Konferenzräume mit dem Raumbuchungssystem Flexopus verwalten
Buchen Sie Ihre Konferenzräume mit Flexopus in wenigen Schritten und verbinden Sie Ihren Outlook-Kalender um eine bidirektionale Synchronisierung der Raumbuchungssysteme zu ermöglichen - einfach, nahtlos und benutzerfreundlich!
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Bereits in über 4.000 Büros im Einsatz!
So funktioniert das Raumbuchungssystem Flexopus
Die Top-Funktionen der Raumbuchungssoftware
Buchungsanzeige & Statistiken
Die interaktiven Etagenpläne ermöglichen es, alle bestehenden Raumbuchungen anzuzeigen oder direkt neue Buchungen vorzunehmen. Zudem wird die minutengenaue Auslastung der einzelnen Räume in einer Heatmap visualisiert.
Elektronische Türschilder
Das Flexopus Digital Signage Add-On ermöglicht den Betrieb elektronischer Türschilder zur Anzeige der Raumbelegung in Ihren Konferenzräumen. Zusätzlich zur Anzeige von Buchungen lassen sich auch spontane Ad-hoc-Buchungen für Besprechungsräume über Kiosksysteme vornehmen.
Catering-Service
Bestellen Sie Kaffee und Kuchen für Ihre Besprechungen bequem über das Catering-Service-Modul. Die Bestellungen lassen sich einfach in Flexopus verwalten und werden direkt an den zuständigen Serviceanbieter weitergeleitet.
Nahtlose Integrationen
Synchronisieren Sie die Besprechungsraum-Buchungen aus Microsoft oder Google mit Flexopus. Dadurch können die Buchungen ausgewertet, auf elektronischen Türschildern angezeigt und über Flexopus eingecheckt werden. Zusätzlich können auch Ereignisse erstellt und verwaltet werden.
Check-In Modul
Besprechungsräume werden häufig für regelmäßige Termine reserviert, die jedoch oft nicht abgesagt werden oder nur online stattfinden. Mithilfe des Check-in-Moduls können nicht genutzte Besprechungsräume automatisch freigegeben werden, wenn die Teilnehmende ihre Anwesenheit vor Ort nicht bestätigen.
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Die Vorteile der Raumbuchungssoftware
Hosted in Germany
Für eine sichere Datenhaltung wird Flexopus in Deutschland auf dedizierten Servern der Hetzner Online GmbH gehostet.
ISO 27001-zertifiziert
Flexopus ist vom TÜV Rheinland nach ISO 27001:2022 zertifiziert und bietet damit geprüfte Informationssicherheit für Ihr Unternehmen.
Faires Abrechnungsmodell
Wir rechnen transparent nach Ressourcen statt nach der Anzahl der User ab - besonders praktisch für Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden.
Schnelles Onboarding
Dank unserer intuitiven Struktur ist Flexopus innerhalb kürzester Zeit einsatzbereit, damit Sie direkt produktiv starten können.
Granulare Buchungsregeln
Definieren Sie präzise Rechte und Regeln für verschiedene Teams, Standorte oder einzelne Ressourcen.
IoT-Integrationen
Verknüpfen Sie Flexopus mit smarter Hardware wie Sensoren oder digitalen Türschildern für ein noch effizienteres Flächenmanagement.
Für alle Bürogrößen
Ganz gleich, ob Sie ein kleines Büro oder mehrere Standorte verwalten – Flexopus lässt sich individuell skalieren.
Barrierefreiheit
Unsere Software ist so gestaltet, dass sie für alle Mitarbeitenden gleichermaßen einfach und uneingeschränkt zugänglich ist.
Vorteile des Raumbuchungssystems Flexopus
Raumbuchung in 3 Schritten
Die Raumbuchung mit Flexopus geht einfach von der Hand und dauert nur wenige Augenblicke. Wählen Sie einfach den gewünschten Zeitraum sowie den Standort aus und reservieren Sie Ihren Raum auf dem Plan aus der Vogelperspektive.
Raumbuchung in 3 Schritten
Die Raumbuchung mit Flexopus geht einfach von der Hand und dauert nur wenige Augenblicke. Wählen Sie einfach den gewünschten Zeitraum sowie den Standort aus und reservieren Sie Ihren Raum auf dem Plan aus der Vogelperspektive.
Sofortige Raumbuchung
Ad-hoc-Buchungen können Sie einfach über die Flexopus-App oder direkt am elektronischen Türschild vornehmen und dort auch wieder stornieren. So wird die flexible Nutzung der Besprechungsräume weiter verbessert und deren Auslastung optimiert.
Sofortige Raumbuchung
Ad-hoc-Buchungen können Sie einfach über die Flexopus-App oder direkt am elektronischen Türschild vornehmen und dort auch wieder stornieren. So wird die flexible Nutzung der Besprechungsräume weiter verbessert und deren Auslastung optimiert.
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Elektronische Türschilder
Verbinden Sie Ihren Raumbelegungsplan in Outlook mit den elektronischen Türschildern von Flexopus und verwandeln Sie Ihr Büro mühelos in ein Smart Office. Mit dem Digital Signage Zusatzmodul können Sie Ihre Arbeitsumgebung effizient mit digitalen Türschildern erweitern.
Elektronische Türschilder
Verbinden Sie Ihren Raumbelegungsplan in Outlook mit den elektronischen Türschildern von Flexopus und verwandeln Sie Ihr Büro mühelos in ein Smart Office. Mit dem Digital Signage Zusatzmodul können Sie Ihre Arbeitsumgebung effizient mit digitalen Türschildern erweitern.
