La gestión de visitantes es más sencilla con Flexopus Visitor Management

Gracias al mundo laboral cada vez más interconectado, las reuniones personales y los espacios compartidos son cada vez más importantes. En el ajetreo y el bullicio de la vida cotidiana, ha llegado el momento de dar la bienvenida a los huéspedes que llegan sin engorrosos trámites. Con el Gestión de visitantes de Flexopus La gestión de visitantes es más fácil y sencilla que nunca.

Desde la invitación hasta el registro y el registro in situ, nuestro sistema garantiza un proceso fluido y la máxima seguridad. Independientemente de si nos visita una sola vez o si es un socio comercial habitual: con Flexopus, siempre tendrá una visión general y hará de la recepción una experiencia profesional.

Gestión de visitantes con Flexopus

La gestión de visitantes de Flexopus le permite registrar a los huéspedes en la oficina sin necesidad de papel. El software digitaliza todo el proceso de gestión de visitantes, desde el registro y la verificación hasta la recepción in situ, incluido el registro de las visitas.

Los huéspedes reciben una invitación por correo electrónico y pueden verificar su identidad con antelación o llevar a cabo los pasos necesarios más adelante en el quiosco de visitantes. También hay un resumen en tiempo real de todos los visitantes para la recepción, incluidas las estadísticas. No solo se utiliza con fines generales y administrativos, sino que también se puede utilizar para temas relacionados con la seguridad en caso de emergencia. En caso de emergencia, por ejemplo, es posible comprobar quién estaba en las oficinas en el momento de la evacuación o con quién se debe volver a contactar después.

Fecha de caducidad de la invitación

El proceso de invitar a los visitantes es intuitivo y, por lo tanto, permite un uso significativo y regular de la herramienta. También se pueden realizar ajustes dentro del proceso para personalizar la recepción de visitantes, por ejemplo, para firmar documentos importantes.
El proceso real se puede dividir en pasos sencillos, en los que se hace una distinción entre el registro de visitantes y una reserva específica para visitantes:

Registro de visitantes

1. Reserva para un visitante
2. Seleccione un visitante o cree un nuevo visitante
3. Selecciona registro de visitantes. También se puede agregar un nuevo visitante aquí en el mismo tren
4. Introduce los detalles de la reserva
5. Guardar
6. El visitante creado recibe una invitación por correo electrónico con todos los detalles de reserva necesarios, así como un código personalizado para registrarse. Los documentos importantes, como la información de protección de datos o las directrices para visitantes, también se pueden ver y aceptar aquí con antelación. Esto hace que el registro real el día de la visita sea lo más sencillo posible.

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lugar de trabajo, sala de reuniones o estacionamiento para visitantes

1. Reserva para un visitante
2. Seleccione un visitante o cree un nuevo visitante
3. Seleccione un lugar de trabajo, una sala de reuniones o un espacio de estacionamiento
4. Siga el proceso normal de reserva
5. Guardar
6. Si es necesario, el visitante seleccionado recibirá una notificación por correo electrónico con todos los detalles de la reserva y también podrá obtener información sobre el plan en vivo a través de un enlace en el correo electrónico. Esto significa que los visitantes pueden encontrar el recurso reservado por sí mismos incluso después de iniciar sesión.
7. La reserva del huésped ahora se muestra en el resumen de reservas personales

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Las invitaciones de visitantes y las reservas de huéspedes también se pueden realizar a través del área de administración. Aquí también encontrará un resumen diario y completo de las reservas de los huéspedes.

Opciones de configuración para las invitaciones de visitantes

Todas las invitaciones de visitantes se pueden ver y administrar a través del área de administración. Aquí también puede realizar cambios posteriores en la reserva o en los detalles del huésped y ver un resumen de todos los visitantes de su empresa. Esto significa que no es necesario crear visitantes recurrentes cada vez.
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Además de la activación general del módulo, también es posible gestionar si los usuarios de la reserva deben recibir derechos administrativos sobre las invitaciones. Por lo tanto, la responsabilidad en este caso puede dividirse o limitarse a un administrador.
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También se puede restringir el acceso a la base de datos de visitantes multiusuario. Esto significa que los usuarios solo pueden ver y seleccionar los perfiles de visitantes que haya creado usted mismo.
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En la configuración, también puede almacenar y editar el texto de bienvenida del correo electrónico, los campos obligatorios que deben completarse o los documentos relevantes para el visitante.

Además de las invitaciones a los visitantes, aquí también se aprueban el terminal de quiosco opcional y la opción de señalización digital.

