Open space : avantages, inconvénients, règles et solutions

Les bureaux en open space favorisent la rapidité des échanges, une utilisation flexible de l'espace et une communication fluide entre les équipes. Cependant, le bruit, les distractions et le manque d'espaces de repli peuvent nuire à la concentration. L'adéquation d'un open space avec une entreprise dépend donc fortement de son aménagement, de la nature des tâches et des besoins des collaborateurs.

Cet article vous présente les avantages et les inconvénients des bureaux en open space, les règles à respecter lors de leur conception et les solutions pour atténuer les problèmes courants.

Qu'est-ce qu'un bureau en open space ?

Un open space est un vaste espace de travail décloisonné où de nombreux postes sont regroupés sans séparation physique totale. Il se caractérise par une visibilité ouverte et des zones de travail partagées.

Selon la règle technique pour les lieux de travail ASR A1.2 , un espace de travail ou de bureau est considéré comme un open space s'il occupe une surface continue d'au moins 400 m². La règle ne fixe toutefois pas de nombre minimal de collaborateurs. Pour la planification, on prévoit environ 12 à 15 m² par poste de travail, en raison des besoins accrus en zones de circulation et des risques de nuisances acoustiques et visuelles.

Les open spaces modernes ne se résument cependant pas à de longues rangées de bureaux identiques. Grâce à l'intégration d'espaces de repli, de salles de réunion, de cabines téléphoniques et de zones de travail variées, les espaces ouverts peuvent aujourd'hui être aménagés de manière beaucoup plus différenciée.

Bureau en open space ou espace de travail ouvert : quelle est la différence ?

Les termes « Großraumbüro » (open space classique) et « Open Space Büro » sont souvent utilisés comme synonymes, bien qu'ils ne désignent pas toujours le même concept.

Un open space classique désigne avant tout une grande surface de bureau continue regroupant de nombreux postes. Un espace de travail ouvert moderne va généralement plus loin : la surface ouverte est délibérément structurée en différentes zones fonctionnelles.

Cela peut inclure, par exemple, des zones de concentration, des espaces de travail en équipe, des salles de réunion, des cabines téléphoniques et des espaces de communication informels.

Alors que l'open space classique met souvent l'accent sur la taille et la structure ouverte de la surface, le concept moderne d'espace de travail ouvert se concentre davantage sur la prise en compte des différentes activités professionnelles au sein d'un même plateau.

Nous expliquons en détail comment planifier et zonifier un tel concept dans notre guide sur le bureau en espace ouvert.

Open space : avantages et inconvénients

Maintenant que nous avons clarifié les termes, la question se pose de savoir quels sont les avantages et les inconvénients du travail en open space. Le mieux est de commencer par vous-même et de vérifier quelles sont vos attentes en matière d'ambiance de travail lorsque vous débutez dans un nouveau poste. 

Quelle taille d'entreprise visez-vous ? Quels modèles de temps de travail hybrides y sont proposés et quelles sont les possibilités pour toi de décider toi-même si tu peux être en télétravail ou si une présence au bureau est obligatoire ? 

Réfléchir à ces points à l'avance peut s'avérer utile pour simplifier la prise de décision concernant les bureaux en open space. Si tu as besoin d'autres outils d'aide à la décision, n'hésite pas !

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Avantages d'un bureau en open space

Promotion de la collaboration

• Facilite la coopération et l'échange d'idées
• Mène à des solutions innovantes et à un travail d'équipe renforcé
• Augmentation de la productivité et de la créativité
• Nécessaire au développement de projets agiles

Organisation flexible du travail

• Favorise une utilisation dynamique de l'espace avec des bureaux partagés et des zones communes
• Les équipes hybrides choisissent leur poste de travail selon leurs besoins
• Amélioration de l' expérience collaborative et de la productivité grâce à l'autonomie et à la variété

Culture d'entreprise unifiée

• Favorise l'égalité et l'ouverture en éliminant les barrières physiques
• Facilite les interactions indépendamment de la hiérarchie
• Soutien et partage de connaissances entre collègues
• Amélioration du plaisir et de l'engagement au travail