Catering-Service
In Flexopus lassen sich Catering-Prozesse effizient abbilden. Konfigurieren Sie, welche Produkte für die Mitarbeiter verfügbar sind, und erfassen Sie Catering-Bestellungen direkt über Flexopus. Diese Bestellungen können anschließend intern an die Kantine oder das Office Management weitergeleitet werden.
Catering-Service
In Flexopus lassen sich Catering-Prozesse effizient abbilden. Konfigurieren Sie, welche Produkte für die Mitarbeiter verfügbar sind, und erfassen Sie Catering-Bestellungen direkt über Flexopus. Diese Bestellungen können anschließend intern an die Kantine oder das Office Management weitergeleitet werden.
Check-In / Check-Out
Besprechungsräume werden häufig für regelmäßige Termine reserviert, die jedoch oft nicht abgesagt werden oder nur online stattfinden. Mithilfe des Check-in-Moduls können ungenutzte Räume automatisch freigegeben werden, wenn die Teilnehmer ihre Anwesenheit vor Ort nicht bestätigen. Dies ist in Outlook, der Flexopus-App oder per QR-Code möglich.
Check-In / Check-Out
Besprechungsräume werden häufig für regelmäßige Termine reserviert, die jedoch oft nicht abgesagt werden oder nur online stattfinden. Mithilfe des Check-in-Moduls können ungenutzte Räume automatisch freigegeben werden, wenn die Teilnehmer ihre Anwesenheit vor Ort nicht bestätigen. Dies ist in Outlook, der Flexopus-App oder per QR-Code möglich.
Buchungsverwaltung als Administrator
Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, sämtliche Besprechungsraum-Buchungen einzusehen, zu verwalten und zu löschen. Optional können auch synchronisierte Buchungen aus Microsoft Exchange Online und Google Calendar direkt über Flexopus gelöscht werden.
Buchungsverwaltung als Administrator
Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, sämtliche Besprechungsraum-Buchungen einzusehen, zu verwalten und zu löschen. Optional können auch synchronisierte Buchungen aus Microsoft Exchange Online und Google Calendar direkt über Flexopus gelöscht werden.
Nutzung & Analyse in einer App
Neben der operativen Raumverwaltung und Konferenzraumbuchung und weiteren Objekten können Sie die Auslastung Ihrer Meetingräume mit Flexopus detailliert analysieren. Künftige Entscheidungen zur Gestaltung von Flächen können somit auch datengetrieben getroffen werden.
Nutzung & Analyse in einer App
Neben der operativen Raumverwaltung und Konferenzraumbuchung und weiteren Objekten können Sie die Auslastung Ihrer Meetingräume mit Flexopus detailliert analysieren. Künftige Entscheidungen zur Gestaltung von Flächen können somit auch datengetrieben getroffen werden.
Integrationen für Raumbuchung
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Fragen und Antworten
Wie funktioniert die Raumbuchung mit Flexopus?
Ja, Flexopus erlaubt es, wiederkehrende Buchungen anzulegen, etwa für regelmäßige Meetings. Sie können die Häufigkeit und den Zeitraum der Buchungen individuell festlegen. Zusätzlich können Sie die Ausstattung oder spezifische Anforderungen definieren, wie z. B. die gewünschte Raumgröße oder technische Ausstattung. Flexopus informiert Sie zudem über mögliche Konflikte innerhalb der Serie, sodass alternative Räume oder Zeiten schnell gefunden werden können.
Welche Vorteile bietet die Konferenzraumbuchung mit Flexopus?
Flexopus vereinfacht die Konferenzraumverwaltung und Buchung von Räumen durch eine intuitive Benutzeroberfläche und Echtzeit-Synchronisation, wodurch Doppelbuchungen ausgeschlossen werden. Die Integration in MS Outlook und andere gängige Kalender sorgt für einen nahtlosen Workflow, während Funktionen wie Filter nach Ausstattung oder Standort eine gezielte Auswahl ermöglichen. Darüber hinaus unterstützt Flexopus hybride Arbeitsmodelle, indem es eine optimale Raumauslastung fördert und wertvolle Einblicke zur Nutzung von Ressourcen bietet.
Werden Raumänderungen in Outlook und Flexopus synchronisiert?
Ja, Änderungen oder Stornierungen von Raumbuchungen werden automatisch zwischen Flexopus und Outlook synchronisiert. So sind alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand und Doppelbuchungen werden vermieden. Gleichzeitig wird der freigegebene Raum sofort wieder als verfügbar angezeigt, sodass er von anderen Kollegen genutzt werden kann. Diese automatische Synchronisation spart Zeit und reduziert den organisatorischen Aufwand erheblich.
Benötige ich zusätzliche Software für die Outlook Raumbuchung mit Flexopus?
Nein, die Integration erfolgt über ein Outlook Add-In, das in Ihrem Unternehmen bereitgestellt wird. Sobald es installiert ist, können Sie Ihre Konferenzräume direkt in Ihrer gewohnten Outlook Umgebung buchen, ohne weitere Tools installieren zu müssen. Die Buchungen werden bi-direktional mit Flexopus synchronisiert, um Doppelbuchungen zu vermeiden.
Blogbeiträge zur Raumbuchung
New Work Lexikon
Bereit für den nächsten Schritt?
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