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Terminal de quiosco y señalización digital

La terminal de quiosco opcional y la señalización digital asociada hacen que la recepción sea rápida y sencilla el día de la visita. Por lo tanto, la entrada sirve como una segunda interfaz para el registro y realiza varias funciones a la vez:

Admisión de visitantes:
Los códigos enviados mediante una invitación por correo electrónico se pueden grabar y confirmar a través de un terminal de quiosco instalado en la recepción. Esto significa que solo entran los visitantes que han sido invitados oficialmente.

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Recopilación de datos de visitantes:

Si no se han rellenado todos los datos de los visitantes con antelación, también se pueden añadir de forma opcional en la terminal del quiosco. De esta forma, cada visitante queda registrado en detalle y también puede añadir información personal por sí mismo.

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Complete los documentos importantes:

Si se olvidaron documentos importantes por adelantado o se agregaron otros nuevos entre la invitación y la llegada, también se pueden firmar digitalmente durante el proceso de registro.

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La opción de señalización digital les permite capturar firmas directamente y sin papel. Algunos ejemplos son los términos y condiciones generales, los acuerdos de confidencialidad o la información sobre la protección o el procesamiento de datos. Esto ahorra tiempo y espacio y simplifica todo el proceso de recepción sin infringir las normas ni descuidar información importante.

Protección de los datos de los visitantes

Con Flexopus, disfrutas Protección de datos de acuerdo con el RGPD. Esto es de suma importancia no solo a la hora de gestionar los datos de los usuarios y de la empresa, sino también a la hora de recibir a terceros y utilizar la gestión de visitantes. De esta forma, los datos almacenados relacionados con los usuarios se almacenan exclusivamente para un propósito específico.
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Flexopus está alojado en Alemania, todos los datos se almacenan exclusivamente en los servidores de Hetzner GmbH en Baviera. Tanto Hetzner GmbH como Flexopus están certificadas de acuerdo con la norma ISO27001. Por lo tanto, todos los procesos cumplen con los más altos procedimientos de seguridad de TI y sistemas de gestión de la seguridad de la información.
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Con el terminal de quiosco y la señalización digital, no solo protege los datos de los visitantes, sino también los suyos propios. En el caso de temas delicados, se puede firmar un acuerdo de confidencialidad directamente en la recepción y grabarlo digitalmente. Por lo tanto, los datos internos de la empresa están protegidos sin tener que negarles la oportunidad de visitarlos personalmente.
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El almacenamiento de datos de análisis basados en el usuario para registrar a los visitantes puede estar limitado en el tiempo. Esto le brinda la máxima flexibilidad y puede cumplir con los requisitos de cada visitante.

Beneficios de la gestión de visitantes

Esta es una descripción general de las ventajas de la gestión de visitantes de Flexopus:

Invitación de visita: Las partes externas pueden simplemente ser invitadas a la oficina mediante una notificación por correo electrónico. Aquí encontrará todos los detalles de reserva necesarios y su código de admisión personal. También puede completar los documentos importantes con antelación.

Lista digital de visitantes: Como administrador, realizas un seguimiento de todos los visitantes presentes. Junto con la lista de usuarios, es posible ver quién estaba en la oficina y a qué hora.

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Entrada/salida: Morir Función de registro tiene el mismo propósito que el de los usuarios normales. De esta forma, es posible comprobar en qué período de tiempo han aparecido los visitantes invitados y solo entran personas con una invitación oficial.

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Terminal de quiosco: Aquí, se utiliza una tableta para que el registro de visitantes sea lo más fácil posible. Los visitantes invitados pueden registrarse fácilmente con el código de invitación. Esto ahorra papel y personal.

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Señalización digital: Los documentos importantes o confidenciales se pueden firmar directamente in situ mediante una firma digital. Por lo tanto, es fácil registrar sin papel el consentimiento de los visitantes.

conclusión

Con Flexopus Visitor Management, todo el proceso de visita se digitaliza, optimiza y hace más eficiente. Desde simples invitaciones por correo electrónico hasta el registro rápido y sin problemas y la firma digital de documentos importantes, el sistema ofrece una solución flexible y profesional para recibir y gestionar a sus huéspedes.

La administración de usuarios no solo impresiona por su facilidad de uso, sino también por los más altos estándares de seguridad y el almacenamiento de datos que cumple con el GDPR. Usted mantiene el control total sobre los flujos de visitantes en todo momento y puede establecer normas de acceso individuales. Además, la digitalización reduce el trabajo administrativo manual, minimiza las fuentes de error y garantiza una documentación transparente de todos los movimientos de visitantes.

Ya sea para pequeñas empresas o grandes corporaciones, Flexopus hace que la recepción de los huéspedes sea más fácil, inteligente y profesional, a la vez que mantiene un flujo de trabajo moderno e innovador.

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