Microsoft Exchange On-Premise mit Flexopus

Was ist die Microsoft Exchange On-Premise-Synchronisation?

Die Microsoft Exchange On-Premise-Integration verbindet Ihren lokal betriebenen Exchange-Server mit Flexopus über das EWS-Protokoll (Exchange Web Services). EWS ist eine von Microsoft bereitgestellte Schnittstelle, die den Zugriff auf Kalender- und Buchungsdaten ermöglicht.

Flexopus nutzt einen dedizierten Service-Nutzer, der über Impersonation-Rechte verfügt, um die Ressourcenkalender der Besprechungsräume auszulesen und zu beschreiben. Die Synchronisation erfolgt in Echtzeit und in beide Richtungen: Buchungen aus Outlook erscheinen in Flexopus und umgekehrt.

Folgende Daten werden synchronisiert: Buchungsname, Start- und Endzeit, Teilnehmer, Beschreibung, Ort, Online-Meeting-Link sowie der Privat-Status des Termins.

Wozu dient die Integration?

Die Integration verbindet Ihre bestehende Exchange-Infrastruktur mit dem Raummanagement von Flexopus – ohne dass Mitarbeitende ihr gewohntes Buchungsverhalten in Outlook ändern müssen. Gleichzeitig eröffnet sie neue Möglichkeiten für die Verwaltung und Nutzung von Besprechungsräumen.

Typische Einsatzszenarien:

• Transparenz für alle: Mitarbeitende sehen im Flexopus Live-Plan, wer einen Raum wann gebucht hat – auch wenn die Buchung in Outlook erfolgte.
• Raumanzeigen vor Ort: Mit digitalen Meeting-Room-Displays können Mitarbeitende Räume direkt vor der Tür buchen – ohne Laptop oder Smartphone.
• Buchungen über Flexopus: Zusätzlich zu Outlook können Räume direkt in Flexopus gebucht werden. Microsoft Exchange bleibt dabei die führende Datenquelle.
• Externe Buchende: Personen ohne Microsoft-365-Lizenz können Räume über Flexopus reservieren.
• Raumstatistiken & Analysen: Nutzungsdaten aus Exchange können in Flexopus ausgewertet werden, um die Auslastung von Besprechungsräumen zu verstehen.
• Catering & Services: Buchungen können mit Catering- oder Facility-Aufträgen verknüpft werden – direkt in Flexopus oder über das Outlook-Add-in.

Wie einfach ist die Integration?

Die Einrichtung der Microsoft Exchange On-Premise-Integration erfordert einige technische Vorbereitungen auf Exchange-Seite, ist aber klar strukturiert und gut dokumentiert.

Im Wesentlichen sind drei Schritte notwendig: Zunächst muss EWS auf Ihrem Exchange-Server aktiviert und der Flexopus-Server erreichbar gemacht werden. Anschließend wird ein Service-Nutzer mit den notwendigen Impersonation-Rechten angelegt. Danach tragen Sie die Zugangsdaten in Flexopus ein und verbinden die einzelnen Besprechungsräume mit den jeweiligen Exchange-Ressourcenpostfächern.

Hinweis: Die Integration ist aktuell als Beta-Feature verfügbar. Unser Support-Team begleitet Sie bei der Einrichtung. Bereit zum Start? Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem Hilfe-Zentrum.

Welche Vorteile hat die Integration?

• Bidirektionale Echtzeit-Synchronisation: Buchungen aus Outlook erscheinen sofort in Flexopus – und umgekehrt. Kein manueller Abgleich nötig.
• Keine Doppelbuchungen: Microsoft Exchange bleibt die führende Datenquelle. Jede Buchung wird von Exchange bestätigt, bevor sie wirksam wird.
• Unterstützung für viele Exchange-Versionen: Kompatibel mit Exchange 2007 bis 2019, sodass auch ältere On-Premise-Umgebungen eingebunden werden können.
• Erweiterte Raumfunktionen: Digitale Raumanzeigen, Nutzungsstatistiken, Catering-Service und das Outlook-Add-in werden durch die Integration ermöglicht.
• Datenschutzkonform: Flexopus liest nur die notwendigen Kalenderdaten der Besprechungsraum-Ressourcen. Persönliche Kalender werden nur dann eingebunden, wenn dies für die Buchungsfunktion benötigt wird.
• Flexibles Buchungsmodell: Mitarbeitende können weiterhin über Outlook buchen oder zusätzlich Flexopus und die Raumanzeigen nutzen.