¿Es la oficina compartida el secreto de la máxima productividad?

Para que una empresa trabaje de forma eficiente, independientemente del sector, debe optimizar sus sistemas y procesos al máximo. Esto implica una serie de decisiones que afectan a toda la organización. Algunas son más sencillas que otras, pero la elección de oficinas compartidas suele pasarse por alto, a pesar de los beneficios que puede aportar.
Para aclarar: nos referimos a una oficina compartida por diferentes departamentos de su empresa. ¿Debería unirlos para fomentar la química de equipo? ¿Ha explorado las posibilidades de los espacios de oficina compartidos y sus efectos positivos? Si no es así, o si simplemente desea profundizar en este concepto, ha llegado al lugar indicado.

¿Qué es una oficina compartida?

Antes de analizar las ventajas de una oficina compartida y su posible integración en su empresa, definamos qué es exactamente. En pocas palabras, es un espacio donde diferentes departamentos de una misma empresa comparten un área común. En el sentido tradicional, esto implica un espacio físico compartido dentro de una oficina.
Básicamente, una oficina compartida significa que marketing, finanzas, administración y otros departamentos trabajan en estrecha proximidad. Esta forma de colaboración es poco común en grandes empresas, pero si su negocio es relativamente nuevo o pequeño, un espacio de trabajo compartido suele ser la solución ideal para poner las cosas en marcha.
Al fin y al cabo, incluso los equipos más pequeños pueden lograr grandes cosas si se dirigen en la dirección correcta, y nunca se sabe en qué puede convertirse su pequeña empresa.

Oficina compartida vs. espacio de trabajo compartido vs. coworking: ¿cuál es la diferencia?

Aunque estos tres términos suelen usarse como sinónimos, cada uno significa algo muy distinto. Es importante distinguirlos correctamente para evitar confusiones, así que vamos a explicar cada uno en detalle.

Oficina compartida

Esta es la categoría en la que nos centramos hoy: la oficina compartida. Como ya hemos mencionado, una oficina compartida es aquella utilizada por una sola empresa. Esto permite que numerosos departamentos colaboren y compartan recursos en el mismo espacio para trabajar juntos en los objetivos de la organización.

Espacio de trabajo compartido

Un espacio de trabajo compartido es similar a una oficina compartida, pero con diferencias. En él, varias empresas o individuos pueden utilizar el mismo espacio físico, reuniendo a personas de distintas organizaciones. Aquí, profesionales con diferentes perfiles pueden trabajar en sus propios proyectos mientras comparten el mismo entorno.

Coworking

Un espacio de coworking es un área de trabajo compartida con modelos de alquiler flexibles, que ofrece infraestructura de oficina profesional y oportunidades de networking a autónomos, startups y empleados en remoto. Estos espacios suelen ser menos privados y el concepto se basa en compartir recursos como salas de reuniones, impresoras y otros elementos esenciales.

¿Por qué tiene sentido el desk sharing en una oficina compartida?

Una vez delimitados los tres entornos de trabajo anteriores, pasemos a otro elemento: el uso compartido de escritorios.

Por lo general, esto es de esperar en una oficina compartida, ya que hay menos espacio y menos áreas de trabajo. Pero, ¿cuáles son las razones para el desk sharing, y qué beneficios puede esperar al integrarlo en su empresa?

• Optimización del espacio disponible
• Flexibilidad para la colaboración en equipo
• Reducción de gastos generales
• Une a los empleados
• Percepción de igualdad dentro del equipo

Estos son el tipo de beneficios que pueden poner a su startup en la vía del éxito. Y el hecho de que compartir un escritorio —algo tan sencillo— pueda tener efectos positivos tan inmediatos y duraderos en su equipo es una razón fundamental para considerar una oficina compartida.

Desk sharing con Flexopus en una oficina compartida

Hemos hablado de las razones por las que debería considerar una oficina compartida para su empresa y hemos establecido claras diferencias entre las distintas configuraciones. Sin embargo, falta una pieza del rompecabezas: cómo gestionar una oficina compartida de la forma más eficaz para sacar el máximo partido a su equipo en todo momento sin caer en el caos.

Esta es una pregunta que quita el sueño a cualquier empresario, especialmente en tiempos difíciles. Pero, ¿y si le dijéramos que existe una solución bastante sencilla? Para eso está Flexopus. Con este software inteligente, sus empleados pueden planificar con antelación cuándo y dónde quieren sentarse, todo ello a través de una moderna aplicación de desk sharing móvil. Así se evita que alguien vaya a la oficina en vano y no encuentre un sitio libre en el espacio compartido. Además de los puestos de trabajo, sus empleados también pueden reservar con antelación salas de reuniones y plazas de aparcamiento de forma flexible, para que su equipo llegue puntual a una reunión importante y no tenga que perder tiempo buscando un sitio libre.

Flexopus va un paso más allá y ofrece a su equipo total flexibilidad al permitir la gestión de varias sedes en un mismo sistema. Otra ventaja de Flexopus es que el software ya está integrado en numerosas aplicaciones conectadas con Microsoft y Google. De este modo, puede seguir reservando sus salas de reuniones a través de Outlook, por ejemplo. Si ha estado pensando en activar el botón turbo para su empresa, eche un vistazo a lo que Flexopus puede hacer por usted.

Fazit

Independientemente de si trabaja actualmente con un modelo de oficina compartida o no, esta es siempre una opción que puede considerar. Por lo tanto, asegúrese de mantener abierta la puerta a los espacios de oficina compartidos y a los conceptos asociados, porque nunca se sabe cuándo podría necesitarlos.