Open space : avantages, inconvénients, règles et solutions

Les open spaces favorisent la communication, la flexibilité de l'espace et les échanges rapides entre les équipes. Cependant, le bruit, les distractions et le manque d'intimité peuvent nuire à la concentration. L'adéquation d'un open space dépend donc fortement de l'aménagement, des tâches à accomplir et des besoins des collaborateurs.

Cet article vous présente les avantages et inconvénients des open spaces, les normes de planification pertinentes et les mesures permettant de réduire les problèmes courants.

Qu'est-ce qu'un open space ?

Un open space est un vaste espace de travail ouvert regroupant de nombreux postes sans séparation physique totale. Il se caractérise par une visibilité dégagée et des zones de travail partagées.

Selon la règle technique ASR A1.2, un espace de travail est considéré comme un open space s'il s'étend sur une surface continue d'au moins 400 m². Cette règle ne fixe toutefois pas de nombre minimal de collaborateurs. Pour la planification, on prévoit environ 12 à 15 m² par poste en raison des besoins en zones de circulation et des nuisances acoustiques ou visuelles potentielles.

Les open spaces modernes ne se limitent toutefois pas à de longues rangées de bureaux identiques. Grâce à des zones de repli, des salles de réunion, des cabines téléphoniques et des espaces variés, il est aujourd'hui possible d'aménager les surfaces ouvertes de manière beaucoup plus nuancée.

Open space ou bureau paysager : quelle est la différence ?

Les termes « open space » et « bureau paysager » sont souvent utilisés comme synonymes, mais ils ne désignent pas toujours le même concept.

Un open space classique désigne avant tout une grande surface ouverte avec de nombreux postes. Un bureau paysager moderne va généralement plus loin : l'espace ouvert est délibérément structuré en différentes zones fonctionnelles.

Cela peut inclure, par exemple, des zones de concentration, des espaces d'équipe, des salles de réunion, des cabines téléphoniques et des zones de communication informelle.

Alors que l'open space met souvent l'accent sur la taille et la structure ouverte, le concept de bureau paysager moderne se concentre davantage sur la répartition des différentes activités professionnelles au sein d'un même espace.

Nous expliquons en détail comment planifier et zonifier un tel concept dans notre guide sur le bureau paysager.

Open space : avantages et inconvénients

Maintenant que les termes sont clarifiés, la question se pose : quels sont les avantages et les inconvénients de travailler en open space ? Commencez par vous interroger sur vos propres besoins en matière d'atmosphère de travail avant de débuter un nouvel emploi.

Quelle doit être la taille de l'entreprise que vous visez ? Quels modèles de temps de travail hybrides y sont proposés et quelles sont vos possibilités de choisir entre le télétravail et la présence obligatoire au bureau ?

Réfléchir à ces points à l'avance peut faciliter votre prise de décision concernant les open spaces. Si vous avez besoin d'aide supplémentaire, n'hésitez pas !

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Avantages d'un bureau en open space

Favoriser la collaboration

• Facilite la collaboration et l'échange d'idées
• Mène à des solutions innovantes et à un travail d'équipe renforcé
• Augmentation de la productivité et de la créativité
• Nécessaire au développement de projets agiles

Aménagement flexible du travail

• Soutient une utilisation dynamique de l'espace avec des bureaux partagés et des zones communes
• Les équipes hybrides choisissent leur poste de travail selon leurs besoins
• Augmentation de l'expérience collaborative et de la productivité grâce à l'autonomie et à la variété

Culture d'entreprise unifiée

• Favorise l'égalité et l'ouverture en éliminant les barrières physiques
• Facilite les interactions indépendamment de la hiérarchie
• Soutien et partage des connaissances entre collègues
• Augmentation du plaisir et de l'engagement au travail

Réduction des coûts

• Réduction des frais de bureau (loyer, électricité, mobilier, etc.)
• Utilisation efficace d'une surface réduite pour un plus grand nombre de collaborateurs

