BYOD - Bring Your Own Device

Wir kennen es alle: Man fängt in einem neuen Unternehmen an und das erste, was einem beigebracht wird, ist der Umgang mit den Geräten am Arbeitsplatz. Oftmals stellen Arbeitgebende mittlerweile sogar Laptops oder Tablets, die Mitarbeitende nutzen können und auch mit nach Hause nehmen.

Doch was passiert, wenn man den Spieß umdreht? Genau darauf zielt BYOD - Bring Your Own Device ab. Hierbei nehmen Angestellte ihre eigenen technischen Arbeitsmaterialien mit zur Arbeit und nutzen diese als Arbeitsmaterial. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, ob sich BYOD - Bring Your Own Device für Ihren Betrieb lohnt, welche Vorteile und Nachteile das Konzept Ihnen bietet und welche Herausforderungen auf dem Weg zur gelungenen Implementierung von BYOD vor Ihnen liegen.

BYOD Bedeutung

BYOD ist ein Akronym aus dem Englischen und bedeutet “bring your own device”, was so viel heißt wie “Bring dein eigenes Gerät mit”. Hierbei wird den Mitarbeitenden eingeräumt, ihre eigenen Geräte als Arbeitsmaterialien mit zur Arbeit zu bringen. Soll dieses Konzept in Ihrem Betrieb integriert werden, gilt es jedoch einiges zu beachten. Vom Datenschutz bis zur Betriebsvereinbarung gibt es einige Hürden, über die man stolpern kann. Sollten Sie das Konzept für Ihren Betrieb jedoch als sinnvoll erachten, müssen die Bring Your Own Device Konzepte und Richtlinien klar ausformuliert sein, um etwaige Gefahren im Zaum zu halten.

Bring Your Own Device: Vorteile und Nachteile

BYOD birgt viele Vorteile für Ihren Betrieb. Gerade in frisch implementierten hybriden Teams kann BYOD die Akzeptanz verbessern und die Einführung des Konzepts des hybriden Arbeitens beschleunigen. Wo Licht ist, ist jedoch immer auch Schatten, wie man so schön sagt. Aus diesem Grund haben wir Ihnen eine kleine Übersicht der Vor- und Nachteile des Konzepts BYOD vorbereitet, die Ihnen die Entscheidung vereinfachen wird, ob Sie Bring Your Own Device in Ihrem Betrieb einführen möchten. 

Vorteile

• Keine Eingewöhnungszeit für ein neues Betriebssystem, wenn das eigene Mobilgerät mit zur Arbeit gebracht wird
• Kosteneinsparungen für Ihren Betrieb 
• Mehr Mobilität und Flexibilität für Mitarbeitende 
• Produktivität wird beim Mitbringen des eigenen Geräts gesteigert 
• Schnellere Aktualisierung des Betriebssystems
• Das Gefühl der Selbstbestimmung steigt, da die MitarbeiterInnen mehr Kontrolle über die eigene Arbeit haben, wenn sie ihre eigenen Geräte mitbringen
• Häufig beteiligen sich Unternehmen an den Kosten für das Mobilgerät, was die finanzielle Situation der Mitarbeitenden positiv beeinflusst

Nachteile

• Mangelnde Sicherheit der unternehmensinternen Daten
• Personenbezogene und unternehmensinterne Daten werden auf dem privaten Gerät abgerufen und gespeichert, was nicht der DSGVO entspricht
• Berufliches wird schwerer von Privatem zu trennen, was zu Stress führen kann

Bring Your Own Device Konzept erstellen

Sollten Sie sich dazu entscheiden, BYOD in Ihrem Unternehmen einführen zu wollen, brauchen Sie ein Konzept. Das Konzept umfasst einige wichtige inhaltliche Themen, die Sie zur reibungslosen Implementierung von Bring Your Own Device benötigen:

1. Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden umfassend über ihre Rechte, Pflichten und die Richtlinien zur Sicherheit und Nutzung im Rahmen von BYOD.
2. Stellen Sie sicher, dass Betriebssysteme und Anwendungen regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht werden, um Sicherheitslücken zu schließen und die Leistung zu optimieren.
3. Definieren Sie klare Regeln, welche Anwendungen im Unternehmen genutzt werden dürfen, um Verstöße gegen Lizenzrechte zu vermeiden und die Software-Compliance zu gewährleisten.
4. Setzen Sie zur Verwaltung der privaten Geräte, die im Unternehmen genutzt werden, auf ein Mobile Device Management (MDM) oder Enterprise Mobility Management (EMM), um die Sicherheit und Verwaltung zu erleichtern.
5. Fördern Sie das Bewusstsein Ihrer Mitarbeitenden für die Bedeutung von IT-Sicherheit und schulen Sie sie regelmäßig zu den aktuellen Bedrohungen und Sicherheitsmaßnahmen.

Bring Your Own Device Richtlinie

Die Einführung von Bring Your Own Device muss sorgfältig abgewogen werden, gerade im Hinblick auf die Nutzung der Arbeitssoftwares. Microsoft Office ist bspw. oft nicht für den kommerziellen Einsatz auf privaten Laptops lizenziert. Zudem stellt die Datensicherung auf privaten Geräten eine Herausforderung dar. 

Es ist deshalb ratsam, eine unternehmensspezifische Bring Your Own Device Betriebsvereinbarung zu entwickeln. Sie sollte sorgfältig ausformuliert werden, um die Änderungen klar zu kommunizieren und die Datensicherheit zu erhöhen. Auch externe ExpertInnen können dabei helfen, eine geeignete Richtlinie zu erstellen und umzusetzen.

1. Legen Sie Richtlinien für akzeptable Anwendungen fest: Definieren Sie, welche Webseiten, Software und Netzwerkverbindungen zulässig sind.

2. Führen Sie Sicherheitsmaßnahmen ein: Bestimmen Sie genau, welche Cybersicherheitsmaßnahmen auf den Geräten notwendig sind, um sie vor Angriffen zu schützen.

3. Richten Sie Remote-Management ein: Ermöglichen Sie Admins aus der Ferne, Software-Updates durchzuführen und Daten im Falle eines Verlusts oder Diebstahls zu löschen.

4. Multi-Faktor-Authentifizierung einführen: Nutzen Sie MFA, um den Zugriff auf Unternehmensnetzwerke und -daten selbst bei Geräteverlust zu sichern.

5. VPN: Fernzugriff auf Daten nur über ein Virtual Private Network (VPN).

6. Erlaubte Anwendungen: E-Mail, Kalendertermine, Nachrichtenapps und Geschäftskontakte.

7. Verbot der Übertragung und Speicherung von rechtswidrigen Inhalten: Vermeiden Sie Malware-Installation und Diebstahl sensibler Informationen.

Zusätzlich sollten grundlegende Sicherheitspraktiken wie regelmäßige Updates der Betriebssysteme und der Einsatz von Virenscannern implementiert werden, um die Datenintegrität und Einhaltung rechtlicher Vorgaben gewährleisten zu können.

Bring Your Own Device Datenschutz

BYOD birgt Risiken für den Datenschutz und die Sicherheit der Unternehmens-IT, da Daten auf privaten, schwer kontrollierbaren Geräten gespeichert und verarbeitet werden können. Diese Geräte werden in fremden Netzwerken und für private Anwendungen genutzt, weshalb Nutzende Sicherheitsrichtlinien einhalten müssen, z.B. keine Unternehmensdaten auf externe Speichermedien zu speichern. Es kann auch spezielle Software installiert werden, um Sicherheitsrichtlinien durchzusetzen, Anwendungen in verschlüsselten Umgebungen auszuführen und externe Schnittstellen zu sperren. Das kann wiederum die private Nutzung einschränken. Unternehmensdaten müssen aber auf jeden Fall strikt von privaten Daten getrennt werden, und die DSGVO ist einzuhalten.

