Oficina de planta abierta: así funciona el concepto de oficina moderna

Una oficina de planta abierta es mucho más que un gran espacio con muchos escritorios. Los conceptos modernos combinan diversas áreas de trabajo en un entorno diáfano: desde zonas de concentración y puestos de equipo hasta salas de reuniones y espacios de comunicación informal.

El objetivo es que el espacio de oficina respalde diferentes actividades y permita a los empleados elegir el puesto de trabajo adecuado según la tarea.

En esta guía descubrirá qué caracteriza a una oficina de planta abierta, qué zonas son útiles y qué deben tener en cuenta las empresas en cuanto a planificación, acústica y organización de los puestos.

¿Qué es una oficina de planta abierta?

La oficina de planta abierta es un espacio de trabajo moderno sin las paredes ni los despachos tradicionales. En su lugar, el concepto ofrece grandes espacios donde todos colaboran. La idea es fomentar la comunicación, estimular la creatividad y fortalecer el sentido de comunidad.

En una oficina de planta abierta, ya no trabajas solo en un despacho cerrado, sino que compartes el espacio con tu equipo. Trayectos cortos para consultas rápidas, sin puertas que molesten y con un ambiente dinámico: esa es la esencia de este modelo.

El objetivo es ofrecer un entorno adecuado para cada tipo de actividad. Por ello, una oficina de planta abierta moderna suele diferenciarse claramente de las oficinas diáfanas tradicionales con filas de puestos idénticos.

¿Qué ventajas ofrece una oficina de planta abierta bien diseñada?

La principal ventaja de un concepto moderno de planta abierta es su flexibilidad. Las distintas áreas pueden dar soporte a diversas formas de trabajo, desde tareas individuales concentradas hasta la colaboración en equipo.

Al mismo tiempo, los espacios se adaptan mejor a los modelos de trabajo híbridos y a la asistencia variable. Los empleados pueden utilizar diferentes áreas según la tarea que deban realizar.

Planificación de una oficina de planta abierta: 7 factores clave

Una oficina de planta abierta funcional no se logra simplemente eliminando paredes. En la planificación, deben considerarse varios factores de forma conjunta.

1. Acústica

Las áreas de trabajo ruidosas y las silenciosas deben separarse en la medida de lo posible. Los materiales fonoabsorbentes y los separadores de espacios adecuados también pueden ser de gran ayuda.

2. Zonificación

Arbeitsbereiche sollten anhand typischer Tätigkeiten geplant werden. Fokusarbeit benötigt andere Bedingungen als Projektarbeit oder spontane Teamabstimmungen.

3. Laufwege

Häufig genutzte Wege zu Meetingräumen, Küchen oder Druckern sollten nicht direkt durch konzentrierte Arbeitsbereiche führen.

4. Rückzugsmöglichkeiten

Telefonboxen, Fokusplätze und kleinere Räume bieten Mitarbeitenden Alternativen zur offenen Arbeitsfläche.

5. Ergonomie

Auch flexible Arbeitsplätze müssen ergonomisch ausgestattet sein und unterschiedliche körperliche Anforderungen berücksichtigen.

6. Auslastung

Bei hybrider Arbeit sollten Unternehmen prüfen, wie viele Arbeitsplätze tatsächlich gleichzeitig benötigt werden. Eine dauerhaft hohe oder sehr niedrige Auslastung kann auf eine ungeeignete Flächenplanung hinweisen.

7. Digitale Arbeitsplatzorganisation

Bei größeren oder flexibel genutzten Büroflächen sollten Mitarbeitende schnell erkennen können, welche Arbeitsplätze und Bereiche verfügbar sind. Digitale Buchungssysteme können diese Koordination erleichtern.

Welche Regeln sollte es im Open Space Büro geben?

Ein Open Space Büro kann eine wahre Wohlfühloase sein – allerdings nur, wenn alle ein paar einfache Regeln befolgen. Damit das offene Bürokonzept für alle angenehm und produktiv ist, gibt es ein paar bewährte Tipps und Tricks:

• Clean Desk Policy: Ein aufgeräumter Schreibtisch sieht nicht nur gut aus, sondern hilft auch, konzentriert zu arbeiten. Gerade beim Desk Sharing ist eine transparente Clean Desk Policy unerlässlich. So bleibt der Arbeitsplatz sauber, einladend und hygienisch – für dich und alle anderen.

• Lautstärke im Griff behalten: Der Lärmpegel ist die größte Herausforderung im offenen Bürokonzept. Umso wichtiger ist es, Telefonate und Gespräche auf einem angemessenen Lautstärkeniveau zu halten und für längere Diskussionen Besprechungsräume oder Rückzugsbereiche zu nutzen. Alternativ könnten Unternehmen Telefonboxen aufstellen, in die sich Mitarbeitende für ungestörte Gespräche zurückziehen können.

• Gerüche im Zaum halten: Niemand möchte die Pizza oder den Döner des Kollegen riechen. Genauso gilt: Deo ist gut, aber übertreiben sollte man es nicht. Gerade in großen Büros ist die Belüftung oft nicht ganz einfach – ein angenehmes Raumklima ist daher nur möglich, wenn alle aufeinander achten.

