Gestion des visiteurs simplifiée grâce à Flexopus Visitor Management

Grâce au monde du travail de plus en plus interconnecté, les réunions personnelles et les espaces partagés prennent de plus en plus d'importance. Dans l'agitation de la vie quotidienne, il est maintenant temps d'accueillir les clients qui arrivent, sans procédures fastidieuses. Avec le Gestion des visiteurs Flexopus La gestion des visiteurs est plus facile et plus simple que jamais.

De l'invitation à l'enregistrement en passant par l'enregistrement sur place, notre système garantit un processus fluide et une sécurité maximale. Que vous soyez un visiteur ponctuel ou un partenaire commercial régulier : avec Flexopus, vous avez toujours une vue d'ensemble et faites de la réception une expérience professionnelle.

Gestion des visiteurs avec Flexopus

La gestion des visiteurs Flexopus vous permet d'enregistrer les invités au bureau sans papier. Le logiciel numérise l'ensemble du processus de gestion des visiteurs, de l'enregistrement et de la vérification à la réception sur place, en passant par l'enregistrement des visites.

Les invités reçoivent une invitation par e-mail et peuvent s'enregistrer à l'avance ou effectuer les démarches nécessaires ultérieurement sur place au kiosque d'accueil. Il existe également un aperçu en temps réel de tous les visiteurs à la réception, y compris des statistiques. Ceci n'est pas seulement utilisé à des fins de vue d'ensemble et à des fins administratives, mais peut également être utilisé pour des sujets liés à la sécurité en cas d'urgence. En cas d'urgence, par exemple, il est possible de vérifier qui se trouvait dans les bureaux au moment de l'évacuation ou qui doit être recontacté par la suite.

Expiration de l'invitation des

Le processus d'invitation des visiteurs est intuitif et permet ainsi une utilisation significative et régulière de l'outil. Des ajustements peuvent également être apportés au cours du processus pour personnaliser l'accueil des visiteurs, par exemple pour signer des documents importants.
Le processus proprement dit peut être divisé en étapes simples, au cours desquelles une distinction est faite entre l'enregistrement des visiteurs et une réservation spécifique pour les visiteurs :

Enregistrement des visiteurs

1. Réservez pour un visiteur
2. Sélectionnez un visiteur ou créez un nouveau visiteur
3. Sélectionnez l'enregistrement des visiteurs. Un nouveau visiteur peut également être ajouté ici dans le même train
4. Entrez les détails de la réservation
5. Enregistrer
6. Le visiteur créé reçoit une invitation par e-mail avec tous les détails de réservation nécessaires, ainsi qu'un code personnalisé pour l'inscription. Les documents importants tels que les informations sur la protection des données ou les directives pour les visiteurs peuvent également être consultés et acceptés ici à l'avance. Ainsi, l'inscription effective le jour de la visite est aussi simple que possible.

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lieu de travail, salle de réunion ou parking pour les visiteurs

1. Réservez pour un visiteur
2. Sélectionnez un visiteur ou créez un nouveau visiteur
3. Sélectionnez un lieu de travail, une salle de réunion ou une place de parking
4. Suivez le processus de réservation normal
5. Enregistrer
6. Si nécessaire, le visiteur sélectionné recevra une notification par e-mail contenant tous les détails de la réservation et pourra également avoir un aperçu du plan en direct via un lien contenu dans l'e-mail. Cela signifie que les visiteurs peuvent trouver eux-mêmes la ressource qu'ils ont réservée, même après s'être connectés.
7. La réservation du client est désormais affichée dans l'aperçu personnel des réservations

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Les invitations aux visiteurs et les réservations d'invités peuvent également être effectuées via la zone d'administration. Un aperçu quotidien et complet des réservations des clients est également disponible ici.

Options de configuration pour les invitations aux visiteurs

Toutes les invitations aux visiteurs peuvent être consultées et gérées via la zone d'administration. Vous pouvez également y apporter des modifications ultérieures à la réservation ou aux informations relatives aux clients et avoir un aperçu de tous les visiteurs de votre entreprise. Cela signifie qu'il n'est pas nécessaire de créer des visiteurs récurrents à chaque fois.
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Outre l'activation générale du module, il est également possible de gérer si les utilisateurs de la réservation doivent bénéficier de droits administratifs sur les invitations. La responsabilité peut donc être divisée ou limitée à un administrateur.
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L'accès à la base de données des visiteurs inter-utilisateurs peut également être restreint. Cela signifie que les utilisateurs ne peuvent voir et sélectionner que les profils de visiteurs que vous avez créés vous-même.
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Dans les paramètres, vous pouvez également enregistrer et modifier le texte de bienvenue de l'e-mail, les champs obligatoires à compléter ou les documents relatifs au visiteur.

Outre les invitations aux visiteurs, le terminal de kiosque en option et l'option d'affichage numérique sont également approuvés ici.

