De evolutie van werk: de toekomst in met papierloze kantoren

Nog maar twintig jaar geleden had elk kantoor een speciale archiefkast met rijen kleurrijke mappen voor documenten en projecten. Bovendien draaiden printers van negen tot vijf, liepen ze vaak vast, maakten ze vreemd lawaai en printten ze meer pagina's dan nodig. Onnodig te zeggen dat er in een gemiddeld kantoor nooit genoeg prullenbakken konden zijn! Met de opkomst van mobiele en online apps zijn papierloze kantoren de standaard geworden. In een papierloos kantoor hebben medewerkers beperkt toegang tot printers en krijgen digitale documenten voorrang op papieren kopieën. Maar is het papierloze kantoor slechts een trend of de nieuwe normaliteit?

Waar komt het idee vandaan om het kantoor te digitaliseren?

Papierloze kantoren zijn een direct product van de papierloze beweging. Het idee gaat terug op Frederick Wilfrid Lancaster, die al in 1978 voorspelde dat alle communicatie op papier zou worden vervangen door digitale formaten. Het hoofddoel van een papierloos kantoor is om de noodzaak van de goede oude pen en papier (of papier en printer) te minimaliseren of volledig te elimineren. Digitalisering is in dergelijke kantoren ver gevorderd en medewerkers worden aangemoedigd om e-mail, interne berichtensystemen, gedeelde bestanden in de cloud en tijdmanagement-apps te gebruiken, niet alleen voor onderlinge communicatie, maar ook om aan projecten te werken en doelen te bereiken.

Papierverbruik op kantoor in cijfers

Het inrichten van een papierloos kantoor wordt nog belangrijker als we naar de cijfers kijken:

• Volgens sommige statistieken verbruikt een gemiddelde werknemer in een traditioneel kantoor elk jaar ongeveer 10.000 vellen printerpapier.
• 45% van al het kantoorpapier belandt aan het eind van de dag in de prullenbak.
• Het doornemen van papieren dossiers kan tot 40% van de werktijd in beslag nemen.
• 20% van alle printopdrachten wordt nooit uit de printer gehaald, maar blijft liggen totdat ze worden weggegooid.
• 80% van alle bedrijven wil in de toekomst papierloos werken.

Top 7 voordelen van het papierloze kantoor

De opkomst van computers en tijdmanagement-apps heeft veel voordelen opgeleverd voor de werkcultuur. De overstap naar een papierloos kantoor biedt tal van voordelen ten opzichte van het traditionele kantoor:

1. Beveiliging: De toegang tot digitale documenten kan eenvoudig worden aangepast en beperkt blijven tot de verantwoordelijke medewerkers. Bovendien is het gemakkelijk om alle wijzigingen te volgen, wat het verantwoordelijkheidsgevoel vergroot.

2. Kostenefficiëntie: Printers, inktcartridges en papier kosten geld. Bovendien werken printers zelden naar behoren, raken ze vaak verstopt en hebben ze regelmatig onderhoud nodig.

3. Milieuvriendelijk: Het gebruik van papier heeft een hoge prijs voor het milieu. Het vermijden van papier helpt bossen te beschermen en de CO2-voetafdruk te verkleinen.

4. Verhoogde efficiëntie: In een papierloos kantoor betekent "een blik" precies dat: een snel toegankelijk overzicht van een digitaal document, zonder onnodig tijd en middelen te verspillen.

5. Betere samenwerking: Bij het gebruik van digitale documenten in plaats van papieren documenten kan iedereen zijn bijdrage leveren, terwijl het dossier netjes en overzichtelijk blijft.

6. Bespaart ruimte: Het opslaan van bestanden in de cloud helpt bedrijven geld te besparen omdat ze kleinere ruimtes kunnen huren.

7. Betere toegankelijkheid: Met digitale apps en opslagclouds heb je 24/7 toegang tot alle documenten, waar je ook bent.

Wat zijn de nadelen van het papierloze kantoor?