• Kommunikation und Meetings: Nutze die offenen Flächen für kurze, spontane Besprechungen und kreative Brainstormings mit KollegInnen, aber ziehe dich für längere Meetings oder vertrauliche Gespräche in Besprechungsräume oder Rückzugsräume zurück. So bleibt die offene Fläche ruhig und produktiv.

• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Ein Open Space Büro lebt von Flexibilität. Sei offen für Veränderungen und Anpassungen, denn manchmal sind Umstrukturierungen nötig, um den Raum optimal zu nutzen.

Welche Services gibt es in Open Space Büros?

Wenn du überlegst, dein Unternehmen in ein Open Space Büro zu verwandeln oder in einen Raum mit offenem Bürokonzept zu ziehen, sind einige Aspekte unerlässlich, um das Beste aus dieser Arbeitsumgebung herauszuholen. Ein gut ausgestattetes Open Space Büro bietet zahlreiche Annehmlichkeiten, die den Arbeitsalltag erleichtern und die Produktivität steigern.

• Salas de conferencias y reuniones: Incluso en una oficina abierta o un espacio de coworking, las salas de reuniones privadas son indispensables. Estos espacios deben estar equipados con tecnología de conferencias moderna y ofrecer suficiente espacio para reuniones, sesiones de lluvia de ideas y conversaciones confidenciales.

• Zonas de retiro: Además de las áreas de trabajo abiertas y las salas de conferencias privadas, también debería haber zonas de retiro más pequeñas. Esto permite a tus empleados retirarse temporalmente, realizar llamadas confidenciales o trabajar con tranquilidad. Estas áreas pueden implementarse, por ejemplo, mediante cabinas insonorizadas, zonas de silencio o pequeñas salas de estar.

• Cocinas y áreas de descanso comunes: La socialización es importante, pero no debería ocurrir necesariamente en el área de trabajo abierta. Por ello, una cocina y un área de descanso acogedoras, equipadas con cafeteras, refrigeradores y microondas, son un componente esencial de una oficina de espacio abierto exitosa. Aquí, los miembros de tu equipo pueden relajarse, intercambiar ideas y recargar energías sin interrupciones.

• Taquillas: Las taquillas también son imprescindibles en una oficina de espacio abierto, ya que tus empleados necesitan un lugar seguro para sus objetos personales. Además, ayudan a mantener los puestos de trabajo ordenados, apoyando así la política de escritorio limpio (Clean Desk Policy). Por último, una sensación de seguridad y privacidad contribuye a un ambiente de trabajo más relajado.

¿Es útil el desk sharing para las oficinas de espacio abierto?

Sin duda: el desk sharing y las oficinas de espacio abierto van perfectamente de la mano. Al compartir escritorios, puedes optimizar el uso del espacio: si nadie tiene un escritorio fijo, los miembros de tu equipo pueden utilizar sus puestos de trabajo de forma flexible, lo que maximiza la ocupación. Esto no solo es eficiente, sino también rentable, y afortunadamente existen softwares de desk sharing como Flexopus que te ayudan con la organización.

Organizar oficinas de espacio abierto con Flexopus

Si realmente quieres utilizar tu oficina de espacio abierto de manera eficiente, el software de desk sharing Flexopus es justo lo que necesitas. Flexopus te ayuda a organizar tu oficina de espacio abierto a la perfección en muy poco tiempo.

Con este software, tus empleados pueden reservar sus puestos de trabajo en línea fácilmente, lo que hace innecesaria la búsqueda diaria de una mesa libre. Flexopus convierte el caos sin planificación en procesos fluidos. Pero con la plataforma de desk sharing, los miembros de tu equipo no solo pueden reservar su propio escritorio, sino también salas de reuniones e incluso plazas de aparcamiento.

Además, Flexopus te ayuda a mantener el control gracias al plan de ocupación en vivo. Puedes ver en cualquier momento quién está sentado dónde y cuándo, lo que te permite planificar las reuniones y la colaboración de manera más eficiente.

Asimismo, con Flexopus obtienes datos y análisis valiosos sobre la ocupación del espacio. Esto te permite tomar mejores decisiones en el futuro, utilizar la superficie de oficina de manera más eficiente y, posiblemente, incluso ahorrar en costes de alquiler. Flexopus te ayuda a aprovechar al máximo los recursos disponibles sin comprometer la comodidad de tus empleados.

Con Flexopus, creas un entorno de trabajo moderno, flexible y eficiente que ofrece numerosas ventajas tanto para tu empresa como para tus empleados. Pruébalo y descubre lo fácil y efectiva que puede ser la gestión de una oficina de espacio abierto.

Zusammenfassung

La oficina de espacio abierto ofrece, sin duda, un entorno de trabajo dinámico que fomenta la comunicación y la colaboración. Sin embargo, es importante gestionar desafíos como el ruido y la falta de privacidad mediante reglas claras y herramientas adecuadas, como el software de desk sharing de Flexopus.

Con una planificación equilibrada y un enfoque en las necesidades de tus empleados, una oficina de espacio abierto puede convertirse en un entorno de trabajo inspirador y productivo que fomente la innovación y el trabajo en equipo.