglas básicas de conducta que garantizan que todos los empleados se sientan cómodos.
Esto incluye, por ejemplo, dejar el lugar de trabajo limpio y ordenado después de usarlo para que el próximo colega pueda empezar con buen pie. El volumen debe mantenerse al mínimo para no perturbar la concentración de los demás, especialmente en entornos de oficina abiertos. Con una actitud respetuosa y considerada, estás ayudando a que los escritorios compartidos sean un éxito para todos.
Política de escritorio limpio
Uno Política de escritorio limpio insta a los empleados a que abandonen por completo sus lugares de trabajo al final del día o después de usar el escritorio. Esto significa que no se pueden dejar objetos personales, documentos o materiales de trabajo.
Esta orden no solo ayuda a mantener la oficina limpia y organizada, sino que también protege la información confidencial del acceso no autorizado. Además, una política de escritorio limpio promueve la movilidad de sus empleados, ya que cada lugar de trabajo siempre está listo para el próximo usuario.
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Ley de escritorios compartidos
Además de las normas individuales de su empresa, también está la cuestión de qué marco legal existe para que los escritorios compartidos regulen los derechos y obligaciones de todas las partes involucradas.
Al igual que ocurre con el trabajo convencional en la oficina, las empresas deben asegurarse de que los lugares de trabajo cumplen con los requisitos legales de ergonomía y seguridad laboral durante los escritorios compartidos; esto también se aplica a Oficina central.
Protección de datos para escritorios compartidos
La protección de datos desempeña un papel fundamental en los escritorios compartidos, ya que los cambios de lugar de trabajo pueden aumentar el riesgo de pérdida de datos o acceso no autorizado. Las organizaciones deben asegurarse de que la información confidencial esté protegida, tanto física como digitalmente.
Esto se puede lograr mediante medidas como la introducción de una política estricta de escritorio limpio, el uso de tecnologías de cifrado y el manejo seguro de los datos en los dispositivos móviles. También debe capacitar a sus empleados para identificar y minimizar los riesgos de protección de datos. Un plan de protección de datos bien pensado le ayuda a hacer que su oficina compartida sea segura y cumpla con las normas legales.
Inclusión de representantes de los empleados
Si está pensando en introducir conceptos de escritorio compartido, debe involucrar al comité de empresa o a los representantes del personal en una etapa temprana para tener en cuenta las posibles preocupaciones y necesidades de los empleados.
La participación de los representantes de los empleados puede ayudar a aumentar la aceptación del nuevo modelo de lugar de trabajo y a evitar conflictos. Porque las soluciones desarrolladas conjuntamente garantizan que aproveche al máximo las ventajas de los escritorios compartidos y aumentan la eficiencia empresarial, al tiempo que promueven la satisfacción y el bienestar de los empleados.
Derecho legal al empleo
Incluso en el contexto de los escritorios compartidos, sus empleados generalmente tienen el derecho legal a un trabajo adecuado. Esto se debe a que todos los lugares de trabajo deben cumplir con los requisitos ergonómicos y de seguridad laboral, independientemente de si se utilizan de forma permanente o temporal. Al hacerlo, también debes cumplir con la normativa legal sobre el espacio de oficina por empleado.
Como empleador, también debe asegurarse de que haya suficientes escritorios disponibles para que todos los empleados puedan desempeñar sus funciones. Software de escritorio compartido Cómo Flexopus le brinda información valiosa sobre la carga de trabajo para que pueda planificar mejor en el futuro.
Acuerdo de operación de escritorio compartido
Introducir un nuevo concepto de lugar de trabajo no siempre es fácil. Por lo tanto, es aún más importante crear reglas y estructuras claras. Un acuerdo de trabajo bien redactado ayuda a evitar malentendidos y promueve un entorno de trabajo armonioso.
En el acuerdo, debe definir puntos clave como el uso de los lugares de trabajo, las normas de higiene, las normas de protección de datos, una política de escritorio limpio y las medidas de seguridad. También hay normas sobre la reserva de lugares de trabajo, la responsabilidad por el equipo y la manipulación de objetos personales (por ejemplo, con Traiga su propio dispositivo modelos) no deben faltar en el contrato de obra.
