La chiave per la sostenibilità: l’ufficio senza carta

Solo due decenni fa, ogni ufficio aveva uno speciale schedario con file di cartelle colorate in cui erano archiviati i documenti, i progetti e i documenti necessari. Inoltre, le stampanti funzionavano dalle 9:00 alle 17:00, si bloccavano frequentemente, producevano strani rumori e stampavano più pagine del necessario. Inutile dire che non potrebbero esserci abbastanza bidoni della spazzatura in un ufficio medio! Con l'avvento delle app mobili e online, gli uffici cartacei sono diventati lo standard. In un ufficio senza carta, i dipendenti hanno un accesso limitato alle stampanti e i documenti digitali hanno la priorità sulle copie cartacee. Ma l'ufficio senza carta è solo una moda passeggera o la nuova normalità?

Da dove viene l'idea di digitalizzare l'ufficio?

Gli uffici senza carta sono un prodotto diretto del movimento senza carta. L'idea sta funzionando Federico Wilfrid Lancaster indietro, che nel 1978 aveva previsto che tutte le comunicazioni su carta sarebbero state sostituite da formati digitali. L'obiettivo principale di un ufficio senza carta è ridurre al minimo o eliminare completamente la necessità della buona vecchia carta e penna (o carta e stampante). La digitalizzazione è molto avanzata in questi uffici e i dipendenti sono incoraggiati a utilizzare e-mail, sistemi di messaggistica interni, file condivisi archiviati nel cloud e app di gestione del tempo non solo per comunicare tra loro, ma anche per lavorare su progetti e raggiungere obiettivi.

L'uso della carta negli uffici in cifre

La creazione di un ufficio senza carta diventa ancora più importante se guardiamo alle cifre:

• Secondo alcune statistiche, un impiegato medio in un ufficio tradizionale consuma ogni anno circa 10.000 fogli di carta per stampanti.
• Il 45% di tutti i documenti d'ufficio finisce a fine giornata nel cestino.
• La revisione dei file cartacei può richiedere fino al 40% del tempo di lavoro.
• Il 20% di tutti i lavori di stampa non viene mai estratto dalla stampante, ma semplicemente lasciato indietro fino allo smaltimento.
• L'80% di tutte le aziende vuole andare avanti senza carta lavorare.

I 7 principali vantaggi di un ufficio senza carta

L'avvento dei computer e delle app per la gestione del tempo ha portato molti vantaggi alla cultura del lavoro. Il passaggio a un ufficio cartaceo offre numerosi vantaggi rispetto all'ufficio tradizionale:

1. Sicurezza: L'accesso ai documenti digitali può essere facilmente modificato e limitato solo ai dipendenti responsabili. Inoltre, è facile tenere traccia di tutte le modifiche, il che aumenta il senso di responsabilità.

2° Efficienza dei costi: Le stampanti, le cartucce d'inchiostro e la carta costano denaro. Inoltre, le stampanti funzionano raramente correttamente, sono spesso intasate e richiedono una manutenzione regolare.

3° Ecologico: L'uso della carta ha un prezzo elevato per l'ambiente. Evitare la carta aiuta a proteggere le foreste e per ridurre l'impronta di CO2.

4° Maggiore efficienza: In un ufficio senza carta, «uno sguardo» significa proprio questo: una visualizzazione rapidamente accessibile di un documento digitale senza sprechi inutili di tempo e risorse.

5° Collaborazione più semplice: Quando si utilizzano documenti digitali anziché documenti cartacei, tutti possono contribuire mantenendo il file bello e ordinato.

6° Consente di risparmiare spazio: L'archiviazione dei file nel cloud aiuta le aziende a risparmiare denaro in quanto possono affittare spazi più piccoli.

7. Migliore accessibilità: Con le app digitali e i cloud di archiviazione, puoi accedere a tutti i documenti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, indipendentemente da dove ti trovi.

Quali sono gli svantaggi di un ufficio senza carta?

