Microsoft Exchange On-Premise mit Flexopus
Besprechungsraumbuchungen synchron halten – zwischen Ihrem lokalen Exchange-Server und Flexopus. Dank der bidirektionalen Synchronisation via EWS (Exchange Web Services) bleiben Outlook und Flexopus jederzeit auf dem gleichen Stand.
Was ist die Microsoft Exchange On-Premise-Synchronisation?
Die Microsoft Exchange On-Premise-Integration verbindet Ihren lokal betriebenen Exchange-Server mit Flexopus über das EWS-Protokoll (Exchange Web Services). EWS ist eine von Microsoft bereitgestellte Schnittstelle, die den Zugriff auf Kalender- und Buchungsdaten ermöglicht.
Flexopus nutzt einen dedizierten Service-Nutzer, der über Impersonation-Rechte verfügt, um die Ressourcenkalender der Besprechungsräume auszulesen und zu beschreiben. Die Synchronisation erfolgt in Echtzeit und in beide Richtungen: Buchungen aus Outlook erscheinen in Flexopus und umgekehrt.
Folgende Daten werden synchronisiert: Buchungsname, Start- und Endzeit, Teilnehmer, Beschreibung, Ort, Online-Meeting-Link sowie der Privat-Status des Termins.
Wozu dient die Integration?
Die Integration verbindet Ihre bestehende Exchange-Infrastruktur mit dem Raummanagement von Flexopus – ohne dass Mitarbeitende ihr gewohntes Buchungsverhalten in Outlook ändern müssen. Gleichzeitig eröffnet sie neue Möglichkeiten für die Verwaltung und Nutzung von Besprechungsräumen.
Typische Einsatzszenarien:
- Transparenz für alle: Mitarbeitende sehen im Flexopus Live-Plan, wer einen Raum wann gebucht hat – auch wenn die Buchung in Outlook erfolgte.
- Raumanzeigen vor Ort: Mit digitalen Meeting-Room-Displays können Mitarbeitende Räume direkt vor der Tür buchen – ohne Laptop oder Smartphone.
- Buchungen über Flexopus: Zusätzlich zu Outlook können Räume direkt in Flexopus gebucht werden. Microsoft Exchange bleibt dabei die führende Datenquelle.
- Externe Buchende: Personen ohne Microsoft-365-Lizenz können Räume über Flexopus reservieren.
- Raumstatistiken & Analysen: Nutzungsdaten aus Exchange können in Flexopus ausgewertet werden, um die Auslastung von Besprechungsräumen zu verstehen.
- Catering & Services: Buchungen können mit Catering- oder Facility-Aufträgen verknüpft werden – direkt in Flexopus oder über das Outlook-Add-in.
Wie einfach ist die Integration?
Die Einrichtung der Microsoft Exchange On-Premise-Integration erfordert einige technische Vorbereitungen auf Exchange-Seite, ist aber klar strukturiert und gut dokumentiert.
Im Wesentlichen sind drei Schritte notwendig: Zunächst muss EWS auf Ihrem Exchange-Server aktiviert und der Flexopus-Server erreichbar gemacht werden. Anschließend wird ein Service-Nutzer mit den notwendigen Impersonation-Rechten angelegt. Danach tragen Sie die Zugangsdaten in Flexopus ein und verbinden die einzelnen Besprechungsräume mit den jeweiligen Exchange-Ressourcenpostfächern.
Hinweis: Die Integration ist aktuell als Beta-Feature verfügbar. Unser Support-Team begleitet Sie bei der Einrichtung. Bereit zum Start? Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem Hilfe-Zentrum.
Welche Vorteile hat die Integration?
- Bidirektionale Echtzeit-Synchronisation: Buchungen aus Outlook erscheinen sofort in Flexopus – und umgekehrt. Kein manueller Abgleich nötig.
- Keine Doppelbuchungen: Microsoft Exchange bleibt die führende Datenquelle. Jede Buchung wird von Exchange bestätigt, bevor sie wirksam wird.
- Unterstützung für viele Exchange-Versionen: Kompatibel mit Exchange 2007 bis 2019, sodass auch ältere On-Premise-Umgebungen eingebunden werden können.
- Erweiterte Raumfunktionen: Digitale Raumanzeigen, Nutzungsstatistiken, Catering-Service und das Outlook-Add-in werden durch die Integration ermöglicht.
- Datenschutzkonform: Flexopus liest nur die notwendigen Kalenderdaten der Besprechungsraum-Ressourcen. Persönliche Kalender werden nur dann eingebunden, wenn dies für die Buchungsfunktion benötigt wird.
- Flexibles Buchungsmodell: Mitarbeitende können weiterhin über Outlook buchen oder zusätzlich Flexopus und die Raumanzeigen nutzen.
Weitere Integrationen
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Fragen und Antworten
Werden persönliche Kalender von Mitarbeitenden ausgelesen?
Standardmäßig greift Flexopus nur auf die Ressourcenkalender der verbundenen Besprechungsräume zu. Persönliche Kalender von Mitarbeitenden werden nur dann eingebunden, wenn Sie die Buchungsfunktion über Flexopus aktivieren (Use Case C). In diesem Fall werden ausschließlich die für die Buchung notwendigen Daten verarbeitet.
Was passiert, wenn eine Buchung in Outlook gelöscht oder verschoben wird?
Änderungen in Outlook – ob Verschieben, Bearbeiten oder Löschen – werden in Echtzeit über EWS an Flexopus übertragen. Auch das Entfernen eines Raums aus einem Termin ("Uninvite") wird korrekt synchronisiert. Ebenso unterstützt die Integration wiederkehrende Termine.
Kann ich mehrere Exchange-On-Premise-Instanzen anbinden?
Aktuell unterstützt Flexopus die Anbindung an eine Exchange-On-Premise-Umgebung. Die Verbindung mehrerer Exchange-Instanzen ist derzeit nicht möglich.
Warum wird EWS verwendet und nicht die Microsoft Graph API?
Microsoft Exchange On-Premise bietet keine Graph-API-Anbindung. Die Graph API steht ausschließlich für Microsoft Exchange Online zur Verfügung. Flexopus nutzt daher EWS (Exchange Web Services), das speziell für lokale Exchange-Umgebungen konzipiert ist. Für Exchange Online verwendet Flexopus entsprechend die Graph API.
Was passiert, wenn ein Buchender nicht in Flexopus als Nutzer angelegt ist?
Buchungen, die in Outlook von Personen erstellt werden, die nicht im Flexopus-Nutzerverzeichnis vorhanden sind, werden in Flexopus als „anonyme Buchung“ angezeigt. Eine automatische Anlage des Nutzers in Flexopus erfolgt dabei nicht.