The evolution of work: Stepping into the future with paperless offices

Just two decades ago, every office had a dedicated filing cabinet filled with rows of colorful folders containing essential papers, projects, and documents. Furthermore, printers ran from 9 to 5, frequently jammed, made strange noises, and printed more pages than necessary. Needless to say, there could never be enough wastebaskets in an average office! With the rise of mobile and online apps, paperless offices have become the standard. In a paperless office, employees have limited access to printers, and digital documents take precedence over paper copies. But is the paperless office just a trend or the new normal?

Where did the idea of digitizing the office come from?

Paperless offices are a direct product of the paperless movement. The idea dates back to Frederick Wilfrid Lancaster, who predicted as early as 1978 that all paper-based communication would be replaced by digital formats. The main goal of a paperless office is to minimize or completely eliminate the need for good old pen and paper (or paper and printers). Digitization is highly advanced in such offices, and employees are encouraged to use emails, internal messaging systems, shared files stored in the cloud, and time management apps not only to communicate with each other but also to work on projects and achieve goals.

Paper usage in the office in numbers

Setting up a paperless office becomes even more important when we look at the numbers:

• According to some statistics, an average employee in a traditional office uses about 10,000 sheets of printer paper each year.
• 45% of all office paper ends up in the trash by the end of the day.
• Reviewing paper files can take up to 40% of working time.
• 20% of all print jobs are never retrieved from the printer, but are simply left there until they are discarded.
• 80% of all companies want to work paperless in the future.

Top 7 benefits of the paperless office

The rise of computers and time management apps has brought many benefits to work culture. Switching to a paperless office offers numerous advantages over the traditional office:

1. Security: Access to digital documents can be easily adjusted and restricted to authorized employees only. Furthermore, it is easy to track all changes, which increases accountability.

2. Cost-efficiency: Printers, ink cartridges, and paper cost money. In addition, printers rarely work properly, are often clogged, and require regular maintenance.

3. Environmentally friendly: Using paper comes at a high price for the environment. Going paperless helps protect forests and reduce the carbon footprint.

4. Increased efficiency: In a paperless office, "a quick look" means exactly that: a rapidly accessible view of a digital document without wasting time and resources unnecessarily.

5. Easier collaboration: When using digital documents instead of paper ones, everyone can contribute their input while keeping the file neat and organized.

6. Saves space: Storing files in the cloud helps companies save money by allowing them to rent smaller spaces.

7. Better accessibility: With digital apps and storage clouds, you can access all documents 24/7, no matter where you are.

What are the disadvantages of the paperless office?

Not everyone is happy with the idea of a paperless office. Critics often raise concerns regarding the reliance on apps and computers as well as greenwashing:

1. Abhängigkeit von der Technik: Störungen in der Internetverbindung, Probleme bei der Stromversorgung oder einfach ein abgestürzter Computer können den Arbeitsablauf stören.

2. Elektronikmüll: Durch den Verzicht auf Papier wird der Abfall nicht beseitigt, er wird nur anders produziert. Manche behaupten, dass elektronischer Abfall verheerendere Auswirkungen hat als Papiermüll.

3. Fehlende Vernetzung: Wenn alles über eine App oder in der Cloud erledigt wird, ist es viel schwieriger, Kontakte zu knüpfen und sich mit KollegInnen zu vernetzen, was zu einer "Jeder für sich"-Haltung führt.

Digitalisierung im Büro: Papierlos arbeiten

‍Was sollten Sie tun, wenn Sie Papier ein für alle Mal loswerden wollen? Zahlreiche Apps, machen den Umstieg zu einem digitalen Büro zum Kinderspiel. Denken Sie an digitale Notizen, Cloud-Speicher für Teamprojekte und verabschieden Sie sich von den riesigen Dokumentenstapeln. Wir empfehlen Ihnen, sich mit digitalen Unterschriften und Online-Formularen vertraut zu machen und E-Mails zu Ihrer neuen Papierspur werden zu lassen. Es geht darum, Ihren Tag zu rationalisieren und das Durcheinander zu reduzieren. Glauben Sie uns, Sie werden den Papierstau nicht vermissen.

Papierloses Büro Zuhause: Das digitale Home Office

Man schätzt, dass die Arbeitsleistung um bis zu 13 % steigt, wenn man von zu Hause aus arbeitet, weshalb sich viele ArbeitnehmerInnen für das Home Office entscheiden. Im Folgenden finden Sie einige einfache Tipps, die den letzten Abschnitt ergänzen und Ihr Heimbüro zu einem papierlosen Büro machen:

• Melden Sie sich für elektronische Rechnungen an, um das unnötige Ausdrucken von Blätterseiten zu vermeiden.
• Investieren Sie in einen sicheren Cloud-Speicher, in dem Sie alle Dokumente, Dateien und Projekte ablegen können. Das ist billiger als die Anschaffung eines Druckers.
• Speichern Sie alle wichtigen digitalen Daten an mindestens zwei Orten: einmal in einer Cloud und einmal auf einer externen Festplatte.
• Verwenden Sie Apps und Programme, um Ihre digitalen Dateien zu organisieren. Oft sind diese so benutzerfreundlich und funktionsreich, dass Sie nicht einmal eine spezielle Person dafür brauchen.

Papierlos arbeiten mit Flexopus - die Desk Sharing-Lösung

Sind Sie bereit, Ihren Arbeitsplatz in ein papierloses Büro zu verwandeln? Ein Ansatz, den viele moderne, papierlose Büros verfolgen, ist das hybride Arbeitsmodell. Bei diesem neuen Arbeitskonzept wählen die Mitarbeitenden zwischen Präsenztagen im Büro und Arbeit von zu Hause aus. Da es bei diesem Arbeitsmodell eher selten ist, dass alle MitarbeiterInnen gleichzeitig im Büro sind, beteiligen sich die Büros am Desk Sharing.

Flexopus ist die ideale Desk Sharing-Software, mit der Sie sich nicht mehr für freie Schreibtische auf Papierbögen anmelden müssen. Sie können Schreibtische, Besprechungsräume und Parkplätze in drei einfachen Klicks über Ihren Browser, eine App oder direkt über MS Teams buchen. Dank unserer intelligenten Analytik können Sie sogar die Auslastung Ihrer Schreibtische, Besprechungsräume und Parkplätze auswerten und die notwendigen Anpassungen vornehmen, um die Produktivität zu steigern und Ihre Büroflächen zu optimieren.

Ist das papierlose Büro hier, um zu bleiben?

Das papierlose Büro ist das Büro der Zukunft! Obwohl es wie ein weiteres Buzzword erscheinen mag, ist es aufgrund seiner Effizienz, seiner intuitiven Natur und seiner Zugänglichkeit für alle Arten von Unternehmen interessant. Ein papierloses Büro kann die Betriebskosten senken, die Produktivität steigern und den Arbeitsplatz nachhaltiger machen, vorausgesetzt, es gibt die notwendige Logistik für die Verwaltung des elektronischen Abfalls und eine Vielzahl von Kopien, die in verschiedenen Clouds gespeichert werden.

Bereiten Sie sich auf die neue Ära vor, und machen Sie Ihr Büro mit Apps und Plattformen wie Flexopus nachhaltiger und einfacher zu verwalten!