Quota di condivisione della scrivania: cos'è e come utilizzarla per la tua azienda

Contenuto

Cos'è una quota di desk sharing?

Termini come la condivisione della scrivania, il nuovo lavoro e il lavoro ibrido sono ormai parte integrante della vita quotidiana in ufficio. Dopo la pandemia della corona, il mondo del lavoro è cambiato in modo sostenibile; molte aziende oggi si affidano a modelli di lavoro flessibili, che consentono ai dipendenti di passare regolarmente dall'home office all'ufficio. Una cifra chiave in questo contesto è la cosiddetta quota di desk sharing. È la chiave per il successo del lavoro ibrido.

Il tasso di condivisione della scrivania, noto anche come rapporto di condivisione della scrivania, descrive la relazione tra il numero di postazioni di lavoro disponibili (scrivanie) in ufficio e il numero di dipendenti. L'obiettivo è creare un ambiente di lavoro più compatto ed efficiente che richieda meno tavoli rispetto ai dipendenti. L'idea alla base: molti dipendenti lavorano comunque regolarmente in Ufficio a casa o cellulare. Allora perché assegnare permanentemente un posto di lavoro fisso per tutti?

Se la quota di desk sharing viene utilizzata in modo sensato, ci sono vantaggi come:

Risparmio sui costi: significativo Riduzione dei costi di noleggio, operativi ed energetici.
Migliore utilizzo dello spazio: Utilizzo più efficiente degli spazi per uffici esistenti.
Meno posti vacanti: evita scrivanie e stanze inutilizzate.
Maggiore flessibilità: promozione di modelli di lavoro moderni e soddisfazione dei dipendenti.

Perché la quota di desk sharing è così importante?

Una tariffa ottimale per la condivisione della scrivania può far risparmiare un sacco di soldi, soprattutto in termini di affitti, costi operativi ed energia. Ma è più di un semplice fattore di costo: è uno strumento di controllo strategico per una gestione efficace del posto di lavoro al fine di soddisfare le moderne esigenze del lavoro ibrido e allo stesso tempo migliorare l'utilizzo dell'ufficio.

Uno Studio del Fraunhofer Institute per la gestione e l'organizzazione del lavoro (ILO) mostra: oltre il 60% dei dipendenti intervistati divide il proprio orario di lavoro all'incirca in modo uniforme tra home office e ufficio. Circa l'80% riferisce inoltre che la propria produttività è aumentata grazie alla flessibilità acquisita.

Questo sviluppo conferma che il desk sharing non è solo una tendenza, ma un concetto sostenibile, sia economicamente che culturalmente.

La condivisione della scrivania ha quindi senso non solo per i dipendenti, ma anche per le aziende che vogliono posizionarsi come datori di lavoro moderni e allo stesso tempo realizzare risparmi.

Come viene calcolato il tasso di condivisione della scrivania?

Calcolare il tasso di condivisione della scrivania è semplice, ma fondamentale per un modello di lavoro ibrido funzionante. La formula della quota di desk sharing è:

Tasso di condivisione della scrivania = numero di dipendenti/numero di scrivanie disponibili

Ecco come interpretare il risultato:

Orata > 1.0: Ci sono più dipendenti che scrivanie. Questo è desiderato e comune per l'uso flessibile e l'home office.
Orata = 1,0: Ogni dipendente ha la propria scrivania, il classico modello da ufficio con postazione di lavoro fissa.
Tasso < 1,0: Ci sono più scrivanie che dipendenti, il che è indice di sovraccapacità, posti vacanti o costi di spazio non necessari.

Una quota superiore a 1 è in genere ideale per i modelli di lavoro ibridi. Tuttavia, è importante che la quota non sia troppo elevata, altrimenti si creerà stress a causa della mancanza di disponibilità o di situazioni di prenotazione poco chiare.

Quali sono i requisiti per un rapporto di condivisione della scrivania funzionante?

Con quello Condivisione della scrivania Se funziona senza intoppi, ci vuole più di una buona quota. I seguenti tre prerequisiti sono decisivi in questo caso:

1. Il tuo spazio ufficio viene utilizzato in modo sensato?

Il primo passo è una valutazione onesta dello spazio utilizzato. Con il lavoro ibrido, è spesso chiaro che l'intero spazio ufficio non è più necessario. Gli uffici di grandi dimensioni con troppo pochi spazi occupati appaiono vuoti e demotivati.

Ponetevi domande come:

Ci sono posti vacanti regolari?
È possibile ridurre lo spazio in affitto?
Lo spazio esistente viene davvero utilizzato?

La corretta pianificazione degli ambienti è un fattore chiave per ottenere un buon utilizzo dell'ufficio e risparmiare sui costi.

2. Qual è la composizione della tua squadra?

Non tutti i dipendenti lavorano allo stesso ritmo. Alcuni team sono sul posto tutti i giorni, altri lavorano principalmente da remoto. Una quota di desk sharing funzionante dipende in larga misura dal numero di dipendenti che devono essere presenti regolarmente in ufficio, ad esempio reception, supporto IT o team di progetto specifici.

Prendi in considerazione:

Chi ha bisogno della presenza quotidiana?
Quali ruoli sono indipendenti dalla sede?
Vi sono esigenze particolari (ad esempio genitori, lavoratori a tempo parziale, dipendenti esterni)?

Solo quando è chiaro quanti posti di lavoro sono realisticamente necessari, la quota può essere adeguata in modo sensato.

3. A quanto ammonta la frequenza effettiva in ufficio?

Un fattore spesso sottovalutato: la presenza effettiva in ufficio. Molte aziende pianificano in base all'istinto, ma l'esperienza è chiara. Dall'istituzione di modelli di lavoro ibridi, è diventato evidente:
In media, i dipendenti sono in ufficio solo 2,5 giorni alla settimana. (Valori medi: 1,5 giorni di lavoro da casa, 0,6 giorni di ferie, 0,3 giorni di malattia, 0,1 giorni di viaggio di lavoro)

Queste cifre devono essere assolutamente prese in considerazione nel calcolo della quota, poiché ipotesi non realistiche portano a una pianificazione errata dello spazio e alla frustrazione all'interno del team.

In che modo Flexopus aiuta con la quota di desk sharing?

Desk Sharing Quote mit der Desk Sharing Software Flexopus optimieren.

La quota migliore è di scarsa utilità se i dipendenti non sanno quando e dove possono lavorare. È qui che entra in gioco Flexopus, uno dei più intuitivi Software per una gestione efficiente del posto di lavoro e il desk sharing sul mercato.

Flexopus offre, tra le altre cose, la prenotazione del posto di lavoro tramite app o browser web, sala riunioni- e Prenotazione posti auto e una panoramica dei posti disponibili in tempo reale.

Flexopus aiuta anche con l'introduzione e l'ottimizzazione della condivisione della scrivania:

Consigli su come calcolare la quota ideale di desk sharing
Workshop sul passaggio ai modelli ibridi

Flexopus può essere integrato senza problemi nel tuo ecosistema esistente. Con molte pratiche opzioni di integrazione Come Outlook, Google Workspace o Microsoft Teams, la soglia per la condivisione della scrivania è più bassa che mai. Quindi fissa subito un appuntamento per una consulenza e tuffati nel mondo del New Work.

Sinossi

La quota di desk sharing è molto più di un numero. È una leva centrale per implementare con successo modelli di lavoro moderni. Calcolato correttamente, aiuta a utilizzare lo spazio dell'ufficio in modo efficiente, a evitare posti vacanti, a ottimizzare l'utilizzo dell'ufficio e allo stesso tempo a offrire ai dipendenti una maggiore flessibilità.