Desk sharing
2024-01-31
5 good reasons for desk sharing
Warum braucht jeder einen festen Platz, wenn das Büro zum Begegnungsort wird? Der Artikel liefert 5 starke Gründe für Desk-Sharing: von massiver Kostenersparnis bei der Bürofläche über gesteigerte Flexibilität bis hin zu einer besseren Vernetzung im Team. Erfahre, wie du mit Desk-Sharing-Software wie Flexopus das hybride Arbeiten effizient gestaltest und deine Unternehmenskultur modernisierst.
Frequently Asked Questions summarized
Wie hilft Desk-Sharing Unternehmen dabei, Miet- und Betriebskosten effektiv zu senken?
In einer hybriden Arbeitswelt stehen viele Schreibtische oft leer. Desk-Sharing bricht das Verhältnis von "ein Tisch pro Mitarbeiter" auf. Da nie alle gleichzeitig im Büro sind, kann die benötigte Fläche reduziert werden. Das spart nicht nur Miete, sondern senkt auch die Kosten für Reinigung, Strom und Heizung. Unternehmen können so entweder in kleinere, hochwertigere Standorte investieren oder die freiwerdenden Flächen in attraktive Kollaborations-Zonen umwandeln, was die Gesamteffizienz der Immobiliennutzung massiv steigert.
Warum fördert das Shared-Desk-Prinzip die interne Vernetzung und den Wissensaustausch?
Feste Plätze führen oft zu starren Abteilungs-Silos. Beim Desk-Sharing sitzen Mitarbeitende jeden Tag neben anderen Kollegen. Dieser Wechsel begünstigt zufällige Begegnungen und informellen Austausch über Teamgrenzen hinweg. Wissens-Silos werden aufgebrochen und das Verständnis für andere Unternehmensbereiche wächst. Diese dynamische Durchmischung stärkt das Gemeinschaftsgefühl und fördert innovative Ideen, da unterschiedliche Perspektiven im Büroalltag ganz natürlich aufeinandertreffen – ein enormer Booster für die Unternehmenskultur.
Welche Rolle spielt eine Buchungssoftware wie Flexopus bei der erfolgreichen Einführung von Desk-Sharing?
Ohne digitale Organisation endet Desk-Sharing schnell im Chaos. Eine Software wie Flexopus ist das Rückgrat des Konzepts: Sie ermöglicht es Mitarbeitenden, Plätze vorab zu reservieren, was Frust bei der Suche verhindert. Zudem schafft sie Transparenz, wer wann im Büro ist, was die Teamkoordination erleichtert. Für das Management liefert die Software wertvolle Daten über die tatsächliche Auslastung der Flächen. So können datenbasierte Entscheidungen über die Bürogestaltung getroffen werden, um die Arbeitsumgebung kontinuierlich an die Bedürfnisse der Belegschaft anzupassen.
Table of contents
More flexibility in everyday working life: Desk sharing makes it possible! The office concept without fixed workstations has already proven successful in many companies — because the flat structures help to meet the needs of employees.
The exchange with colleagues is encouraged
Each employee chooses a workplace individually, making popular workplaces accessible to everyone. In addition, the concept enables new contacts: The flexible use of workstations also enables exchange with colleagues with whom there was previously little or no interface. This can lead to new input, more creativity and positive synergies. But existing collaboration models are also helped if interdisciplinary project teams can easily come together.
Everyday work gets more momentum
Do you have a few phone calls in the morning and a meeting with a team colleague in the afternoon? With desk sharing, you can individually choose the right work environment for each working day — depending on upcoming tasks and appointments. Thanks to the flexible concept, the workplace can be changed even within a working day. This creates variety and loosens up fixed routines.
Personal well-being is increased
According to studies, the right working environment has a major influence on well-being. A big advantage of desk sharing is that you can choose the workstation that suits your personal needs: Perhaps today is a day when you'd rather be in a quiet window seat with the midday sun than in the group of desks next to the office kitchen? Thanks to desk sharing, employees can decide individually each day where they feel most comfortable.
Thanks to the Clean Desk Policy, there is more order
Desk sharing enables more transparency regarding space usage. Do you need a meeting room at short notice? With a glance at the desk-sharing booking system, available capacity is immediately visible. Desk sharing also helps to keep things tidy: the workplace is left as you found it – tidy and neat. This principle is called "Clean Desk Policy".
The opportunity for a new, positive work culture is created
Desk sharing is a good solution to respond to the flexible working world (English “New Work”) and to dissolve old structures. Employees can design their daily work routines more individually and adapt them to their own needs — a great opportunity for a new work culture in which more flexibility, well-being and variety are possible.
These were just the 5 most obvious reasons for desk sharing. If you would like a more in-depth discussion on the topic of desk sharing, we at Flexopus - the desk sharing app would be happy to assist you with our many years of knowledge and experience.
Last updated:
2026-02-19
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