La clé de la durabilité : Le bureau sans papier

Il y a à peine deux décennies, chaque bureau disposait d'un classeur spécial avec des rangées de dossiers colorés dans lesquels étaient rangés les papiers, les projets et les documents nécessaires. De plus, les imprimantes fonctionnaient de 9 h à 17 h, se bloquaient fréquemment, émettaient des bruits étranges et imprimaient plus de pages que nécessaire. Inutile de dire qu'il ne peut y avoir assez de poubelles dans un bureau ordinaire ! Avec l'avènement des applications mobiles et en ligne, les bureaux sans papier sont devenus la norme. Dans un bureau dématérialisé, les employés ont un accès limité aux imprimantes et les documents numériques ont priorité sur les copies papier. Mais le bureau dématérialisé n'est-il qu'une mode ou la nouvelle norme ?

D'où vient l'idée de numériser le bureau ?

Les bureaux dématérialisés sont le produit direct du mouvement de dématérialisation. L'idée fonctionne Frederick Wilfrid Lancaster back, qui avait prédit en 1978 que toutes les communications sur papier seraient remplacées par des formats numériques. L'objectif principal d'un bureau sans papier est de minimiser, voire d'éliminer complètement, le recours au bon vieux stylo et au papier (ou au papier et à l'imprimante). La numérisation est bien avancée dans ces bureaux et les employés sont encouragés à utiliser les e-mails, les systèmes de messagerie internes, les fichiers partagés stockés dans le cloud et les applications de gestion du temps non seulement pour communiquer entre eux, mais également pour travailler sur des projets et atteindre des objectifs.

L'utilisation du papier dans les bureaux en chiffres

La mise en place d'un bureau sans papier devient encore plus importante si l'on considère les chiffres :

• Selon certaines statistiques, un employé moyen d'un bureau traditionnel consomme chaque année environ 10 000 feuilles de papier pour imprimante.
• 45 % de tous les documents de bureau finissent en fin de journée dans la poubelle.
• L'examen des dossiers papier peut prendre jusqu'à 40 % du temps de travail.
• 20 % de tous les travaux d'impression ne sont jamais retirés de l'imprimante, mais simplement abandonnés jusqu'à ce qu'ils soient éliminés.
• 80 % des entreprises veulent aller de l'avant informatisé travail.

Les 7 principaux avantages d'un bureau sans papier

L'essor des ordinateurs et des applications de gestion du temps a apporté de nombreux avantages à la culture d'entreprise. Le passage à un bureau dématérialisé présente de nombreux avantages par rapport au bureau traditionnel :

1. Sécurité : L'accès aux documents numériques peut être facilement ajusté et réservé uniquement aux employés responsables. De plus, il est facile de suivre tous les changements, ce qui renforce le sens des responsabilités.

2e Rentabilité : Les imprimantes, les cartouches d'encre et le papier coûtent cher. De plus, les imprimantes fonctionnent rarement correctement, sont souvent obstruées et nécessitent un entretien régulier.

3e Écologique: L'utilisation du papier a un prix élevé pour l'environnement. Éviter le papier contribue à protéger les forêts et pour réduire l'empreinte carbone.

4e Efficacité accrue : Dans un bureau dématérialisé, « un aperçu » signifie exactement cela : une vue rapidement accessible d'un document numérique sans perdre de temps et de ressources inutilement.

5e Collaboration facilitée : Lorsque vous utilisez des documents numériques au lieu de documents papier, tout le monde peut contribuer tout en gardant le dossier bien rangé.

6e Permet d'économiser de l'espace : Le stockage de fichiers dans le cloud permet aux entreprises d'économiser de l'argent car elles peuvent louer des espaces plus petits.

7. Meilleure accessibilité : Grâce aux applications numériques et aux clouds de stockage, vous pouvez accéder à tous vos documents 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, où que vous soyez.

Quels sont les inconvénients d'un bureau dématérialisé ?

