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Die Evolution der Arbeit: Mit papierlosen Büros in die Zukunft

Gina Schumacher

Inhalt

Noch vor zwei Jahrzehnten gab es in jedem Büro einen speziellen Aktenschrank mit Reihen von bunten Ordnern, in denen notwendige Papiere, Projekte und Dokumente aufbewahrt wurden. Darüber hinaus liefen die Drucker von 9 bis 5 Uhr, stauten sich häufig, machten seltsame Geräusche und druckten mehr Seiten als nötig. Unnötig zu erwähnen, dass es in einem durchschnittlichen Büro unmöglich genug Papierkörbe geben konnte! Mit dem Aufkommen von mobilen und Online-Apps sind papierlose Büros zum Standard geworden. In einem papierlosen Büro haben die MitarbeiterInnen nur begrenzten Zugang zu Druckern, und digitale Dokumente haben Vorrang vor Papierkopien. Aber ist das papierlose Büro nur eine Modeerscheinung oder die neue Normalität?

Woher stammt die Idee das Büro zu digitalisieren?

Papierlose Büros sind ein direktes Produkt der papierlosen Bewegung. Die Idee geht auf Frederick Wilfrid Lancaster zurück, der bereits 1978 vorhersagte, dass die gesamte Kommunikation auf Papier durch digitale Formate ersetzt werden würde. Das Hauptziel eines papierlosen Büros besteht darin, die Notwendigkeit des guten alten Stiftes und Papiers (oder Papiers und Druckers) zu minimieren oder ganz zu beseitigen. Die Digitalisierung ist in solchen Büros weit fortgeschritten, und die Mitarbeitenden werden ermutigt, E-Mails, interne Nachrichtensysteme, in der Cloud gespeicherte gemeinsame Dateien und Zeitmanagement-Apps nicht nur zur Kommunikation untereinander, sondern auch zur Arbeit an Projekten und zur Erreichung von Zielen zu nutzen.

Papiergebrauch im Büro in Zahlen

Die Einrichtung eines papierfreien Büros wird noch wichtiger, wenn wir uns die Zahlen ansehen:

  • Einigen Statistiken zufolge verbraucht ein durchschnittlicher Angestellter in einem herkömmlichen Büro jedes Jahr etwa 10.000 Blatt Druckerpapier.
  • 45 % aller Büropapiere landen am Ende des Tages im Mülleimer.
  • Die Durchsicht von Papierakten kann bis zu 40 % der Arbeitszeit in Anspruch nehmen.
  • 20 % aller Druckaufträge werden nie aus dem Drucker geholt, sondern einfach liegen gelassen, bis sie entsorgt werden.
  • 80 % aller Unternehmen wollen in Zukunft papierlos arbeiten.

Top 7 Vorteile des papierlosen Büros

Mitarbeiter arbeiten an einem Tisch in einem papierlosen Büro.

Der Aufstieg von Computern und Zeitmanagement-Apps hat viele Vorteile für die Arbeitskultur mit sich gebracht. Die Umstellung auf ein papierloses Büro bietet zahlreiche Vorteile gegenüber dem traditionellen Büro:

1. Sicherheit: Der Zugang zu digitalen Dokumenten kann leicht angepasst werden und nur den zuständigen MitarbeiterInnen vorbehalten sein. Darüber hinaus ist es einfach, alle Änderungen nachzuvollziehen, was das Verantwortungsbewusstsein erhöht.

2. Kosteneffizienz: Drucker, Tintenpatronen und Papier kosten Geld. Außerdem funktionieren Drucker nur selten richtig, sind oft verstopft und müssen regelmäßig gewartet werden.

3. Umweltfreundlich: Die Verwendung von Papier ist mit einem hohen Preis für die Umwelt verbunden. Der Verzicht auf Papier hilft, die Wälder zu schützen und den CO2-Fußabdruck zu verringern.

4. Gesteigerte Effizienz: In einem papierlosen Büro bedeutet "ein Blick" genau das: eine schnell zugängliche Ansicht eines digitalen Dokuments, ohne Zeit und Ressourcen unnötig zu verschwenden.

5. Leichtere Zusammenarbeit: Bei der Verwendung digitaler Dokumente anstelle von Papierdokumenten kann jede/r ihren/seinen Beitrag leisten, während die Akte schön und ordentlich bleibt.

6. Spart Platz: Die Speicherung von Dateien in der Cloud hilft Unternehmen, Geld zu sparen, da sie kleinere Räume mieten können.

7. Bessere Zugänglichkeit: Mit digitalen Apps und Speicherclouds können Sie rund um die Uhr auf alle Dokumente zugreifen, egal, wo Sie sich befinden.

Was sind die Nachteile des papierlosen Büros?

