Is een gedeeld kantoor het geheim voor topproductiviteit?

Om als bedrijf efficiënt te kunnen werken, moet u - ongeacht de sector - uw systemen en processen zo goed mogelijk optimaliseren. Dit omvat uiteraard een hele reeks beslissingen die van invloed zijn op de gehele organisatie. Sommige beslissingen zijn eenvoudiger dan andere, maar de keuze voor gedeelde kantoren wordt vaak over het hoofd gezien, ondanks de voordelen die ze kunnen bieden.
Ter verduidelijking: we hebben het hier over een gedeeld kantoor voor verschillende afdelingen binnen uw bedrijf. Maar moet u ze samenbrengen om de teamchemie te bevorderen? Heeft u zich verdiept in de mogelijkheden van gedeelde kantoorruimtes en de positieve effecten die deze kunnen hebben? Zo niet, of als u zich simpelweg verder wilt verdiepen in dit concept, dan bent u hier aan het juiste adres.

Wat is een gedeeld kantoor?

Voordat we ingaan op de voordelen van een gedeeld kantoor en de mogelijke integratie in uw bedrijf, moeten we eerst verduidelijken wat hiermee precies wordt bedoeld. Kort gezegd is het een kantoor waar verschillende afdelingen van een bedrijf een gezamenlijke ruimte delen. In traditionele zin betekent dit een gedeelde fysieke ruimte in een kantooromgeving.
In essentie betekent een kantoorgemeenschap dat marketing, financiën, administratie en medewerkers van andere afdelingen in elkaars directe nabijheid werken. Deze vorm van samenwerking is bij grotere bedrijven zeldzaam, maar als uw bedrijf relatief nieuw of klein is in vergelijking met grotere instellingen, is een gedeelde werkplek vaak de ideale oplossing om de zaken op gang te brengen.
Uiteindelijk kunnen zelfs de kleinste teams, mits ze in de juiste richting worden gestuurd, iets groots bereiken, en je weet nooit wat er van uw kleine onderneming kan worden.

Gedeeld kantoor vs. Gedeelde werkplek vs. Coworking space: wat is het verschil?

Hoewel deze drie termen vaak door elkaar worden gebruikt, betekent elk van hen iets heel anders. Het is belangrijk om de drie termen correct te onderscheiden om verwarring te voorkomen, dus laten we ze nu in detail uitleggen.

Gedeeld kantoor

Dit is de categorie waar we ons vandaag op richten: het gedeelde kantoor. Zoals eerder vermeld, is een gedeeld kantoor een kantoor dat slechts door één bedrijf wordt gebruikt. Dit stelt tal van afdelingen in staat om samen te werken en middelen in dezelfde ruimte te delen om gezamenlijk aan de bedrijfsdoelstellingen te werken.

Gedeelde werkplek

Een gedeelde werkplek is vergelijkbaar met een gedeeld kantoor, maar verschilt er tegelijkertijd van. In een gedeelde werkplek kunnen meerdere bedrijven of individuen dezelfde fysieke ruimte gebruiken en mensen uit verschillende organisaties samenbrengen. Hier kunnen professionals met verschillende achtergronden aan hun eigen zaken werken, maar dezelfde ruimte gebruiken als anderen.

Coworking space

Een coworking space is een gedeelde werkruimte met flexibele huurmodellen, die freelancers, startups en remote werkende medewerkers professionele kantoorinfrastructuur en netwerkmogelijkheden biedt. Dergelijke ruimtes zijn doorgaans minder privé en het hele concept is gebaseerd op het delen van middelen zoals vergaderruimtes, printers en andere essentiële zaken.

Waarom is desk sharing in een gedeeld kantoor zinvol?

Nu we de drie bovengenoemde werkomgevingen duidelijk hebben afgebakend, willen we ons richten op een ander element: het delen van bureaus.

Over het algemeen is dit te verwachten in een gedeeld kantoor, omdat er minder ruimte en minder werkplekken beschikbaar zijn. Maar wat zijn de redenen voor desk sharing, en welke voordelen kunt u verwachten als u dit in uw bedrijf integreert?

• Optimalisatie van de beschikbare ruimte
• Flexibiliteit voor teamoverleg
• Verlaging van overheadkosten
• Brengt medewerkers samen
• Ervaren gelijkheid binnen het team

Dit zijn de soorten voordelen die uw startup op het pad naar succes kunnen brengen. En het feit dat het delen van een bureau - iets zo eenvoudigs - zo'n onmiddellijke en langdurige positieve impact op uw team kan hebben, is een belangrijke reden om een gedeeld kantoor te overwegen!

Desksharing met Flexopus in een gedeeld kantoor

We hebben besproken waarom u een gedeeld kantoor voor uw bedrijf zou moeten overwegen en we hebben duidelijke verschillen tussen de diverse configuraties aangegeven. Er ontbreekt echter nog een puzzelstukje: hoe beheert u een gedeeld kantoor zo effectief mogelijk, zodat u altijd het beste uit uw team haalt zonder in chaos te belanden?

Dat is een vraag die elke ondernemer wakker houdt, zeker in uitdagende tijden. Maar wat als we u zouden vertellen dat er een vrij eenvoudige oplossing is? Dat is precies waar Flexopus voor bedoeld is. Met deze slimme software kunnen uw medewerkers vooruit plannen waar ze willen zitten – en dat alles met een moderne mobiele desksharing-app. Zo voorkomt u dat iemand voor niets naar kantoor komt en daar geen vrije plek meer vindt. Naast werkplekken kunnen uw medewerkers ook flexibel vergaderruimtes en parkeerplaatsen reserveren, zodat uw team op tijd bij een belangrijke vergadering is en niet lang naar een vrije plek hoeft te zoeken!

Flexopus gaat nog een stap verder en biedt uw team volledige flexibiliteit doordat meerdere locaties in één systeem kunnen worden beheerd. Een ander voordeel van Flexopus is dat de software al geïntegreerd is in talloze applicaties die verbonden zijn met Microsoft en Google. Zo kunt u bijvoorbeeld uw vergaderruimtes gewoon via Outlook blijven boeken. Als u erover heeft nagedacht om de turboknop voor uw bedrijf in te schakelen, kijk dan eens wat Flexopus voor u kan betekenen.

Conclusie

Ongeacht of u momenteel met een gedeeld kantoormodel werkt of niet, is dit altijd een optie om te overwegen. Houd de deur naar gedeelde kantoorruimtes en de bijbehorende concepten dus open, want je weet nooit wanneer je ze nodig hebt.