Inconvénients d'un bureau en open space

Nuisances sonores et distractions

• Absence de murs pour absorber le son
• Les appels téléphoniques et les conversations distraient
• Baisse de la productivité
• Stress accru au sein de l'équipe

Vie privée limitée

• Peu d'intimité en raison de la conception ouverte
• Difficulté à se concentrer ou à préserver la discrétion
• Inconfort lié au fait d'être constamment visible, avec des répercussions négatives sur la performance

Risques pour la santé

• Propagation facilitée des germes
• Taux d'absentéisme plus élevé dû aux maladies et au stress
• Les mesures d'hygiène deviennent particulièrement importantes

Besoins individuels

• Favorise la collaboration, mais ne convient pas à tout le monde
• Les collaborateurs introvertis ou neurodivergents ont souvent besoin de calme
• Nécessité d'un équilibre entre différents types d'espaces

Quelles sont les directives applicables aux bureaux en open space ?

Lors de la planification d'un bureau en open space, il est nécessaire de prévoir des surfaces de travail, de circulation et de mouvement suffisantes. Selon la norme ASR A1.2, il convient de prévoir environ 12 à 15 mètres carrés par poste de travail dans les bureaux en open space, en raison des besoins accrus en surfaces de circulation et des perturbations acoustiques et visuelles potentielles.

Toutefois, la surface disponible ne fait pas tout. Des voies de circulation suffisamment larges, des postes de travail ergonomiques, un éclairage adapté, une bonne acoustique et des espaces de repli appropriés jouent également un rôle essentiel.

Les entreprises doivent toujours évaluer les besoins concrets en fonction des postes de travail, des activités et des contraintes spatiales de chacun.

Quelles règles adopter dans un open space ?

Au-delà de l'aménagement des locaux, l'établissement de règles communes claires peut contribuer à réduire les nuisances dans un open space.

Parmi les règles les plus importantes, on peut citer :

• déplacer les appels téléphoniques longs dans les zones prévues à cet effet,
• respecter le port d'un casque ou tout autre signal visuel indiquant une phase de travail concentré,
• ne pas organiser de réunions impromptues directement aux postes de travail,
• mener les conversations confidentielles dans des espaces fermés,
• laisser les postes de travail partagés propres,
• utiliser les différentes zones de travail conformément à leur usage prévu.

Il est crucial que ces règles soient comprises par tous les collaborateurs et réellement appliquées au quotidien.

Réduire le bruit dans l'open space

Le bruit est l'un des inconvénients les plus fréquents dans les bureaux en espace ouvert. Les conversations, les appels téléphoniques, le bruit des claviers, les réunions et les déplacements peuvent nuire à la concentration et augmenter le niveau de stress. C'est pourquoi les entreprises ne devraient pas planifier leurs espaces de travail uniquement en fonction du nombre de postes, mais aussi en tenant compte de l'acoustique et des situations d'usage.

Voici quelques mesures efficaces contre le bruit en open space :

• cloisons et éléments de plafond acoustiques
• cabines téléphoniques pour les appels et visioconférences
• zones de concentration pour le travail individuel
• règles claires pour les appels téléphoniques et les réunions spontanées
• espaces de collaboration séparés pour le travail en équipe
• plantes, tapis et mobilier insonorisant
• réservation numérique des postes de travail calmes

En particulier dans le cadre du travail hybride, la réservation de postes de travail permet de sélectionner précisément les espaces adaptés. Selon leurs tâches, les collaborateurs peuvent décider s'ils ont besoin d'un espace calme pour se concentrer, d'un poste pour le travail en équipe ou d'une zone à proximité de certains collègues.

Pourquoi le flex office est pertinent dans un open space

La gestion des bureaux est devenue un sujet de plus en plus important dans tous les secteurs ces dernières années. Que l'on travaille dans un open space ou dans des bureaux plus petits proposant des solutions de flex office, un système de gestion de bureau adapté est indispensable pour garantir le bon déroulement des activités.

