BYOD - Porta il tuo dispositivo

Lo sappiamo tutti: quando si inizia a lavorare in una nuova azienda, la prima cosa che ti insegnano è come utilizzare le attrezzature di lavoro. Oggi spesso i datori di lavoro forniscono anche computer portatili o tablet che i dipendenti possono utilizzare e portare a casa.

Ma cosa succede quando si capovolge la situazione? Questo è esattamente ciò a cui mira BYOD (Bring Your Own Device). Qui i dipendenti portano con sé al lavoro i propri materiali di lavoro tecnici e li utilizzano come materiale di lavoro. In questo articolo scoprirai se il concetto BYOD (Bring Your Own Device) è una soluzione valida per la tua azienda, quali vantaggi e svantaggi offre e quali sfide dovrai affrontare per implementarlo con successo.

Significato di BYOD

BYOD è un acronimo che significa "porta il tuo dispositivo". Ai dipendenti è consentito portare al lavoro i propri dispositivi come materiale di lavoro. Tuttavia, se si desidera integrare questo concetto nella propria azienda, ci sono alcune cose da considerare. Dalla protezione dei dati agli accordi aziendali, possono presentarsi numerosi ostacoli. Tuttavia, se ritieni che il concetto sia utile per la tua azienda, i concetti e le linee guida Bring Your Own Device devono essere formulati in modo chiaro, per tenere sotto controllo eventuali rischi potenziali.

Porta il tuo dispositivo: vantaggi e svantaggi

BYOD offre molti vantaggi per la tua azienda. Proprio in team ibridi di nuova implementazione, il BYOD può migliorare l'accettazione e accelerare l'introduzione del concetto di lavoro ibrido. Tuttavia, come dice il proverbio, dove c'è luce, c'è sempre ombra. Per questo motivo abbiamo preparato una breve panoramica dei vantaggi e degli svantaggi del concetto BYOD, che ti aiuterà a decidere se introdurre il concetto Bring Your Own Device nella tua azienda. 

Vantaggi

• Nessun periodo di adattamento per un nuovo sistema operativo quando si porta il proprio dispositivo mobile al lavoro
• Risparmio sui costi per la tua attività 
• Maggiore mobilità e flessibilità per i dipendenti 
• La produttività aumenta quando porti il tuo dispositivo 
• Aggiornamenti più rapidi del sistema operativo
• Il senso di autonomia aumenta poiché i dipendenti hanno più controllo sul proprio lavoro quando portano con sé i propri dispositivi
• Le aziende spesso contribuiscono al costo del dispositivo mobile, il che ha un impatto positivo sulla situazione finanziaria dei dipendenti

Svantaggi

• Mancanza di sicurezza dei dati aziendali interni
• I dati personali e aziendali interni vengono accessibili e archiviati sul dispositivo privato, il che non è conforme al GDPR
• Diventa più difficile separare la vita professionale da quella privata, il che può portare a stress

Crea un concetto Bring Your Own Device

Se decidi di introdurre BYOD nella tua azienda, hai bisogno di un concetto. Il concetto include alcuni importanti argomenti di contenuto che è necessario implementare senza problemi con la modalità Bring Your Own Device:

1. Informare in modo esaustivo i dipendenti sui loro diritti, responsabilità e sulle linee guida riguardanti la sicurezza e l'uso nell'ambito del BYOD.
2. Assicuratevi che i sistemi operativi e le applicazioni e vengano aggiornati regolarmente per chiudere le vulnerabilità di sicurezza e ottimizzare le prestazioni.
3. Definire regole chiaresu quali applicazioni possono essere utilizzate in azienda per evitare violazioni dei diritti di licenza e garantire la conformità del software.
4. Per gestire i dispositivi privati utilizzati in azienda, utilizzare Mobile Device Management (MDM) o Enterprise Mobility Management (EMM)per semplificare la sicurezza e la gestione.
5. Promuovete la consapevolezza dei vostri dipendenti sull'importanza della sicurezza IT e formateli regolarmente sulle minacce attuali e sulle misure di sicurezza.

Politica "Bring Your Own Device"

L'introduzione del concetto Bring Your Own Device deve essere attentamente valutata, soprattutto per quanto riguarda l'uso dei software aziendali. Ad esempio, Microsoft Office spesso non è concesso in licenza per l'uso commerciale su computer portatili privati. Inoltre, il backup dei dati su dispositivi privati rappresenta una sfida. 