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Productividad en escritorios compartidos
Los escritorios compartidos pueden productividad aumente al dar a sus empleados la libertad de elegir su trabajo de acuerdo con sus tareas y necesidades diarias. Si no hay escritorios fijos, sus empleados pueden centrarse específicamente en las áreas que apoyan su forma individual de trabajar, ya sea en áreas tranquilas para tareas concentradas o en áreas colaborativas para trabajar en equipo. El resultado: procesos de trabajo más eficientes y una mejor adaptación a los diferentes estilos de trabajo.
Salud e higiene de Hot Desking
Cuando varias personas comparten el mismo lugar de trabajo, esto, por supuesto, requiere una limpieza cuidadosa y regular de los escritorios y otras superficies de trabajo divididas para minimizar la transferencia de gérmenes.
Por lo tanto, es aún más importante que introduzca directrices claras para la limpieza y la desinfección a fin de garantizar que todas las áreas de trabajo utilizadas sigan siendo higiénicas para promover la salud de su fuerza laboral. Este aspecto también debería formar parte de su política de limpieza de escritorios.
Equipo de escritorio compartido
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Requerimientos de equipo
eso Ley de Salud y Seguridad Ocupacional (ArbSchG) Y el Ordenanza sobre el lugar de trabajo (ArbStätTV) describa normas claras para equipar ergonómicamente un lugar de trabajo ideal. Además, en el Normas técnicas para los lugares de trabajo (ASR) especifica información importante sobre la instalación. Vale la pena echar un vistazo a estas normas para asegurarse de que cumple con todos los requisitos para equipar su oficina con escritorio compartido.
Estaciones de trabajo y sillas de escritorio ergonómicas
Para un concepto de escritorio compartido fluido, deberían sus equipos lugares de trabajo ergonómicos y proporcionan sillas de escritorio ajustables. Esto es crucial para mantener una postura saludable y prevenir problemas de salud como el dolor de espalda y cuello. Cuando varias personas comparten escritorios, es aún más importante que las sillas y mesas tengan una altura ajustable para que los empleados puedan personalizar su entorno de trabajo.
ligero
Una buena iluminación también es esencial para un trabajo productivo. Asegúrese de que haya disponible tanto iluminación natural como lámparas de escritorio ajustables de alta calidad. Esto se debe a que las condiciones de iluminación óptimas evitan la fatiga y la fatiga visual, promueven la concentración y contribuyen a crear un ambiente de trabajo agradable. Un entorno bien iluminado también ayuda a influir positivamente en el estado de ánimo de los empleados.
custodia
Proporcione casilleros, contenedores enrollables o cajas de almacenamiento para que los empleados puedan guardar de forma segura sus pertenencias personales y documentos confidenciales. Este equipo mantiene las cosas ordenadas y permite a los empleados guardar sus utensilios de trabajo de forma rápida y sencilla.
La forma en que sus equipos deben proceder al almacenar documentos y objetos personales debe estar regulada en su Política de escritorio limpio. Esto mantiene los lugares de trabajo limpios y ordenados, lo que garantiza la protección de los datos y la eficiencia durante las mesas compartidas.
cabinas telefónicas
Las cabinas telefónicas o las habitaciones insonorizadas también son cruciales para la privacidad y la concentración en las oficinas con escritorio compartido, y no solo en las oficinas de planta abierta. Esto se debe a que estos lugares de retiro permiten a sus empleados mantener conversaciones confidenciales o llamadas telefónicas importantes sin interrupciones. Al mismo tiempo, la información confidencial y los datos de los clientes están protegidos de forma óptima. Las cabinas telefónicas ofrecen un entorno silencioso para las videoconferencias, especialmente en oficinas grandes, y reducen la carga acústica en las oficinas abiertas para que todos los miembros del equipo puedan concentrarse de manera óptima.
conclusión
La implementación de escritorios compartidos puede generar importantes beneficios para su organización, desde el uso optimizado del espacio de oficina hasta una mayor flexibilidad y colaboración. Sin embargo, para garantizar el éxito de este modelo, es importante establecer reglas claras, proporcionar el equipo adecuado y familiarizar a los empleados con el nuevo modelo de trabajo. Con Flexopus a tu lado, dispones de una potente herramienta para hacer que los escritorios compartidos sean eficaces y llevar tu vida en la oficina a un nivel superior.
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