Travailler dans un bureau paysagé : avantages et inconvénients

Travailler en open space : Qu'est-ce qu'un open space exactement et quels sont les avantages et les inconvénients du travail en open space ?

Le terme open space est généralement perçu de manière négative par la plupart des gens. On imagine immédiatement des scènes de films hollywoodiens américains où de nombreux employés, entassés dans un espace exigu, passent des appels téléphoniques bruyants, se jettent des dossiers et où le niveau de stress des personnages est palpable à travers l'écran.

Que ces scénarios fictifs ne correspondent plus à la réalité dans la plupart des environnements de bureau depuis longtemps devrait être aussi clair que le fait que les open spaces sont toujours considérés comme peu attrayants et ne répondent pas aux exigences du monde du travail moderne.

Mais qu'en est-il des préjugés concernant les open spaces ? Nous allons examiner la question en profondeur et répondre non seulement à la question de savoir ce qu'est un open space, mais aussi quels sont ses avantages et ses inconvénients.

Qu'est-ce qu'un open space : définition ?

Un open space est défini comme un espace de bureau d'au moins 400 m² où travaillent simultanément au moins 20 employés. C'est beaucoup d'espace, pourrait-on penser. Cependant, en réalité, de nombreux open spaces offrent souvent moins d'espace qu'il ne serait possible. 

Avec l'installation de plantes, de cabines téléphoniques et de bureaux cloisonnés, les open spaces sont souvent étonnamment exigus. Bien sûr, cela dépend aussi du nombre d'employés qui occupent l'espace de bureau simultanément. De plus, il faut toujours garder à l'esprit que les gens ont besoin d'espace pour se déplacer. Sans parler des issues de secours. 

Comment classer l'open space, alors ? En réfléchissant à ce qu'implique le fait d'y travailler. Les besoins de chacun sont, comme on le sait, assez différents. Cependant, quelques généralisations sur les open spaces peuvent être faites. Pour une meilleure orientation, voici le point suivant : Avantages et inconvénients des open spaces.

Open space : Avantages et inconvénients

Maintenant que nous avons clarifié les termes, la question se pose de savoir quels sont les avantages et les inconvénients du travail en open space. Le mieux est de commencer par vous-même et de vérifier quelles exigences vous avez en matière d'ambiance de travail au début d'un nouveau poste. 

Quelle doit être la taille de l'entreprise dans laquelle vous envisagez de travailler ? Quels modèles hybrides de temps de travail y sont proposés et quelles sont les possibilités pour vous de décider si vous pouvez être en télétravail ou si la présence au bureau est obligatoire ? 

Faire ces réflexions à l'avance peut être utile pour simplifier la prise de décision concernant les open spaces. Si vous avez besoin d'autres aides à la décision, n'hésitez pas !

Avantages d'un open space

Favoriser la collaboration

• Facilite la collaboration et l'échange d'idées
• Mène à des solutions innovantes et à un travail d'équipe renforcé
• Augmentation de la productivité et de la créativité
• Essentiel pour le développement de projets agiles

Organisation du travail flexible

• Favorise une utilisation dynamique de l'espace avec des bureaux partagés et des zones communes
• Les équipes hybrides choisissent leurs postes de travail en fonction de leurs besoins
• Amélioration de l' expérience collaborative et de la productivité par l'autonomie et la diversité

Culture d'entreprise unifiée

• Encourage l'égalité et l'ouverture en éliminant les barrières physiques
• Facilite les interactions, quelle que soit la position
• Soutien et partage des connaissances mutuels
• Accroissement du plaisir et de l'engagement au travail

Réduction des coûts

• Réduction des frais de bureau (loyer, électricité, mobilier, etc.)
• Utilisation efficace de moins de mètres carrés pour plus de collaborateurs

Inconvénients d'un bureau en espace ouvert

Nuisances sonores et distractions

• Pas de murs pour atténuer le son
• Les appels téléphoniques et les conversations sont une source de distraction
• Productivité réduite
• Stress accru au sein de l'équipe

Intimité limitée

• Peu d'intimité en raison de l'aménagement ouvert
• Concentration ou discrétion rendues difficiles
• Malaise lié à la visibilité du travail, entraînant des répercussions négatives sur la performance

Risques pour la santé

• Les germes se propagent plus facilement
• Taux d'absentéisme plus élevé dû aux maladies et au stress
• Les mesures d'hygiène deviennent particulièrement importantes

Besoins individuels

• Favorise la collaboration, mais ne convient pas à tout le monde
• Les employés introvertis ou neurodivergents ont souvent besoin de calme
• Nécessité d'un équilibre entre les différents types d'espaces

Réduire le bruit dans l'open space

Le bruit est l'un des inconvénients les plus fréquents dans les bureaux en open space. Les conversations, les appels téléphoniques, les claviers, les réunions et les déplacements peuvent perturber la concentration et augmenter le niveau de stress. C'est pourquoi les entreprises devraient planifier les espaces de bureau ouverts non seulement en fonction du nombre de postes de travail, mais aussi en fonction de l'acoustique et des situations d'utilisation.

Les mesures utiles contre le bruit dans l'open space sont :

• cloisons et éléments de plafond acoustiques
• cabines téléphoniques pour les conversations et les appels vidéo
• Zones de concentration pour un travail ciblé
• Règles claires pour les appels téléphoniques et les réunions impromptues
• Espaces de collaboration séparés pour le travail d'équipe
• Plantes, tapis et mobilier insonorisant
• Réservation numérique de postes de travail calmes

Particulièrement en cas de travail hybride , la réservation de postes de travail permet de choisir spécifiquement les espaces de travail adaptés. Les collaborateurs peuvent, en fonction de leur tâche, décider s'ils ont besoin d'un poste de travail calme et concentré, d'un poste de travail en équipe ou d'un espace à proximité de certains collègues.

