Office space efficiency

Space efficiency in the work environment is becoming increasingly important. Companies are constantly looking for ways to optimize their premises and generate sustainable value. Efficient use of space promotes productivity, cost savings, and flexible working models. Through clever room design, multifunctional areas, and innovative technologies, the available space can be used to its best advantage – for the benefit of employee satisfaction and economic success.

Office space efficiency

One might assume that two square meters of desk space per employee is enough. However, that is exactly where the crux of the matter lies. Open office spaces, without the classic cubicle system or the simple lining up of desks, often contribute significantly to the satisfaction and motivation of the workforce. Thus, strategic office space efficiency plays into the hands of both parties:

For employees:

Separate workstations or desk clusters allow tasks to be handled more efficiently, whether in individual or group work. Privacy and general well-being increase when you are not always sitting shoulder-to-shoulder with your colleagues. Furthermore, people feel valued when they are assigned their own area.

For employers:

A satisfied workforce always means increased morale and overall performance. With maximum-efficiency use of office space, costs can also be saved. If a new arrangement of workstations frees up parts of a building complex or even entire office buildings, these can be used for new projects, sublet, or removed from the lease. Less net floor area = lower rent.

But it is not just workstations; sanitary facilities, break rooms, or the in-house kitchen can also be designed for space efficiency. For example, clever partitioning can make the path to the restrooms easier. Break rooms can be used multifunctionally as meeting rooms, and the kitchen can serve as a discussion area when not in use. All these changes ensure increased office space efficiency and contribute to a positive room climate and a low noise level within the workspaces.

Space efficiency definition

Space efficiency describes the maximum possible utilization of a building area, taking into account the gross floor area, the actual usable area, and the number of employees working on-site. Construction companies and their clients can thus determine in advance how much office space will be needed in actual day-to-day operations and apply this data to their building concepts.

Gross floor area

The gross floor area (GFA) refers to all floor areas shown in the floor plan. This includes both freely accessible areas and structural elements such as walls. Roof areas or their cavities are not included. All levels are taken into account.

Net floor area

The net floor area (NFA) describes exclusively the actually usable areas within the floor plan. This includes all areas minus walls and inaccessible spaces. Here, too, all levels of a building plan are taken into account.

Usable area

The usable area (UA) is the part of the net floor area that can be assigned to a definable purpose. This can include both habitable and non-habitable areas. For example, offices, meeting rooms, or parking spaces, but also basement compartments, storage areas, or attics.

Ein möglichst hoher Flächeneffizienz-Faktor sollte bereits beim Bau berücksichtigt werden, kann aber auch nachträglich innerhalb eines Unternehmens optimiert werden. Hier können allerdings unerwartete Renovierungs- oder Umbaukosten aufkommen.

Use Cases für Flächeneffizienz

Wie lässt sich die Flächeneffizienz im tatsächlichen Büroalltag nutzen und wie zeichnet sie sich erfolgreich ab? 

Hier sind fünf Use Cases für Flächeneffizienz im Arbeitsumfeld:

• Flexible workstations: Employees share desks as needed (hot desking), which reduces the number of unused desks. This creates space and allows those present to choose their preferred workspace. For example, you can sit next to your favorite colleagues or your project team to complete tasks together.
• Multifunctional rooms: Conference rooms that can be quickly converted into smaller meeting areas or event spaces using movable walls. When utilized ideally, these rooms fulfill multiple roles without losing their original functionality.
• Remote work days: Flexible remote work policies allow office space to be downsized or repurposed. Employees are free to design their home workspace and arrange it according to their personal preferences.
• Shared spaces: Shared use of rooms and resources between different departments to minimize vacancies. This not only saves space but also boosts social interaction among colleagues and minimizes the formation of cliques.
• Use of technology: Booking systems for workstations and rooms ensure that spaces are only used when they are actually needed. The workspace can be digitally analyzed and subsequently optimized using a tool like Flexopus, without losing workstations or essential components of the daily work routine.

Generell sorgt eine höhere Flächeneffizienz auch gleichzeitig für eine höhere Flächenwirtschaftlichkeit. In effizient gestalteten Arbeitsumgebungen kann also auch dementsprechend konzentriert gearbeitet werden.