Niet iedereen is gelukkig met het idee van een papierloos kantoor. Critici uiten vaak zorgen over de afhankelijkheid van apps en computers, evenals over greenwashing:

1. Afhankelijkheid van technologie: Storingen in de internetverbinding, problemen met de stroomvoorziening of simpelweg een vastgelopen computer kunnen de workflow verstoren.

2. Elektronisch afval: Door geen papier meer te gebruiken, verdwijnt het afval niet, het wordt alleen op een andere manier geproduceerd. Sommigen beweren dat elektronisch afval schadelijker is dan papierafval.

3. Gebrek aan verbinding: Als alles via een app of in de cloud wordt afgehandeld, is het veel moeilijker om contacten te leggen en te netwerken met collega's, wat leidt tot een "ieder voor zich"-mentaliteit.

Digitalisering op kantoor: papierloos werken

‍Wat moet u doen als u voor eens en voor altijd van papier af wilt? Talloze apps maken de overstap naar een digitaal kantoor een fluitje van een cent. Denk aan digitale notities, cloudopslag voor teamprojecten en neem afscheid van die enorme stapels documenten. Wij raden u aan om uzelf vertrouwd te maken met digitale handtekeningen en online formulieren, en van e-mails uw nieuwe papieren spoor te maken. Het gaat erom uw dag te stroomlijnen en de rommel te verminderen. Geloof ons, u zult de papierberg niet missen.

Papierloos kantoor thuis: het digitale thuiskantoor

Er wordt geschat dat de arbeidsproductiviteit met wel 13% stijgt wanneer men vanuit huis werkt, wat de reden is dat veel werknemers kiezen voor het thuiskantoor. Hieronder vindt u enkele eenvoudige tips die de vorige sectie aanvullen en van uw thuiskantoor een papierloze werkplek maken:

• Meld u aan voor elektronische facturen om het onnodig printen van vellen papier te voorkomen.
• Investeer in een veilige cloudopslag waar u alle documenten, bestanden en projecten kunt opslaan. Dat is goedkoper dan de aanschaf van een printer.
• Sla alle belangrijke digitale gegevens op ten minste twee locaties op: één keer in de cloud en één keer op een externe harde schijf.
• Gebruik apps en programma's om uw digitale bestanden te organiseren. Deze zijn vaak zo gebruiksvriendelijk en rijk aan functies dat u er niet eens een speciaal persoon voor nodig heeft.

Papierloos werken met Flexopus - de desk sharing-oplossing

Bent u klaar om uw werkplek te veranderen in een papierloos kantoor? Een aanpak die veel moderne, papierloze kantoren hanteren, is het hybride werkmodel. Bij dit nieuwe werkconcept kiezen medewerkers tussen dagen op kantoor en werken vanuit huis. Omdat het bij dit werkmodel vrij zeldzaam is dat alle medewerkers tegelijkertijd op kantoor zijn, maken kantoren gebruik van desk sharing.

Flexopus is de ideale desk sharing-software waarmee u zich niet langer op papieren lijsten hoeft in te schrijven voor vrije bureaus. U kunt bureaus, vergaderruimtes en parkeerplaatsen in drie simpele klikken boeken via uw browser, een app of direct via MS Teams. Dankzij onze intelligente analyses kunt u zelfs de bezettingsgraad van uw bureaus, vergaderruimtes en parkeerplaatsen evalueren en de nodige aanpassingen doorvoeren om de productiviteit te verhogen en uw kantoorruimte te optimaliseren.

Is het papierloze kantoor een blijvertje?

Het papierloze kantoor is het kantoor van de toekomst! Hoewel het misschien als weer een modewoord klinkt, is het vanwege de efficiëntie, het intuïtieve karakter en de toegankelijkheid interessant voor allerlei soorten bedrijven. Een papierloos kantoor kan de operationele kosten verlagen, de productiviteit verhogen en de werkplek duurzamer maken, mits er de nodige logistiek is voor het beheer van elektronisch afval en een veelvoud aan kopieën die in verschillende clouds worden opgeslagen.

Bereid u voor op het nieuwe tijdperk en maak uw kantoor duurzamer en eenvoudiger te beheren met apps en platforms zoals Flexopus!