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Borne de kiosque et affichage numérique

La borne borne optionnelle et l'affichage numérique associé permettent une réception rapide et facile le jour de la visite. L'entrée sert donc de deuxième interface d'enregistrement et remplit plusieurs fonctions à la fois :

Entrée pour les visiteurs :
Les codes envoyés par e-mail d'invitation peuvent être enregistrés et confirmés via une borne kiosque installée à la réception. Cela signifie que seuls les visiteurs officiellement invités entrent.

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Collecte de données sur les visiteurs :

Si toutes les données des visiteurs n'ont pas été renseignées à l'avance, elles peuvent également être ajoutées en option au terminal de la borne. De cette façon, chaque visiteur est enregistré en détail et peut également ajouter lui-même des informations personnelles.

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Remplissez les documents importants :

Si des documents importants ont été oubliés à l'avance ou si de nouveaux documents ont été ajoutés entre l'invitation et l'arrivée, ils peuvent également être signés numériquement lors du processus d'inscription.

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L'option d'affichage numérique leur permet de saisir des signatures directement et sans papier. Les exemples incluent les conditions générales, les accords de confidentialité ou les informations sur la protection ou le traitement des données. Cela permet d'économiser du temps, de l'espace et de simplifier l'ensemble du processus de réception sans enfreindre les réglementations ni négliger des informations importantes.

Protection des données des visiteurs

Avec Flexopus, vous profitez Protection des données conformément au RGPD. Ceci est d'une importance capitale non seulement lors de la gestion des données des utilisateurs et de l'entreprise, mais également lors de la réception de parties externes et de l'utilisation de la gestion des visiteurs. De cette manière, les données relatives à l'utilisateur stockées sont stockées exclusivement dans un but précis.
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Flexopus est hébergé en Allemagne, toutes les données sont stockées exclusivement sur les serveurs de Hetzner GmbH en Bavière. Hetzner GmbH et Flexopus sont tous deux certifiés conformément à la norme ISO27001. Tous les processus sont donc conformes aux procédures de sécurité informatique et aux systèmes de gestion de la sécurité de l'information les plus stricts.
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Grâce à la borne et à l'affichage numérique, vous protégez non seulement les données des visiteurs, mais également les vôtres. Pour les sujets sensibles, un accord de confidentialité peut être signé directement à la réception et enregistré numériquement. Les informations internes de l'entreprise sont donc protégées sans qu'il soit nécessaire de leur refuser la possibilité de leur rendre visite personnellement.
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Le stockage des données d'analyse basées sur les utilisateurs pour enregistrer les visiteurs peut être limité dans le temps. Cela vous donne une flexibilité maximale et peut répondre aux exigences de chaque visiteur.

Avantages de la gestion des visiteurs

Voici un aperçu des avantages de Flexopus Visitor Management :

Invitation aux visiteurs : Les parties externes peuvent simplement être invitées au bureau par notification par e-mail. Vous trouverez ici tous les détails de réservation nécessaires ainsi que votre code d'admission personnel. Vous pouvez également remplir les documents importants à l'avance.

Liste numérique des visiteurs : En tant qu'administrateur, vous gardez une trace de tous les visiteurs présents. Avec la liste des utilisateurs, il est possible de voir qui était au bureau à quelle heure.

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Arrivée/départ : Mourez Fonction d'enregistrement a le même objectif que celui des utilisateurs normaux. De cette façon, il est possible de vérifier à quelle période les visiteurs invités sont apparus et seules les personnes ayant reçu une invitation officielle entrent.

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Borne de kiosque : Ici, une tablette est utilisée pour faciliter au maximum l'enregistrement des visiteurs. Les visiteurs invités peuvent facilement s'enregistrer à l'aide du code d'invitation. Cela permet d'économiser du papier et du personnel.

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Affichage numérique : Les documents importants ou confidentiels peuvent être signés directement sur place à l'aide d'une signature numérique. L'enregistrement électronique du consentement des visiteurs est donc facilité.

conclusion

Avec Flexopus Visitor Management, l'ensemble du processus de visite est numérisé, optimisé et rendu plus efficace. Qu'il s'agisse de simples invitations par e-mail, d'un enregistrement rapide et fluide ou de la signature numérique de documents importants, le système offre une solution flexible et professionnelle pour recevoir et gérer vos clients.

L'administration des utilisateurs impressionne non seulement par sa convivialité, mais également par ses normes de sécurité les plus strictes et son stockage des données conforme au RGPD. Vous gardez à tout moment le contrôle total des flux de visiteurs et pouvez définir des règles d'accès individuelles. En outre, la numérisation réduit le travail administratif manuel, minimise les sources d'erreur et garantit une documentation transparente de tous les mouvements de visiteurs.

Que ce soit pour les petites entreprises ou les grandes entreprises, Flexopus rend l'accueil des clients plus facile, plus intelligent et plus professionnel, tout en maintenant un flux de travail moderne et innovant.

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