BYOD - Breng uw eigen apparaat mee

We kennen het allemaal: je begint bij een nieuw bedrijf en het eerste wat je leert, is hoe je de apparatuur op de werkvloer moet gebruiken. Tegenwoordig stellen werkgevers zelfs laptops of tablets beschikbaar die werknemers mee naar huis kunnen nemen.

Maar wat gebeurt er als je het omdraait? Dit is precies wat BYOD – Bring Your Own Device – beoogt. Hierbij nemen medewerkers hun eigen technische werkmaterialen mee naar het werk en gebruiken deze als werkmateriaal. In dit artikel leest u of BYOD (Bring Your Own Device) voor uw bedrijf de moeite waard is, welke voor- en nadelen het concept u biedt en welke uitdagingen u tegenkomt op weg naar een succesvolle implementatie van BYOD.

BYOD-betekenis

BYOD is een afkorting en staat voor “bring your own device”. Medewerkers mogen hun eigen apparaten als werkmateriaal meenemen naar het werk. Wilt u dit concept in uw bedrijf integreren, dan moet u met een paar zaken rekening houden. Van gegevensbescherming tot bedrijfsovereenkomsten: er zijn een aantal obstakels die u kunt tegenkomen. Als u het concept echter nuttig vindt voor uw bedrijf, is het belangrijk dat de Bring Your Own Device-concepten en -richtlijnen duidelijk worden geformuleerd om mogelijke risico's onder controle te houden.

Bring Your Own Device: voor- en nadelen

BYOD biedt veel voordelen voor uw bedrijf. Vooral in net opgezette hybride teams kan BYOD de acceptatie verbeteren en het invoeren van het concept van hybride werken versnellen. Maar waar licht is, is ook schaduw, zoals het gezegde luidt. Daarom hebben wij een kort overzicht gemaakt van de voor- en nadelen van het BYOD-concept, zodat u beter kunt beslissen of u Bring Your Own Device (BRO) in uw bedrijf wilt invoeren. 

Voordelen

• Geen gewenningsperiode voor een nieuw besturingssysteem wanneer u uw eigen mobiele apparaat meeneemt naar het werk
• Kostenbesparing voor uw bedrijf 
• Meer mobiliteit en flexibiliteit voor werknemers 
• Productiviteit neemt toe wanneer u uw eigen apparaat meeneemt 
• Snellere updates van het besturingssysteem
• Het gevoel van autonomie neemt toe naarmate medewerkers meer controle hebben over hun eigen werk wanneer ze hun eigen apparaten meenemen
• Bedrijven dragen vaak bij aan de kosten van het mobiele apparaat, wat een positieve impact heeft op de financiële situatie van werknemers

Nadelen

• Gebrek aan beveiliging van interne bedrijfsgegevens
• Persoonlijke en interne bedrijfsgegevens worden benaderd en opgeslagen op het privé-apparaat, wat niet voldoet aan de AVG
• Het wordt moeilijker om het professionele leven van het privéleven te scheiden, wat kan leiden tot stress

Creëer een Bring Your Own Device-concept

Als u besluit BYOD in uw bedrijf te introduceren, heeft u een concept nodig. Het concept omvat een aantal belangrijke inhoudelijke onderwerpen die u nodig hebt om Bring Your Own Device soepel te implementeren:

1. Informeer uw medewerkers uitgebreid over hun rechten, verantwoordelijkheden en de richtlijnen met betrekking tot beveiliging en gebruik in het kader van BYOD.
2. Zorg ervoor dat de besturingssystemen en toepassingen regelmatig worden bijgewerkt om beveiligingsproblemen te dichten en de prestaties te optimaliseren.
3. Zet duidelijke regels neer over welke apps je in je bedrijf mag gebruiken, zodat je licentierechten niet overtreedt en je software altijd aan de regels voldoet.
4. Als u privéapparaten wilt beheren die in het bedrijf worden gebruikt, gebruikt u Mobile Device Management (MDM) of Enterprise Mobility Management (EMM)om de beveiliging en het beheer eenvoudiger te maken.
5. Maak je medewerkers bewust van het belang van IT-beveiliging en train ze regelmatig over de nieuwste bedreigingen en beveiligingsmaatregelen.

Beleid voor het meenemen van uw eigen apparaat

De invoering van Bring Your Own Device moet zorgvuldig worden overwogen, vooral met het oog op het gebruik van werksoftware. Microsoft Office is bijvoorbeeld vaak niet gelicentieerd voor commercieel gebruik op privélaptops. Bovendien vormt het maken van een back-up van gegevens op privé-apparaten een uitdaging. 

