La evolución del trabajo: hacia el futuro con oficinas sin papel

Hace apenas dos décadas, cada oficina contaba con un archivador específico lleno de carpetas de colores donde se guardaban los documentos, proyectos y papeles necesarios. Además, las impresoras funcionaban de 9 a 5, se atascaban a menudo, hacían ruidos extraños e imprimían más páginas de las debidas. ¡Ni que decir tiene que en una oficina media era imposible tener suficientes papeleras! Con el auge de las aplicaciones móviles y online, las oficinas sin papel se han convertido en la norma. En ellas, los empleados tienen un acceso limitado a las impresoras y los documentos digitales tienen prioridad sobre las copias en papel. Pero, ¿es la oficina sin papel una moda pasajera o la nueva normalidad?

¿De dónde viene la idea de digitalizar la oficina?

Las oficinas sin papel son un producto directo del movimiento "paperless". La idea se remonta a Frederick Wilfrid Lancaster, quien ya en 1978 predijo que toda la comunicación en papel sería sustituida por formatos digitales. El objetivo principal de una oficina sin papel es minimizar o eliminar por completo la necesidad del clásico lápiz y papel (o papel e impresora). La digitalización está muy avanzada en estas oficinas y se anima a los empleados a utilizar el correo electrónico, los sistemas de mensajería interna, los archivos compartidos en la nube y las aplicaciones de gestión del tiempo no solo para comunicarse entre sí, sino también para trabajar en proyectos y alcanzar objetivos.

El uso de papel en la oficina en cifras

La creación de una oficina sin papel cobra aún más importancia si observamos las cifras:

• Según algunas estadísticas, un empleado medio en una oficina convencional consume cada año unas 10.000 hojas de papel de impresora.
• El 45 % de todo el papel de oficina acaba en la basura al final del día.
• Revisar archivos en papel puede consumir hasta el 40 % del tiempo de trabajo.
• El 20 % de todos los trabajos de impresión nunca se recogen de la impresora, sino que se dejan allí hasta que se desechan.
• El 80 % de todas las empresas quieren trabajar sin papel en el futuro.

Las 7 principales ventajas de la oficina sin papel

El auge de los ordenadores y las aplicaciones de gestión del tiempo ha aportado muchas ventajas a la cultura laboral. El cambio a una oficina sin papel ofrece numerosas ventajas frente a la oficina tradicional:

1. Seguridad: El acceso a los documentos digitales puede ajustarse fácilmente y reservarse solo al personal autorizado. Además, es sencillo realizar un seguimiento de todos los cambios, lo que aumenta la responsabilidad.

2. Rentabilidad: Las impresoras, los cartuchos de tinta y el papel cuestan dinero. Además, las impresoras rara vez funcionan correctamente, suelen atascarse y requieren un mantenimiento periódico.

3. Respetuoso con el medio ambiente: El uso de papel tiene un alto coste para el medio ambiente. Prescindir del papel ayuda a proteger los bosques y a reducir la huella de carbono.

4. Mayor eficiencia: En una oficina sin papel, "un vistazo" significa exactamente eso: una vista de acceso rápido a un documento digital, sin desperdiciar tiempo ni recursos innecesariamente.

5. Colaboración más sencilla: Al utilizar documentos digitales en lugar de papel, cada persona puede realizar su aportación mientras el archivo se mantiene limpio y ordenado.

6. Ahorro de espacio: Almacenar archivos en la nube ayuda a las empresas a ahorrar dinero, ya que pueden alquilar espacios más pequeños.

7. Mejor accesibilidad: Con aplicaciones digitales y nubes de almacenamiento, puede acceder a todos sus documentos las 24 horas del día, esté donde esté.

¿Cuáles son las desventajas de la oficina sin papel?

No todo el mundo está contento con la idea de la oficina sin papel. Los críticos suelen expresar su preocupación por la dependencia de las aplicaciones y los ordenadores, así como por el "greenwashing":

1. Dependencia tecnológica: Las interrupciones en la conexión a internet, los problemas de suministro eléctrico o simplemente un fallo informático pueden entorpecer el flujo de trabajo.

