L'évolution du travail : vers l'avenir grâce au bureau sans papier

Il y a encore vingt ans, chaque bureau possédait une armoire à dossiers remplie de classeurs colorés contenant les documents et projets nécessaires. De plus, les imprimantes tournaient de 9h à 17h, se bloquaient souvent, faisaient un bruit étrange et imprimaient plus de pages que nécessaire. Inutile de dire qu'il était impossible d'avoir assez de corbeilles à papier ! Avec l'essor des applications mobiles et en ligne, les bureaux sans papier sont devenus la norme. Dans un tel environnement, l'accès aux imprimantes est limité et les documents numériques priment sur les copies papier. Mais le bureau sans papier est-il une simple mode ou la nouvelle normalité ?

D'où vient l'idée de numériser le bureau ?

Les bureaux sans papier sont le fruit direct du mouvement « zéro papier ». L'idée remonte à Frederick Wilfrid Lancaster, qui prédisait dès 1978 que toute communication sur papier serait remplacée par des formats numériques. L'objectif principal d'un bureau sans papier est de minimiser, voire d'éliminer, le besoin du bon vieux stylo et papier (ou papier et imprimante). La numérisation y est très avancée et les collaborateurs sont encouragés à utiliser les e-mails, les systèmes de messagerie interne, les fichiers partagés dans le cloud et les applications de gestion du temps, non seulement pour communiquer, mais aussi pour travailler sur des projets et atteindre leurs objectifs.

L'utilisation du papier au bureau en chiffres

La mise en place d'un bureau sans papier devient encore plus pertinente lorsque l'on examine les chiffres :

• Selon certaines statistiques, un employé moyen dans un bureau traditionnel consomme chaque année environ 10 000 feuilles de papier.
• 45 % de tous les documents de bureau finissent à la poubelle à la fin de la journée.
• La consultation de dossiers papier peut représenter jusqu'à 40 % du temps de travail.
• 20 % de toutes les impressions ne sont jamais récupérées et sont jetées.
• 80 % des entreprises souhaitent passer au zéro papier à l'avenir.

Top 7 des avantages du bureau sans papier

L'essor des ordinateurs et des applications de gestion du temps a apporté de nombreux avantages à la culture de travail. Passer à un bureau sans papier offre de nombreux atouts par rapport au bureau traditionnel :

1. Sécurité : L'accès aux documents numériques peut être facilement restreint aux seuls collaborateurs concernés. De plus, il est simple de suivre toutes les modifications, ce qui renforce la responsabilité.

2. Rentabilité : Les imprimantes, les cartouches d'encre et le papier coûtent cher. De plus, les imprimantes fonctionnent rarement correctement, se bouchent souvent et nécessitent un entretien régulier.

3. Umweltfreundlich: Die Verwendung von Papier ist mit einem hohen Preis für die Umwelt verbunden. Der Verzicht auf Papier hilft, die Wälder zu schützen und den CO2-Fußabdruck zu verringern.

4. Efficacité accrue : Dans un bureau sans papier, « un coup d'œil » signifie exactement cela : une vue rapidement accessible d'un document numérique, sans gaspiller inutilement de temps ni de ressources.

5. Collaboration facilitée : En utilisant des documents numériques plutôt que papier, chacun peut apporter sa contribution tout en gardant le dossier propre et ordonné.

6. Gain d'espace : Le stockage des fichiers dans le cloud aide les entreprises à économiser de l'argent en leur permettant de louer des locaux plus petits.

7. Meilleure accessibilité : Grâce aux applications numériques et au stockage dans le cloud, vous pouvez accéder à tous vos documents 24h/24, où que vous soyez.

Quels sont les inconvénients du bureau sans papier ?

Tout le monde n'est pas convaincu par l'idée du bureau sans papier. Les critiques expriment souvent des inquiétudes concernant la dépendance aux applications et aux ordinateurs, ainsi que le risque de greenwashing :

1. Dépendance technologique : Les interruptions de connexion internet, les problèmes d'alimentation électrique ou tout simplement une panne informatique peuvent perturber le flux de travail.