Non tutti sono contenti dell'idea di un ufficio senza carta. I critici esprimono spesso preoccupazioni in merito alla dipendenza da app e computer e al greenwashing:

1. Dipendenza dalla tecnologia: Interruzioni della connessione Internet, problemi con l'alimentazione o semplicemente un computer in crash possono interferire con il flusso di lavoro.

2° Rifiuti elettronici: Non utilizzando la carta, i rifiuti non vengono eliminati, vengono semplicemente prodotti in modo diverso. Alcuni sostengono che i rifiuti elettronici abbiano effetti più devastanti rispetto ai rifiuti di carta.

3° Mancanza di connettività: Quando tutto viene fatto tramite un'app o nel cloud, lo è molto più difficile stabilire contatti e fare rete con i colleghi, il che porta a un atteggiamento «ognuno per sé».

Digitalizzazione in ufficio: lavorare senza carta

‍Cosa fare se si desidera eliminare la carta una volta per tutte? Numerose app rendono il passaggio a un ufficio digitale un gioco da ragazzi. Pensa alle note digitali, all'archiviazione nel cloud per i progetti di team e dì addio a enormi pile di documenti. Ti consigliamo di acquisire familiarità con le firme digitali e i moduli online e di lasciare che le e-mail diventino la tua nuova traccia cartacea. Si tratta di semplificare la giornata e ridurre il disordine. Credici, non ti perderai l'inceppamento della carta.

Ufficio senza carta a casa: l'home office digitale

Si stima che la produzione di lavoro aumenta fino al 13%, quando lavori da casa, motivo per cui molti dipendenti si iscrivono a Ufficio a domicilio decidere. Ecco alcuni semplici consigli che completano l'ultima sezione e rendono il tuo ufficio a casa un ufficio senza carta:

• Registrati per ricevere fatture elettroniche per evitare di stampare pagine di pagine inutilmente.
• Investi in un cloud storage sicuro in cui archiviare tutti i documenti, i file e i progetti. È più economico rispetto all'acquisto di una stampante.
• Archivia tutti i dati digitali importanti in almeno due posizioni: una volta su un cloud e una volta su un disco rigido esterno.
• Usa app e programmi per organizzare i tuoi file digitali. Spesso sono così facili da usare e ricchi di funzionalità che non hai nemmeno bisogno di una persona speciale per farlo.

Lavora senza carta con Flexopus, la soluzione per la condivisione della scrivania

Sei pronto a trasformare il tuo posto di lavoro in un ufficio senza carta? Un approccio adottato da molti uffici moderni e privi di carta è modello di lavoro ibrido. Con questo nuovo concetto di lavoro, i dipendenti scelgono tra giornate faccia a faccia in ufficio e lavorare da casa. Poiché è piuttosto raro in questo modello di lavoro che tutti i dipendenti siano in ufficio contemporaneamente, gli uffici partecipano Condivisione della scrivania.

Flexopus È l'ideale Software per la condivisione della scrivania, con cui non è più necessario iscriversi alle scrivanie libere su fogli di carta. Puoi creare scrivanie, sale riunioni e parcheggi in tre semplici clic tramite il browser, un'app o direttamente tramite MS Teams libro. Grazie al nostro analisi intelligenti Puoi persino valutare l'utilizzo delle scrivanie, delle sale riunioni e dei parcheggi e apportare le modifiche necessarie per aumentare la produttività e ottimizzare lo spazio dell'ufficio.

L'ufficio senza carta è qui per restare?

L'ufficio senza carta è L'ufficio del futuro! Anche se può sembrare solo un'altra parola d'ordine, la sua efficienza, la sua natura intuitiva e l'accessibilità la rendono interessante per tutti i tipi di aziende. Un ufficio senza carta può ridurre i costi operativi, aumentare la produttività e rendere l'ambiente di lavoro più sostenibile, a condizione che vi sia la logistica necessaria per gestire i rifiuti elettronici e una varietà di copie archiviate in vari cloud.

Preparati per la nuova era e rendi il tuo ufficio più sostenibile e facile da gestire con app e piattaforme come Flexopus!