L'idée d'un bureau sans papier ne plaît pas à tout le monde. Les critiques s'inquiètent souvent de la dépendance à l'égard des applications et des ordinateurs et de l'écoblanchiment :

1. Dépendance à la technologie : Des interruptions de la connexion Internet, des problèmes d'alimentation ou simplement un ordinateur en panne peuvent interférer avec le flux de travail.

2e Déchets électroniques : En n'utilisant pas de papier, les déchets ne sont pas éliminés, ils sont simplement produits différemment. Certains affirment que les déchets électroniques ont des effets plus dévastateurs que les déchets de papier.

3e Manque de connectivité : Lorsque tout se fait via une application ou dans le cloud, c'est il est beaucoup plus difficile d'établir des contacts et de nouer des liens avec des collègues, ce qui entraîne une attitude de « chacun pour soi ».

Digitalisation au bureau : travail sans papier

‍Que faire si vous voulez vous débarrasser du papier une bonne fois pour toutes ? De nombreuses applications font de la transition vers un bureau numérique un jeu d'enfant. Pensez aux notes numériques, au stockage dans le cloud pour les projets d'équipe et dites adieu aux énormes piles de documents. Nous vous recommandons de vous familiariser avec les signatures numériques et les formulaires en ligne et de faire des e-mails votre nouvelle trace écrite. Il s'agit de rationaliser votre journée et de réduire l'encombrement. Croyez-nous, vous ne manquerez pas le paper jam.

Bureau dématérialisé à domicile : le bureau à domicile numérique

On estime que le résultat du travail augmente jusqu'à 13 %, lorsque vous travaillez à domicile, c'est pourquoi de nombreux employés s'inscrivent à Bureau à domicile décider. Voici quelques conseils simples qui complètent la dernière section et font de votre bureau à domicile un bureau sans papier :

• Inscrivez-vous aux factures électroniques pour éviter d'imprimer des pages de pages inutilement.
• Investissez dans un stockage cloud sécurisé où vous pouvez stocker tous les documents, fichiers et projets. C'est moins cher que d'acheter une imprimante.
• Stockez toutes les données numériques importantes dans au moins deux emplacements : une fois dans un cloud et une fois sur un disque dur externe.
• Utilisez des applications et des programmes pour organiser vos fichiers numériques. Souvent, ils sont si conviviaux et riches en fonctionnalités que vous n'avez même pas besoin d'une personne spéciale pour le faire.

Travaillez sans papier avec Flexopus, la solution de partage de bureau

Êtes-vous prêt à transformer votre lieu de travail en bureau dématérialisé ? L'une des approches adoptées par de nombreux bureaux modernes et dématérialisés est modèle de travail hybride. Grâce à ce nouveau concept de travail, les employés ont le choix entre des journées en présentiel au bureau et des journées de travail à domicile. Comme il est assez rare dans ce modèle de travail que tous les employés soient au bureau en même temps, les bureaux participent à Partage de bureau.

Flexopus Est l'idéal Logiciel de partage de bureau, avec lequel vous n'avez plus à vous inscrire pour les bureaux vacants sur des feuilles de papier. Vous pouvez créer des bureaux, des salles de réunion et des places de parking en trois clics simples via votre navigateur, une application ou directement via MS Teams livre. Grâce à notre analyses intelligentes Vous pouvez même évaluer l'utilisation de vos bureaux, salles de réunion et places de parking et effectuer les ajustements nécessaires pour augmenter la productivité et optimiser votre espace de bureau.

Le bureau dématérialisé est-il là pour durer ?

Le bureau dématérialisé est Le bureau du futur! Bien que cela puisse sembler être un autre mot à la mode, son efficacité, son caractère intuitif et son accessibilité le rendent intéressant pour tous les types d'entreprises. Un bureau dématérialisé peut réduire les coûts d'exploitation, augmenter la productivité et rendre le lieu de travail plus durable, à condition que la logistique nécessaire soit mise en place pour gérer les déchets électroniques et une variété de copies stockées dans différents clouds.

Préparez-vous pour la nouvelle ère et rendez votre bureau plus durable et plus facile à gérer grâce à des applications et des plateformes comme Flexopus !