Réduction des coûts

• Diminution des frais de bureau (loyer, électricité, mobilier, etc.)
• Utilisation efficace d'une surface réduite pour davantage de collaborateurs

Inconvénients d'un bureau en open space

Nuisances sonores et distractions

• Absence de cloisons pour absorber le son
• Les appels téléphoniques et les conversations sont sources de distraction
• Baisse de la productivité
• Stress accru au sein de l'équipe

Vie privée limitée

• Manque d'intimité dû à l'aménagement ouvert
• Difficultés de concentration ou de discrétion
• Inconfort lié au fait d'être constamment visible, avec un impact négatif sur la performance

Risques pour la santé

• Propagation facilitée des germes
• Taux d'absentéisme plus élevé dû aux maladies et au stress
• Importance accrue des mesures d'hygiène

Besoins individuels

• Favorise la collaboration, mais ne convient pas à tout le monde
• Les employés introvertis ou neurodivergents ont souvent besoin de calme
• Nécessité d'un équilibre entre différents types d'espaces

Quelles sont les exigences applicables aux bureaux en open space ?

Lors de la planification d'un open space, il est nécessaire de prévoir des surfaces suffisantes pour le travail, la circulation et les déplacements. Selon la norme ASR A1.2, il faut compter environ 12 à 15 mètres carrés par poste de travail dans les bureaux en open space, en raison des besoins accrus en zones de circulation et des perturbations acoustiques et visuelles potentielles.

Cependant, la surface brute ne suffit pas. Des voies de circulation suffisamment larges, des postes de travail ergonomiques, un éclairage adapté, une bonne acoustique et des espaces de repli appropriés jouent également un rôle essentiel.

Les entreprises doivent toujours évaluer les besoins concrets en fonction des postes de travail, des activités et des contraintes spatiales spécifiques.

Quelles règles permettent de mieux vivre en open space ?

Au-delà de l'aménagement des locaux, l'établissement de règles communes claires peut contribuer à réduire les nuisances dans un open space.

Parmi les règles les plus importantes, on trouve :

• déplacer les appels téléphoniques longs dans des zones prévues à cet effet,
• respecter le port du casque ou tout autre signal visuel indiquant une phase de travail concentré,
• éviter d'organiser des réunions impromptues directement aux postes de travail,
• mener les conversations confidentielles dans des espaces fermés,
• laisser les postes de travail partagés propres,
• utiliser les différentes zones de travail conformément à leur usage prévu.

Il est crucial que ces règles soient comprises par tous les collaborateurs et réellement appliquées au quotidien.

Réduire le bruit en open space

Le bruit est l'un des inconvénients les plus fréquents en open space. Les conversations, les appels téléphoniques, le bruit des claviers, les réunions et les passages peuvent nuire à la concentration et augmenter le niveau de stress. C'est pourquoi les entreprises ne devraient pas planifier leurs espaces de bureau ouverts uniquement en fonction du nombre de postes, mais aussi en tenant compte de l'acoustique et des situations d'usage.

Voici quelques mesures efficaces pour réduire le bruit dans un open space :

• des cloisons et des éléments de plafond acoustiques
• des cabines téléphoniques pour les appels et les visioconférences
• des zones de concentration pour le travail individuel
• des règles claires pour les appels téléphoniques et les réunions impromptues
• des espaces de collaboration séparés pour le travail en équipe
• des plantes, des tapis et du mobilier insonorisant
• la réservation numérique de postes de travail calmes

En particulier dans le cadre du travail hybride , la réservation de postes de travail permet de sélectionner précisément les espaces adaptés. Selon leurs tâches, les collaborateurs peuvent choisir entre un poste calme pour se concentrer, un espace de travail en équipe ou une zone à proximité de certains collègues.

Pourquoi le flex office est pertinent dans un open space

La gestion de bureau est devenue un enjeu majeur dans tous les secteurs ces dernières années. Que l'on travaille dans un open space ou dans des bureaux plus petits proposant des solutions de flex office, un système de gestion de bureau performant est indispensable pour garantir le bon déroulement des activités.