BYOD und Flexopus - Erleichtern Sie die Einführung von BYOD mit Flexopus

BYOD und Desk Sharing gehen oft Hand in Hand. Wie bereits herausgearbeitet, unterliegen die Bedingungen für eine erfolgreiche Implementierung von BYOD aber oft strengen Sicherheitsauflagen. Flexopus liefert hier genau das, was Arbeitgebende benötigen, um BYOD unter den höchstmöglichen Sicherheitsauflagen anbieten zu können. Flexopus untersteht der DSGVO in allen Teilen und ist des Weiteren auch ISO27001-zertifiziert. Unter dem Prädikat “made & hosted in Germany” ist Flexopus die ideale Lösung, um Mitarbeitenden nicht nur das Prinzip des Desk Sharing nahe zu bringen, sondern auch einen reibungslosen Ablauf der Buchung von mobile Office, Arbeitsplätzen und Meetingräumen zu ermöglichen. 
Flexopus wird überdies hinaus bald ein Feature ausrollen, dass Usern die Möglichkeite bietet, sich eigene Schließfächer zu mieten. Somit können persönliche Gegenstände wie Maus, Tastatur etc. per Buchung eines Schließfachs sicher im Büro verweilen, was die Angreifbarkeit der Technik auf ein Minimum beschränkt. 

KollegInnen, die nur zu bestimmten Tagen im Büro sind oder sich dem Prinzip der alternierenden Telearbeit bedienen, können mit Bring Your Own Device und Flexopus problemlos abstimmen, wer wann wo sein wird.

BYOD und Smart Locks: Sichere Aufbewahrung im flexiblen Büro

BYOD erleichtert flexibles Arbeiten, bringt aber auch praktische Herausforderungen mit sich: Wer regelmäßig zwischen Homeoffice und Büro wechselt oder keinen festen Arbeitsplatz hat, muss Zubehör wie Maus, Tastatur, Headset, Ladegerät oder Adapter häufig transportieren. Digitale Schließfachlösungen mit Smart Locks können hier eine sinnvolle Ergänzung sein. Mitarbeitende können persönliche Arbeitsmittel sicher im Büro aufbewahren und bei Bedarf flexibel darauf zugreifen.

Gerade in Kombination mit Desk Sharing entsteht so ein geordneter und sicherer Arbeitsalltag: Arbeitsplätze bleiben frei von dauerhaft gelagerten Gegenständen, während Mitarbeitende dennoch nicht täglich ihre gesamte Ausstattung mitbringen müssen. Flexopus kann solche flexiblen Arbeitsmodelle unterstützen, indem Arbeitsplätze, Räume und je nach Einrichtung auch Schließfächer digital gebucht und verwaltet werden.

Zusammenfassung

Bring Your Own Device kann viele Vorteile mit sich bringen, insbesondere im Hinblick auf Flexibilität, Mobilität und mögliche Kosteneinsparungen. Gleichzeitig sollte BYOD wegen Datenschutz, IT-Sicherheit und Compliance sorgfältig geplant werden. Unternehmen, die mit besonders sensiblen Daten arbeiten oder zur kritischen Infrastruktur gehören, sollten genau prüfen, ob private Geräte im Arbeitskontext sinnvoll und sicher eingesetzt werden können.

Wer BYOD einführt, braucht klare Vorgaben. Besonders wichtig sind ein durchdachtes Konzept, eine verbindliche BYOD-Richtlinie und transparente Regelungen zum Datenschutz. Ergänzend können digitale Schließfachlösungen mit Smart Locks den Arbeitsalltag in flexiblen Büroumgebungen erleichtern, da persönliche Arbeitsmittel sicher vor Ort aufbewahrt werden können.

Wenn technische, organisatorische und rechtliche Anforderungen sauber umgesetzt werden, kann BYOD ein wirksamer Bestandteil moderner Arbeitsmodelle sein.