2. Elektronikmüll: Durch den Verzicht auf Papier wird der Abfall nicht beseitigt, er wird nur anders produziert. Manche behaupten, dass elektronischer Abfall verheerendere Auswirkungen hat als Papiermüll.

3. Manque de réseautage : Lorsque tout passe par une application ou le cloud, il est beaucoup plus difficile de nouer des contacts et d'échanger avec ses collègues, ce qui favorise une mentalité de « chacun pour soi ».

Digitalisierung im Büro: Papierlos arbeiten

‍Que faire pour se débarrasser du papier une bonne fois pour toutes ? De nombreuses applications font du passage au bureau numérique un jeu d'enfant. Pensez aux notes numériques, au stockage cloud pour les projets d'équipe et dites adieu aux énormes piles de documents. Nous vous recommandons de vous familiariser avec les signatures numériques et les formulaires en ligne, et de faire de vos e-mails votre nouvelle trace écrite. L'objectif est de rationaliser votre journée et de réduire le désordre. Croyez-nous, vous ne regretterez pas la fin du papier.

Papierloses Büro Zuhause: Das digitale Home Office

On estime que la productivité augmente jusqu'à 13 % en travaillant depuis chez soi, ce qui explique pourquoi de nombreux salariés optent pour le télétravail. Voici quelques conseils simples pour compléter la section précédente et rendre votre bureau à domicile sans papier :

• Melden Sie sich für elektronische Rechnungen an, um das unnötige Ausdrucken von Blätterseiten zu vermeiden.
• Investieren Sie in einen sicheren Cloud-Speicher, in dem Sie alle Dokumente, Dateien und Projekte ablegen können. Das ist billiger als die Anschaffung eines Druckers.
• Speichern Sie alle wichtigen digitalen Daten an mindestens zwei Orten: einmal in einer Cloud und einmal auf einer externen Festplatte.
• Verwenden Sie Apps und Programme, um Ihre digitalen Dateien zu organisieren. Oft sind diese so benutzerfreundlich und funktionsreich, dass Sie nicht einmal eine spezielle Person dafür brauchen.

Travailler sans papier avec Flexopus - la solution de desk sharing

Sind Sie bereit, Ihren Arbeitsplatz in ein papierloses Büro zu verwandeln? Ein Ansatz, den viele moderne, papierlose Büros verfolgen, ist das hybride Arbeitsmodell. Bei diesem neuen Arbeitskonzept wählen die Mitarbeitenden zwischen Präsenztagen im Büro und Arbeit von zu Hause aus. Da es bei diesem Arbeitsmodell eher selten ist, dass alle MitarbeiterInnen gleichzeitig im Büro sind, beteiligen sich die Büros am Desk Sharing.

Flexopus est le logiciel de desk sharing idéal pour ne plus avoir à s'inscrire sur des feuilles papier pour obtenir un bureau. Vous pouvez réserver des bureaux, des salles de réunion et des places de parking en trois clics via votre navigateur, une application ou directement via MS Teams. Grâce à notre analytique intelligente, vous pouvez même évaluer le taux d'occupation de vos espaces et effectuer les ajustements nécessaires pour accroître la productivité et optimiser vos surfaces de bureau.

Ist das papierlose Büro hier, um zu bleiben?

Le bureau sans papier est le bureau de demain ! Bien que cela puisse sembler être un énième mot à la mode, son efficacité, sa nature intuitive et son accessibilité le rendent pertinent pour tous types d'entreprises. Un bureau sans papier peut réduire les coûts opérationnels, augmenter la productivité et rendre l'espace de travail plus durable, à condition de disposer de la logistique nécessaire pour gérer les déchets électroniques et la multitude de copies stockées dans différents clouds.

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