Mais pourquoi de nombreuses entreprises installées dans des open spaces misent-elles de plus en plus sur Desk Sharing ou hot desking ? Voici cinq raisons pour lesquelles le desk sharing facilite le travail en open space :

1. Réduction des coûts de location et d'infrastructure : Moins d'espace de bureau et d'équipement nécessaires.

2. Soutien aux modèles de travail flexibles : Idéal pour les collaborateurs mobiles et en télétravail.

3. Optimisation du taux d'occupation des postes : Minimisation des bureaux inutilisés.

4. Interaction accrue entre les équipes : Renforcement de la collaboration interdépartementale.

5. Postes de travail variés : Adaptation aux différents besoins professionnels.

En considérant ces arguments comme des outils pour le travail en open space, on comprend aisément pourquoi le desk sharing est un élément essentiel des environnements de travail modernes. 

Comment Flexopus facilite l'utilisation des grands espaces de bureau

Un open space fonctionne d'autant mieux que les collaborateurs peuvent identifier rapidement les postes, salles et zones disponibles. C'est précisément là que Flexopus intervient, grâce à la réservation numérique de postes et de salles ainsi qu'à des plans interactifs.

Les entreprises peuvent cartographier différentes zones dans l'open space, comme des zones de concentration, des zones d'équipe, des espaces téléphoniques ou des postes de travail au calme. Les collaborateurs réservent le poste adapté à leur tâche tout en visualisant l'emplacement de leurs collègues.

Cela réduit le temps de recherche, évite la surpopulation et améliore l'utilisation de la surface de bureau. Flexopus aide à rendre les espaces ouverts plus prévisibles, transparents et agréables, particulièrement dans le cadre de modèles de travail hybrides.

Envie d'un petit aperçu ? Voici trois fonctionnalités utiles de Flexopus qui simplifient le travail en open space pour tout le monde, du manager au junior !

Réservation de salles de réunion

Selon l'aménagement et la configuration de votre espace de travail ouvert, réserver des salles de réunion peut devenir un véritable défi en raison du manque de visibilité. Avec le système de réservation de salles de réunion de Flexopus, ce problème appartient au passé : réserver une salle devient un jeu d'enfant !

Réservation de places de parking

Tous vos collègues sont déjà en route pour le bureau et vous êtes encore coincé dans les bouchons ? Aucun problème ! Grâce au système de gestion de parking de Flexopus, vous réservez votre place attitrée pour votre voiture, votre deux-roues ou votre vélo à l'avance. Simple comme bonjour !

Plan en temps réel

Où se trouve déjà ma collègue référente pour le projet en cours ? Et jusqu'à quelle heure la cabine téléphonique dont j'ai besoin tout à l'heure est-elle réservée ?

Un coup d'œil sur le plan en temps réel de Flexopus suffit pour tout savoir en une minute. Pratique, non ?

Ces fonctionnalités, parmi tant d'autres comme la fonction d'enregistrement au poste de travail, l'intégration SSO et l' application Microsoft Teams de Flexopus, garantissent un outil clair et facile à utiliser pour votre concept de bureau partagé en espace ouvert.

Conclusion : un bureau en espace ouvert ne se résume pas à une surface libre

Travailler dans un bureau en espace ouvert peut être un véritable exercice d'équilibre. D'un côté, cela favorise la collaboration, facilite l'échange d'idées et peut stimuler la productivité ainsi que la créativité. Vous bénéficiez d'options d'organisation du travail flexibles et d'une culture d'entrepriseunifiée qui encourage les interactions et le plaisir au travail. De plus, cela permet de réaliser des économies non négligeables sur les loyers et les équipements.

D'un autre côté, le bruit constant et les distractions inhérents aux espaces de travail en open space peuvent devenir problématiques, nuisant ainsi à la productivité et augmentant le niveau de stress. L'intimité y est souvent limitée, ce qui peut s'avérer particulièrement éprouvant pour les collaborateurs introvertis ou neurodivergents. 

Le flex office permet de réduire les coûts, favorise les modèles de travail flexibles et hybrides, garantit une occupation optimale des postes de travail et devient, grâce à des outils comme Flexopus , nettement plus simple et efficace.