Si consiglia pertanto di elaborare un accordo aziendale di tipo Bring Your Own Device. Dovrebbe essere redatto con attenzione per comunicare chiaramente le modifiche e aumentare la sicurezza dei dati. Anche gli esperti esterni possono contribuire a creare e attuare una politica adeguata.

1. Imposta le linee guida per le applicazioni accettabili: Definisci quali siti web, software e connessioni di rete sono consentiti.

2. Implementare misure di sicurezza: Determinare esattamente quali misure di sicurezza informatica sono necessarie sui dispositivi per proteggerli dagli attacchi.

3. Imposta la gestione remota: Consenti agli amministratori remoti di eseguire aggiornamenti software e cancellare i dati in caso di smarrimento o furto.

4. Implementa l'autenticazione a più fattori: Utilizza MFA per proteggere l'accesso alle reti e ai dati aziendali anche in caso di smarrimento del dispositivo.

5. VPN: Accesso remoto ai dati solo tramite una rete privata virtuale (VPN).

6. Applicazioni consentite: E-mail, appuntamenti del calendario, app di messaggistica e contatti aziendali.

7. Divieto di trasmissione e archiviazione di contenuti illegali: Evitare l'installazione di malware e il furto di informazioni sensibili.

Inoltre, per garantire l'integrità dei dati e la conformità ai requisiti legali, è opportuno implementare misure di sicurezza di base, quali aggiornamenti regolari del sistema operativo e l'uso di scanner antivirus.

Informativa sulla privacy di Bring Your Own Device

Il BYOD presenta dei rischi per la protezione dei dati e la sicurezza dell'IT aziendale, poiché i dati possono essere archiviati ed elaborati su dispositivi privati e difficili da controllare. Questi dispositivi vengono utilizzati in reti esterne e per applicazioni private, motivo per cui gli utenti devono rispettare delle policy di sicurezza, come ad esempio non archiviare dati aziendali su supporti di memorizzazione esterni. È anche possibile installare software speciali per applicare policy di sicurezza, eseguire applicazioni in ambienti crittografati e bloccare interfacce esterne. Ciò a sua volta può limitare l'uso privato. Tuttavia, i dati aziendali devono essere rigorosamente separati dai dati privati e deve essere rispettato il GDPR.

BYOD e Flexopus: facilita l'adozione di BYOD con Flexopus

BYOD e desk sharing vanno spesso di pari passo. Come già evidenziato, le condizioni per un'implementazione di successo del BYOD sono spesso soggette a rigorosi requisiti di sicurezza. Flexopus offre esattamente ciò di cui i datori di lavoro hanno bisogno per poter offrire BYOD secondo i più elevati requisiti di sicurezza possibili . Flexopus è pienamente conforme al GDPR ed è anche certificata ISO27001. Con l'etichetta "made & hosted in Germany", Flexopus è la soluzione ideale non solo per introdurre i dipendenti al principio della condivisione della scrivania, ma anche per consentire un processo di prenotazione agevole per uffici mobili, postazioni di lavoro e sale riunioni. 
Flexopus lancerà presto anche una funzionalità che offre agli utenti la possibilità di noleggiare i propri armadietti. Ciò significa che gli oggetti personali come mouse, tastiera, ecc. possono essere conservati in modo sicuro in ufficio prenotando un armadietto, il che riduce al minimo la vulnerabilità della tecnologia. 

I colleghi che sono in ufficio solo in determinati giorni o che utilizzano il principio del telelavoro alternato possono facilmente coordinare chi sarà dove e quando con Bring Your Own Device e Flexopus.

Riepilogo

L'iniziativa "Bring Your Own Device" può comportare molti vantaggi, soprattutto economici, ma è consigliabile adottarla con cautela per quanto riguarda le questioni relative alla sicurezza. In particolare, le aziende che lavorano con dati altamente sensibili o fanno parte di infrastrutture critiche dovrebbero astenersi dall'introdurre BYOD per i motivi sopra menzionati.

Le aziende che decidono di implementare il concetto Bring Your Own Device devono comunicare chiaramente ai propri dipendenti come gestirlo a livello operativo. I seguenti punti sono particolarmente importanti: accordo, concetto e linee guida del metodo Bring Your Own Device.
Se tutti rispettano le normative sulla protezione dei dati e la tua azienda è ben attrezzata per proteggere i dati con software come Flexopus , nulla potrà ostacolare l'implementazione di successo del BYOD.