2. Elektronikmüll: Durch den Verzicht auf Papier wird der Abfall nicht beseitigt, er wird nur anders produziert. Manche behaupten, dass elektronischer Abfall verheerendere Auswirkungen hat als Papiermüll.

3. Falta de conexión: Cuando todo se gestiona a través de una aplicación o en la nube, resulta mucho más difícil establecer contactos y relacionarse con los compañeros, lo que fomenta una actitud de "cada uno a lo suyo".

Digitalisierung im Büro: Papierlos arbeiten

‍¿Qué debe hacer si quiere deshacerse del papel de una vez por todas? Numerosas aplicaciones hacen que la transición a una oficina digital sea un juego de niños. Piense en notas digitales, almacenamiento en la nube para proyectos de equipo y despídase de las enormes pilas de documentos. Le recomendamos que se familiarice con las firmas digitales y los formularios en línea, y que convierta el correo electrónico en su nuevo rastro documental. Se trata de agilizar su día a día y reducir el desorden. Créanos, no echará de menos el atasco de papel.

Papierloses Büro Zuhause: Das digitale Home Office

Se estima que el rendimiento laboral aumenta hasta un 13 % al trabajar desde casa, razón por la cual muchos empleados optan por el teletrabajo. A continuación, encontrará algunos consejos sencillos que complementan la sección anterior y ayudarán a que su oficina en casa sea una oficina sin papel:

• Melden Sie sich für elektronische Rechnungen an, um das unnötige Ausdrucken von Blätterseiten zu vermeiden.
• Investieren Sie in einen sicheren Cloud-Speicher, in dem Sie alle Dokumente, Dateien und Projekte ablegen können. Das ist billiger als die Anschaffung eines Druckers.
• Speichern Sie alle wichtigen digitalen Daten an mindestens zwei Orten: einmal in einer Cloud und einmal auf einer externen Festplatte.
• Verwenden Sie Apps und Programme, um Ihre digitalen Dateien zu organisieren. Oft sind diese so benutzerfreundlich und funktionsreich, dass Sie nicht einmal eine spezielle Person dafür brauchen.

Trabajar sin papel con Flexopus: la solución de desk sharing

Sind Sie bereit, Ihren Arbeitsplatz in ein papierloses Büro zu verwandeln? Ein Ansatz, den viele moderne, papierlose Büros verfolgen, ist das hybride Arbeitsmodell. Bei diesem neuen Arbeitskonzept wählen die Mitarbeitenden zwischen Präsenztagen im Büro und Arbeit von zu Hause aus. Da es bei diesem Arbeitsmodell eher selten ist, dass alle MitarbeiterInnen gleichzeitig im Büro sind, beteiligen sich die Büros am Desk Sharing.

Flexopus es el software de desk sharing ideal para dejar de depender de las hojas de papel al reservar un escritorio. Puede reservar escritorios, salas de reuniones y plazas de aparcamiento en tres sencillos clics a través de su navegador, una aplicación o directamente desde MS Teams. Gracias a nuestra analítica inteligente, puede incluso evaluar la ocupación de sus escritorios, salas de reuniones y plazas de aparcamiento, y realizar los ajustes necesarios para aumentar la productividad y optimizar sus espacios de oficina.

Ist das papierlose Büro hier, um zu bleiben?

¡La oficina sin papel es la oficina del futuro! Aunque pueda parecer otra palabra de moda, resulta interesante para todo tipo de empresas por su eficiencia, su naturaleza intuitiva y su accesibilidad. Una oficina sin papel puede reducir los costes operativos, aumentar la productividad y hacer que el lugar de trabajo sea más sostenible, siempre que exista la logística necesaria para gestionar los residuos electrónicos y la multitud de copias almacenadas en diversas nubes.

Bereiten Sie sich auf die neue Ära vor, und machen Sie Ihr Büro mit Apps und Plattformen wie Flexopus nachhaltiger und einfacher zu verwalten!