Mais pourquoi de nombreuses entreprises installées dans des open spaces misent-elles de plus en plus sur le flex office ou le hot desking ? Voici cinq raisons pour lesquelles le flex office facilite le travail en open space :

1. Réduction des coûts de location et d'infrastructure : Moins de surface de bureau et d'équipement nécessaires.

2. Soutien aux modèles de travail flexibles : Idéal pour les collaborateurs mobiles et en télétravail.

3. Optimisation maximale des postes de travail : Réduction du nombre de bureaux inutilisés.

4. Interaction accrue entre les équipes : Renforcement de la collaboration interdépartementale.

5. Diversité des espaces de travail : Adaptation aux différents besoins professionnels.

Si l'on considère ces arguments comme des outils pour travailler dans un espace de bureau ouvert, on comprend aisément pourquoi le partage de bureau (desk sharing) est un élément essentiel des environnements de travail modernes.

Comment Flexopus facilite l'utilisation des grands espaces de bureau

Un bureau en espace ouvert fonctionne particulièrement bien lorsque les collaborateurs peuvent identifier rapidement les postes de travail, les salles et les zones disponibles. C'est précisément là que Flexopus intervient avec la réservation numérique de postes, la réservation de salles et des plans interactifs.

Les entreprises peuvent définir différentes zones dans l'espace ouvert, par exemple des zones de concentration, des zones d'équipe, des espaces téléphoniques ou des postes de travail calmes. Les collaborateurs réservent le poste adapté à leur tâche et voient simultanément où sont installés leurs collègues.

Cela réduit le temps de recherche, évite la surpopulation et améliore l'utilisation de la surface de bureau. Flexopus aide à rendre les espaces de travail ouverts plus prévisibles, transparents et agréables, notamment dans le cadre de modèles de travail hybrides.

Envie d'un petit aperçu ? Voici trois fonctionnalités utiles de Flexopus qui simplifient le travail en espace ouvert pour tout le monde, du manager au junior !

Réservation de salles de réunion

Selon l'aménagement et la configuration de votre espace de travail ouvert, réserver des salles de réunion peut devenir un obstacle en raison du manque de visibilité. Avec le système de réservation de salles de réunion de Flexopus, ce problème appartient au passé : réserver une salle devient un jeu d'enfant !

Réservation de places de parking

Tous vos collègues sont déjà en route pour le bureau et vous êtes encore coincé dans les bouchons ? Aucun problème ! Avec le système de gestion de parking de Flexopus, vous réservez votre place personnelle pour votre voiture, scooter ou vélo à l'avance. C'est simple !

Plan en direct

Où se trouve déjà mon interlocuteur pour le projet en cours ? Et combien de temps la cabine téléphonique dont j'ai besoin plus tard a-t-elle été réservée ?

Un coup d'œil sur le plan en direct de Flexopus suffit pour tout savoir en une minute. Pratique, non ?

Ces fonctionnalités, ainsi que bien d'autres comme la fonction d'enregistrement (check-in) au poste de travail, l'intégration SSO et l'application Microsoft Teams de Flexopus, garantissent un outil clair et facile à utiliser pour votre concept de bureau partagé en espace ouvert.

Conclusion : un bureau en espace ouvert nécessite plus qu'une simple surface ouverte

Travailler dans un bureau en espace ouvert peut être un véritable exercice d'équilibre. D'une part, cela favorise la collaboration, facilite l'échange d'idées et peut accroître la productivité ainsi que la créativité. Vous bénéficiez d'une organisation du travail flexible et d'une culture d'entreprise unifiée qui encourage l'interaction et le plaisir au travail. De plus, cela permet de réaliser des économies non négligeables sur le loyer et l'équipement.

D'autre part, le bruit constant et les distractions dans un bureau en espace ouvert peuvent devenir problématiques, réduisant la productivité et augmentant le stress. L'intimité est souvent limitée, ce qui peut être particulièrement éprouvant pour les collaborateurs introvertis ou neurodivergents.

Le partage de bureau réduit les coûts, soutient les modèles de travail flexibles et hybrides, assure une occupation maximale des postes et devient beaucoup plus simple et efficace avec des outils comme Flexopus.