Rapporto di desk sharing: la chiave per il lavoro ibrido

Il tasso di desk sharing è un indicatore chiave per valutare l'efficienza degli spazi e il successo del desk sharing. Fornisce inoltre una base per la pianificazione degli spazi e l'ottimizzazione dei modelli di lavoro ibridi.

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Cos'è il desk sharing ratio?

Termini come desk sharing, new work e lavoro ibrido sono ormai parte integrante della quotidianità in ufficio. Dalla pandemia di coronavirus, il mondo del lavoro è cambiato in modo duraturo: molte aziende oggi puntano su modelli di lavoro flessibili, che consentono ai dipendenti di alternarsi regolarmente tra smart working e ufficio. Un indicatore chiave in questo contesto è il cosiddetto desk sharing ratio. È la chiave per un lavoro ibrido di successo.

Il desk sharing ratio descrive il rapporto tra il numero di postazioni di lavoro (scrivanie) disponibili in ufficio e il numero di dipendenti. L'obiettivo è creare un ambiente di lavoro più compatto ed efficiente, in cui siano necessarie meno scrivanie rispetto al numero di dipendenti. L'idea alla base: molti dipendenti lavorano comunque regolarmente insmart working o in mobilità. Perché quindi assegnare permanentemente una postazione fissa a ciascuno?

Se il desk sharing ratio viene applicato in modo sensato, si ottengono vantaggi come:

• Risparmio sui costi: una significativariduzione dei costi di affitto, gestione ed energia
• Migliore utilizzo degli spazi: sfruttamento più efficiente delle superfici d'ufficio esistenti
• Meno spazi vuoti: evitare scrivanie e stanze inutilizzate
• Maggiore flessibilità: promuovere modelli di lavoro moderni e la soddisfazione dei dipendenti

Perché il desk sharing ratio è così importante?

Un desk sharing ratio ottimale può far risparmiare molto denaro, soprattutto in termini di affitti, costi operativi ed energia. Ma è molto più di un fattore di costo: è uno strumento di gestione strategica per un'efficace organizzazione del posto di lavoro, utile a rispondere alle moderne esigenze del lavoro ibrido e, al contempo, a migliorare l'occupazione degli uffici.

UnaUno studio del Fraunhofer-Institutper l'economia del lavoro e l'organizzazione (IAO) mostra che oltre il 60% dei dipendenti intervistati suddivide il proprio orario di lavoro in modo quasi equo tra smart working e ufficio. Circa l'80% riferisce inoltre che la propria produttività è aumentata grazie alla maggiore flessibilità acquisita.

Questo sviluppo conferma che il desk sharing non è solo una tendenza, ma un concetto sostenibile a lungo termine, sia dal punto di vista economico che culturale.

Il desk sharing ha quindi senso non solo per i dipendenti, ma anche per le aziende che desiderano posizionarsi come datori di lavoro moderni e, allo stesso tempo, realizzare risparmi.

Come si calcola il desk sharing ratio?

Il desk sharing ratio indica quante postazioni di lavoro sono disponibili in rapporto al numero rilevante di dipendenti. Aiuta le aziende a pianificare gli spazi d'ufficio in modo realistico e a evitare sovraccapacità.

La formula è la seguente:

Tasso di desk sharing = numero di scrivanie disponibili / numero di dipendenti interessati × 100

Un esempio:

Un'azienda ha 100 dipendenti che potrebbero potenzialmente utilizzare una postazione in ufficio, ma mette a disposizione solo 70 scrivanie prenotabili in modo flessibile.
70 scrivanie / 100 dipendenti × 100 = 70% di tasso di desk sharing

Ciò significa che per 100 dipendenti sono disponibili 70 scrivanie.

Ecco come interpretare il risultato:

Tasso = 100%:
Ogni dipendente ha teoricamente a disposizione una scrivania propria. Questo corrisponde al classico modello d'ufficio con postazioni fisse.

Tasso < 100%:
Ci sono meno scrivanie rispetto ai dipendenti. È una situazione comune nel desk sharing, nel lavoro ibrido e nello smart working.

Tasso > 100%:
Ci sono più scrivanie rispetto ai dipendenti. Ciò può indicare sovraccapacità, spazi inutilizzati o costi superflui per le superfici.

Un tasso di desk sharing inferiore al 100% è solitamente sensato nei modelli di lavoro ibridi. È fondamentale, tuttavia, che il tasso sia adeguato all'effettivo utilizzo dell'ufficio. Se viene fissato troppo basso, nei giorni di maggiore affluenza possono verificarsi carenze di posti, frustrazione o incertezze nelle prenotazioni.

È inoltre importante considerare che, per il calcolo, non dovrebbero essere conteggiati indistintamente tutti i dipendenti, ma solo il gruppo di utenti rilevante. Il personale esterno, i dipendenti part-time, le persone che lavorano stabilmente da remoto o i dipendenti che non necessitano regolarmente di una postazione in ufficio dovrebbero essere valutati separatamente a seconda del concetto di utilizzo.

Quali sono i presupposti per un desk sharing ratio efficace?