Pourquoi le desk sharing est judicieux dans un open space

La gestion de bureau est devenue un sujet de plus en plus important dans tous les secteurs ces dernières années. Que l'on travaille dans un open space ou dans des bureaux plus petits proposant des solutions de desk sharing, le bon système de gestion de bureau est essentiel pour garantir un flux de travail fluide.

Mais pourquoi de nombreuses entreprises situées dans des open spaces optent-elles de plus en plus pour le desk sharing ou le hot desking ? Voici cinq raisons pour lesquelles le desk sharing facilite le travail en open space :

1. Réduction des coûts de loyer et d'infrastructure : Moins de surface de bureau et d'équipement nécessaires.

2. Soutien aux modèles de travail flexibles : Idéal pour les employés mobiles et en télétravail.

3. Optimisation de l'utilisation des postes de travail : Minimisation des postes de travail inutilisés.

4. Plus d'interaction entre les équipes : Renforcement de la collaboration interdépartementale.

5. Espaces de travail diversifiés : Adaptation aux différents besoins de travail.

Si l'on considère ces arguments comme des atouts pour le travail en open space, on comprend bien pourquoi le desk sharing est un élément essentiel des environnements de travail modernes. 

Comment Flexopus organise mieux les open spaces

Un open space fonctionne particulièrement bien lorsque les collaborateurs identifient rapidement quels postes de travail, salles et zones sont disponibles. C'est précisément là que Flexopus intervient avec la réservation numérique de postes de travail, la réservation de salles et des plans interactifs.

Les entreprises peuvent représenter différentes zones dans l'open space, par exemple des zones de concentration, des zones d'équipe, des espaces téléphoniques ou des postes de travail calmes. Les collaborateurs réservent l'espace qui correspond à leur tâche et voient en même temps où leurs collègues sont assis.

Cela réduit le temps de recherche, prévient la surpopulation et améliore l'utilisation de l'espace de bureau. En particulier dans les modèles de travail hybrides, Flexopus aide à rendre les espaces de bureau ouverts plus prévisibles, transparents et agréables.

Envie d'un petit aperçu ? Voici trois fonctionnalités Flexopus utiles qui rendent le travail en open space un jeu d'enfant pour tous, du dirigeant au junior !

Réservation de salles de réunion

Selon l'aménagement et la configuration de votre open space, il peut être difficile de réserver des salles de réunion, car la visibilité fait souvent défaut dans un open space. Avec le Système de réservation de salles de réunion de Flexopus, ce problème appartient au passé – la réservation de salles simplifiée !

Réservation de places de parking

Tous tes collègues sont déjà en route pour le bureau et tu es encore dans les embouteillages ? Pas de problème ! Avec le système de gestion de parking de Flexopus, tu t'assures ta place de stationnement personnelle pour ta voiture, ton scooter ou ton vélo à l'avance. Facile !

Plan en direct

Où est-ce que je peux trouver ma personne de contact pour le projet à venir ? Et combien de temps la cabine téléphonique que je dois utiliser plus tard était-elle réservée ?

Un coup d'œil au plan en direct de Flexopus suffit et tu es informé(e) en moins d'une minute. Pratique, n'est-ce pas ?

Ces fonctionnalités, et bien d'autres encore, comme la fonction d'enregistrement au poste de travail, l'intégration SSO et l' application Microsoft Teams de Flexopus garantissent un outil clair et facile à utiliser pour ton concept de bureau partagé dans un espace ouvert.

Aménager un bureau en open space

Un bon bureau en open space ne se caractérise pas par le plus grand nombre possible de bureaux sur une surface donnée, mais par une structure spatiale bien pensée. Les collaborateurs ont besoin de différents espaces pour différentes tâches : des zones ouvertes pour la collaboration, des zones calmes pour le travail de concentration, des salles de réunion pour les rendez-vous et des lieux de retraite pour les conversations confidentielles.

Les points importants lors de l'aménagement d'un bureau en open space sont :

• une distance suffisante entre les postes de travail
• une bonne planification acoustique
• des meubles ergonomiques
• Sources de lumière naturelle
• Espaces de travail flexibles
• Orientation claire
• Cabines téléphoniques et salles de réunion
• Systèmes de réservation pour postes de travail et salles
• Espaces de retrait pour le travail concentré

Résumé 

Travailler en open space peut être un véritable exercice d'équilibre. D'une part, cela favorise la collaboration, facilite l'échange d'idées et peut augmenter la productivité ainsi que la créativité. Vous disposez de possibilités d'aménagement du travail flexibles et d'une culture d'entrepriseunifiée, qui encourage l'interaction entre les collaborateurs et le plaisir au travail. De plus, cela permet de réaliser des économies non négligeables sur le loyer et l'équipement.

D'autre part, le bruit constant et les distractions en open space peuvent également devenir un problème, ce qui peut réduire la productivité et augmenter le stress. L'intimité est souvent rare, ce qui peut être particulièrement éprouvant pour les employés introvertis ou neurodivergents. 

Le partage de bureaux réduit les coûts, soutient les modèles de travail flexibles et hybrides, assure une utilisation maximale des postes de travail et devient, avec des outils comme Flexopus nettement plus simple et plus efficace.