Nicht jeder ist mit der Idee des papierlosen Büros glücklich. KritikerInnen äußern häufig Bedenken hinsichtlich der Abhängigkeit von Apps und Computern sowie des Greenwashings:

1. Abhängigkeit von der Technik: Störungen in der Internetverbindung, Probleme bei der Stromversorgung oder einfach ein abgestürzter Computer können den Arbeitsablauf stören.

2. Elektronikmüll: Durch den Verzicht auf Papier wird der Abfall nicht beseitigt, er wird nur anders produziert. Manche behaupten, dass elektronischer Abfall verheerendere Auswirkungen hat als Papiermüll.

3. Fehlende Vernetzung: Wenn alles über eine App oder in der Cloud erledigt wird, ist es viel schwieriger, Kontakte zu knüpfen und sich mit KollegInnen zu vernetzen, was zu einer "Jeder für sich"-Haltung führt.

Digitalisierung im Büro: Papierlos arbeiten

Was sollten Sie tun, wenn Sie Papier ein für alle Mal loswerden wollen? Zahlreiche Apps, machen den Umstieg zu einem digitalen Büro zum Kinderspiel. Denken Sie an digitale Notizen, Cloud-Speicher für Teamprojekte und verabschieden Sie sich von den riesigen Dokumentenstapeln. Wir empfehlen Ihnen, sich mit digitalen Unterschriften und Online-Formularen vertraut zu machen und E-Mails zu Ihrer neuen Papierspur werden zu lassen. Es geht darum, Ihren Tag zu rationalisieren und das Durcheinander zu reduzieren. Glauben Sie uns, Sie werden den Papierstau nicht vermissen.

Papierloses Büro Zuhause: Das digitale Home Office

Man schätzt, dass die Arbeitsleistung um bis zu 13 % steigt, wenn man von zu Hause aus arbeitet, weshalb sich viele ArbeitnehmerInnen für das Home Office entscheiden. Im Folgenden finden Sie einige einfache Tipps, die den letzten Abschnitt ergänzen und Ihr Heimbüro zu einem papierlosen Büro machen:

  • Melden Sie sich für elektronische Rechnungen an, um das unnötige Ausdrucken von Blätterseiten zu vermeiden.
  • Investieren Sie in einen sicheren Cloud-Speicher, in dem Sie alle Dokumente, Dateien und Projekte ablegen können. Das ist billiger als die Anschaffung eines Druckers.
  • Speichern Sie alle wichtigen digitalen Daten an mindestens zwei Orten: einmal in einer Cloud und einmal auf einer externen Festplatte.
  • Verwenden Sie Apps und Programme, um Ihre digitalen Dateien zu organisieren. Oft sind diese so benutzerfreundlich und funktionsreich, dass Sie nicht einmal eine spezielle Person dafür brauchen.

Papierlos arbeiten mit Flexopus - die Desk Sharing-Lösung

Die shared desk software Flexopus auf einem Laptop, Tablet und Smartphone Display.

Sind Sie bereit, Ihren Arbeitsplatz in ein papierloses Büro zu verwandeln? Ein Ansatz, den viele moderne, papierlose Büros verfolgen, ist das hybride Arbeitsmodell. Bei diesem neuen Arbeitskonzept wählen die Mitarbeitenden zwischen Präsenztagen im Büro und Arbeit von zu Hause aus. Da es bei diesem Arbeitsmodell eher selten ist, dass alle MitarbeiterInnen gleichzeitig im Büro sind, beteiligen sich die Büros am Desk Sharing.

Flexopus ist die ideale Desk Sharing-Software, mit der Sie sich nicht mehr für freie Schreibtische auf Papierbögen anmelden müssen. Sie können Schreibtische, Besprechungsräume und Parkplätze in drei einfachen Klicks über Ihren Browser, eine App oder direkt über MS Teams buchen. Dank unserer intelligenten Analytik können Sie sogar die Auslastung Ihrer Schreibtische, Besprechungsräume und Parkplätze auswerten und die notwendigen Anpassungen vornehmen, um die Produktivität zu steigern und Ihre Büroflächen zu optimieren.

Ist das papierlose Büro hier um zu bleiben?

Das papierlose Büro ist das Büro der Zukunft! Obwohl es wie ein weiteres Buzzword erscheinen mag, ist es aufgrund seiner Effizienz, seiner intuitiven Natur und seiner Zugänglichkeit für alle Arten von Unternehmen interessant. Ein papierloses Büro kann die Betriebskosten senken, die Produktivität steigern und den Arbeitsplatz nachhaltiger machen, vorausgesetzt, es gibt die notwendige Logistik für die Verwaltung des elektronischen Abfalls und eine Vielzahl von Kopien, die in verschiedenen Clouds gespeichert werden.

Bereiten Sie sich auf die neue Ära vor, und machen Sie Ihr Büro mit Apps und Plattformen wie Flexopus nachhaltiger und einfacher zu verwalten!

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Markus Merkle
Sales Manager