AffinchéDesk Sharingfunzioni senza intoppi, serve molto più di un buon rapporto numerico. I seguenti tre presupposti sono decisivi:

1. Il vostro spazio ufficio viene utilizzato in modo sensato?

Il primo passo è una valutazione onesta dello spazio utilizzato. Con il lavoro ibrido, spesso diventa evidente che non è più necessaria l'intera superficie dell'ufficio. Grandi spazi con troppe postazioni vuote risultano spogli e poco stimolanti.

Ponetevi domande come:

• Ci sono spazi regolarmente inutilizzati?
• È possibile ridurre la superficie in affitto?
• Lo spazio a disposizione viene realmente utilizzato?

Una corretta pianificazione degli spazi è un fattore centrale per ottimizzare l'occupazione dell'ufficio e ridurre i costi. In questo contesto, le aziende non dovrebbero limitarsi a considerare il numero di scrivanie disponibili, ma anche l'utilizzo delle sale riunioni. Unsistema di prenotazione sale integratoconsente di prenotare le sale riunioni in base alle effettive necessità e di comprendere meglio, grazie ai dati di prenotazione, quali spazi siano realmente necessari.

2. Com'è composto il vostro team?

Non tutti i collaboratori hanno lo stesso ritmo di lavoro. Alcuni team sono presenti quotidianamente, altri lavorano prevalentemente da remoto. Una quota di desk sharing efficace dipende fortemente da quanti collaboratori devono essere regolarmente presenti in ufficio, come ad esempio il personale della reception, il supporto IT o specifici team di progetto.

Considerate:

• Chi ha bisogno di una presenza quotidiana?
• Quali ruoli possono essere svolti indipendentemente dal luogo?
• Ci sono esigenze particolari (ad es. genitori, lavoratori part-time, collaboratori esterni)?

Solo quando è chiaro quante postazioni di lavoro siano realisticamente necessarie, la quota può essere adeguata in modo sensato.

3. Qual è l'effettiva presenza in ufficio?

Un fattore spesso sottovalutato: l'effettiva presenza in ufficio. Molte aziende pianificano basandosi sull'istinto, ma esistono chiari valori empirici. Dall'introduzione dei modelli di lavoro ibridi emerge che:
In media, i collaboratori sono in ufficio solo 2,5 giorni a settimana. (Valori medi: 1,5 giorni in smart working, 0,6 giorni di ferie, 0,3 giorni di malattia, 0,1 giorni in viaggio d'affari)

Questi numeri dovrebbero essere assolutamente presi in considerazione nel calcolo della quota, poiché ipotesi irrealistiche portano a una pianificazione errata degli spazi e a frustrazione all'interno del team.

Le fluttuazioni nelle presenze non influiscono solo sul numero di scrivanie necessarie, ma anche su altre risorse come i parcheggi aziendali. Con unsoftware di gestione parcheggile aziende possono adattare in modo flessibile i posti auto disponibili ai giorni di presenza effettiva dei propri collaboratori. In questo modo, oltre alle postazioni di lavoro, è possibile ottimizzare anche l'utilizzo dei parcheggi.

In che modo Flexopus supporta la gestione della quota di desk sharing?

La migliore percentuale serve a poco se i dipendenti non sanno quando e dove possono lavorare. È qui che entra in gioco Flexopus: il software di gestione dell'ufficio aiuta le aziende a organizzare le postazioni di lavoro in base alle esigenze e a visualizzare in modo trasparente l'effettivo utilizzo degli spazi.

Flexopusoffre, tra le altre cose, unsistema di prenotazione delle postazioni di lavoro, unsistema di prenotazione per sale riunionie unsistema di gestione dei parcheggicon una panoramica in tempo reale dei posti disponibili. Inoltre, unaSoftware di gestione risorseaiuta a organizzare centralmente le risorse condivise, come laptop, monitor o dispositivi tecnici, e ad assegnarle ai dipendenti in base alle necessità. In questo modo, le aziende possono implementare modelli di lavoro flessibili senza che ogni persona debba avere costantemente la propria attrezzatura su una scrivania fissa.

Inoltre, Flexopus supporta l'introduzione e l'ottimizzazione del desk sharing:

• Consulenza per il calcolo della vostra percentuale ideale di desk sharing
• Workshop per la transizione verso modelli ibridi

Flexopus si integra perfettamente nel vostro ecosistema esistente. Grazie amolteplici possibilità di integrazione praticacome Outlook, Google Workspace o Microsoft Teams, la soglia di accesso al desk sharing è più bassa che mai. Fissate subito un appuntamento per una consulenza e immergetevi nel mondo del New Work.

Riepilogo

La percentuale di desk sharing è molto più di un semplice numero. È una leva fondamentale per implementare con successo modelli di lavoro moderni. Se calcolata correttamente, aiuta a utilizzare gli spazi ufficio in modo efficiente, evitare aree inutilizzate, ottimizzare l'occupazione degli uffici e, allo stesso tempo, offrire maggiore flessibilità ai dipendenti.

La vostra checklist per un desk sharing di successo:

• Calcolare la percentuale di desk sharing: numero di dipendenti ÷ numero di scrivanie
• Verificare lo spazio: ci sono aree inutilizzate o capacità in eccesso?
• Analisi del team: chi è in ufficio e quando?
• Rilevazione delle presenze: considerare i tempi medi di presenza
• Utilizzo della tecnologia: sfruttare Flexopus per prenotazioni e trasparenza
• Promozione della cultura aziendale: stabilire una comunicazione aperta e regole flessibili