Het is daarom raadzaam om een bedrijfsspecifieke Bring Your Own Device-werkovereenkomst op te stellen. De verklaring moet zorgvuldig worden opgesteld, zodat de wijzigingen duidelijk worden gecommuniceerd en de beveiliging van de gegevens wordt vergroot. Ook externe deskundigen kunnen helpen bij het opstellen en implementeren van een passend beleid.

1. Stel richtlijnen in voor acceptabele toepassingen: Definieer welke websites, software en netwerkverbindingen zijn toegestaan.

2. Implementeer beveiligingsmaatregelen: Bepaal precies welke cyberbeveiligingsmaatregelen nodig zijn op de apparaten om ze te beschermen tegen aanvallen.

3. Stel extern beheer in: Sta externe beheerders toe software-updates uit te voeren en gegevens te wissen in geval van verlies of diefstal.

4. Implementeer multi-factor-authenticatie: Gebruik MFA om de toegang tot bedrijfsnetwerken en gegevens te beveiligen, zelfs als een apparaat kwijtraakt.

5. VPN: Alleen externe toegang tot gegevens via een Virtual Private Network (VPN).

6. Toegestane applicaties: E-mail, agenda-afspraken, berichten-apps en zakelijke contacten.

7. Verbod op overdracht en opslag van illegale inhoud: Voorkom de installatie van malware en diefstal van gevoelige informatie.

Daarnaast dienen basisbeveiligingsmaatregelen, zoals regelmatige updates van het besturingssysteem en het gebruik van virusscanners, te worden geïmplementeerd om de integriteit van gegevens te waarborgen en te voldoen aan wettelijke vereisten.

Privacybeleid voor het meenemen van uw eigen apparaat

BYOD brengt risico's met zich mee voor de gegevensbescherming en de beveiliging van de IT-afdeling van bedrijven, omdat gegevens op privéapparaten kunnen worden opgeslagen en verwerkt die moeilijk te beheren zijn. Deze apparaten worden gebruikt in externe netwerken en voor privétoepassingen. Daarom moeten gebruikers zich houden aan beveiligingsbeleid. Zo mogen bedrijfsgegevens bijvoorbeeld niet op externe opslagmedia worden opgeslagen. Er kan ook speciale software worden geïnstalleerd om beveiligingsbeleid af te dwingen, applicaties in gecodeerde omgevingen uit te voeren en externe interfaces te blokkeren. Dit kan het privégebruik beperken. Bedrijfsgegevens moeten echter strikt gescheiden worden van privégegevens en er moet voldaan worden aan de AVG.

BYOD en Flexopus - Vergemakkelijk de acceptatie van BYOD met Flexopus

BYOD en bureaudelen gaan vaak hand in hand. Zoals reeds benadrukt, zijn de voorwaarden voor een succesvolle implementatie van BYOD vaak onderworpen aan strenge beveiligingseisen. Flexopus biedt precies wat werkgevers nodig hebben om BYOD aan te kunnen bieden onder de hoogst mogelijke beveiligingsvereisten . Flexopus voldoet volledig aan de AVG en is bovendien ISO27001-gecertificeerd. Met het label "made & hosted in Germany" is Flexopus de ideale oplossing om niet alleen medewerkers kennis te laten maken met het principe van bureaudelen, maar ook om een soepel boekingsproces voor mobiele kantoren, werkplekken en vergaderruimten mogelijk te maken. 
Flexopus zal binnenkort ook een functie uitrollen waarmee gebruikers hun eigen lockers kunnen huren. Dit betekent dat persoonlijke spullen zoals een muis, toetsenbord, etc. veilig opgeborgen kunnen worden in het kantoor door een kluisje te reserveren. Hiermee wordt de kwetsbaarheid van de techniek tot een minimum beperkt. 

Collega's die slechts op bepaalde dagen op kantoor zijn of die het afwisselend telewerken principe hanteren, kunnen met Bring Your Own Device en Flexopus eenvoudig afstemmen wie waar en wanneer is.

Samenvatting

Bring Your Own Device kan veel voordelen opleveren, vooral financieel, maar u moet er voorzichtig mee omgaan vanwege de veiligheid. Vooral bedrijven die met zeer gevoelige gegevens werken of deel uitmaken van kritieke infrastructuur, moeten om bovengenoemde redenen afzien van de invoering van BYOD.

Bedrijven die het Bring Your Own Device-concept willen invoeren, moeten hun medewerkers duidelijk communiceren hoe hiermee operationeel moet worden omgegaan. De volgende punten zijn van bijzonder belang: Bring Your Own Device-werkovereenkomst, concept en richtlijnen.
Als iedereen zich aan de regelgeving voor gegevensbescherming houdt en uw bedrijf goed is uitgerust om gegevens te beschermen met software zoals Flexopus , staat niets uw succesvolle implementatie van BYOD nog in de weg.