Flächeneffizienz Kennzahlen

Kennzahlen zur Flächeneffizienz helfen Unternehmen, ihre räumliche Nutzung messbar und vergleichbar zu gestalten. Eine zentrale Kennzahl ist die Flächennutzungsquote, die angibt, wie viel Fläche pro Mitarbeiter genutzt wird. Raumauslastungsraten erfassen, wie oft Räume tatsächlich belegt sind. Kosten pro Quadratmeter und Belegungsdichte geben Aufschluss über die Wirtschaftlichkeit. Desk-Sharing-Raten (falls Desk Sharing angewendet wird) zeigen, wie effizient flexible Arbeitsplätze genutzt werden. Die Analyse dieser Kennzahlen ermöglicht es, ungenutzte Flächen zu identifizieren, Kosten zu senken und die Arbeitsplatzgestaltung gezielt zu optimieren – für mehr Effizienz und Mitarbeitendenzufriedenheit.

Flächeneffizienz richtig berechnen

‍

Space utilization rate (Avg. space per employee):

Usable office space (m^2)Number of employees

Durch das Errechnen der Flächennutzungsquote kann der Arbeitgeber herausfinden, wie viel Fläche ein*e Mitarbeiter*in im Durchschnitt benötigt. Durch Anpassen der Räumlichkeiten kann diese anschließend optimiert und verändert und bereits im Voraus für den Bau neuer Gebäude berücksichtigt werden.

Flächeneffizienzfaktor:

NF (m^2)GFA (m^2)

(NF= Net floor area; GFA= Gross floor area)

Das Berechnen des Flächeneffizienzfaktors ist relevant für den Bau neuer Büroflächen und wird vom Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung abgenommen. Der zu erreichende Zielwert liegt hier bei einem Flächeneffizienzfaktor von 0,75, was einer Bewertung von 100 Punkten entspricht. Durch das Errechnen des Flächeneffizienzfaktors können weitere wichtige Punkte wie Wärmedämmung, Baukosten, Rohstoffförderung und Nachhaltigkeit neuer Gebäude geplant und berücksichtigt werden.

Zusammenfassung

Flächeneffizienz im Büroalltag bedeutet mehr als nur die optimale Nutzung von Räumen – sie beeinflusst direkt, wie wohl sich Mitarbeitende fühlen und wie effektiv sie arbeiten können. Durch clevere Raumgestaltung, multifunktionale Bereiche und flexible Arbeitsmodelle wird eine Atmosphäre geschaffen, in der Zusammenarbeit und Kreativität gedeihen. Flächeneffizienz ermöglicht es, Kosten zu senken, ohne den Komfort oder die Zufriedenheit zu opfern. Eine geschickte Nutzung von Arbeitsplätzen und geteilten Räumen sorgt für mehr Austausch und Gemeinschaftsgefühl. Mit durchdachter Planung und modernen Technologien wird aus jedem Quadratmeter mehr als nur Fläche – es wird Raum zum Wachsen.

Flexopus: die Lösung für mehr Flächeneffizienz

Mit Flexopus wird die Analyse und Umsetzung der Flächeneffizienz ein Leichtes. Diese intelligente Desk Sharing Software bietet Ihnen die Werkzeuge, um die Auslastung Ihrer Büroflächen und Arbeitsplätze effizient zu verwalten. Mit unseren Analyse-Tools erhalten Sie detaillierte Auskünfte über Raumauslastungen und Buchungsfrequenz und können diese Daten anschließend zur weiteren Verarbeitung exportieren. Durch geschickten Einsatz dieser Daten können sie in Zukunft Kosten sparen.

Durch unseren Flexopus Floorplanner können Arbeitsplätze und Objekte mühelos hinzugefügt, entfernt oder bearbeitet werden. Hier kann die im Unternehmen angewandte Flächeneffizienz direkt in Flexopus eingepflegt und digital veranschaulicht werden. So werden alle Mitarbeitenden direkt mit ins Boot geholt.